LOCATION ET MAINTENANCE DU PARC DE 19 PHOTOCOPIEURS CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (C.C.T.P.)

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1 LOCATION ET MAINTENANCE DU PARC DE 9 PHOTOCOPIEURS Procédure adaptée passée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (C.C.T.P.) Route de Widehem 6276 CAMIERS C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 /6

2 SOMMAIRE Article : Généralités Article 2 : Besoins fonctionnels des photocopieurs par service Article 3 : Gestion des copies et description du module de comptage Article 4 : Carnet de bord Article 5 : Maintenance Article 6 : Sécurité et garantie Article 7 : Modalités de livraison Article 8 : Documentation Article 9 : Formation C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 2/6

3 PREAMBULE : Chaque candidat devra obligatoirement compléter les tableaux annexés au présent document, l absence de réponse pourra entraîner la nullité de l offre. ARTICLE GENERALITES Présentation du besoin global L objet du marché est la fourniture par location simple, l entretien préventif et curatif de 9 photocopieurs numériques neufs à usage professionnel dont les caractéristiques principales doivent permettre de répondre aux besoins des services de l de CAMIERS. Cette prestation sera réalisée par un seul opérateur économique et exécutée à compter de la notification du marché. La mise en service de toutes les machines devra être effective au plus tard le er octobre 205. La durée de ce marché est de 5 ans fermes (60 mois) à compter de la date de mise en service des machines. ARTICLE 2 BESOINS FONCTIONNELS DES PHOTOCOPIEURS PAR SERVICE L implantation des photocopieurs sera réalisée sur le site de l Institut Départemental Albert Calmette et sur les sites décentralisés à savoir : Caractéristiques des photocopieurs pour les différents services : - 2- (3 photocopieurs multifonctions) Direction, Direction des Ressources Humaines, Direction des Services Economiques. 3 x photocopieurs multifonctions Couleur A4/A3, Imprimante, Scanner, Serveur de documents, Fax Vitesse minimum requise 4ppm noir & blanc et couleur Large écran tactile couleur avec prévisualisation sous forme de vignettes Capacité papier énoncé dans les tableaux annexes Impression haute qualité Vitesse de scan de 50 images par minute en n&b et couleur Système permettant l'intégration des applications clients les rendant accessibles à partir du panneau de commandes du système d'impression C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 3/6

4 Multifonctions permettant l ouverture de processus de numérisation simplifié sur des logiciels de Gestion électronique de documents libre d éditeurs. Général Vitesse de production minimum couleur ppm (A4): 4ppm (voir vitesse ci-dessus) Vitesse de production minimum N&B ppm (A4): 4 (voir vitesse ci-dessus) Format papier: min.-max.: A5R - A3W Grammage papier (g/m2): Préchauffage (sec.): 30 maximum Mémoire globale min (Mo): 4 Go Disque dur: en standard, capacité 300Go minimum Recto verso: en standard Caractéristiques du secteur - courant alternatif local calibré (Hz): V, 50 / 60Hz Copieur Format originaux (max.): A3 Tri électronique en standard Copie continue (max. copies): 999 Résolution du scan N&B (dpi): 600 x 600 min. Résolution du scan couleur (dpi): 600 x 600 min. Plage de zoom (%): Chargeur d originaux (feuilles): 00 min. recto/verso automatique - Photocopie à l unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits. - Formats des originaux A4, A3 et A4R - Format des copies A4 et A3 et A4R - Tri et assemblage des copies - Tirages de dossiers en plusieurs exemplaires - Agrandissement et réduction manuelle des originaux - Reproduction en noir d originaux pouvant comporter différentes couleurs - Reproduction en couleur d originaux pouvant comporter différentes couleurs - Réalisation de copies sur supports transparents pour la rétro projection - Sortie de copie en recto verso - Comptabilisation des copies par service utilisateur - Connexion au réseau informatique de l établissement - Fonction impression depuis un poste informatique intégrant le système de comptage -Maintien en bon état de fonctionnement par maintenance préventive et curative - Management à distance par internet Explorer - Impression sécurisée par mot de passe - Fonction Scan to-mail - Agrafages en ou 2 points, pliage mode livret. - Module Fax - Disques durs 300Go minimum - Drivers machine disponibles et certifié pour système Windows serveur R2, Windows X P, Vista, 7 et 8, Unix, AIX C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 4/6

5 - la fonction imprimante : l appareil devra parler les langages d impression les plus courants (PCL 5 ou 6, Postscript 2 ou 3). Le fournisseur devra indiquer les dialectes et variantes de ces langages normalisés. - Connexion : l appareil devra être connectable à un réseau Ethernet employant des protocoles réseaux courants. - Compatibilité certifiée Citrix - Gestion du wifi en mode infrastructure ou point d accès. - Outil d impression ou de numérisation mobile Androïd ou ios - Niveau sonore des machines : le candidat devra préciser le niveau sonore des machines en mode opératoire et en mode veille. - Economie d énergie Respect de l environnement : le candidat devra préciser la consommation électrique des machines en mode opératoire et en mode veille, développer dans votre offre les moyens de paramétrage pour une utilisation économique intelligente des multifonctions - Joindre obligatoirement fiche technique du matériel proposé (2 photocopieurs multifonctions) Service pédopsychiatrie er étage, Accueil Admissions 2 x photocopieurs multifonctions Noir & Blanc A4/A3, Imprimante, Scanner, Serveur de documents, Fax Vitesse minimum requise 26 ppm noir & blanc Large écran tactile couleur Capacité papier énoncé dans les tableaux annexes Impression haute qualité Vitesse de scan de 50 images par minute en n&b et couleur système permettant l'intégration des applications clients les rendant accessibles à partir du panneau de commandes du système d'impression Multifonctions permettant l ouverture de processus de numérisation simplifié sur des logiciels de Gestion électronique de documents libre d éditeurs. Général Vitesse de production minimum couleur ppm (A4): 26ppm (voir vitesse ci-dessus) Vitesse de production minimum N&B ppm (A4): 26 (voir vitesse ci-dessus) Format papier: min.-max.: A5R - A3W Grammage papier (g/m2): Préchauffage (sec.): 30 maximum Mémoire globale min (Mo): 2 Go Disque dur: en standard, capacité 60Go minimum Recto verso: en standard Caractéristiques du secteur - courant alternatif local calibré (Hz): V, 50 / 60Hz Copieur Format originaux (max.): A3 C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 5/6

6 Tri électronique en standard Copie continue (max. copies): 999 Résolution du scan N&B (dpi): 600 x 600 min. Résolution du scan couleur (dpi): 600 x 600 min. Plage de zoom (%): Chargeur d originaux (feuilles): 00 min. recto/verso automatique - Photocopie à l unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits. - Formats des originaux A4, A3 et A4R - Format des copies A4 et A3 et A4R - Tri et assemblage des copies - Tirages de dossiers en plusieurs exemplaires - Agrandissement et réduction manuelle des originaux - Réalisation de copies sur supports transparents pour la rétro projection - Sortie de copie en recto verso - Comptabilisation des copies par service utilisateur - Connexion au réseau informatique de l établissement - Fonction impression depuis un poste informatique intégrant le système de comptage -Maintien en bon état de fonctionnement par maintenance préventive et curative - Management à distance par internet Explorer - Impression sécurisée par mot de passe - Fonction scan to-mail - Agrafages en ou 2 points, pliage mode livret. - Module Fax - Disques durs 60 Go minimum - Drivers machine disponibles et certifié pour système Windows serveur R2, Windows X P, Vista, 7 et 8, Unix, AIX - la fonction imprimante : l appareil devra parler les langages d impression les plus courants (PCL 5 ou 6). Le fournisseur devra indiquer les dialectes et variantes de ces langages normalisés. - Connexion : l appareil devra être connectable à un réseau Ethernet employant des protocoles réseaux courants. - Compatibilité certifiée Citrix - Niveau sonore des machines : le candidat devra préciser le niveau sonore des machines en mode opératoire et en mode veille. - Economie d énergie Respect de l environnement : le candidat devra préciser la consommation électrique des machines en mode opératoire et en mode veille, développer dans votre offre les moyens de paramétrage pour une utilisation économique intelligente des multifonctions - Joindre obligatoirement fiche technique du matériel proposé. C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 6/6

7 - 2-3 (8 photocopieurs multifonctions) Services EHPAD, IME, MAS, SAAS, Pédopsychiatrie R-de-C, Coordination des Soins, Restauration, Pharmacie. + Sites décentralisés (6 photocopieurs multifonctions) Hôpital de Jour - CMP 25 b, rue du 9 mars Auchy-les-Hesdin Hôpital de Jour - CMP 7 rue Gabriel Péri Berck-sur-Mer Centre Médico-Psychologique 63 rue du Chemin Vert Boulogne-sur-mer Hôpital de Jour 8 Rue de Maquétra Saint-Martin les Boulogne Centre Médico-Psychologique 20 rue Carnot Le Portel Centre Médico-Psychologique 40 avenue du Mont Levin Etaples-sur-Mer C.C.T.P. Location et maintenance de photocopieurs du 2/06/205 7/6

8 Général Vitesse de production minimum couleur ppm (A4): 23ppm (voir vitesse ci-dessus) Vitesse de production minimum N&B ppm (A4): 23 (voir vitesse ci-dessus) Format papier: min.-max.: A5R - A3W Grammage papier (g/m2): Préchauffage (sec.): 20 maximum Mémoire globale min (Mo): 4 Go Disque dur: en standard, capacité 300Go minimum Recto verso: en standard Caractéristiques du secteur - courant alternatif local calibré (Hz): V, 50 / 60Hz Copieur Format originaux (max.): A3 Tri électronique en standard Copie continue (max. copies): 999 Résolution du scan N&B (dpi): 600 x 600 min. Résolution du scan couleur (dpi): 600 x 600 min. Plage de zoom (%): Chargeur d originaux (feuilles): 00 min. recto/verso automatique - Photocopie à l unité ou en nombre de documents imprimés ou manuscrits. - Formats des originaux A4, A3 et A4R - Format des copies A4 et A3 et A4R - Tri et assemblage des copies - Tirages de dossiers en plusieurs exemplaires - Agrandissement et réduction manuelle des originaux - Reproduction en noir d originaux pouvant comporter différentes couleurs - Reproduction en couleur d originaux pouvant comporter différentes couleurs - Réalisation de copies sur supports transparents pour la rétro projection - Sortie de copie en recto verso - Comptabilisation des copies par service utilisateur - Connexion au réseau informatique de l établissement - Fonction impression depuis un poste informatique intégrant le système de comptage -Maintien en bon état de fonctionnement par maintenance préventive et curative - Management à distance par internet Explorer - Impression sécurisée par mot de passe - Fonction mail - Module Fax - Disques durs 300Go minimum - Drivers machine disponibles et certifié pour système Windows serveur R2, Windows X P, Vista, 7 et 8, Unix, AIX - la fonction imprimante : l appareil devra parler les langages d impression les plus courants (PCL 5 ou 6). Le fournisseur devra indiquer les dialectes et variantes de ces langages normalisés. CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 8

9 - Connexion : l appareil devra être connectable à un réseau Ethernet employant des protocoles réseaux courants. - Compatibilité certifiée Citrix - Niveau sonore des machines : le candidat devra préciser le niveau sonore des machines en mode opératoire et en mode veille. - Economie d énergie Respect de l environnement : le candidat devra préciser la consommation électrique des machines en mode opératoire et en mode veille, développer dans votre offre les moyens de paramétrage pour une utilisation - Joindre obligatoirement fiche technique du matériel proposé. CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 9

10 CARACTERISTIQUES PRECONISEES POUR LES NOUVEAUX PHOTOCOPIEURS EN NOIR ET BLANC ET COULEUR : - Fonctionnalité mode tandem entre le multifonction du service DRH et DSE. - Meuble support pour tous les matériels - Agrafes fournies. - Prise en charge de l enlèvement d anciennes machines nous appartenant. - Mise en place d un outil logiciel permettant l administration des multifonctions sur une interface unique centralisée (Contrôle d accès et gestion des droits centralisée, Comptabilisation des travaux et analyses statistiques, Responsabilisations des utilisateurs, authentification par serveur LDAP et Active Directory) CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 0

11 ARTICLE 3 GESTION DES COPIES ET DESCRIPTION DU MODULE DE COMPTAGE Gestion des copies Il est souhaité un coût copie par machine, calculé sur la base de l estimation annuelle donnée pour chaque machine, avec une facturation trimestrielle à terme échu, sur la base d un relevé du compteur Module de comptage Il est souhaité un système de comptage simple et fonctionnel qui puisse permettre un décompte des copies par service utilisateur (fonction d authentification et de gestion des utilisateurs, droits d accès, gestion de quotas avec blocage ). Ce système de comptage sera intégré à la machine. ARTICLE 4 LE CARNET DE BORD Chaque machine est livrée avec un carnet de bord qui assurera la fonction de carte d identité du copieur. Ce document sera renseigné lors de chaque intervention d un technicien, il y sera notamment mentionné : - Les dates, heures et durée d intervention - La période d indisponibilité - La nature des pannes constatées et les mesures prises - La description des pièces et organes remplacés - Le nom et la signature du technicien ayant effectué l intervention - Un relevé du compteur des copies par service ou par personne (compteur libre service) lors de l intervention curative ou préventive ARTICLE 5 LA MAINTENANCE Dispositions générales Pendant toute la durée de location du matériel, le prestataire devra assurer la maintenance du matériel. La maintenance comprend la maintenance préventive et la maintenance curative, telles que décrites ci-après. Cependant dès l installation des machines, l sera informé des noms et qualités des prestataires de service en charge des opérations de maintenance, ainsi que des modalités d alerte en cas de demande d intervention. Le candidat proposera un coût copie par machine incluant : - Les frais d entretien et les consommables inhérents à la production (à l exception du papier, mais incluant les agrafes et les toners), CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page

12 - Les pièces détachées, - La maintenance préventive, - Les déplacements du technicien - Si nécessaire, le remplacement de l appareil - Le coût d enlèvement des matériels en fin de marché - La maintenance des composants informatiques : serveur d impression, processeur, mémoire, disque dur Cette maintenance se traduira par une facturation trimestrielle à terme échu basée sur la consommation réelle pour chaque machine Maintenance préventive La maintenance préventive couvre les opérations de vérification, de contrôle, de test, de réglage, d entretien courant et de remplacement des pièces d usure courante. Les fournisseurs pourront prévoir la télémaintenance du matériel (remontée d incident, panne, commande de consommables). La maintenance préventive s opère sur le site pendant les heures d ouverture de l, c'est-à-dire à l intérieur de la plage horaire définie ci-après : - de 9h00 à 2h00 - de 3h00 à 6h00 Du lundi au vendredi. Toute intervention est consignée par le prestataire dans le carnet de bord Maintenance curative La maintenance curative couvre toute intervention du prestataire pour la remise en état de fonctionnement des éléments essentiels des matériels loués. Le prestataire est tenu au titre de la maintenance curative, d intervenir dans le délai fixé à l article 5.3 du CCAP. Ce délai prend effet à compter de la signalisation de la panne par téléphone ou fax Exclusions de la prestation de maintenance La maintenance ne couvre pas la réparation des défaillances causées par : - les dégradations volontaires avérées - une négligence ou un usage des matériels non conformes à la documentation technique du matériel - les réparations effectuées par un membre de l établissement ou un tiers - l utilisation de consommables et/ou d un courant électrique non appropriés, contraires aux spécifications du constructeur. En cas d impossibilité de réparer le matériel sur site, le prestataire livre gratuitement dans le service concerné un matériel de remplacement présentant des caractéristiques équivalentes dans les 48 heures ouvrées. CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 2

13 Dans le cas de l impossibilité d assurer le remplacement, des pénalités sont décomptées selon les modalités définies le cahier des clauses administratives particulières. Modalités d intervention lors de l exécution de la prestation de maintenance : Le titulaire est tenu de respecter la propreté des locaux ou emplacements cités par la personne publique et d évacuer toutes pièces remplacées sur les appareils. Il sera tenu d avoir une assurance couvrant sa responsabilité civile le garantissant pour tout problème survenant pendant les interventions de ses techniciens sur les sites de l. Les agents du titulaire devront porter une tenue correcte ainsi qu un badge d identification au nom du prestataire. La plus grande discrétion devra être de rigueur. Le personnel du prestataire devra respecter les règles d hygiène et de sécurité en vigueur dans l Etablissement. ARTICLE 6 SECURITE ET GARANTIE La garantie porte sur les matériels définis à l article 2 du présent cahier des charges, la maintenance définie à l article 4 couvre la main d œuvre et les pièces détachées (lors des interventions) durant toute la période du marché. Les équipements seront certifiés conformes aux normes Françaises en vigueur et à la norme CE, particulièrement au regard de l émission de rayonnement électromagnétique et pour usage en milieu administratif. Si des problèmes importants de qualité copie ou de maintenance sont constatés en cours de marché, l appareil devra être remplacé à la charge du prestataire de service, avec au moins un appareil de qualité équivalente. Le titulaire garantit la personne publique contre toutes les revendications des tiers relatives aux brevets, licences, dessins et modèles, marques de fabrique ou de commerce et tout autre titre de propriété intellectuelles ou industrielles des prestations faisant l objet du présent marché. Le point de départ de la garantie est fixé au jour de la réception définitive des biens. ARTICLE 7 MODALITES DE LIVRAISON DES COPIEURS ET ETENDUE DE LA PRESTATION Date de livraison Année 205 Lieu Route de Widehem 6276 CAMIERS EHPAD Bureau Secrétariat Nombre CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 3

14 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Route de Widehem 6276 CAMIERS IME Bureau Secrétariat Route de Widehem 6276 CAMIERS Maison d Accueil Spécialisée Bureau Secrétariat Route de Widehem 6276 CAMIERS S.A.A.S. Bureau Secrétariat Route de Widehem 6276 CAMIERS Services Administratifs DRH er étage Local Photocopieur Route de Widehem 6276 CAMIERS Services Administratifs DSE Rez-de-chaussée Local Photocopieur Route de Widehem 6276 CAMIERS Services Administratifs Coord. des soins er étage Local Photocopieur Route de Widehem 6276 CAMIERS Direction Rez-de-chaussée Local Photocopieur Route de Widehem 6276 CAMIERS Service Accueil Admissions Rez-de-chaussée Bureau Accueil Admissions Route de Widehem 6276 CAMIERS Restauration - Bureau Chef CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 4

15 Route de Widehem 6276 CAMIERS Pharmacie Année 205 Route de Widehem 6276 CAMIERS Pédopsychiatrie er Etage Local photocopieur Année 205 Route de Widehem 6276 CAMIERS Pédopsychiatrie Rez-de-Chaussée A côté du Secrétariat Sites décentralisés Année 205 Site d Auchy les Hesdin Hôpital de Jour 25 b, rue du 9 mars Auchy-les-Hesdin Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Année 205 Secrétariat Site d Etaples CMP 40 av. du Mont Levin Etaples-sur-Mer Secrétariat Site de Berck Hôpital de Jour 7 rue Gabriel Péri Berck-sur-Mer Secrétariat Site Boulogne Centre Médico-psychologique 63 rue du Chemin Vert Boulogne-sur-mer Secrétariat Site St-Martin les Boulogne Hôpital de Jour 8 rue de Maquétra Saint-Martin les Boulogne Hôpital de Jour Secrétariat Site Le Portel Centre Médico-psychologique 20 rue Carnot Le Portel C.M.P. Secrétariat CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 5

16 Les matériels sont installés et connectés au réseau en relation avec le Responsable des systèmes informatisés et le SIIH de Lille ; des essais seront effectués afin de valider le bon fonctionnement des machines. Les anciens matériels seront débranchés et mis en lieu sûr en vue de leur reprise et sécurisés pour ne présenter aucun danger pour le personnel. Les produits d emballage sont repris par le fournisseur. ARTICLE 8 DOCUMENTATION - Documents techniques à fournir avec l offre En plus des documents et réponses demandés dans les annexes, le candidat remettra avec son offre toutes les documentations qu il jugera nécessaires. Ces documentations seront repérées par rapport aux réponses. - Documents à fournir à la livraison des équipements Conformément à la norme NFX d Avril Documents techniques à remettre aux utilisateurs de biens durables à usage industriel et professionnel - Nomenclature et principes généraux de rédaction et de présentation, le titulaire fournira deux exemplaires papier des documentations suivantes en langue Française: Une notice d utilisation ; Les instructions d installation ; Une notice de maintenance comprenant : Les schémas électriques Le manuel d entretien ARTICLE 9 FORMATION Le prix intègrera une formation pour les utilisateurs à toutes les fonctions des appareils livrés dans le cadre de la prestation. Cette formation sera organisée à la mise en service du matériel. Le candidat précisera la nature, les modalités d organisation et la durée de la formation (cf. annexe technique). A.., le. Le Titulaire Lu et approuvé (Nom prénom et qualité du signataire) et cachet de l entreprise CCTP location et maintenance parc photocopieurs de l IDAC Page 6