RAPPORT COM Réunion ordinaire du Conseil Nouvelles politiques sur les dons et les commandites

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1 RAPPORT COM15-02 Réunion ordinaire du Conseil TITRE : BUT : Nouvelles politiques sur les dons et les commandites Présenter aux membres deux nouvelles politiques en lien avec les dons et les commandites RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX : La politique ADC10_Partenariats ayant été révisée a donné lieu à la rédaction de deux nouvelles politiques. Vous trouverez en pièces jointes les annexes suivantes : Annexe A : Politique sur les dons Annexe B : Politique sur les commandites RECOMMANDATIONS : QUE soit reçu le rapport COM15-02 portant sur deux nouvelles politiques. QUE soit approuvée la politique sur les dons. QUE soit approuvée la politique sur les commandites. INCIDENCES (financières et autres) ÉCHÉANCE ET EXPLICATIONS Sans objet Sans objet Directrice du Service des communications Directrice de l éducation et secrétaire-trésorière Marie-France Gaumont Édith Dumont Page 1 sur COM15-02

2 ADC Dons RÉSOLUTION Date d adoption : En vigueur : À réviser avant : Directives administratives et date d entrée en vigueur : ADC-DA PRÉAMBULE 1. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario (CEPEO) estime que la diversification de ses sources de revenus s avère souhaitable et reconnaît que des contributions de la part de donatrices ou de donateurs peuvent aider à l avancement de l éducation, à l atteinte de sa mission et à la réalisation de projets reliés aux activités sociales, récréatives et sportives du CEPEO, de ses écoles et de ses communautés scolaires. OBJECTIF 2. Permettre au CEPEO d accepter des contributions de la part de donateurs. DÉFINITION 3. Don Un don signifie un transfert volontaire de biens pour lequel la personne ou un organisme qui fait le don (le donateur) ne s attend à recevoir aucune valeur en retour. Le don peut se traduire en une somme d argent ou un bien de valeur (don en nature). Les dons en services (sous forme de temps, de compétences et d efforts) ne sont pas considérés comme des dons pour fins d impôts. PRINCIPES 4. L acceptation d un don ne doit, en aucun cas, risquer de mettre en péril la mission, la vision et les valeurs organisationnelles du CEPEO. 5. Le CEPEO et ses écoles ne solliciteront ni n accepteront de dons de la part d entités dont la réputation pourrait nuire à l image du CEPEO ou de ses écoles. 6. Cette politique se veut un complément aux projets et aux activités organisées par les écoles ou les conseils d école en vue de recueillir des fonds. La politique ADE08 précise les modalités rattachées à la sollicitation et à la collecte de fonds dans les écoles du CEPEO. 1 de 2 ADC

3 ADC Dons MODALITÉS 7. Le CEPEO, par l entremise de la direction de l éducation, ou une école, par l entremise de la direction en consultation avec le conseil d école, peut accepter un don pour l aider à réaliser un projet éducatif. 8. Le CEPEO possède un numéro d enregistrement d organisme de bienfaisance auprès de l Agence du revenu du Canada (ARC) et le Service des finances a la responsabilité d émettre les reçus officiels pour fins d impôts aux donateurs qui en font la demande. 9. Des reçus seront émis pour toute demande de don d une valeur de 20 $ et plus. 10. En guise de reconnaissance, le CEPEO et/ou l école, peuvent souligner la contribution d un donateur en autant que les exigences de la Loi sur l impôt sur le revenu sont satisfaites. Il incombe à la personne à la direction de l éducation d émettre des directives administratives visant la mise en œuvre et l application de la présente politique. RÉFÉRENCES ADE08 Collecte de fonds Politiques et règlements de l Agence du revenu du Canada (ARC) : Organismes de bienfaisance et dons 2 de 2 ADC

4 ADC RÉSOLUTION Date d adoption : En vigueur : À réviser avant : Directives administratives et date d entrée en vigueur : ADC-DA OBJECTIF 1. Encourager et favoriser la prise de décisions éclairées quant à l acquisition et l offre de commandites. PRÉAMBULE 2. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario (CEPEO) reconnaît que les commandites peuvent aider à la réalisation de projets reliés aux activités du CEPEO ou de ses écoles et de ses communautés scolaires dans le but de : a. Promotion de la réussite des élèves i. offrir aux élèves une éducation de qualité dans un espace francophone dynamique et reconnu. b. Visibilité du CEPEO i. faire connaître le CEPEO sa mission, sa vision, ses valeurs organisationnelles, ses services, ses écoles, programmes, réalisations et activités éducatives (recrutement et rétention des élèves et du personnel); ii. promouvoir et renforcer l espace francophone dans ses communautés scolaires; iii. accroître son rayonnement auprès de ses diverses clientèles (élèves, employés, bénévoles). c. Promotion de l école i. promouvoir l école dans la communauté; ii. contribuer à la vitalité des écoles et des communautés scolaires. d. Partenariats et liens dans les communautés i. donner aux élèves et au personnel l occasion de développer ou resserrer ses liens avec la communauté; ii. promouvoir les intérêts de la collectivité francophone desservie par le CEPEO; iii. tisser des partenariats avec les différents groupes de la communauté, du monde des affaires, du commerce et de l industrie. e. Promotion de la langue i. promouvoir et valoriser la langue française; ii. favoriser le développement de l identité culturelle francophone; 1 de 3 ADC

5 ADC iii. favoriser un sentiment d appartenance à la communauté francophone; iv. appuyer la Politique d aménagement linguistique de l Ontario pour l éducation en langue française (PAL). DÉFINITIONS 3. Commandite Une contribution monétaire ou en nature (produits ou services), offerte en soutien à un projet, un événement, une activité, un organisme, une cause en échange de bénéfices de nature promotionnelle. 4. Commanditaire Le «commanditaire» est l entité qui offre une contribution en vue d en retirer des avantages publicitaires directs. 5. Commandité Le «commandité» est l entité qui reçoit une contribution et qui octroie à une tierce partie le droit d association à sa propriété. PRINCIPES 6. L acceptation d une commandite ne doit, en aucun cas, risquer de mettre en péril la mission, la vision et les valeurs organisationnelles du CEPEO. 7. Le CEPEO et ses écoles ne sollicitent ni n acceptent de commandites de la part d entités dont la réputation pourrait nuire à l image du CEPEO ou de ses écoles. 8. Aucune commandite ne bénéficiera d une exclusivité d association à moins d un consentement explicite de la direction de l éducation. MODALITÉS LE CEPEO À TITRE DE «COMMANDITAIRE» 9. Le CEPEO agit à titre de commanditaire lorsqu il offre une contribution monétaire ou en nature (produits ou services) en soutien à un projet, un événement, une activité, un organisme ou une cause en vue d en retirer une visibilité corporative directe. 10. Les propositions de commandites doivent démontrer leur capacité d aider le CEPEO à atteindre certains de ses objectifs ou à soutenir la réussite de ses élèves. 11. Dans tous les cas, les propositions de commandites doivent proposer un plan de visibilité jugé efficace pour le CEPEO. 2 de 3 ADC

6 ADC 12. Les commandites sont attribuées en fonction de la disponibilité des ressources financières, humaines et matérielles. Territoire privilégié 13. Le CEPEO privilégie les commandites qui se tiennent dans ses communautés scolaires. Clientèles cibles 14. Le CEPEO privilégie les commandites qui rejoignent le plus grand nombre d individus, correspondant au profil suivant : Les parents dont les enfants pourraient s inscrire dans les écoles du CEPEO; Les parents dont les enfants sont inscrits à l une des écoles du CEPEO; Les organismes communautaires; Les organismes francophones; Les organismes/partenaires en éducation. LE CEPEO À TITRE DE «COMMANDITÉ» 15. Le CEPEO agit à titre de commandité lorsqu il reçoit une contribution monétaire ou en nature (produits ou services) de la part d un organisme en vue de lui octroyer le droit d association à sa propriété. 16. La démarche doit être entreprise en lien avec une activité ou un événement organisé par le CEPEO, une de ses écoles ou un regroupement d écoles. 17. Le Conseil peut accepter ou refuser toute commandite offerte à ses écoles. Il incombe à la personne à la direction de l éducation d émettre des directives administratives visant la mise en œuvre et l application de la présente politique. RÉFÉRENCES : ADC30 Publicité (mars 2007) ADE08 Collecte de fonds (juin 2014) ADE Dons (décembre 2014) ELE Publicité auprès des élèves et dans les écoles (décembre 2014) FIN05 Subventions à des organismes à l extérieur (avril 1999) : ABROGÉE 3 de 3 ADC

7 ADC-DA RÉSOLUTION Date d adoption : En vigueur : À réviser avant : OBJECTIF 1. Préciser les modalités rattachées à la gestion des commandites. LE CEPEO À TITRE DE «COMMANDITAIRE» 2. Le CEPEO agit à titre de commanditaire lorsqu il offre une contribution monétaire ou en nature (produits ou services) en soutien à un projet, un événement, une activité, un organisme ou une cause en vue d en retirer une visibilité corporative directe. Demandes de commandite 3. Pour effectuer une demande de commandite, le requérant ou la requérante doit d abord se connecter en ligne sur le site web du CEPEO et procéder à l ouverture d un compte en fournissant l information suivante au Service des communications: Nom de l organisation : Type d organisation : - À but non-lucratif, - À but lucratif, - Autres : Numéro de bienfaisance (le cas échéant): Adresse complète : Numéro de téléphone : Courriel : Site Web : Facebook : Twitter : Nom du Directeur / Directrice générale (haute gestion) : L organisation existe depuis : Mission / Mandat de l organisation : 1 de 4 ADC-DA

8 ADC-DA 4. Il est également possible de faire une demande par la poste adressée à : Service des communications Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario 2445 St-Laurent Ottawa (Ontario) K1G 6C3 5. Une fois le compte approuvé, l organisme peut (à l aide d un mot de passe) effectuer une demande d appui pour un événement en complétant en ligne une «Demande de commandite» retrouvée en annexe A. Facteurs d admissibilité 6. Les facteurs suivants peuvent favoriser l admissibilité : a. Les projets ou événements sont susceptibles d aider à l atteinte efficace des buts visés par la présente directive administrative sur les commandites; b. Les projets et événements bénéficient directement aux élèves dans leur réussite; c. Les projets et événements permettent aux membres du personnel d aider les élèves à connaître des réussites; d. Les projets ou événements visent un grand nombre d individus correspondant aux clientèles cibles du CEPEO; e. Les projets ou événements sont compatibles avec les stratégies de communications et de positionnement du CEPEO; f. Les projets ou événements renforcent le positionnement et l'image du CEPEO et de ses écoles; g. Les projets ou événements proposent des plans de visibilité efficaces selon les besoins du CEPEO; h. Les projets ou événements sont compatibles avec la mission, la vision et les valeurs organisationnelles du CEPEO; i. Les projets ou événements sont axés sur le développement et le bien-être de la collectivité francophone; j. Les projets ou événements sont sous la gestion d une équipe compétente qui a démontré l efficacité de sa gestion financière; k. Les projets ou événements sont menés par des organisations sans but lucratif. Échéanciers 7. Les délais suivants doivent être respectés : a. les demandes de commandites de 1000 $ ou moins doivent être reçues au moins 20 jours ouvrables avant le début de l activité; b. les demandes de commandites supérieures à 1000 $ doivent être reçues au moins 40 jours ouvrables avant le début de l activité. 2 de 4 ADC-DA

9 ADC-DA Évaluation et normes d approbation 8. Toutes les demandes sont reçues, analysées et évaluées par le Service des communications. 9. La personne à la direction du Service des communications autorise les demandes de $ ou moins. 10. Les demandes supérieures à 1000 $ sont présentées au Conseil pour approbation. 11. Lors des réunions du Conseil, le Service des communications dépose un rapport qui : a. dresse un tableau des demandes de commandites de moins de $; b. formule une recommandation d acceptation ou de rejet de toutes les demandes de commandites de 1000 $ et plus. 12. Toute entente de commandite est consignée par écrit à l intérieur d un protocole d entente retrouvé en annexe B. Toute contribution en nature se verra attribuer une juste valeur monétaire consignée à l intérieur du protocole d entente. 13. Les demandes sont acceptées ou refusées en fonction des critères précisés sous la rubrique 6 de la présente directive. Le Service des communications informe le demandeur de sa décision en lui faisant parvenir une lettre d acceptation ou de refus de la demande de commandite (voir l annexe C). Rôle des directions d écoles 14. Les directions d écoles doivent : a. communiquer au public concerné ainsi qu aux représentants de leur école le contenu de la présente politique; b. acheminer toutes les demandes de commandite au Service des communications. LE CONSEIL À TITRE DE «COMMANDITÉ» 15. Le CEPEO agit à titre de commandité lorsqu il reçoit une contribution monétaire ou en nature (produits ou services) de la part d un organisme en vue de lui octroyer le droit d association à sa propriété. MODALITÉS 16. La démarche doit être entreprise en lien avec une activité ou un événement organisé par le Conseil, une de ses écoles ou un regroupement d écoles. 17. L annexe D décrit les outils de communication, les occasions et les stratégies promotionnelles disponibles aux organisations. Le Guide des normes graphiques préparé par le Service des communications (voir ADC30_DA Publicité), donne les balises sur l application de l image corporative du CEPEO sur différents outils. 3 de 4 ADC-DA

10 ADC-DA 18. Le Service des communications doit être informé lorsqu une école ou un service souhaite solliciter une commandite auprès d une entreprise ou d un organisme. 19. Le Conseil, sous recommandation du Service des communications, tranche lorsqu il y a un questionnement au sujet des commandites de certains fournisseurs ou entreprises. RÉFÉRENCES ADC30 Publicité (mars 2007) ADE08 Collecte de fonds (juin 2014) FIN05 Subventions à des organismes à l extérieur (avril 1999) : ABROGÉE ELE Publicité auprès des élèves et dans les écoles (janvier 2015) 4 de 4 ADC-DA