Calcul des heures du iplanning

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1 Calcul des heures du iplanning A ce stade de l année, vous avez peut-être besoin de connaître les heures effectuées de l équipe pédagogique pour évaluer la situation d un formateur, ou encore pour la comptabilité analytique. Préambule : Paramétrage d Excel Avant de travailler avec les fichiers Excel, Assurez-vous que votre version d Excel soit supérieure ou égale à Excel XP-2002 et d activer les Macros (mettre le niveau de sécurité le plus bas) Excel XP-2002 Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 1 sur 11

2 Excel Ouvrir Excel 2. Options Excel 3. Centre de gestion de la confidentialité 4. Paramètre du centre de la confidentialité 5. Paramètres des macros : Activer toutes les macros Accès approuvé au modèle d objet du projet VBA Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 2 sur 11

3 ETAPE 1. Récupération des données : Ouvrir le centre d impression dans le iplanning. Choisir «Calcul heures». Paramétrages : Rentrer la dates de début et la dates de fin de période qui vous interesse. Appuyer sur le bouton «Créer Fichier de Données». Un message d avertissement apparaît. Confirmer. Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 3 sur 11

4 Télécharger le fichier des données et le sauvegarder sur votre disque dur (dans le répertoire de votre choix) Les données sont récupérées!! ETAPE 2.Télécharger les fichiers programmes Retourner dans votre «module d impression Calcul heures». Il faut télécharger un fichier programme pour analyser et traiter ensuite les calculs d heures sous forme de tableau à croisées dynamiques. Prendre le fichier de calcul correspondant à vos besoins : Pour la comptabilité analytique -> On aura un fichier qui s appelle Init_iPlanning_Comptana_dateversion.xls Pour un suivi pédagogique -> On aura un fichier qui s appelle Init_iPlanning_PréviRéa_ xls Remarque : Il n est pas utile de les charger systématiquement. Ces programmes sont réutilisables à loisir. Les fichiers proposés sont sous format Excel. Vous pouvez les modifier, supprimer, rajouter, copier/coller dans un autre fichier Bref, ils offrent une entière liberté de traiter les données provenant du iplanning. Ces programmes créent automatiquement les tableaux croisés dynamiques. ETAPE 3.Fichier de calculs d heures. Fermer iplanning Ouvrir votre fichier programme Init_iPlanning_Comptana_dateversion.xls ou Init_iPlanning_PréviRéa_ xls Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 4 sur 11

5 1- Appuyer sur le bouton «MAJ Fichier iplanning» (Mise à jour du fichier de données du iplanning) 2- Un message vous indique succinctement la procédure et vous prévient que l opération peut durer quelques minutes en fonction de la capacité de votre ordinateur. Lorsque les fichiers sont complets avec les différents onglets on peut facilement atteindre 5,6,7 voire 10 Mo. La sauvegarde risque d être également un peu plus longue que pour un fichier simple. Cliquer sur OUI. 3- Choisir le fichier de données (Calcul heures dans iplanning) Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 5 sur 11

6 4- Laisser le fichier travailler tout seul. Au bout d une minute ou deux, effectuer si vous le souhaitez une petite sauvegarde. La sauvegarde peut être un peu longue donc patience. ETAPE 4.Exploitation des données Dans chacun des fichiers, vous allez retrouver 3 types de tableaux (un dans chaque onglet en bas) : Vue sur le fichier iplanning Comptabilité Analytique. : Ce sont les données de base. La «liste» regroupe toutes les données brutes. Ce sont des tableaux de calcul qui vont pouvoir être directement utilisé pour la Comptabilité Analytique Voici un exemple de structure pédagogique : Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 6 sur 11

7 Voici un exemple de Clés B et C : Ce sont les tableaux croisés dynamiques Exemple de TCD_Formations : Rappel : HE -> Heures Eleves HD -> Heures Dédoublées HR -> Heures Regroupées Total = HE + HR - HR Cet exemple permet de savoir que pour les 4EA, le formateur John LENNON a fait 15,17 hrs au 1 er semestre et 18,42 au 2 nd. Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 7 sur 11

8 Exemple de TCD_Formateurs : Cet exemple permet de savoir que le formateur Mick JAGGER a eu 6 hrs avec les 4A, 2 hrs avec les BTS 1 et 13 hrs avec les Licence RQFFL. Exemple de TCD_Structure On voit que le planning prévoît pour les 4 A 565,17 hrs à l année découpées avec 542,33 en classe entière, 23,33 hrs en classe dédoublée puis 0,50 hrs en classe regroupée. Exemple de TCD_Semaines Ce tableau présente le détail des heures pour les 4A jour par jour et ce pendant toute l année. Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 8 sur 11

9 Exemple de TCD_Heures : Voici le détail par exemple pour les 4 A des Heures par semestre. Et on peut constater que : le 1 er semestre ( 248,25 hrs) + le 2 nd second semestre (316,92 hrs) = 565,17 hrs pour l année * *Ce qui se confirme dans TCD_Structure Exemple de TCD_HEHDHR : Pour finir, voici un tableau qui détaille les matières par formation, par type de groupes, par jour Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 9 sur 11

10 Vue sur le fichier iplanning Réalisation Prévisionnel : L objet de ce fichier est le suivi des heures réalisées par les formateurs/trices. Par défaut, l année utilisée est l année en cours. Mais on pourra si l on veut choisir l année précédente Les onglets couleur orange : ce sont les données de base. La «liste» regroupe toutes les données brutes.* *Même que ceux pour la comptabilité analytique pour les deux premiers. Les onglets couleur verte : Ce sont les tableaux croisés dynamiques* *Même que ceux pour la comptabilité analytique pour les deux premiers. Les onglets couleur rouge : Ce sont des tableaux croisés dynamiques auquel on a rajouté des colonnes pour calculer les heures restantes. 1 ) On y retrouve les heures effectuées par Henri Charles en HE, en HD, en HR* *Ici, Henri Charles n a pas fait d Heures HR donc la colonne n apparaît pas 2) Dans ce cadre ce sont ses heures prévues en HE, en HD, en HR Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 10 sur 11 3) Enfin, voici la différence des 2 et donc en rouge apparaît ce qui lui reste à faire en Face à Face et par groupe

11 Info : Modifications des tableaux croisés dynamiques Un clic droit dans un tableau croisé dynamique et vous pouvez modifier la structure du tableau en fonction de vos besoins en utilisant «l Assistant» puis dans le menu suivant «Disposition». Retrouver en image dans le iplanning sur Internet toutes les explications pour la création ou modification du Tableau croisé dynamique. Dans l onglet «Liste», vous retrouverez l adresse de cette aide. Gestibase SARL Aide Tableaux des heures iplanning 10 mars 09 page n 11 sur 11