Outlook Web App. Secteur des Technologies de l information mercredi, 12 juin 2013 Page 1

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1 Outlook Web App Secteur des Technologies de l information mercredi, 12 juin 2013 Page 1

2 Toute reproduction en entier ou en partie de ce document est interdite sans l'autorisation de la C.S. des Découvreurs. Page 2

3 Table des matières CONNEXION À OUTLOOK WEB APP... 5 ENVIRONNEMENT... 6 Écran principal... 6 Différents éléments Outlook... 6 Volets... 6 Taille de votre boîte de courrier... 7 Menu contextuel... 7 Gestion du dossier «Favoris»... 7 Gestion des répertoires de la messagerie... 7 Affichage des messages... 8 Gestion des éléments supprimés... 9 Barre de menu... 9 Volet Courrier... 9 Volet Calendrier Volet Contacts Volet Tâches Options Configuration des options Compte Organiser le courrier électronique Réponses automatiques Règles de la boîte de réception Rapport de remise Groupes Paramètres Courrier Orthographe Calendrier Général Régional Mot de passe S/MIME Téléphone Page 3

4 Téléphones mobiles Messagerie texte Bloquer ou autoriser FERMETURE D OUTLOOK WEB APP GESTION DES MESSAGES Création Barre d outils Utilisation de l icône du carnet d adresses Lecture et Répondre Barre d outils GESTION DU CALENDRIER Création d un rendez-vous Barre d outils Rendez-vous simple Rendez-vous périodique Gestion des événements Assistant de planification d une réunion Calendrier partagé Ouvrir un calendrier partagé Partager son calendrier Ajuster les autorisations de partage de notre calendrier CONTACTS Barre d outils Création d un contact Barre d outils Création d un groupe Barre d outils GESTION DES TÂCHES Barre d outils Création d une tâche Barre d outils Tâche périodique ANNEXE A Comparaison entre Outlook Web App Light et d Outlook Web App Page 4

5 CONNEXION À OUTLOOK WEB APP À partir de votre navigateur Internet (ex. : IE), entrez l adresse suivante : HUhttps://courrier.csdecou.qc.ca U Ou Via le Web de la Commission scolaire des Découvreurs : HUwww.csdecou.qc.caUH cliquez sur HApplications corporatives et cliquez sur HUCourrier électroniqueuh Inscrire votre code de courriel (Ex. : marguerite.lafleur) Inscrire votre mot de passe Section Sécurité Il faut choisir entre deux possibilités: Cet ordinateur est public Après 15 minutes d inactivité, votre connexion sera fermée. Cet ordinateur est privé Aucune coupure de votre connexion, durée de 8 heures maximum. Utiliser Outlook Web App Light Idéal, pour les ordinateurs dont la performance est limitée. Voir Annexe A pour savoir les fonctions disponibles de la messagerie avec ce mode de connexion. Inscrire son code et mot de passe et cliquez sur la plaquette Se connecter. Lorsque l on accède OWA pour la première fois, cet écran nous demande de confirmer les paramètres de langue et du fuseau horaire. Confirmez le tout en cliquant sur OK. Page 5

6 ENVIRONNEMENT Écran principal Ajuster l ordre d affichage Barre de menu Vérifier la réception de nouveaux messages Fermer notre courrier Configuration de vos paramètres Rechercher dans le carnet Liste des dossiers disponibles dans votre boîte de courrier Liste des courriels contenus dans la boîte de réception lorsque cette dernière est sélectionnée Liste des volets de navigation disponibles Volet de lecture d un courriel sélectionné Différents éléments Outlook VOLETS Courrier Favoris Permet de placer dans ce dossier un raccourci d un élément souvent utilisé. Votre boîte de courrier - Boîte de réception : Contient les messages reçus. - Boîte d envoi : Conserver temporairement les messages envoyés jusqu à ce que la connexion avec le serveur Exchange soit rétablie. - Brouillons : Conserver un message qui n est pas prêt à être envoyé. - Éléments envoyés : Garder une trace des messages envoyés. - Éléments supprimés : Emmagasiner tous les éléments supprimés sous Outlook. Il est conseillé de faire une gestion rigoureuse des messages dans tous les dossiers. Calendrier Permet une gestion des événements et des rendez-vous. Contacts Permet de faire une gestion des contacts personnels et des groupes. Tâches Permet de créer des tâches pour simplifier notre emploi du temps. Page 6

7 Dossier public Permet de voir selon des autorisations spécifiques des dossiers qui sont disponibles à un groupe d utilisateurs particuliers. Ex. : Voir le calendrier des salles de réunions du centre administratif. TAILLE DE VOTRE BOÎTE DE COURRIER La Boîte aux lettres qui vous est allouée sur le Serveur Exchange a une taille maximale de 2 g. L administrateur du système fera parvenir un avis lorsque la boîte aux lettres aura atteint son maximum. Lors de la réception de cet avis, il faudra procéder sans délai au nettoyage des différents dossiers. Pour voir la grosseur de notre boîte aux lettres, placer votre curseur de souris sur votre nom de boîte aux lettres, Outlook vous indiquera votre espace utilisée. MENU CONTEXTUEL Les menus contextuels sont activés par le bouton droit de la souris. Les choix dans ce menu se retrouvent souvent dans la barre d outils des différents volets d Outlook. On l appelle menu contextuel car les options disponibles sont influencées par l emplacement du curseur de la souris. GESTION DU DOSSIER «FAVORIS» Pour ajouter un élément dans ce dossier, se placer sur l élément concerné et avec l aide du menu contextuel, choisir Ajouter à dossiers favoris. Ex. : Ajouter dans les favoris la boîte de réception GESTION DES RÉPERTOIRES DE LA MESSAGERIE Il est possible de tirer profit de la gestion des répertoires sous les éléments d Outlook. Cela permet une meilleure gestion des messages. On peut : ajouter, créer, supprimer, renommer, déplacer à l aide du menu contextuel. Pour créer un nouveau répertoire, se placer sur l élément concerné et à l aide du menu contextuel, choisir Créer un nouveau dossier. Page 7

8 Pour supprimer un répertoire, se placer sur le répertoire concerné et appuyer sur la touche Suppr ou à l aide du menu contextuel, choisir Supprimer. Pour changer le nom d un répertoire, se positionner sur le répertoire concerné et à l aide du menu contextuel, choisir Renommer. Pour déplacer un répertoire, maintenir enfoncé le bouton gauche de la souris et déplacer le répertoire concerné sur le nouvel emplacement ou à l aide du menu contextuel, choisir Déplacer. Sélectionner le dossier de destination et cliquer sur la plaquette Déplacer. AFFICHAGE DES MESSAGES Lorsque l on clique Réorganiser par Date ou Conversation par Date, une liste vous offre différents choix d affichage. La sélection sera appliquée sur le dossier actif seulement. Vous pouvez établir différents affichages pour chacun de vos dossiers Outlook. De plus, dépendamment de la sélection de la liste, il est possible d appliquer un ordre de tri croissant ou décroissant sur l affichage en question. Ex.: Par date Ancienneté croissant. Page 8

9 GESTION DES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Lorsque des messages sont supprimés du Dossier Éléments supprimés, il est toujours possible de les récupérer. Le délai de récupération est de 30 jours après la date à laquelle l élément a été supprimé. La façon de faire est simple, se positionner dans le Dossier Éléments supprimés. Avec le menu contextuel Récupérer les éléments supprimés. Sélectionner le ou les messages à récupérer et cliquer sur l icône. Les messages se retrouveront dans le Dossier éléments supprimés. Pour vider rapidement tout le dossier des éléments supprimés, choisir Vider le dossier Éléments supprimés du menu contextuel. Barre de menu VOLET COURRIER Permet d activer la création d un nouveau message. Faire une demande de réunion. Permet de détruire un message sélectionné ou un ensemble de messages. Détruire sans tenir compte de l option de conversation (regroupement par objet). Déplacer un message vers un autre dossier. Faire une copie d un message dans un autre dossier. Page 9

10 Permet de personnaliser l affichage, par regroupement prédéterminé, la liste des messages contenus dans un dossier particulier. Ex. : Boîte de réception Par regroupement de couleur. Par une adresse de courriel particulière. Utiliser Conversations lorsque coché, permet de faire des regroupements de messages. Ex. : par date Afficher d autres options.permet d ajouter des précisions à notre affichage. Volet de lecture, permet de choisir la disposition de l affichage de vos messages. Cette disposition peut être différente d un dossier à l autre. Ex. : Boîte de réception et Éléments supprimés. Page 10

11 VOLET CALENDRIER Nouveau, Permet d ajouter un rendez-vous. Demander une réunion avec l aide de l assistant de planification. Création d un message. Supprimer, permet de supprimer un rendez-vous spécifique, une occurrence ou une série. Aller à Aujourd hui, façon rapide d accéder à la journée active. Affichage de la journée. Affichage de la semaine de travail (5 jours). Affichage de la semaine de 7 jours. Affichage du mois. Partager, Ajouter un calendrier partagé. Partager son calendrier. Modifier les autorisations de partage de son calendrier. Les trois dernières options ne sont pas actives sur notre serveur de courrier. Affichage, permet de mettre le volet de lecture à gauche ou à droite. VOLET CONTACTS Ajouter des contacts. Ajouter des groupes. Création d un message. Affichage, Supprimer des groupes ou des contacts. Déplacer ou copier des contacts ou des groupes. permet de mettre le volet de lecture à droite ou à gauche. Rafraîchir le volet. Page 11

12 VOLET TÂCHES Nouveau, permet d ajouter une tâche ou de créer un nouveau message. Supprimer des groupes ou des contacts. Déplacer ou copier des contacts ou des groupes. Permet de mettre des catégories de couleur à nos tâches. Affichage, permet de mettre le volet de lecture à droite ou à gauche. Rafraîchir le volet. Permet de mettre l état des tâches à terminer. Options Menu Options, permet de personnaliser rapidement les options les plus fréquentes, soit : Définir les réponses automatiques (gestionnaire d absence) Changer le mot de passe Créer une règle dans la boîte de réception Voir toutes les options de vos paramètres Sélectionner un thème, permet de changer l entête de notre OWA. Sélectionner un thème. Page 12

13 CONFIGURATION DES OPTIONS On peut accéder à toutes les options, soit : Par le menu Options Voir toutes les options. Par le menu Affichage Afficher d autres options de conversation. Pour sortir des options, cliquez sur Courrier Compte Permet de valider les informations sur notre compte et de pouvoir les modifier grâce à la plaquette «modifier». Il est aussi possible d activer notre absence du bureau ou de changer notre mot de passe. Organiser le courrier électronique Réponses automatiques Rendre actif le gestionnaire d absence. Inscrire le message d absence pour les gens de la Cs. Permet d activer un message différent à des expéditeurs externes de la Cs. Cochez Ne pas envoyer pour désactiver l envoi automatique. On active le gestionnaire pour un intervalle de temps seulement pas besoin de le désactiver. Ne pas oublier d enregistrer vos changements Page 13

14 Lors des prochains démarrages d Outlook, si le gestionnaire d absence est activé, ce message s affiche et vous demande si vous voulez le désactiver en répondant OUI ou NON pour le garder actif. Règles de la boîte de réception Il est possible de mettre des règles de comportement pour certain message. Ces derniers pourront être déplacer vers un autre dossier automatiquement ou appliquer une couleur à ce dernier pour permettre de le repérer plus facilement dans la boîte de réception. Ex. : Tout message contenant dans l objet le mot «SQL2005» sera déplacer automatiquement dans un sous dossier spécifique. Sélectionner «Nouveau» pour ajouter une règle ou «Détails» pour modifier cette dernière. La partie de droite indique un résumé de la règle, lorsque cette dernière est sélectionnée. Cet écran apparaît lorsque l on demande d ajouter ou de modifier une règle. Lorsque le message arrive et : choisir une action parmi la liste déroulante. Effectuer les opérations suivantes: choisir une action parmi la liste déroulante. Page 14

15 Autres options : Lorsqu activé il permet d ajouter d autres actions permettant une meilleure précision, voir les encadrés rouges.. Ne pas oublier d enregistrer vos changements Rapport de remise Permet de faire des recherches sur les messages que nous avons envoyés ou reçus. La partie du haut permet d effectuer la recherche pour les messages envoyés ou reçus. Sélectionnez les utilisateurs concernés à l aide du carnet d adresses disponible lorsque l on clique sur «Sélectionner des utilisateurs». Ensuite cliquez sur Rechercher. Les résultats seront affichés dans la partie du bas. Il est possible de pouvoir lire les messages dans cet écran. Page 15

16 Groupes Permet de voir les groupes auquels vous appatenez. Il n est pas possible de devenir membre aux groupes publics, se sont des gourpes fermés et c est le secteur des technologies qui gère les inscriptions à ces groupes. L option Détails permet de voir la liste des personnes inscritent à ce groupe. Paramètres Courrier Insérer votre signature personnalisée. Attention l insertion Pour que notre signature soit insérée automatiquement à chaque nouveau message, il faut cocher cette option. De plus, il n est pas possible d ajouter des images (logos) à notre signature. Page 16

17 Confirmation de lecture Lorsque l option de confirmation de lecture est cochée par le destinataire d un message reçu, il est possible de configurer Outlook pour qu il adopte le même comportement à ce style de message, soit : Me demander avant d envoyer une réponse on décide notre choix à chaque fois que l on reçoit un message nous demandant de répondre à une confirmation de lecture. Toujours envoyer une réponse automatiquement Outlook envoie l accusé de lecture au destinataire du message, lorsque le message est lu. Pas besoin de répondre OUI. Ne jamais envoyer de réponse Aucun accusé de lecture ne sera envoyé au destinataire du message. Pas besoin de répondre NON. Volet de lecture Configurer Outlook pour que ce dernier indique à quel moment il doit changer l état du message de non lu (en gras) à lu. Format du message Permet d indiquer dans l en-tête d un message l indicateur CCI o Une copie du message sera envoyée à cette personne sans que les autres destinataires en soient avisés. Permet d indiquer dans l en-tête d un message l indicateur DE o Utiliser pour envoyer un message de la part d une autre personne. Il faut que l autorisation soit faite au préalable avec le secteur des technologies de l information. Composer des messages dans ce format HTML permet de pouvoir utiliser des polices et des papiers peints dans nos messages. Choisir la police du message permet de sélectionner notre caractère de rédaction pour tous nos nouveaux messages. Conversations Lorsque l option Conversation est activée par le menu d affichage, ces paramètres vous permettent d ajouter une précision à l affichage des conversations. Ex. : Hier 2 semaines.si l option Date est combinée à ce dernier. Page 17

18 Ces options nous aident à mettre en place le comportement d Outlook lorsque les nouveaux messages arrivent. Il faut qu Outlook reste connecté pour pouvoir profiter de ces avantages. Cocher Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte, permet de garder notre dossier vide et de cette manière nous aider à avoir un certain contrôle sur l espace de notre boîte aux lettres. Faire Enregistrer pour conserver les modifications. Orthographe Permet d ajuster les paramètres généraux du vérificateur d orthographe et d activer la correction automatique avant l envoi du message. Important de sélectionner le bon dictionnaire pour la vérification. Faire Enregistrer pour conserver les modifications. Page 18

19 Calendrier Apparence Activer les alertes de rappels, afficher votre calendrier en précisant les journées et les heures de votre horaire de travail. Afficher les numéros de semaines permet de voir le numéro de la semaine dans l année. Ex. : 10 mars 2011 fait partie de la semaine 11. Rappels Permet d avoir un «message» nous avertissant que notre rendez-vous est dans x heures. On peut activer un son et définir le temps minimum par défaut du rappel lors de l inscription de nos rendez-vous au calendrier. Traitement automatique Configurer le comportement d Outlook pour les demandes de réunion. Pour ceux qui ont un téléphone BlackBerry ou un IPhone, il est possible de faire certaines configurations pour vos messages textes concernant votre calendrier. Faire Enregistrer pour conserver les modifications. Page 19

20 Général Permet de choisir notre carnet d adresse par défaut pour la recherche de contacts. Faire Enregistrer pour conserver les modifications. Régional Permet de déterminer notre langue, le format de date et d heure. Ne pas changer le fuseau horaire si ce dernier est (UTC-05 :00 Est (É.-U. et Canda). Faire Enregistrer pour conserver les modifications. Page 20

21 Mot de passe Voici les règles entourant la composition du nouveau mot de passe Un minimum de 8 caractères est requis en utilisant les critères suivants : 1. des caractères majuscules 2. des caractères minuscules 3. des chiffres (0 à 9) 4. des caractères spéciaux (! $ %? + - / ) Attention : Ne jamais utiliser les caractères accentués (é É à À) Notre prénom ou nom de famille ne peuvent être inclus dans la composition du mot de passe. Faire Enregistrer pour conserver les modifications. S/MIME Pas utilisé. Page 21

22 Téléphone Téléphones mobiles Module en développement. Page 22

23 Messagerie texte Module en développement. Bloquer ou autoriser Si vous ne voulez pas activer le contrôle des courriers indésirables, veuillez cocher «Ne pas déplacer les messages vers mon dossier Courrier indésirable». Expéditeurs et destinataires approuvés Pour ajouter des expéditeurs, faire le + Choisir Modifier ou Supprimer pour ajuster votre liste approuvée. Expéditeurs et destinataires bloqués Pour ajouter des expéditeurs, faire le + Choisir Modifier ou Supprimer pour ajuster votre liste bloquée. En cochant ne pas approuvé le message, sauf On peut bloquer tous nos messages sauf les expéditeurs et destinataires approuvés ou faisant parties de nos contacts si cette option est aussi cochée. Faire Enregistrer pour conserver les modifications. Page 23

24 FERMETURE D OUTLOOK WEB APP Il est important de fermer votre courrier avec l option Se déconnecter à l écran principal. On s assure que nos connexions avec le serveur Exchange sont bien fermées. L écran de fermeture s affiche. Il faut cliquer sur la plaquette Fermer. L écran suivant apparaît Répondre OUI Page 24

25 GESTION DES MESSAGES Création À partir de l écran principal, sélectionnez le dossier Boîte de réception et cliquez sur Nouveau. Voici l écran de création d un message. Le champ DE (de la part de) Contient l adresse de l expéditeur, vous devez avoir l autorisation de ce dernier pour pouvoir utiliser son adresse. Seul le secteur des technologies de l information peut activer cette option. Le champ À (Destinataire) Dans le champ À, tapez l adresse de la personne à qui vous envoyez le Zone de rédaction du message Pour formater le texte, utilisez les icônes de la barre d'outils associée à la zone de rédaction. message. Si vous envoyez le message à plus d une personne, les adresses de courriel doivent être séparées par un point-virgule. OU Cliquez sur le bouton À pour effectuer une recherche du destinataire (carnet d adresses), le sélectionner et cliquez sur le bouton À en bas de l écran Recherche des noms. Référez-vous à la section Utilisation des carnets d adresses pour la procédure de recherche. Le champ CC (Copie conforme) Le champ CC sert à envoyer une copie du message à une tierce personne. Pour ce faire, tapez l adresse de la personne ou cliquez sur le bouton CC pour ouvrir le carnet d adresses. Pour envoyer une copie conforme à plus d une personne, les adresses doivent être séparées par un point-virgule. Le champ Cci (Copie conforme invisible) Vous pouvez également envoyer des copies conformes invisibles. Le ou les destinataire(s) du message ne verront pas à qui les copies conformes ont été envoyées. Dans les champs À, CC et Cci, vous pouvez commencer à inscrire l adresse de messagerie et par la suite faire la combinaison des touches CTRL+K, ceci vous permettra de demander au système de compléter l adresse pour vous ou de vous faire afficher une liste de choix d adresses. Le champ Objet, permet d indiquer le sujet du message. Le champ Message, zone de texte libre. Page 25

26 BARRE D OUTILS Envoyer, permet d envoyer notre message Permet d enregistrer le message dans le dossier brouillon, il pourra être complété plus tard. Joindre un document au message. Insérer une image. Affiche le carnet d adresses. Vérifier les adresses. Mettre un indicateur de haute importance au message. Mettre un indicateur de faible importance au message. Insérer votre signature. Vérificateur d orthographe. Ajuster les paramètres pour ce message seulement. On peut indiquer l importance du message (même chose que les icônes de la barre d outils). On peut ajouter un caractère de diffusion : Normal Privé Personnel Confidentiel. Faire afficher CCI ou DE au message. Option de suivi : Demander un accusé de réception et/ou une confirmation de lecture du message. Demander un accusé de réception, permet de recevoir une confirmation que le message a été déposé dans la boîte de courrier du destinataire. Demander un accusé de lecture, permet de peut-être recevoir une confirmation du destinataire de la lecture du message. Il est possible de mettre notre format de message en texte. On ne peut pas utiliser la signature et l insertion d image. Page 26

27 Utilisation de l icône du carnet d adresses Inscrire le nom recherché Les résultats de la recherche sont affichés ici. Faire une recherche soit, à partir de la liste d adresses globale de la cs ou de votre dossier contacts. Le résultat va s afficher. Il ne reste qu à sélectionner la personne et de cliquer sur les champs À, CC et CCI si désiré. La partie de droite va servir à planifier une rencontre. Lecture et Répondre Pour vérifier vos messages, cliquez sur l icône. Une enveloppe fermée, indique que le message est non lu. Les pièces jointes sont indiquées par un trombone qui accompagne le message. Pour la lire, il faut cliquer sur la pièce jointe et choisir de l enregistrer. Par la suite, il ne vous reste qu à ouvrir cette dernière avec le bon logiciel. Lecture des messages se fait à partir du volet de lecture si ce dernier est actif. Sinon double-cliquez sur le message sélectionné, un écran plus grand vous est présenté avec le contenu du message. Page 27

28 BARRE D OUTILS Répondre Pour répondre à l expéditeur du message, vous n avez qu à cliquer sur Répondre qui se trouve dans la barre d outils de votre message. Une nouvelle fenêtre de message s affichera. Vous remarquerez que vous n avez pas besoin de taper l adresse du destinataire dans le champ À ainsi que l objet de votre message. Ces champs sont déjà remplis. Le RE : devant l objet du message indique au destinataire que c est une réponse à un message. Également, le champ Message contient le message que vous avez reçu de l expéditeur. Répondre à tous Pour répondre à tous ceux qui ont reçu le message, vous devez cliquer sur Répondre à tous de la barre d outils du message. Tout comme l option Répondre une nouvelle fenêtre de message s affichera avec toutes les adresses des destinataires dans le champ À. Les personnes qui ont reçu ce message en copie conforme seront également incluses dans la liste des destinataires. Transférer Pour transférer un message reçu à un autre destinataire, vous devez cliquer sur Transférer de la barre d outils. Vous devez écrire l adresse du nouveau destinataire dans le champ À. La mention TR : sera ajoutée devant l objet du message pour indiquer que c est un message transféré. Comme les options Répondre et Répondre à tous, le message d origine apparaîtra dans le champ Message. De plus, c est avec cette option que l on peut faire suivre des pièces jointes. Permet de mettre un suivi à notre message. Mettre une catégorie à notre message, cette catégorie peut être utilisée pour regrouper des messages dans la boîte de réception. Page 28

29 GESTION DU CALENDRIER Permet de voir le code source du message. Permet d imprimer. Ajouter une règle, voir la section des options. Déplacer le message dans un dossier. Détruire le message. Se déplacer d un message à l autre sans quitter l écran de lecture. Le calendrier sert à inscrire un rendez-vous qui n'engage que soi, à organiser une réunion en invitant des participants ou encore à inscrire un événement, par exemple, une fête qui ne réserve pas du temps au calendrier. Pour se déplacer d un mois à l autre, utiliser les taquets qui précèdent ou succèdent le nom du mois. Il est possible de voir plusieurs calendriers en même temps. La section Mes calendriers permet de sélectionner un ou plusieurs calendriers. Il faut cocher la case du ou des calendriers désirés. On peut changer l affichage de notre calendrier en utilisant les icônes suivants ( ). Pour accéder à un rendez-vous déjà existant, cliquez deux fois sur ce dernier. Page 29

30 Création d un rendez-vous BARRE D OUTILS Enregistrer, permet de conserver notre nouveau rendez-vous ou de conserver les changements. Insérer une pièce jointe à notre rendez-vous. Insérer une image. Duplicater notre rendez-vous Permet de faire une vérification sommaire de notre orthographe. Permet de créer un rendez-vous et d inviter des participants. Ajouter un indicateur visuel pour une priorité Haute à notre rendez-vous lors de l envoi d un message pour inviter des participants. Ajouter un indicateur visuel pour une priorité faible à notre rendez-vous lors de l envoi d un message pour inviter des participants. Ajouter une catégorie au rendez-vous. Peut-être utilisée lors de l affichage des rendez-vous par catégorie. Permet d avoir un meilleur visuel de notre semaine. Imprimer le rendez-vous. Mettre le rendez-vous en format Texte pour l envoyer à des participants. Vous perdez la mise en forme de votre rendez-vous. Page 30

31 RENDEZ-VOUS SIMPLE Cliquez sur la plaquette Nouveau ou choisir un créneau horaire et double-cliquez. L écran suivant apparaît. Complétez les différentes rubriques: Objet Emplacement Dates et Heures de début et de fin. Cochez la case Rappel si désiré et choisissez le délai (liste déroulante). Choisissez la Disponibilité s'il y a lieu. Pratique lors de planification de réunion. Si la case Privé est cochée et que le calendrier est partagé, la personne avec qui l'on partage n'a pas accès au contenu du rendez-vous. La zone texte est laissée à votre discrétion. Cliquez sur Enregistrer et fermez. Si la case Journée entière est cochée, le rendez-vous devient un événement. (voir gestion des événements). Pour Modifier un rendez-vous, il faut double-cliquez sur le rendez-vous. Apportez les modifications qui s'imposent. Cliquez sur Enregistrer et fermez. Pour Supprimer un rendez-vous, il faut double-cliquer sur le rendez-vous à détruire. Cliquez sur l icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Page 31

32 RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE Cliquez sur la plaquette Nouveau ou choisissez un créneau horaire et double-cliquez L écran suivant apparaît. Complétez les différentes rubriques: Objet Emplacement Dates et Heures de début et de fin. Cochez la case Rappel si désiré et choisissez le délai (liste déroulante). Choisissez la Disponibilité s'il y a lieu. Pratique lors de planification de réunion. Si la case Privé est cochée et que le calendrier est partagé, la personne avec qui l'on partage n'a pas accès au contenu du rendez-vous. La zone texte est laissé à vote discrétion. Cliquez sur l'icône Périodicité Complétez les différentes rubriques Heure du rendez-vous Périodicité Plage de périodicité. Cliquez sur OK, on revient alors à la fenêtre Rendez-vous. Cliquez sur Enregistrer et fermez. Page 32

33 Pour Modifier un rendez-vous, il faut double-cliquez sur le rendez-vous. Choisissez entre: Ouvrir «Cette occurrence» (seulement pour ce rendez-vous) Ouvrir «La série» (pour tous les rendez-vous de cette périodicité) Cliquez sur OK. Apportez les modifications qui s'imposent. Cliquez sur Enregistrer et fermez. Pour Supprimer un rendez-vous, il faut double-cliquer sur le rendez-vous à détruire. Cliquez sur l icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Choisissez entre: Supprimer l occurrence (seulement pour ce rendez-vous) Supprimer la série (pour tous les rendez-vous de cette périodicité) Cliquez sur OK. GESTION DES ÉVÉNEMENTS Un événement dure toute la journée et n'occupe aucun créneau du calendrier. L'information inscrite dans l'objet du rendez-vous (événement) s'affiche immédiatement sous la date. On peut donc y noter un anniversaire, une activité qui se déroule, une journée pédagogique, etc. Il faut cocher la case Journée entière et le rendez-vous devient un événement. Page 33

34 Assistant de planification d une réunion Section en développement. Calendrier partagé OUVRIR UN CALENDRIER PARTAGÉ Le menu «Partager» de la barre d outils permet, Ajouter un calendrier partagé Partager son calendrier Modifier les autorisations de partage de son calendrier. Pour accéder à un calendrier partagé, il faut choisir Ajouter un calendrier Calendrier à partir de notre CS Inscrire le nom de la personne qui a activé le partage avec nous de son calendrier. On peut utiliser le carnet d adresses pour faire une recherche. Calendrier des gens de l extérieur Inscrire l adresse que la personne nous a donnée. Faire OK. PARTAGER SON CALENDRIER Pour rendre accessible notre calendrier, il faut choisir Partager son calendrier Inscrire le nom de la personne concernée. Choisir le type de partage. Demander que la personne partage aussi son calendrier Page 34

35 Un courriel sera envoyé à la personne qui désire avoir accès à votre calendrier. Message d une demande de partage de calendrier Il faut Autoriser ou Refuser la demande. L acceptation de cette demande génère un courriel au demandeur et vous affiche un message qui indique que votre calendrier est maintenant en partage avec le demandeur et que le demandeur partage aussi son calendrier avec vous. Message que le demandeur reçoit suite à l acceptation Pour Ajouter ce calendrier, cliquez sur «Ajouter ce calendrier» qui est inclut de votre message ou utilisez «Ajouter d un calendrier» dans le menu Partage de la barre d outils. Page 35

36 AJUSTER LES AUTORISATIONS DE PARTAGE DE NOTRE CALENDRIER Pour modifier les autorisations, il faut choisir «Modifier les autorisations de partage de son calendrier» du menu Partage de la barre d outils. Il est possible d enlever une autorisation avec l icône Modifier de la barre d outils, détermine les informations que l on veut rendre disponible par rapport au rendez-vous. Les droits par défaut de partage du calendrier sont en lecture seule. Pour pouvoir avoir des droits d écriture dans un calendrier partagé, il faut soit, demander au secteur des technologies de l information ou modifier les autorisations de partage avec le logiciel Outlook Page 36

37 CONTACTS À partir de ce dossier, l'utilisateur peut se construire un carnet d'adresses personnel. Le volet Contacts est constitué de fiches contenant tous les renseignements. À partir de ces fiches, l'utilisateur peut adresser des messages, organiser des réunions et préparer des groupes. Liste de contacts Barre d outils Permet la création d un contact ou d un groupe (liste de distribution) ou de faire un nouveau message. Supprimer un contact. Déplacer ou copier un contact dans un autre dossier. Permet de déterminer la position du volet de lecture des contacts. Rafraîchir le volet. Permet de faire afficher une recherche par catégorie de couleur si on a utilisé cette option dans la création d un contact. Réorganiser l affichage des contacts par différents champs. Page 37

38 Création d un contact BARRE D OUTILS Enregistrer un nouveau contact ou les modifications à ce dernier. Écrire un nouveau message à partir d un contact. Supprimer un contact ou un groupe. Permet de joindre un fichier. Permet de mettre un suivi sur le contact. Permet de mettre une catégorie pour faciliter les affichages de contacts. La partie du bas de la barre d outils sont des raccourcis aux différentes sections que l on doit remplir pour la création d un contact. (Profil Contacts Adresses Détails). Le champ Classer sous permet de choisir l apparence du nom et prénom dans le volet Contacts. Le champ Courriel permet de mettre jusqu à 3 adresses de courriel différentes. Page 38

39 Le champ Adresse permet de saisir jusqu à 3 adresses différentes. Faire enregistrer et fermer lorsque terminé. Pour Modifier un contact, il faut double-cliquez sur ce dernier. Apportez les modifications qui s'imposent. Cliquez sur Enregistrer et fermez. Pour Supprimer un contact, il faut double-cliquez sur le contact à détruire. Cliquez sur l icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Création d un groupe BARRE D OUTILS Enregistrer un nouveau contact ou les modifications à ce dernier. Écrire un nouveau message à partir du groupe. Supprimer un groupe. Permet de mettre un suivi sur le contact. Page 39

40 Permet de mettre une catégorie pour faciliter les affichages de contacts. Voici la fenêtre de création d un groupe. Liste des membres du groupe. Inscrire le nom du groupe. Mettre un * devant tous le nom du groupe, permet de regrouper tout vos groupes dans le volet Contacts. Chosissez les membres à partir de la plaquette Membres ou tapez directement dans l emplacement désigner et faire Ajouter au groupe. Cette icône est l identifiant d un groupe dans le volet contacts. La plaquette Supprimer du groupe permet d enlever un membre du groupe. Par contre, l icône permet de détruire le groupe. Page 40

41 GESTION DES TÂCHES Une tâche est une réalisation pour laquelle on veut assurer le suivi jusqu'à son accomplissement. Barre d outils Permet de créer une tâche. Permet d écrire un message. Supprimer un contact. Déplacer ou copier un contact dans un autre dossier. Permet de marquer la tâche comme terminée. Permet de déterminer l endroit du volet de lecture. Rafraîchir le volet. Création d une tâche BARRE D OUTILS Enregistrer et fermer, permet de conserver notre nouvelle tâche ou nos changements. Marquer comme terminée, Répéter, Permet de mettre fin à la tâche. Permet de joindre un fichier. permet de créer une tâche périodique. Transférer, permet d envoie notre tâche à une autre personne. Supprimer une tâche. Permet de mettre un une catégorie à notre tâche. Page 41

42 Voici l écran d une tâche. Inscrire le nom de la tâche dans l objet. Complétez les différentes rubriques: Date de début, Échéance, État, Priorité et % achevé. Cochez la case Rappel si désiré et choisissez la date et l heure. Décrire la tâche à effectuer dans la zone prévue à cet effet. Inscrire une Catégorie, s'il y a lieu, ce qui permet un regroupement. Il est possible de créer rapidement une tâche en utilisant la barre d outils du l écran principal du volet Tâche. Inscrire le nom de la tâche, choisir l échéance et cliquer sur l icône.. Il est toujours possible de faire des ajustements à la tâche par la suite. Pour Modifier une tâche, il faut double-cliquez sur cette dernière. Apportez les modifications qui s'imposent. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Pour Supprimer une tâche, il faut double-cliquez sur la tâche à détruire. Cliquez sur l icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Page 42

43 TÂCHE PÉRIODIQUE Cliquez sur le menu Répéter Complétez les différentes rubriques : Heure du rendez-vous Périodicité Plage de périodicité. Cliquez sur OK, on revient alors à la fenêtre Rendez-vous. Cliquez sur Enregistrer et fermez. Pour Supprimer une tâche, il faut double-cliquez sur cette dernière. Cliquez sur l icône pour le détruire ou choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Choisir entre: Supprimer uniquement cette ccurrence (seulement pour cette tâche). Supprimer toutes les occurrences futures (pour toutes les tâches de cette périodicité). Cliquer sur OK. Page 43

44 ANNEXE A Comparaison entre Outlook Web App Light et d Outlook Web App Fonction Light Standard Vérificateur d'orthographe Non disponible Disponible Volet de lecture Non disponible Disponible Accessibilité pour les utilisateurs aveugles ou à acuité visuelle réduite Disponible Non disponible Rappels et notifications Non disponible Disponible Vues de calendrier hebdomadaire Composition de messages au format HTML Non disponible Outlook Web App Light ne permet de composer des messages qu'en texte brut. Disponible Disponible Options du calendrier Limitées aux fonctions suivantes : Afficher les numéros de semaine Définir le premier jour de la semaine Sélectionner les jours de la semaine Définir les heures de début et de fin de la journée Disponible Réorganiser par Limité à un sous-ensemble de choix selon le type de dossier Disponible Menu contextuel Non disponible Disponible Glisser déposer Non disponible Disponible Ouverture de session explicite Non disponible Disponible *Recherche par saisie Non disponible Disponible Gestion des boîtes aux lettres de ressources *Apparence (jeu de couleurs) Options de messagerie vocale Non disponible Non disponible Non disponible Disponible Disponible Disponible Dossier Favoris Non disponible Disponible Page 44

45 Fonction Light Standard Dossier Public Non Disponible Disponible Partage de calendrier Non disponible Disponible Ouverture d un calendrier partagé Non Disponible Disponible Vue du calendrier en mois Non Disponible Disponible Gestion des groupes dans le dossier contacts Non Disponible Disponible Gestion des règles Non Disponible Disponible S/MIME Non Disponible Disponible Page 45

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