CODE ÉTHIQUE Nouvelle édition 2013

Transcription

1 CODE ÉTHIQUE Nouvelle édition 2013

2 Message du Président FÉVRIER 2009 Le Groupe Tarkett est le leader mondial en matière de solutions innovantes pour les revêtements de sols et les surfaces sportives à destination des architectes, maîtres d oeuvre, gestionnaires d infrastructures, distributeurs et détaillants dans le respect de l environnement. Avec l ensemble des membres du Comité Exécutif, nous définissons notre engagement éthique à partir de 5 valeurs : attitude positive vis-à-vis du client esprit d équipe responsabilisation et sens du résultat respect et intégrité engagement envers l environnement Pour avoir un impact significatif, ces valeurs éthiques doivent être exprimées au travers d un certain nombre de principes qui motivent et guident nos actions au quotidien. L un des principaux actifs d une société est sa réputation et sa crédibilité, sur la base de principes éthiques forts. Le but de ce Code Ethique est d assurer le développement du Groupe Tarkett en conformité avec ces principes. Ce Code Ethique couvre un grand nombre de pratiques d affaires et de procédures. Il ne peut pas répondre à toutes les situations mais il définit les principes de base qui guident les collaborateurs du Groupe Tarkett, ainsi que les principes minimums qui ne doivent pas être enfreints. Sur chaque site, le management est responsable de la diffusion et du respect de ces valeurs éthiques par tous les collaborateurs.

3 Principes généraux Le Groupe Tarkett doit se conformer à toutes les lois et réglementations en vigueur, en particulier dans les domaines de l environnement, de la concurrence et de l emploi. Si aucune loi, ni obligation n est applicable à une activité donnée, il convient de respecter a minima les principes d honnêteté et d impartialité. Tarkett s engage à développer ses activités dans le respect de principes communs qui expriment clairement ses valeurs éthiques et sa responsabilité. Tarkett est en particulier responsable vis à vis de ses : Clients Collaborateurs Fournisseurs et partenaires Communautés En respectant les obligations contractuelles tout en visant le dépassement de leurs attentes. En s engageant à respecter les personnes, éviter toute forme de discrimination, et promouvoir la santé et la sécurité sur le lieu de travail, dans le respect des lois et règlements en vigueur localement. En se conformant à des conditions contractuelles claires. Le Groupe Tarkett attend d eux qu ils se conforment aux principes et comportements figurant dans ce Code Ethique. Le Groupe Tarkett fonctionne conformément aux lois et aux règlements en vigueur localement, et s engage à protéger l environnement.

4 Mise en application Le Groupe Tarkett attache la plus haute importante à l intégrité de l Entreprise et de chacun de ses dirigeants, managers, collaborateurs et représentants. Tous les dirigeants, managers, collaborateurs et tous les représentants, notamment les agents, les consultants, les fournisseurs et tout autre cocontractant du Groupe Tarkett sont responsables du respect de toutes les lois et règlements en vigueur dans chaque pays où le Groupe intervient et doivent connaître et se conformer au Code Ethique et aux autres politiques du Groupe. Tout manquement à la loi, à ce Code ou aux autres politiques du Groupe pourra faire l objet d une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu à la rupture du contrat. Les managers doivent s assurer que leurs politiques et pratiques sont cohérentes avec le présent Code. Toute question concernant l éthique doit être soulevée auprès des managers ou de toute autre personne habilitée (départements audit interne et ressources humaines). Votre activité ou pays peut s appuyer sur des principes ou pratiques qui s avèrent plus exigeantes que celles énoncées dans le présent Code ; il pourrait en être de même pour une loi locale. Quelle que soit la situation, vous devez vous conformer au principe, pratique ou réglementation la plus exigeante. Vous devez considérer le présent Code comme une référence, ou comme une exigence minimale, que vous devez toujours respecter sauf si cela devait vous conduire à enfreindre la loi locale. Si cette situation devait se produire, veuillez contacter votre hiérarchie ou une personne du département juridique.

5 Comportement individuel Concurrence Le Groupe Tarkett cherche à être plus performant que ses concurrents dans un esprit d équité et d honnêteté. Notre avantage compétitif repose sur une meilleure performance, jamais sur des pratiques non éthiques ou illégales. Chaque dirigeant et collaborateur doit tout mettre en oeuvre pour respecter les droits des clients, fournisseurs et concurrents du Groupe Tarkett et agir de façon honnête avec eux. Une concurrence honnête Les règles et lois en matière de concurrence interdisent toute entente, accord, projet, arrangement ou procédé préalable écrit ou non écrit entre concurrents concernant les prix, les territoires, les parts de marché ou les clients. En conséquence, les dirigeants et collaborateurs du Groupe Tarkett ont l interdiction formelle de passer de tels accords ou ententes avec des concurrents du Groupe Tarkett. Il est interdit de verser directement ou indirectement des avantages en liquide, en nature ou autre (en particulier des marchandises, services, loisirs ou voyages personnels) à tout représentant d un client, dans le but d obtenir un contrat ou tout autre avantage commercial ou financier, sauf si ces cadeaux ont une valeur raisonnable (moins de 100 ) ou sont approuvés par une personne désignée par un membre du Comité Exécutif. Choix des fournisseurs et des prestataires de services Le choix des fournisseurs et des prestataires de services du Groupe Tarkett doit tenir compte de la qualité, des besoins, des performances et des coûts. Lors des négociations avec les fournisseurs et les prestataires de services, il est de la responsabilité de chaque dirigeant et collaborateur du Groupe Tarkett de défendre au mieux les intérêts du

6 Conflit d intérêt Groupe dans le respect de la loi et d obtenir les meilleures conditions, au-delà de tout favoritisme découlant d éventuels liens d amitiés ou de critères discriminatoires formellement interdits par ce Code. Il est également interdit d accepter de fournisseurs tout cadeau ou avantage de quelque forme que ce soit (en particulier, somme d argent, marchandises, services, loisirs ou voyages personnels) sauf si ces cadeaux ou avantages sont d une valeur raisonnable (100 ou moins), ou bien s il s agit d un évènement multi-clients/fournisseurs dont la participation a été préalablement approuvée par une personne désignée par un des membres du Comité Exécutif. Consultants et autres prestataires de services Tous les accords passés entre le Groupe Tarkett et ses agents, représentants, consultants ou autres prestataires de services doivent contenir une liste précise des services attendus, les bases de calculs des prix et honoraires, et toutes autres conditions contractuelles. Tous les règlements seront assujettis aux services obtenus. Aucun agent, représentant ou consultant n a le droit d agir au nom du Groupe Tarkett sans mandat explicite émanant d un représentant dûment autorisé du Groupe Tarkett. Il existe un conflit d intérêt lorsqu un collaborateur ou un de ses proches peut bénéficier à titre personnel d une transaction impliquant une société du Groupe Tarkett ou lorsqu un collaborateur tente de privilégier une société ou un individu dans le cadre d une transaction dans laquelle il ou elle ou une personne proche ou amie a un intérêt financier. Pour éviter tout conflit d intérêt, tout collaborateur employé de façon permanente ne peut ni avoir ni : acquérir des parts d un concurrent, fournisseur ou client sans un accord préalable signé du Président du Groupe Tarkett, créer un partenariat avec des sociétés dans lequel lui ou un proche possède un intérêt significatif, recruter des membres de sa famille ou de la famille de son conjoint (jusqu au 3 ème degré de parenté). Si un membre de la famille du manager postule pour un poste dans le cadre d un processus de recrutement organisé par le Groupe, ledit manager ne devra pas être impliqué dans le recrutement.

7 Conservation des biens et informations La protection des actifs du Groupe Tarkett est de la responsabilité de tous les administrateurs, dirigeants, collaborateurs et représentants de la Société. Nous devons utiliser et entretenir ces biens avec attention et respect afin d éviter tout gaspillage ou abus. Cela concerne non seulement les biens physiques, machines et stocks, mais également les autres biens corporels, les titres et liquidités, voitures de société, mobiliers, fournitures de bureaux et outils informatiques. Sont également concernés les biens incorporels, logiciels, brevets, marques, droits d auteurs et savoir faire. Les collaborateurs doivent : utiliser les biens de la Société dans le respect des politiques et procédures de la Société, respecter les programmes de sécurité qui permettent de prévenir toute utilisation non autorisée ou vol, et respecter tous les règlements ou accords contractuels qui leur sont applicables, protéger des risques de divulgation ou de mauvais usage toutes les informations confidentielles appartenant à la Société, produits non commercialisés, informations commerciales et financières, projets d acquisition et de cession, données techniques, positionnement concurrentiel, stratégies, données clients, coûts produits et prix de vente..., prendre les mesures nécessaires pour protéger tous les mots de passe et codes d identification afin d éviter tout accès non autorisé aux systèmes informatiques de la Société, de façon plus générale, utiliser les nouvelles technologies informatique et de communication en respectant les règles inscrites dans la Politique de Sécurité Informatique (Section 1 utilisation autorisée), et en cas de départ du Groupe Tarkett pour quelques raisons que ce soit (départ en retraite, fin de contrat ou pour toute autre raison) restituer au Département des Ressources Humaines tous les documents et données contenant des informations confidentielles, sans garder ni copies ni matériels en sa possession. Véracité des comptes, registres et données Tous les actifs, passifs, dépenses et autres transactions concernant toutes les sociétés du Groupe Tarkett doivent être enregistrés dans les livres et les comptes de ces sociétés et être gérés fidèlement et avec exactitude dans le respect des principes, règles et lois applicables en matière comptable. Les procédures d archivage doivent être clairement définies et respectées. Aucun fond secret ou actif non enregistré des sociétés ou des filiales du Groupe Tarkett ne doit être créé ou maintenu pour quelle que raison que ce soit. Les documents concernant des transactions commerciales ou financières doivent refléter fidèlement lesdites transactions. Aucun paiement ne doit être approuvé ou effectué si tout ou partie d un tel paiement est destiné à des fins autres que celles décrites dans les documents relatifs à ce paiement. Aucune écriture fausse ou fictive ne doit être passée dans les livres et enregistrements de Tarkett ou de ses filiales. Les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique au sein du Groupe Tarkett, doivent s assurer que les rapports, comptes-rendus et informations qu ils utilisent ou communiquent, permettent au Groupe Tarkett de donner des informations complètes, correctes, précises dans les délais impartis dans tout rapport, document et autre communication publique.