Mon espace privé MSA, c est comme je veux, quand je veux

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1 vous accompagner Mon espace privé MSA, c est comme je veux, quand je veux Services en ligne - entreprises

2 Internet est omniprésent dans le quotidien de chacun. Aussi, la MSA vous propose un panel de services en ligne gratuit, qui vous permettent d effectuer de multiples démarches en toute sécurité, en toute simplicité, et en toute liberté 24h sur Vos démarches simplifiées et sécurisées Grâce à votre espace privé, vous gagnez du temps. Vous consultez les informations de vos salariés sans devoir les ressaisir et vous accédez à l historique de vos déclarations. Vous avez aussi la possibilité de partager des fi chiers avec votre MSA. Vos données sont confi dentielles et l accès à vos informations est sécurisé par un mot de passe. Une offre de services en ligne conçue pour vous Vous êtes employeur de main d œuvre, vous pouvez effectuer en ligne : - la Déclaration Préalable à l Embauche (DPAE), - le Titre Emploi Simplifi é Agricole (TESA), - la Déclaration de Salaire (DS), - la Déclaration Accident du travail / l attestation de salaires et les attestations de reprise de travail, - le Gestion des comptes de Téléréglement, - le Bordereau de Versement Mensuel (BVM). COMMENT CRÉER VOTRE ESPACE PRIVÉ? 1. Connectez-vous sur le site internet 2. Cliquez sur «inscription» situé dans le bloc de connexion. 3. Complétez le formulaire d inscription. 4. Recevez par courrier un code d accès provisoire à personnaliser lors de votre première connexion. 5. Accèdez à votre espace privé. 6. Pensez à compléter votre question secrète. En cas d oubli, elle vous permettra d activer un nouveau mot de passe.

3 LA DÉCLARATION PRÉALABLE À L EMBAUCHE (DPAE) En tant qu employeur, vous devez déclarer à votre MSA chaque nouveau salarié embauché. Cette Déclaration Préalable à l Embauche est obligatoire. Les employeurs qui utilisent le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA) remplissent cette obligation directement au moyen du formulaire ou du service en ligne TESA. La Déclaration Prélable à l Embauche vous permet de réaliser : - la demande d immatriculation du salarié ; - la déclaration au service de santé au travail (également appelé «médecine du travail») ; - la demande d affi liation de l employeur au régime d assurance chômage ; - la demande d affi liation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à AGRICA retraite AGIRC ; - la demande des exonérations de cotisations patronales pour l emploi d un travailleur occasionnel ; - la demande pour bénéfi cier de certaines mesures pour l emploi. La DPAE pour les Contrat à Durée Déterminée (CDD) Il existe une DPAE spécifi que pour l embauche de salariés en CDD à temps plein. La DPAE-CDD vous permet de réaliser en même temps la DPAE et le contrat de travail de votre salarié. Effectuer votre déclaration La DPAE et DPAE-CDD s effectuent par Internet depuis «Mon espace privé MSA». Cette déclaration est réalisée avant la mise au travail du salarié. Elle est adressée au plus tôt huit jours avant la date prévisible d embauche et au plus tard : - dans les instants qui précèdent l embauche, par Internet ou télécopie, - le dernier jour ouvrable avant l embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception. Les documents à remettre au salarié Lors de l embauche, vous devez fournir au salarié soit une copie de la Déclaration Préalable à l Embauche, soit une copie de l accusé de réception adressé par votre MSA. Vous pouvez aussi choisir d insérer dans le contrat de travail la mention de l organisme destinataire de la déclaration (MSA). Déclarer ses salariés, c est aussi sécuriser son activité La déclaration d embauche est une garantie de sécurité pour vous et pour votre salarié. Les risques encourus en cas de non déclaration ou de non vérifi cation, d oublis ou d erreurs peuvent engager votre responsabilité. Vous devez donc effectuer correctement toutes les formalités. ATTENTION Si vous embauchez des travailleurs étrangers, vous devez vérifi er que le salarié a le droit de travailler. Assurez vous qu il est en situation régulière au regard de la législation sur les titres de séjour et de travail des étrangers en France, et transmettez les justifi catifs à la MSA. Les documents présentés peuvent être vérifi és par votre MSA par accès direct au Fichier National des Etrangers. 3

4 LE TITRE EMPLOI SIMPLIFIÉ AGRICOLE (TESA) Vous êtes employeur agricole et vous embauchez régulièrement des salariés sur de courtes périodes. Pour vous aider à sécuriser votre activité, respecter vos obligations et simplifier vos démarches, la MSA a créé pour vous le service en ligne TESA. Vous pouvez l utiliser quel que soit votre secteur d activité professionnelle et votre effectif salarié. Vos démarches TESA s effectuent exclusivement par Internet si : - vous faites partie d un groupement d employeurs ou vous êtes membre d un groupement d employeurs de remplacement ; - vous êtes soumis au paiement mensuel de vos cotisations et contributions sociales ou lorsque que celles-ci dépassent un plafond défi ni par la loi. Vous avez confi é votre comptabilité à un centre de gestion ou à un cabinet d expertise comptable. Lui aussi peut profi ter des avantages du TESA en ligne. La nature des contrats Le TESA est adapté aux contrats à durée déterminée (CDD) qui n excédent pas trois mois : - pour un emploi saisonnier ou un accroissement temporaire d activité ; - pour remplacer un salarié absent, le chef d exploitation ou d entreprise, un aide familial ou un associé d exploitation. La rémunération brute de votre salarié ne doit pas dépasser le montant du plafond de sécurité sociale, sauf si vous optez pour le TESA en ligne. Les plus du TESA en ligne Une vraie plus-value : en utilisant le TESA en ligne, vous pouvez déclarer des salariés dont la rémunération peut atteindre jusqu à 3 fois le plafond de la sécurité sociale. Du temps gagné : les informations sur vos salariés déclarés sont conservées. Vous facilitez votre saisie en cas de nouvelle embauche de ces mêmes salariés. Des démarches simplifiées : vous disposez d un registre unique du personnel consultable à tout moment. Vous pouvez intervenir sur ce registre et modifi er les informations saisies. Un accompagnement personnalisé : des informations et des aides en ligne vous guident lors de votre saisie. LE TESA, 11 FORMALITÉS Avec le TESA, vous effectuez en une fois : 6 formalités liées à l embauche de votre salarié : la déclaration préalable à l embauche, l inscription sur le registre unique du personnel, le contrat de travail, la demande de bénéfice des exonérations de cotisations patronales pour l emploi d un travailleur occasionnel, le signalement au service de santé au travail, l immatriculation du salarié. 5 formalités à l issue de la relation de travail : le bulletin de paie, l attestation Pôle emploi, la déclaration trimestrielle des salaires, la conservation du double du bulletin de paie, la déclaration annuelle des salaires à réaliser auprès des services fiscaux. 4

5 LA DÉCLARATION DE SALAIRES (DS) Vous êtes responsable d une entreprise agricole de moins de 80 salariés? Vous travaillez dans un centre de gestion et vous avez des clients relevant du régime agricole? Tous les trimestres, vous déclarez les salaires de l ensemble de vos salariés. A partir de ces informations, la MSA calcule vos cotisations. Les plus de la DS en ligne Avec la Déclaration de Salaires en ligne, accédez à de nombreuses fonctionnalités pour simplifi er vos démarches. Vous pouvez : - saisir ou modifi er pour chaque salarié des éléments de rémunération ; - rajouter des salariés ; - modifi er le contrat de travail d un salarié ou la situation d un élève ; - saisir des assiettes entreprise ; - visualiser la déclaration avant et après envoi. Les bénéfices de la DS en ligne Gain de temps : vos données sont préremplies. Sécurité : vos données transmises sont sécurisées et confi dentielles. Vous recevez un mail de confi rmation de la réception de votre déclaration. Souplesse : vous pouvez saisir ou modifi er la Déclaration de Salaires tant qu elle n a pas fait l objet d une émission de cotisations. Vous pouvez rechercher une Déclaration de Salaires déjà facturée. L échange de données sécurisées depuis votre logiciel de paye Avec le service d échange de fi chiers DS, vous transmettez automatiquement le fi chier de Déclaration de Salaires généré par votre logiciel de paye*. Vous pouvez utiliser ce service quel que soit l effectif de votre entreprise. (* Sous réserve de compatibilité de votre logiciel de paye au protocole DS MSA.) Une gestion simplifiée et en toute sécurité - Les données sont exportées depuis votre logiciel de paye ; vous n avez plus de saisie. - La transmission est protégée ; toutes vos connexions sont cryptées. - Un contrôle de cohérence vérifi e la conformité de votre fi chier. - Vous pouvez télécharger des fi chiers jusqu à 20 mégas. - Vous suivez l historique de vos fi chiers DS sur les 6 derniers mois. BON A SAVOIR Centres de gestion, cabinets comptables, en vous connectant à votre espace privé MSA, vous profi tez d une navigation simplifi ée dans les dossiers clients que vous avez en procuration. 5

6 LA DÉCLARATION ACCIDENT DU TRAVAIL SALARIÉ / ATTESTATION DE SALAIRES ET DE REPRISE DE TRAVAIL En cas d accident du travail ou de trajet, un salarié a 24 heures pour avertir son employeur. Celui-ci doit déclarer l accident à la MSA dans les 48 heures après l accident. Quelques rappels Quelle qu en soit la cause, un accident du travail survient par le fait ou à l occasion du travail : il faut que l accident entraîne une lésion physique ou un choc émotionnel ne laissant pas de trace extérieure. Un accident de trajet survient entre le lieu de travail et la résidence principale ou encore le lieu où le salarié prend habituellement ses repas. Le parcours ne doit pas être interrompu ou détourné pour des motifs personnels. Le rôle de l employeur Il doit : - compléter et adresser à la MSA une déclaration d accident de travail ; - remettre au salarié une feuille d accident du travail qui lui permet de bénéfi cier des soins sans faire l avance des frais ; - adresser à la MSA une attestation de salaire pour accident du travail si l accident entraîne l arrêt de travail du salarié ; - le moment venu, adresser à la MSA une attestation de reprise de travail. La déclaration d accident, un service en ligne Vous pouvez effectuer la déclaration d accident sur le site internet de votre MSA, en vous connectant à votre espace privé. En ligne, vous pourrez : - déclarer un accident du travail ; - effectuer une attestation de salaire ; - effectuer une attestation de reprise du travail ; - émettre des réserves sur un accident du travail déclaré. 6

7 LE TÉLÉREGLEMENT DES FACTURES Le service en ligne «Télérèglement des factures» permet de régler rapidement et simplement les factures de cotisations personnelles et/ou sur salaires. Ainsi, vous n avez plus de chèques à envoyer. Les conditions à remplir Pour utiliser ce service vous devez : - avoir désigné à la MSA au moins un compte bancaire (possibilité d enregistrer jusqu à 3 comptes bancaires) en utilisant le service sécurisé Gestion Compte(s) Télérèglement, - avoir reçu un bordereau d appel de cotisation (facture). ATTENTION Lorsque vous utilisez le télérèglement, le montant réglé correspond à la totalité de la facture. Vous avez jusqu à 12h le jour de la date limite de paiement pour télérégler. A NOTER - Vous pouvez effectuer le paiement de vos factures à réception sachant que le compte bancaire désigné sera prélevé uniquement le jour de la date limite de paiement de la facture. - Un certifi cat d ordre de paiement est disponible au format PDF. Il peut être visualisé et/ou imprimé LE BORDEREAU DE VERSEMENT MENSUEL Les conditions à remplir Pour bénéfi cier de ce service, vous devez : - être employeur de main d oeuvre agricole ou effectuer les déclarations par Internet pour le compte d un employeur de main d œuvre agricole (mandataire), - avoir déclaré le compte à prélever en utilisant le service sécurisé «Gestion Compte(s) Télérèglement» sur le site Internet de votre MSA (compter une semaine pour l enregistrement de votre compte). - être mensualisé pour le paiement des cotisations. Les entreprises de moins de 10 salariés doivent effectuer une demande de mensualisation auprès de leur MSA avant de pouvoir utiliser le service. CHAQUE MOIS, VOUS AVEZ JUSQU A 12H LE JOUR DE LA DATE LIMITE DE PAIEMENT, POUR : - saisir, envoyer et télérégler votre déclaration ; - conserver la déclaration pour l envoyer plus tard ; - supprimer, modifier, envoyer et télérégler une déclaration conservée - imprimer votre déclaration après son envoi ; - consulter l historique de vos déclarations en ligne. 7

8 Mon espace privé MSA 100 % de réactivité (pas de délais postaux, pas d envoi de papier) 100 % de sécurité (accusé de réception, preuve de la déclaration) Pour vous offrir la meilleure qualité de service et simplifier vos démarches, la MSA développe une gamme de services en ligne adaptés à vos besoins. Besoin d aide? contactez votre conseiller en protection sociale ou l assistance internet au MSA de Picardie - Service communication - Septembre Crédit photos : CCMSA, fotolia.com