Guide pour l utilisation des formulaires de réquisition GUIDE UTILISATEUR

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1 Guide pour l utilisation des formulaires de réquisition

2 SOMMAIRE 1. A propos de ce guide Symboles utilisés Terminologie 3 2. Présentation des formulaires Types de formulaires Types de réquisition Méthode de dépôt Format des formulaires Récapitulatif 5 3. Dynamisme Champs auto-ajustables Listes de choix Rubriques cachées Champs non modifiables Rubriques multiples 9 4. Contacts 11 RCSL G.I.E. Page 2 sur 11

3 1. A propos de ce guide 1.1. Symboles utilisés Une remarque fournit des informations complémentaires sur un sujet. Un conseil propose une autre méthode ou un autre raccourci pour effectuer une action. Un avertissement vous avertit d'éventuels problèmes ou de précautions spécifiques à prendre Terminologie RCS Personne PDF Registre de Commerce et des Sociétés Personne physique ou morale inscrite au RCS Portable Document Format : Format de fichier créé par Adobe permettant de visualiser et d'imprimer un fichier sur n'importe quelle plateforme RCSL G.I.E. Page 3 sur 11

4 2. Présentation des formulaires Le formulaire de réquisition regroupe de façon structurée l'ensemble des informations dont la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises prévoit la communication au RCS Types de formulaires Il existe 8 types de formulaires : Société commerciale, association d assurances mutuelles GIE et GEIE Succursale d une personne morale Succursale d une personne morale de droit étranger Commerçant personne physique Succursale d un commerçant personne physique Succursale luxembourgeoise d un commerçant personne physique établi à l étranger ASBL, fondation, société civile, établissement public, association d épargne-pension, association agricole Types de réquisition Il existe 4 types de réquisition : Immatriculation / inscription d une nouvelle personne ou succursale auprès du RCS. Modification d une personne ou succursale déjà inscrite auprès du RCS. Radiation d une personne ou succursale déjà inscrite auprès du RCS. Changement de forme juridique d une personne déjà inscrite auprès du RCS Méthode de dépôt Le formulaire «papier», téléchargeable depuis le site du RCS, doit être déposé aux guichets du RCS, à l'exception des clients "grands codes donneur d'ordre", pour lesquels l'envoie par courrier est autorisé. Locaux de Luxembourg Centre administratif Pierre Werner Bâtiment F 13, rue Erasme Luxembourg-Kirchberg Adresse postale : L-2961 Luxembourg Locaux de Diekirch Maison de l'orientation (anc. Maison de Retraite). 7, avenue de la Gare L-9233 Diekirch Adresse postale : B.P. 20, L-9201 Diekirch Les formulaires «papier» doivent être complétés à l ordinateur, à la machine à écrire ou à l aide de tout autre procédé mécanographique, de façon complète et exacte. Le RCS n accepte aucun formulaire rempli à la main. Tout formulaire rempli de manière manuscrite sera refusé! RCSL G.I.E. Page 4 sur 11

5 2.4. Format des formulaires Les différents formulaires de réquisitions sont mis à la disposition des utilisateurs sous la forme de fichiers PDF. Pour ouvrir, éditer et sauvegarder les différents formulaires de réquisition vous devez disposer de la version la plus récente d Adobe Reader (au minimum la version 8.1.2). Vous pouvez télécharger et installer gratuitement la dernière version d Adobe Reader sur le site d'adobe Systems Inc. Il faut disposer au minimum de la version d Adobe Reader Récapitulatif Immatriculation ou inscription Modification Radiation Changement de forme juridique Société commerciale Oui Oui Oui Oui GIE et GEIE Oui Oui Oui Non Association d assurances mutuelles Oui Oui Oui Non Succursale d une personne morale Oui Oui Oui Non Succursale d une personne morale de droit étranger Oui Oui Oui Non Commerçant personne physique Oui Oui Oui Non Succursale d un commerçant personne physique Succursale luxembourgeoise d un commerçant personne physique établi à l étranger ASBL, fondation, société civile, établissement public, association d épargne-pension, association agricole. Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui Non RCSL G.I.E. Page 5 sur 11

6 3. Dynamisme Les formulaires de réquisition sont des formulaires PDF qui comportement des éléments dynamiques, dont le comportement est expliqué dans les chapitres suivants Champs auto-ajustables Tous les champs des formulaires sont auto-ajustables. La taille du champ est adaptée automatiquement au contenu jusqu à atteindre la taille maximale autorisée. Exemple : Si, pendant la saisie du texte, le champ devient trop petit pour recevoir la totalité des caractères, une barre de défilement apparaît sur la droite. Une fois que le focus est mis sur un autre champ, la taille du champ de saisie s ajuste automatiquement au contenu. Tous les champs ne peuvent recevoir qu un nombre limité de caractères, les champs auto-ajustables y compris Listes de choix Pour les champs où le contenu est restreint à un nombre limité de valeurs, les valeurs autorisées sont proposées sous forme d une liste déroulante. Exemple : Pour dérouler la liste, il faut cliquer sur la flèche qui se trouve à droite du champ. Il reste alors à faire défiler la liste et choisir la valeur adéquate. Une fois la liste déroulée, le fait de saisir au clavier une lettre positionne immédiatement le curseur sur la première valeur qui commence par cette lettre. Répéter cette même lettre positionne le curseur sur les valeurs suivantes. RCSL G.I.E. Page 6 sur 11

7 3.3. Rubriques cachées Seules les rubriques cochées en page de garde sont affichées dans le formulaire. Toutes les rubriques affichées sont à remplir. Pour «désactiver» une rubrique il faut décocher la case respective sur la page de garde. Exemple : Si uniquement la case Durée (sub.8) est cochée, seule la rubrique 8 sera affichée dans le formulaire Champs non modifiables Certains champs ne peuvent pas être modifiés dans le formulaire : Rubriques obligatoires Exemple : Certaines rubriques du formulaire d immatriculation étant obligatoires, les cases respectives sur la page de garde sont cochées d office. Elles ne peuvent pas être décochées. RCSL G.I.E. Page 7 sur 11

8 Rubriques interdites Exemple : Certaines cases du formulaire de modification ne peuvent pas être cochées si le dépôt ne contient pas de modification statutaire. La modification de la dénomination, de l objet et de la durée sont en effet toujours statutaires. Champ non applicable Exemple 1 : Le champ date de fin ne s applique pas pour une durée illimitée. Le champ est donc bloqué à la saisie. Par contre, le champ doit pouvoir être renseigné pour une durée déterminée. RCSL G.I.E. Page 8 sur 11

9 Exemple 2 : Tous les champs du mandataire sont bloqués à la saisie tant que l utilisateur n a pas déterminé l action à effectuer sur le mandataire (inscrire, modifier/compléter ou radier) Rubriques multiples Certaines rubriques sont à renseigner en plusieurs exemplaires. Exemple : La rubrique liquidateur est à dupliquer en autant d exemplaires qu il y a de personnes concernées. Pour ajouter une rubrique, il suffit de cliquer sur le bouton qui se trouve en bas de la rubrique à dupliquer. Pour ajouter plusieurs rubriques en une seule fois, il suffit de renseigner le nombre de rubriques à ajouter dans le champ situé juste à droite du bouton avant de cliquer sur ce dernier. RCSL G.I.E. Page 9 sur 11

10 Pour supprimer une rubrique du formulaire, il suffit de cliquer sur le bouton de la rubrique concernée. qui se trouve en haut RCSL G.I.E. Page 10 sur 11

11 4. Contacts Helpdesk du RCS Tél : (+352) Fax : (+352) helpdesk@rcsl.lu Jours d'ouverture du lundi au vendredi Heures d'ouverture de 8h00 à 17h30 RCSL G.I.E. Page 11 sur 11