Politique de commandite et d appui aux partenaires et organismes communautaires

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1 Politique de commandite et d appui aux partenaires et organismes communautaires , BOUL. DES FORGES, C.P. 500, TROIS-RIVIÈRES (QC) G9A 5H7

2 Politique de commandite et d appui aux partenaires et organismes communautaires 1. Notre rôle social En sa qualité d'entreprise citoyenne, le Centre de l activité physique et sportive Léopold-Gagnon de l UQTR (CAPS) répond à des demandes d'organismes qui comptent, en tout ou en partie, sur les dons du public pour mener leurs activités. Le CAPS souhaite soutenir les initiatives qui permettent de maintenir et d'accroître des liens avec le milieu, de valoriser le développement d un mode de vie sain et actif tout en faisant connaître ses activités, produits et services. Comme le nombre de demandes est élevé et que le CAPS ne peut malheureusement répondre à l'ensemble de celles-ci, nous nous sommes dotés d'une politique afin d'encadrer la sélection et la gestion de ses commandites. 2. Mission et valeurs du CAPS La mission du CAPS consiste à : Inciter la communauté universitaire et la clientèle hors campus à adopter un mode de vie sain et actif tout en collaborant avec ses partenaires au développement de l excellence sportive et des activités d enseignement de l UQTR. Le CAPS se développe autour de quatre valeurs phares : Convivialité : Offrir une atmosphère accueillante envers les usagers, et ce, quel que soit le service. Expertise : Connaissances et compétences des kinésiologues reconnues dans le domaine de l activité physique et sportive. Accessibilité : Accès des populations spéciales à l expertise, aux programmes et aux installations du CAPS. Mieux-être : Contribution au mieux-être de la population par l incitation à la pratique régulière de l activité physique et sportive ainsi qu à l adoption de saines habitudes de vie. 3. Budget L enveloppe budgétaire des commandites est établie annuellement suite à l analyse des états financiers du service de l activité physique et sportive de l UQTR.

3 4. Admissibilité Le CAPS accepte les demandes émanant : D organisme caritatif; D organisme sans but lucratif; D entreprise dûment enregistrée au Québec. Votre projet doit : Être en lien avec la mission et les valeurs du CAPS; Remplir minimalement deux critères identifiés dans la section : Créneaux de commandites; Servir l'intérêt de la communauté; Provenir d un organisme évoluant dans la grande région métropolitaine de Trois- Rivières; Et obligatoirement offrir une possibilité d échange de visibilité. 5. Créneaux de commandites Plusieurs causes sociales et humanitaires requièrent le support et la générosité d'entreprise citoyenne comme le CAPS. Nous avons donc décidé de nous doter de critères de sélection pour les demandes issues d'organismes sans but lucratif œuvrant dans les secteurs suivants. Il est à noter que les projets sélectionnés doivent obligatoirement remplir minimalement deux critères. Voici les critères des différents secteurs favorisés par le CAPS. Le sport : Favoriser le développement du sport amateur par la promotion d initiative, projets et/ou événements qui favorisent la pratique sportive multidisciplinaire; Soutenir des organismes et des événements qui favorisent la pratique d activités sportives et de saines habitudes de vie chez la population; Favoriser la pratique sportive auprès des personnes à limitation physique ou intellectuelle en vue d améliorer leur qualité de vie; Soutenir certaines activités sportives qui ont un intérêt commercial ou social pour l entreprise. La jeunesse : Soutenir les organismes qui présentent des activités/projets destinés aux jeunes de moins de 18 ans; Soutenir les organismes et les événements qui favorisent la pratique d activités sportives et de saines habitudes chez les jeunes.

4 La santé : Les commandites dans le domaine de la santé sont limitées aux campagnes majeures de financement. La solidarité : Appuyer les organismes ou activités qui soutiennent les personnes aux prises avec la maladie ou un handicap; Supporter les organismes ou activités qui luttent contre la pauvreté et les exclusions sociales. Les partenaires socio-économiques : Encourager le rapprochement du CAPS avec ses partenaires socio-économiques et d affaires. Favoriser les partenariats avec ses partenaires de la communauté universitaire. 6. Exclusion Toute demande incomplète sera rejetée ; Aucune commandite ne sera versée pour : Des voyages organisés ou des stages à l extérieur ; Des activités à but lucratif ; Des activités d'intégration, de finissants ou de diplômés ; Un organisme ou un projet voué à une cause politique ou religieuse; Un organisme dont la situation financière est préoccupante ; Un organisme qui soutient une seule personne ou la réalisation d un projet personnel 7. Attribution des commandites En ce qui a trait à l attribution des commandites, le CAPS vous invite à tenir compte des éléments suivants : Une seule entente de commandite est fournie à un même organisme ou événement sur une base annuelle ; Le renouvellement de la commandite n est pas automatique d année en année sauf s il y a entente à long terme; Le CAPS administre sa politique de commandite le plus équitablement possible selon ses objectifs et budgets.

5 8. Processus de gestion des demandes de commandites Toute demande de dons et commandites doit d abord être présentée par écrit en remplissant le formulaire de commandites. Une fois le formulaire rempli et la demande soumise, le responsable des communications du CAPS fera une première analyse et formulera des recommandations d acceptation ou de refus en fonction de la présente politique. * Le CAPS se réserve le droit de refuser une demande même si l'organisme satisfait les critères. (Ex : si une demande est formulée à un moment de l'année où les budgets pour les commandites ont déjà été attribués). De plus, étant donné le nombre élevé de demandes reçues le CAPS n'a d'autre choix que de faire une sélection même parmi les dossiers éligibles. Traitement des dons et des commandites : Le processus de gestion des commandites comporte cinq étapes : réception de la demande, analyse et recommandation, négociation d'une entente, exploitation et évaluation des retombées. Réception de la demande : le responsable des communications du CAPS est le seul responsable du traitement des demandes des commandites. Tout autre service qui reçoit une demande doit l'acheminer dans les plus brefs délais au responsable des communications. Toute demande doit être acheminée sept jours ouvrables avant la date de l activité. Indiquer clairement le nom et la mission de l'organisme, la description de l'activité ou de l'événement pour lequel il sollicite la participation du CAPS, la nature de la contribution souhaitée (en produits), les dates et lieux de l'événement, ainsi que le nombre et le profil des personnes attendues ou des participants. * Seules les demandes de commandites faites par écrit et soumises via le Formulaire de commandites seront prises en considération. Les lettres ne seront pas traitées, et les individus et organismes qui contactent le responsable des communications par téléphone pour faire une demande seront référés à la section Politique de commandite et d appui aux partenaires et organismes communautaires du site internet du CAPS. Pour toutes autres questions concernant la politique de commandite et d appui aux partenaires et organismes communautaires vous pouvez contacter le CAPS par téléphone ou courriel en vous référant aux coordonnées du site internet du CAPS. Analyse et recommandation : l'analyse est réalisée par le responsable des communications du CAPS. Le responsable contacte, au besoin, l'organisme concerné pour compléter l'information reçue. Une fois cette première analyse complétée, le dossier est traité selon les paliers de décision mentionnés plus haut. Un courriel de refus ou d'acceptation, selon le cas, est ensuite envoyé à l'organisme demandeur. Le responsable des communications s'assure de répertorier et de documenter toutes les demandes qui lui sont présentées. Négociation d'une entente : toute contribution sous forme de commandites doit faire l'objet d'une lettre ou d'un protocole d'entente qui indique les responsabilités de chacune des parties. L'exploitation d'une commandite : l'exploitation est coordonnée par le responsable des communications du CAPS. Elle se traduit soit par des actions de publicité, des actions de

6 promotion de produits et de services, des actions relations publiques et de relations de presse, ou une combinaison de plusieurs de ces actions. L'évaluation des retombées : chaque commandite du CAPS fait l'objet d'un bilan par le responsable des communications du CAPS, ce dernier doit obtenir le rapport d'activités de l'organisme commandité, élaborer un bilan du partenariat et analyser la pertinence du renouvellement de l'association avec l'organisme demandeur. Le Centre de l activité physique et sportive Léopold-Gagnon de l UQTR 3351 boul. des Forges, C.P. 500, Trois-Rivières (QC) G9A 5H