Premiers pas avec CardScan. Chapitre

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1 Premiers pas avec CardScan Chapitre 1

2 1 Copyright 2006 CardScan, Inc. Tous droits réservés dans le monde entier. Ce guide est protégé par la loi fédérale sur le copyright. Aucune partie de ce guide ne peut être reproduite ou distribuée, transcrite, stockée dans un système de récupération, traduite dans quelque langue parlée ou dans quelque langage informatique que ce soit, ou transmise sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit sans le consentement écrit préalable de : CardScan, Inc. 25 First Street, Suite 107 Cambridge, MA 02141, États-Unis Tél. : (617) Télécopie : (617) Marques commerciales : CardScan et AtYourService sont des marques déposées de CardScan, Inc. Windows est une marque commerciale de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques commerciales sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Exclusion de garantie : CardScan, Inc. exclut toute garantie, représentation ou promesse non établie expressément aux termes de cet accord. CardScan, Inc. rejette et exclut toute garantie implicite de qualité marchande, de titre, ou d aptitude à une utilisation particulière. CardScan, Inc. ne garantit pas que le logiciel ou la documentation satisferont à vos exigences ou que le logiciel ou la documentation sont exempts de défauts ou d erreurs ou que le fonctionnement du logiciel sera ininterrompu. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ : La responsabilité globale de CardScan, Inc., de même que celle des auteurs des programmes vendus par CardScan, Inc., résultant de cet accord ou du logiciel ou de la documentation ou liées à eux se limitent au total de tous les paiements effectués par ou pour vous au titre de la licence. Cette garantie limitée vous donne des droits reconnus par la loi spécifiques. Vous pouvez également avoir d autres droits, selon les États. Certains États n autorisant pas l exclusion ou la limitation des dommages accessoires ou indirects, il est possible que la limitation ou l exclusion ci-dessus ne s applique pas à vous.

3 Table des matières Bienvenue dans CardScan! Synopsis des produits... 1 Principales fonctions... 2 Ressources des utilisateurs de CardScan... 4 Accès au support technique... 4 Chapitre 1 Création d un carnet d adresses CardScan Premières étapes Visualisation des contacts en vue Liste Vérification de la précision Contacter des personnes à partir de CardScan Chapitre 2 Utilisation de CardScan comme gestionnaire de contacts Ajout de contacts sans cartes de visite Utilisation de champs supplémentaires pour des informations complémentaires Organisation de contacts par catégories Principales fonctions de recherche de contacts Recherche et suppression de duplicatas Utilisation de plusieurs fichiers de contacts Sauvegarde des contacts Mise à jour de contacts par numérisation Chapitre 3 Utilisation de données CardScan dans Microsoft Outlook et d autres applications de bureau Choix optimal avec l Assistant échange de données Synchronisation de CardScan et de Outlook Chapitre 4 Copie de contacts vers et depuis des organiseurs de poche Palm OS Choix optimal avec l Assistant échange de données Synchronisation Chapitre 5 Copie de contacts vers et depuis des systèmes Windows Mobile Choix optimal avec l Assistant échange de données Synchronisation manuelle Premiers pas avec CardScan 1

4 Annexe A : Conformité FCC et CE 2 CardScan, Inc.

5 Synopsis des produits Bienvenue dans CardScan! Ce livret présente les principales fonctions de la famille de produits CardScan. L objectif de ce livret est d illustrer la puissance et la souplesse des produits CardScan et de vous diriger vers toutes les sources d informations et d instructions détaillées dont vous pouvez avoir besoin pour apprendre dans les meilleures conditions l utilisation de ces produits. Synopsis des produits Produit Utilisateurs Points forts du produit CardScan Executive CardScan Team Les utilisateurs qui ont besoin d un outil rapide et précis pour transformer des cartes de visite en carnets d adresses en ligne. Ces utilisateurs gèrent d importants volumes d informations de contact, apprécient la possibilité de capturer des couleurs et travaillent seuls. Les équipes qui partagent des fichiers de contacts sur l intranet de l entreprise. CardScan Executive est un produit phare qui vous permet de capturer des informations de cartes de visite et de les convertir en carnets d adresses en ligne précis, parfaitement organisés et que vous pouvez mettre à jour facilement. CardScan Executive est un excellent gestionnaire de contacts. Toutefois, si vous préférez gérer vos données avec une autre application de bureau ou un appareil de poche, l Assistant échange de données de CardScan vous aide à choisir et à appliquer la meilleure méthode pour copier des données vers et depuis CardScan. Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans Microsoft Outlook et d autres gestionnaires de contacts et gestionnaires d informations personnelles (PIM), de même qu avec des assistants numériques personnels (PDA), comme par exemple des organisateurs de poche Palm et des systèmes Windows Mobile. Inclut toutes les fonctions de CardScan Executive, auxquelles s ajoutent des capacités permettant à des équipes de partager des fichiers sur un réseau. Premiers pas avec CardScan 1

6 Bienvenue dans CardScan! 1 CardScan Lead Qualifier Les équipes qui capturent des contacts à l occasion de différents événements, puis partagent et agissent rapidement sur ces données. Capture des contacts et des données de clients potentiels par numérisation de formulaires. Une fois les données capturées, toutes les fonctions de CardScan Executive et de Team sont à la disposition des équipes pour leur permettre de vérifier et d utiliser efficacement ces données. CardScan Personal Les utilisateurs de CardScan qui ont besoin d un scanner portable. Une version portable de CardScan Executive, avec toutes les fonctions hormis la numérisation de cartes en couleur. Échange des données avec un nombre limité de PIM et de PDA. Principales fonctions La section suivante présente les principales fonctions communes à tous les produits CardScan : Numérisation Vérification de la précision Interface utilisateur graphique intuitive Gestion des contacts avec navigation optimisée Échange de données Capacité améliorée d atteindre des contacts en ligne Fonctions de numérisation Numériser et traiter des cartes de visite d autres pays. Au cours de la numérisation, organiser automatiquement des lots de cartes par catégorie, ainsi qu ajouter des notes à toutes les cartes du lot. Pour les cartes imprimées recto-verso, numériser et inclure une image du verso de la carte. La capacité de démarrer CardScan simplement en insérant une carte de visite dans le scanner. La fonction permettant au scanner de détecter automatiquement des cartes est toujours activée. Lorsque le scanner détecte une carte, il lance le programme CardScan. Vérification de la précision La convivialité d un carnet d adresses dépend de la précision des données qu il contient. CardScan facilite la vérification des données en attirant votre attention sur les champs susceptibles de contenir des informations imprécises. La fonction de vérification des détails de CardScan vous aide à vérifier que les détails des noms et adresses ont été placés dans les champs corrects et, au besoin, vous permet de corriger facilement toute erreur. 2 CardScan, Inc.

7 Principales fonctions Interface utilisateur graphique intuitive Déplacer simplement le curseur autour de la fenêtre CardScan, en pointant sur les parties souhaitées de la fenêtre. Vous remarquerez que presque tous les éléments contenus dans la fenêtre représentent une fonction et que la description de la fonction s affiche dans la bulle d aide. Icônes de la vue Liste pour afficher des contacts en vue Liste dans le format qui vous convient le mieux. Ces icônes vous permettent d accéder à de nombreuses vues, allant de la collection des seules images de carte jusqu à un niveau de détails qui vous permet d interagir avec les données (par exemple, localisez une adresse sur le plan Web en cliquant sur l adresse dans la vue Liste). Fonctions de gestion de contacts Utiliser la barre de navigation pour accéder immédiatement à certains contacts regroupés sur la base de critères identiques (par exemple : catégories, contacts récemment modifiés, contacts dupliqués, etc.). Utiliser une fonction de recherche rapide (QuickSearch) puissante, complexe et souple, afin de retrouver des contacts dans plusieurs fichiers ouverts. Avec l Assistant duplicatas, rechercher et gérer automatiquement les informations de contact dupliquées. Afficher plusieurs fichiers simultanément dans des fenêtres CardScan distinctes. Enregistrer la copie d un fichier sur votre compte privé sécurisé sur le site Web AtYourService ( et accéder à ce fichier à tout moment, où que vous vous trouviez dans le monde, via un navigateur Web. Si vous liez vos fichiers locaux au Web en les enregistrant sur le site Web AtYourService, vous pouvez recevoir automatiquement les mises à jour de vos données de contact via AtYourService. Consulter et accepter ou rejeter des mises à jour depuis votre navigateur. Échange de données avec d autres programmes et périphériques Utiliser l Assistant échange de données pour découvrir automatiquement les applications installées sur votre ordinateur et choisir la méthode la plus appropriée pour copier des données vers et depuis CardScan. L Assistant simplifie la copie de données vers et depuis : - D autres applications de bureau (par exemple, Microsoft Outlook) - Les appareils de poche Palm OS - Les systèmes Windows Mobile Premiers pas avec CardScan 3

8 Bienvenue dans CardScan! 1 Amélioration de la messagerie, de la numérotation et de la navigation sur les sites Web Vous pouvez lancer votre messagerie, une numérotation ou la visite de sites Web en cliquant sur les donnés des vues Liste et Résumé. Vous pouvez envoyer des contacts CardScan par depuis Microsoft Outlook, sans copier ces contacts dans Outlook. Pour ce faire, vous devez désigner un fichier CardScan en tant que carnet d adresses dans Outlook. Ceci vous permettra de visualiser et d envoyer par vos contacts CardScan depuis Outlook. Vous pouvez localiser l adresse d un contact sur une carte Web en cliquant sur l adresse affichée dans la vue Liste ou Résumé. Vous pouvez également choisir le service de plan Web qui générera des plans pour vous. Ressources des utilisateurs de CardScan Aide en ligne Utilisez l aide en ligne pour obtenir des instructions, des descriptions détaillées de fonctions et des conseils de dépannage. Pour obtenir de l aide à propos d une boîte de dialogue, cliquez sur Aide dans la boîte de dialogue. L aide de la boîte de dialogue s affiche dans une fenêtre présentant trois volets, avec les onglets Sommaire, Index, Rechercher et Glossaire. Vous pouvez également accéder à l aide en appuyant sur la touche F1 de votre clavier ou dans le menu Aide de CardScan. Site Web de CardScan Visitez le site Web pour : obtenir des mises à jour logicielles ; télécharger la documentation ; accéder à la base de connaissances gérée par le support technique. Accès au support technique Pour accéder au support technique correspondant à votre langue/région géographique, utilisez les informations suivantes : Anglais/Amérique du Nord Tél. : ou Télécopie : CardScan, Inc.

9 Accès au support technique Europe Français Tél. : +49 (0) Télécopie : +49 (0) Allemand Tél. : +49 (0) Télécopie : +49 (0) Anglais/Royaume-Uni Tél. : (appelants au Royaume-Uni) Tél. : +49 (0) (appelants anglophones partout dans le monde) Télécopie : +49 (0) Dans tous les autres cas, contactez votre revendeur local. Pour localiser le revendeur local le plus proche, visitez le site Web (en anglais) Premiers pas avec CardScan 5

10 Bienvenue dans CardScan! 1 Cette page a été laissée vide intentionnellement. 6 CardScan, Inc.

11 Premières étapes Chapitre 1 Création d un carnet d adresses CardScan Ce chapitre explique comment CardScan crée un carnet d adresses en numérisant simplement des cartes de visite dans un fichier. Il présente également les fonctions qui vous permettent de contrôler la précision des informations. Il décrit les points suivants : Premières étapes pour numériser des cartes de visite Visualisation de vos contacts CardScan Vérification de la précision des contacts Contact des personnes à partir de CardScan Premières étapes Cette section décrit les étapes que vous devez exécuter après avoir installé et configuré CardScan. Les étapes d installation et de configuration sont présentées dans le document inséré avec le CD-ROM du produit. Cette section suppose que vous n avez pas choisi de démarrer CardScan à la fin de la procédure d installation ; par conséquent, vous devez d abord démarrer CardScan. Procédez comme suit : 1. Démarrez CardScan en choisissant Démarrer Programmes CardScan CardScan. CardScan commence par ouvrir l Assistant de bienvenue. 2. Suivez les instructions de l Assistant de bienvenue pour configurer CardScan afin qu il travaille avec votre scanner et afin d activer les fonctions qui vous permettront d utiliser CardScan dans les meilleures conditions. Quand la configuration est terminée, CardScan ouvre une boîte de dialogue vous invitant à créer un fichier ou à ouvrir un fichier existant. 3. Choisissez l option souhaitée, puis cliquez sur OK. CardScan ouvre le fichier destiné à contenir vos nouveaux contacts. 4. Numérisez une carte de visite. Cette boîte de dialogue apparaît : Cliquez sur la flèche permettant de développer la boîte de dialogue et passez en revue les images enregistrées. Convertissez l image enregistrée en contact. Attribuez des notes et des catégories aux contacts pendant que vous numérisez des cartes. Enregistrez les images sans les traiter, puis fermez la boîte de dialogue. Premiers pas avec CardScan 1-1

12 Chapitre 1 Création d un carnet d adresses CardScan 1 5. Numérisez plusieurs cartes supplémentaires en les insérant dans le scanner, puis utilisez l une ou l autre des options suivantes : Cliquez sur la flèche bleue permettant de développer la boîte de dialogue et passez en revue les images enregistrées avant leur traitement. Cliquez sur la flèche vers le haut/bas pour réduire la boîte de dialogue et masquer ainsi les images enregistrées. Cliquez sur les flèches vers la gauche et vers la droite pour passer d une image enregistrée à une autre. Cliquez pour supprimer l image affichée. 1-2 CardScan, Inc.

13 Premières étapes Cliquez sur Traiter pour créer des contacts à partir des images enregistrées. CardScan traite les images et affiche les détails de la dernière image dans une vue Modification pour vous aider à vérifier la précision des informations. REMARQUE : le nom du contact affiché en détail est mis en surbrillance sur la barre de navigation. Pour plus d informations sur la barre de navigation, voir «Utilisation de CardScan comme gestionnaire de contacts» à la page 2-1. Onglet Liste Onglet Résumé Onglet Modifier Premiers pas avec CardScan 1-3

14 Chapitre 1 Création d un carnet d adresses CardScan 1 Visualisation des contacts en vue Liste Cliquez sur l onglet Liste pour afficher les contacts de votre fichier. L onglet Liste affiche les informations des contacts dans une liste à plusieurs colonnes. Vous pouvez personnaliser la vue Liste pour y ajouter des colonnes contenant n importe quel type d informations. État des mises à jour AtYourService (voir page 2-6.) Bouton Afficher tout affiche tous les contacts du fichier. État de la vérification indique les contacts non vérifiés par le symbole. Barre d accès rapide Barre de lettres pour ne répertorier que les contacts commençant par la même lettre Nombre de contacts dans le fichier Barre d état Boutons permettant de choisir le mode d affichage de la liste REMARQUE : l intensité du symbole varie selon la probabilité d imprécision du contact. Toutefois, même les contacts précis présentent des points d interrogation, jusqu à ce que vous ayez coché la case «Vérifié» dans la vue Modification. Reportez-vous à «Vérification de la précision» à la page CardScan, Inc.

15 Vérification de la précision Vérification de la précision Pour vérifier la précision d un contact, affichez-le dans la vue Modification comme indiqué à la page 1-2. Vérification des champs mis en surbrillance par CardScan. CardScan met en surbrillance les champs suspectés de contenir des informations incomplètes ou imprécises. Pour vérifier un champ en surbrillance, comparez son contenu aux informations présentées dans l image de la carte. Notez que lorsque vous cliquez sur un champ, CardScan met en surbrillance la partie correspondante de l image. Vérification des champs et du texte masqués. Assurez-vous que vous avez vérifié les champs et les lignes de texte qui peuvent être masqués à vos yeux. Le bouton indique la présence d un champ ou de lignes de texte supplémentaires. Lorsque vous cliquez dessus, la flèche est remplacée par et le champ apparaît. Si les champs contenant des informations ne sont pas visibles, CardScan affiche le symbole. Pour afficher les Cochez cette case si la précision vous satisfait. informations masquées, cliquez juste au-dessus du symbole. Vérification des détails des noms et adresses. Les noms des personnes comportent souvent des détails complexes. Par exemple, certains noms contiennent des titres ou des désignations, par exemple Me, Dr, et ainsi de suite. Ces détails doivent être placés correctement, en particulier à des fins d exportation, de transfert ou de synchronisation. Comme les cartes de visite sont de plus en plus originales de conception, il est important de bien vérifier les adresses, pour vous assurer que leurs données figurent bien dans les champs appropriés. Cela s avère également très important quand vous numérisez des cartes de visite provenant d autres pays. Premiers pas avec CardScan 1-5

16 Chapitre 1 Création d un carnet d adresses CardScan 1 Pour commencer la vérification détaillée des noms et adresses, cliquez sur le bouton Nom ou Adresse dans la vue Modification. La boîte de dialogue ci-dessous s affiche : Si vous cliquez sur le bouton Nom, l onglet Nom se place au premier plan. Si vous cliquez sur le bouton Adresse, l onglet Adresse se place au premier plan. Quand les coordonnées sont correctes, cochez la case «Vérifié». Contacter des personnes à partir de CardScan Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez modifier n importe quel texte dans la vue Modification. Vous pouvez taper, glisser-déposer ou couper et coller du texte. Si les informations de contact sont précises, vous pouvez interagir avec elles dans les vues Résumé et Liste. Lorsque vous déplacez le curseur dans la vue Résumé, vous pouvez remarquer qu il prend la forme d une main. En pointant et en cliquant avec la souris, vous pouvez : lancer votre navigateur et accéder directement au site Web ; créer un pré-adressé ; composer des numéros de téléphone si un modem est installé sur votre ordinateur ; afficher le plan Web correspondant à l adresse d un contact. Les exemples suivants montrent les vues Résumé et Liste, dans lesquelles vous pouvez effectuer l une ou l autre des opérations suivantes d un seul clic de la souris. Contacter une personne depuis la vue Résumé Ceci est un exemple de visite du site Web de votre contact à partir de la vue Résumé de CardScan. 1. Sélectionnez un contact et cliquez sur l onglet Résumé. La vue Résumé du contact apparaît. 2. Pointez sur l adresse Web. Cliquez lorsque le curseur prend la forme d une main. 1-6 CardScan, Inc.

17 Contacter des personnes à partir de CardScan Contacter une personne depuis la vue Liste Vous pouvez choisir comment la vue Liste affiche les contacts contenus dans le fichier en cliquant sur les boutons à droite. Cliquez sur ces boutons pour découvrir les différents types d affichage possibles de vos contacts. Le bouton supérieur représente la vue la moins détaillée et n inclut pas les images de carte. Les autres boutons affichent la liste avec la possibilité d inclure les images de carte. REMARQUE : pour atteindre vos contacts depuis la vue Liste, assurez-vous que la case Afficher les images de carte n est pas cochée. L illustration suivante décrit la composition d un numéro de téléphone dans un contact affiché dans la vue Liste. Affichage de plans d adresse sur Internet Vous pouvez utiliser la même méthode pour générer un plan correspondant à l adresse de votre contact sur le Web. Pour lancer cette fonction, vous pouvez également choisir Carte Afficher le plan de l adresse. Procédez comme suit : 1. Affichez le contact en vue Résumé ou sélectionnez-le dans la vue Modification. Pointez sur l adresse dans la fenêtre ou choisissez Carte Afficher le plan de l adresse. La boîte de dialogue Sélectionner un service Web de plans s affiche. 2. Choisissez le service souhaité, puis cliquez sur OK. CardScan lance votre navigateur et affiche l adresse à l aide du service que vous avez sélectionné. (Si le navigateur est déjà ouvert, CardScan affiche le plan dans la fenêtre ouverte du navigateur.) Premiers pas avec CardScan 1-7

18 Chapitre 1 Création d un carnet d adresses CardScan 1 Cette page a été laissée vide intentionnellement. 1-8 CardScan, Inc.

19 Ajout de contacts sans cartes de visite Chapitre 2 Utilisation de CardScan comme gestionnaire de contacts CardScan inclut plusieurs fonctions qui vous permettent de gérer efficacement vos contacts, parmi lesquelles : Différentes manières d ajouter des contacts sans numérisation Ajout de champs pour entrer davantage de données Organisation de vos contacts à l aide de catégories Avec la barre de navigation, affichage de contacts groupés par catégories, modifications récentes, état de la vérification, etc. Recherche de contacts à l aide de QuickSearch Recherche et suppression de duplicatas Remplacement de l image de carte et des données en numérisant une nouvelle carte Sauvegarde de contacts et accès à ces contacts avec AtYourService Réception de mises à jour automatiques via AtYourService Utilisation de plusieurs fichiers dans différentes fenêtres Ajout de contacts sans cartes de visite Pour ajouter des contacts dans CardScan, vous pouvez : créer un contact et taper les informations dans les champs ; faire glisser et déposer des contacts provenant d autres applications ou du Web ; importer des fichiers. Saisie de nouveaux contacts. Pour saisir un nouveau contact, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le bouton Nouvelle carte dans la barre d outils QuickAccess. CardScan ouvre un contact vierge dans la vue Modification. 2. Saisissez les coordonnées du contact dans les champs appropriés. REMARQUE : la case «Vérifié» est déjà cochée, dans l hypothèse que vous avez saisi les informations avec précision. Si vous n en êtes pas sûr, vous pouvez désactiver la case à cocher «Vérifié». Glisser-déposer de contacts provenant d autres applications ou du Web. Vous pouvez créer des contacts dans un fichier CardScan en sélectionnant du texte dans une autre application, puis en le faisant glisser et en le déposant sur la vue Liste. Cela s avère utile pour créer des contacts à partir d' s ou de lettres électroniques. Vous pouvez également faire glisser et déposer des vcards à partir du Web. Premiers pas avec CardScan 2-1

20 Chapitre 2 Utilisation de CardScan comme gestionnaire de contacts 1 Importation de fichiers dans CardScan. Vous pouvez importer des fichiers complets à partir de n importe quel gestionnaire de contacts ou PIM capable d exporter des données dans un fichier de texte avec les champs délimités par des tabulations ou des virgules. Pour importer un fichier, choisissez Fichier Échange de données Assistant. L Assistant échange de données vous guide dans le processus. Utilisation de champs supplémentaires pour des informations complémentaires Dans la vue Modification, les informations s affichent dans des champs distincts pour Nom, Titre, Société, Adresse, 2ème adresse, Téléphone, Télécopie, , Page Web et Autres. Des champs supplémentaires peuvent recevoir jusqu à six numéros de téléphone et six adresses électroniques supplémentaires, que vous pouvez libeller individuellement. Cliquez sur ces flèches pour faire apparaître des champs pour les informations supplémentaires. Par exemple, si vous cliquez sur la flèche en regard du numéro de téléphone, un champ vide apparaît pour le numéro et une liste déroulante de libellés apparaît. Entrez le numéro, puis cliquez sur la liste déroulante pour choisir un libellé ou créez-en un vous-même. REMARQUE :vous pouvez ajouter un deuxième champ d adresse en appliquant la méthode ci-dessus. Toutefois, afin d assurer la précision, cliquez sur Adresse et utilisez l onglet 2ème adresse de la boîte de dialogue Vérifier les détails de la carte. Ajout de notes. Pour ajouter des notes à un contact, ouvrez le contact dans la vue Modification, puis cliquez sur l onglet Notes. 2-2 CardScan, Inc.

21 Organisation de contacts par catégories Organisation de contacts par catégories Les catégories vous permettent d organiser vos contacts en groupes logiques. Vous pouvez ainsi retrouver rapidement des contacts, sélectionner des contacts pour l impression d étiquettes postales, etc. Pour plus d informations, consultez l aide en ligne. Vous pouvez attribuer des catégories à : des contacts individuels : ouvrez le contact dans la vue Modification et cliquez sur l onglet Catégories. plusieurs contacts sélectionnez les contacts dans la vue Liste, puis choisissez Catégories Attribuer. Principales fonctions de recherche de contacts Les deux fonctions les plus puissantes que vous pouvez utiliser pour rechercher des contacts sont la barre de navigation et QuickSearch. Barre de navigation La barre de navigation de CardScan fournit un accès immédiat aux différents jeux d informations de contact. La partie supérieure de la barre de navigation contient des panneaux vous permettant d accéder immédiatement à différents jeux de contacts. Pour trouver tous les contacts d une collection spécifique, cliquez sur le panneau représentant cette collection, puis utilisez les éléments contenus dans chaque panneau pour y trouver les contacts. Un exemple ci-dessous montre comment, en cliquant sur le panneau Vérifié de la barre de navigation, vous pouvez isoler les contacts vérifiés et non vérifiés. Panneaux de la barre de navigation Cliquez sur le panneau Vérifié pour isoler les contacts vérifiés et non vérifiés et y accéder. Premiers pas avec CardScan 2-3

22 Chapitre 2 Utilisation de CardScan comme gestionnaire de contacts 1 Recherche de contacts à l aide de QuickSearch Vous pouvez rechercher des contacts dans un nombre indifférent de fichiers ouverts. Dans la barre d outils QuickAccess, la barre de recherche rapide QuickSearch a l aspect suivant : Pour affiner les recherches, cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue QuickSearch. Pour effectuer la recherche sur des mots inclus dans un contact, saisissez ces mots ici. Pour répéter une recherche de mot que vous avez déjà effectuée auparavant, utilisez cette liste déroulante de combinaisons de mots précédemment utilisées. Avec QuickSearch, vous pouvez également : saisir des mots présents dans le contact que vous recherchez ; spécifier les champs auxquels s applique la recherche ; combiner des mots et des champs. Pour affiner la recherche, cliquez sur le bouton QuickSearch et utilisez la boîte de dialogue suivante : Saisissez des mots dans cette zone. Choisissez des combinaisons de mots dans la liste déroulante. Choisissez un champ dans la liste déroulante. Si plusieurs fichiers sont ouverts, choisissez dans la liste déroulante les fichiers dans lesquels effectuer la recherche. Recherche et suppression de duplicatas L Assistant duplicatas de CardScan recherche les coordonnées dupliquées à votre place. Il vous aide ensuite à supprimer les duplicatas automatiquement ou comme vous le souhaitez. Pour démarrer l Assistant duplicatas, choisissez Carte Rechercher les duplicatas. Utilisation de plusieurs fichiers de contacts CardScan vous permet d exécuter le programme simultanément dans plusieurs fenêtres. Ceci s avère particulièrement pratique lorsqu il s agit de travailler avec plusieurs fichiers. Vous pouvez à tout moment ouvrir CardScan dans une autre fenêtre. Pour ce faire, choisissez Fichier Ouvrir une autre fenêtre. Lorsqu elle s ouvre pour la première fois, l autre fenêtre affiche exactement les mêmes informations que la fenêtre précédente. Vous pouvez alors y ouvrir un autre fichier (par exemple, pour faire glisser et déposer des contacts d un fichier à un autre), ou vous pouvez choisir d afficher simultanément différentes vues des contacts dans le même fichier. 2-4 CardScan, Inc.

23 Sauvegarde des contacts Glisser-déposer de contacts d un fichier vers un autre L exemple suivant explique la différence entre glisser-déposer des contacts d un fichier vers un autre à l intérieur d une même fenêtre et exécuter cette tâche lorsque les fichiers sont affichés dans des fenêtres distinctes : Lorsque vous faites glisser et déposez des contacts d un fichier vers un autre dans une même fenêtre, vous déposez les contacts sélectionnés sur le nom du fichier de la barre de fichiers. Lorsque vous faites glisser et déposez des contacts d une fenêtre vers une autre, vous pouvez déposer les contacts à l endroit de votre choix dans la zone détaillée de la fenêtre. Si la zone détaillée avait affiché un contact dans la vue Résumé ou Modification, elle passe en vue Liste lorsque vous y déposez de nouveaux contacts. La vue Liste s affichera en vue Résumé ou Modification. La vue Liste affichant les contacts ajoutés à la liste est toujours en surbrillance. CONSEIL : La fonction glisser-déplacer utilisée pour plusieurs contacts d un fichier à un autre vous permet également de diviser des fichiers volumineux en fichiers plus petits. Pour plus d informations, consultez l aide en ligne. Sauvegarde des contacts Pour vous assurer que vos précieuses informations sont en sécurité et disponibles dès que vous en avez besoin, utilisez l Assistant sauvegarde. Pour démarrer l Assistant sauvegarde, choisissez Fichier Maintenance Sauvegarder. L Assistant sauvegarde vous permet d enregistrer des fichiers CardScan en local, sur un support distinct et, plus important encore, sur votre compte personnel sécurisé sur le site Web AtYourService ( Premiers pas avec CardScan 2-5

24 Chapitre 2 Utilisation de CardScan comme gestionnaire de contacts 1 Qu est-ce que AtYourService? Avec AtYourService, vous pouvez effectuer n importe laquelle des opérations suivantes : Lier un fichier CardScan de votre ordinateur au Web en l enregistrant sur votre compte personnel et sécurisé sur le site Web AtYourService. Vous pouvez ensuite accéder au fichier Web à l aide d un navigateur, apporter des modifications sur la version Web ou locale et faire en sorte que ces deux copies restent identiques grâce à la fonction de synchronisation CardScan. Les fichiers liés au Web vous permettent de réaliser les opérations suivantes : Lorsque vous êtes éloigné de votre propre PC, vous pouvez accéder à vos contacts à partir de n importe quelle autre connexion Internet. Il vous suffit de pointer votre navigateur sur AtYourService ( et de vous connecter au site à l aide de votre adresse e- mail et de votre mot de passe. Vous pouvez afficher, ajouter, modifier ou supprimer des contacts. Quand vous revenez à votre PC, CardScan a mis à jour votre fichier avec les modifications que vous avez apportées sur AtYourService. Si vous disposez d un PC au bureau et chez vous, installez CardScan sur chacun d entre eux. Conservez une copie locale de vos contacts aux deux emplacements. AtYourService maintient les fichiers synchronisés. Avec AtYourService, vous pouvez bénéficier des mises à jour des informations de contact réalisées par les contacts eux-mêmes. Vous pouvez afficher, accepter ou refuser la mise à jour des contacts en quelques clics de souris, sans la moindre saisie. CardScan synchronise les copies présentes sur le Web et sur le poste de travail pour qu elles restent identiques. Convivialité des contacts avec les mises à jour AtYourService Vous ne pouvez utiliser vos contacts électroniques que s ils sont à jour. AtYourService vous permet de garder vos contacts à jour. Quatre fois par an, il envoie un à vos contacts pour leur demander de vérifier leurs coordonnées dans votre fichier. (Le contenu de vos Notes n est jamais révélé à vos contacts!) Les contacts qui vous ont fourni des mises à jour sont signalés par le symbole dans CardScan. Pour consulter les mises à jour disponibles, choisissez AtYourService Consulter les mises à jour. CardScan démarre l Assistant mises à jour, qui vous aide à consulter rapidement et à accepter ou à refuser les mises à jour. Pour plus d informations, visitez le site Web (en anglais). Mise à jour de contacts par numérisation Si vous disposez de la nouvelle carte d un contact, vous pouvez mettre à jour l image du recto de ce contact et les informations contenues dans les champs correspondants, ceci en numérisant la nouvelle carte dans le contact existant. Pour ce faire, sélectionnez le contact et choisissez Carte Remplacer. 2-6 CardScan, Inc.

25 Choix optimal avec l Assistant échange de données Chapitre 3 Utilisation de données CardScan dans Microsoft Outlook et d autres applications de bureau Vous pouvez copier des contacts vers et depuis votre gestionnaire de contacts ou gestionnaire d informations personnelles (PIM). CardScan offre plusieurs options d échange des données. Pour choisir l option optimale pour votre gestionnaire de contacts, utilisez l Assistant échange de données. Choix optimal avec l Assistant échange de données REMARQUE : l exemple ci-dessous décrit la manière dont l Assistant échange de données aide les utilisateurs du gestionnaire de contacts Microsoft Outlook. Si vous utilisez un autre gestionnaire de contacts, fournissez simplement vos informations à l Assistant pour vous faire guider vers l option qui vous convient le mieux. Exemple : Microsoft Outlook. Pour choisir l option qui vous convient le mieux, procédez comme suit : 1. Pour utiliser l Assistant échange de données, démarrez CardScan, choisissez Fichier Échange de données, puis choisissez Assistant dans le menu Échange de données. L écran suivant apparaît : Premiers pas avec CardScan 3-1

26 Chapitre 3 Utilisation de données CardScan dans Microsoft Outlook et d autres applications de 1 2. Assurez-vous que la première option est sélectionnée, puis cliquez sur Suivant. 3. Dans l écran suivant, sélectionnez votre version de Outlook, puis cliquez sur Suivant. L assistant vous suggère d utiliser la Synchronisation CardScan. 4. Cliquez sur Continuer. La boîte de dialogue Synchronisation CardScan apparaît. 5. Cliquez sur Configurer. La boîte de dialogue Configurer la synchronisation apparaît. 6. Parcourez le système à la recherche du fichier CardScan à synchroniser. Cliquez ensuite sur Sélectionner pour sélectionner un dossier Outlook. La boîte de dialogue Sélectionner un dossier Outlook apparaît : 7. Sélectionnez le dossier Contacts à synchroniser avec CardScan, puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue Configurer la synchronisation apparaît. 8. Passez en revue cette boîte de dialogue pour vous assurer que le fichier CardScan et le dossier Outlook sélectionnés sont ceux que vous souhaitez synchroniser. 9. (Facultatif) Cliquez sur Options pour voir les options de synchronisation par défaut. Les options par défaut sont peut-être précisément ce dont vous avez besoin. Toutefois, il est utile de savoir ce que vous pouvez changer si vous le souhaitez. 3-2 CardScan, Inc.

27 Synchronisation de CardScan et de Outlook 10.Cliquez sur OK pour enregistrer la configuration et revenir à la boîte de dialogue Synchronisation CardScan : Cliquez pour modifier la configuration en vigueur. Cliquez pour synchroniser les fichiers présentés dans la fenêtre d état. Cliquez pour configurer la synchronisation automatique. Synchronisation de CardScan et de Outlook Vous pouvez effectuer une synchronisation manuelle à tout moment, ou choisir la synchronisation automatique. Pour effectuer une synchronisation manuelle, cliquez sur Synchroniser dans la boîte de dialogue Synchronisation CardScan. Pour configurer la synchronisation automatique, cliquez sur AutoSync dans la boîte de dialogue Synchronisation CardScan. CONSEIL : Vous pouvez utiliser des contacts CardScan depuis Microsoft Outlook sans copier ces contacts dans Outlook. CardScan intègre une fonction qui vous permet de désigner le fichier CardScan de votre choix en tant que carnet d adresses personnel dans Microsoft Outlook. Vous pouvez configurer autant de carnets d adresses CardScan que vous le souhaitez pour Outlook. Pour ce faire, choisissez Outils Carnets d adresses pour Outlook. Premiers pas avec CardScan 3-3

28 Chapitre 3 Utilisation de données CardScan dans Microsoft Outlook et d autres applications de 1 Cette page a été laissée vide intentionnellement. 3-4 CardScan, Inc.

29 Choix optimal avec l Assistant échange de données Chapitre 4 Copie de contacts vers et depuis des organiseurs de poche Palm OS CardScan offre plusieurs options pour copier des contacts vers et depuis votre organiseur Palm OS. REMARQUE : ces options ne sont disponibles que lorsque le programme d installation de CardScan trouve le logiciel Palm Desktop sur votre ordinateur. Vous devez installer votre logiciel Palm Desktop avant d installer le logiciel CardScan. Choix optimal avec l Assistant échange de données Pour choisir l option la mieux adaptée, utilisez l Assistant échange de données. Procédez comme suit : 1. Démarrez CardScan, puis choisissez Fichier Échange de données. Le menu Échange de données apparaît. 2. Choisissez Assistant dans le menu Échange de données. L Assistant échange de données démarre. 3. Dans le premier écran de l Assistant échange de données, sélectionnez l option correspondant aux organiseurs de poche Palm, puis cliquez sur Suivant. L écran suivant apparaît : Premiers pas avec CardScan 4-1

30 Chapitre 4 Copie de contacts vers et depuis des organiseurs de poche Palm OS 1 REMARQUE : la première option de cet écran est présélectionnée, car il est préférable d utiliser HotSync entre CardScan et votre carnet d adresses Palm pour conserver des contacts identiques aux deux emplacements. Après la synchronisation initiale, CardScan vous aide à trouver et à supprimer les duplicatas éventuels (voir page 2-4). Lors des synchronisations suivantes, CardScan traite uniquement les nouvelles informations. Ceci empêche de générer de nouveaux duplicatas. Les étapes suivantes décrivent la configuration de cette option. 4. Cliquez sur Suivant. L écran présentant la Conduite CardScan pour Palm apparaît. 5. Cliquez sur Continuer. La boîte de dialogue Options de conduite CardScan apparaît. 6. Dans l onglet Général, sélectionnez Activer la conduite CardScan. Ceci active toutes les options de conduite CardScan. 7. Configurez les options selon vos souhaits, puis cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres et fermer la boîte de dialogue Option de conduite CardScan. Si vous avez besoin d aide pour configurer les options, cliquez sur le bouton Aide de la boîte de dialogue. Synchronisation Appuyez sur le bouton HotSync sur le berceau (ou sur l appareil) pour lancer la synchronisation. La boîte de dialogue de progression apparaît. Quand la synchronisation se termine avec succès, la boîte de dialogue de progression se ferme. 4-2 CardScan, Inc.

31 Choix optimal avec l Assistant échange de données Chapitre 5 Copie de contacts vers et depuis des systèmes Windows Mobile Le module CardScan ActiveSync vous permet de synchroniser un fichier CardScan avec des systèmes Windows Mobile, tels que Windows CE, Pocket PC et SmartPhone 2003 ou ultérieurs. La synchronisation via le module CardScan ActiveSync met automatiquement à jour les données dans un système Windows Mobile dès que vous changez les informations de contact dans le fichier CardScan, et inversement. REMARQUE : pour pouvoir se synchroniser avec CardScan, votre système Windows Mobile doit être équipé de Microsoft Windows CE 3.0 ou version ultérieure. Choix optimal avec l Assistant échange de données Pour choisir l option la mieux adaptée, utilisez l Assistant échange de données. Procédez comme suit : 1. Démarrez CardScan et choisissez Fichier Échange de données, puis choisissez Assistant dans le menu Échange de données. Le premier écran de l Assistant échange de données apparaît. 2. Sélectionnez l option Copier des contacts vers et depuis un système Windows Mobile, puis cliquez sur Suivant. L écran suivant apparaît : Premiers pas avec CardScan 5-1

32 Chapitre 5 Copie de contacts vers et depuis des systèmes Windows Mobile 1 REMARQUE : si vous choisissez la seconde option, l Assistant vous guide dans le processus décrit dans «Choix optimal avec l Assistant échange de données» à la page Choisissez l option ActiveSync, puis cliquez sur Suivant. 4. Cliquez sur Continuer. La fenêtre Microsoft ActiveSync apparaît. 5. Choisissez Outils Options. L onglet Options apparaît. 6. Activez le service Contacts CardScan en activant la case à cocher correspondante. Désactivez tous les autres services de Contacts. REMARQUE : ceci est nécessaire parce que vous pouvez seulement effectuer une synchronisation avec un gestionnaire de contacts à la fois. 7. S il s agit d une première configuration, cliquez sur OK. La boîte de dialogue Options CardScan ActiveSync apparaît. Si vous modifiez la configuration en vigueur, cliquez sur Paramètres. La boîte de dialogue Options CardScan ActiveSync apparaît. 8. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier CardScan pour la synchronisation. 9. (Facultatif) Si votre fichier CardScan est protégé par mot de passe, sélectionnez l option «Utiliser ce mot de passe» et entrez votre mot de passe. Cela permet à CardScan d ouvrir le fichier automatiquement à chaque nouvelle connexion au lieu de vous inviter à entrer votre mot de passe. 10.Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options CardScan ActiveSync. La synchronisation est exécutée automatiquement. Si ce n est pas le cas, cliquez sur le bouton Synchroniser. Synchronisation manuelle Vous pouvez toujours synchroniser les fichiers sélectionnés en cliquant sur le bouton Synchroniser de la fenêtre Microsoft ActiveSync. 5-2 CardScan, Inc.

33 Annexe A : Conformité FCC et CE Déclaration de la FCC Cet équipement a été testé et déterminé conforme avec les limites d un appareil numérique de classe B, selon la partie 15 des règles de la FCC. Ces limites sont conçues pour offrir une protection raisonnable contre les interférences radio nuisibles dans une installation résidentielle. Cet équipement génère, utilise et peut émettre des radiofréquences et, s il n est pas installé conformément aux instructions, peut occasionner des interférences nuisibles aux communications radio. Toutefois, rien ne garantit que des interférences ne surviendront pas dans une installation. Pour vous conformer à la partie 15 des règles de la FCC, vous devez utiliser le câble fourni avec le scanner. Si cet équipement occasionne des interférences nuisibles à la réception radio ou télévision, lesquelles peuvent être déterminées en mettant l équipement hors tension, puis sous tension, l utilisateur est encouragé à corriger les interférences en prenant l une des mesures suivantes : Repositionnez l antenne de réception. Augmentez la distance entre l équipement et le récepteur. Branchez l équipement de numérisation et l ordinateur sur une prise faisant partie d un autre circuit que celui du récepteur. Déclaration de conformité de la CE Description de l équipement : Année de fabrication : 2006 Modèle CardScan 800c Équipement informatique Scanner de cartes 5 Vcc, 500 ma Normes applicables : Normes applicables : 73/23/EEC, directive sur les basses tensions 89/336/EEC, directive EMC EN :2002 Équipement informatique - Sécurité EN : 1998 Équipement informatique Caractéristiques de perturbation radio - Limites et méthodes de mesure EN : 1998 Équipement informatique Caractéristiques d immunité - Limites et méthodes de mesure Peter Dikeman Vice-président Ingénierie CardScan, Inc. Le 1er juin 2006 A-1

34 1 Cette page a été laissée vide intentionnellement. A-2 CardScan, Inc.