GÉRER UNE RÉUNION DANS UNE SALLE VIRTUELLE : GUIDE DE L HOTE

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1 GÉRER UNE RÉUNION DANS UNE SALLE VIRTUELLE : GUIDE DE L HOTE Afin de faciliter votre prise en main du logiciel Adobe Connect, nous vous recommandons de suivre une initiation individuelle de minutes au Pôle Ressources Numériques. Pour toute information complémentaire, merci d envoyer un mail à : sallevirtuelle@univ-lemans.fr AVANT LA RÉUNION... 2 ACCÉDER À VOTRE ESPACE VIRTUEL... 2 RAPPEL DES FONCTIONNALITÉS Paramétrage de l audio Partage de caméra vidéo Droits des participants sur le microphone et la vidéo Utilisation du chat/ clavardage Partage de documents Partage d écran Enregistrement de la réunion :... 9 ASSISTANCE... 13

2 GUIDE DE L HÔTE 2 AVANT LA REUNION Pour organiser une réunion sous Adobe Connect 8, vous devez disposer des éléments suivants : Connexion Internet Navigateur Web Adobe Flash Player 10.1 ou plus Hauts parleurs et micro ou micro-casque reliés à votre ordinateur Ce logiciel est compatible avec Windows, Macintosh, Linux et Solaris, et avec les navigateurs les plus populaires : Internet Explorer, Firefox, Safari et Chrome. ATTENTION : Le son du haut-parleur produit dans le micro un écho qui couvre la voix des personnes qui sont en train de parler. Le mieux est donc d utiliser un micro casque pour le confort de tous les utilisateurs. Testez votre ordinateur et téléchargez Adobe Connect Add-in: ACCEDER A VOTRE ESPACE VIRTUEL 1. Insérez l URL de la salle qui vous a été attribuée dans la barre d adresse de votre navigateur ou cliquez sur le lien. 2. Entrez les noms d utilisateur et les mots de passe fournis par le PRN. Vous accédez alors à une salle qui vous sera accessible pour le créneau réservé. N entrez pas en tant qu invité, sélectionnez la deuxième option et utilisez les noms d utilisateur et mots de passe qui vous ont été fournis par le PRN. Si vous ne parvenez pas à vous connecter à votre salle virtuelle, Envoyez un mail à sallevirtuelle@univ-lemans.fr

3 GUIDE DE L HÔTE 3 Par défaut, l intitulé de la salle vous sera attribué comme nom d hôte. Pour changer ce nom, vous pouvez cliquer sur le bouton dans la partie supérieure droite de l onglet «Participant» et choisissez Modifier mes informations. Vous pouvez ensuite entrer le nom sous lequel vous souhaitez apparaître Aucun participant ne pourra «entrer» dans la salle avant que vous ne leur en donniez l autorisation : une fenêtre apparaitra sur l écran avec le nom de la personne que vous pourrez cliquer pour leur donner accès à la salle virtuelle.

4 GUIDE DE L HÔTE 4 RAPPEL DES FONCTIONNALITES 1. PARAMETRAGE DE L AUDIO La salle virtuelle vous permet de communiquer avec les participants d une réunion en utilisant un micro et des haut-parleurs connectés à votre ordinateur, ou un casque équipé d un micro. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : Lancez l assistant de configuration audio : dans le menu supérieur Réunion > Assistant de configuration audio L assistant vous permettra de tester et d optimiser votre configuration audio. Une boîte de dialogue vous demande la permission d accéder à votre caméra et à votre micro. Cliquez sur Autoriser. Pour commencer à partager de l audio dans votre salle virtuelle, cliquez sur l icône «micro» dans la partie supérieure de l écran et cliquez sur Connecter mon service audio. Vous pouvez suspendre l émission et ajuster le niveau sonore grâce à la flèche adjacente à l icône de micro.

5 GUIDE DE L HÔTE 5 2. PARTAGE DE CAMERA VIDEO Assurez-vous que la Webcam est bien branchée à votre ordinateur et suivez les étapes suivantes : Cliquez sur Démarrez ma Webcam ou cliquez sur l icône Webcam dans la barre supérieure de votre écran Vous accédez alors à une prévisualisation de la vidéo qui sera partagée avec l ensemble des participants. Si vous êtes satisfaits, vous pouvez commencer le partage avec le reste des participants en cliquant Débuter le partage. S il s avère nécessaire d ajuster la qualité de la vidéo, vous pouvez le faire dans les préférences vidéo, ou dans Réunion > Préférences > Vidéo N.B. : Le module vidéo s ajuste automatiquement en fonction du nombre de caméras disponibles. Nous vous recommandons de ne pas afficher plus de 3 webcams simultanément car la qualité audio risque d être détériorée.

6 GUIDE DE L HÔTE 6 3. DROITS DES PARTICIPANTS SUR LE MICROPHONE ET LA VIDEO Par défaut, les participants n ont pas le droit de prendre la parole ou de partager leur Webcam, à moins que l hôte de la réunion vous ne le leur permette. Cela dépend du nombre de participants ainsi que du type de réunion que vous organisez. Vous pouvez donner le droit à la parole aux participants dans le menu Service Audio > Droits des participants sur le microphone : Vous pouvez donner droit aux participants de partager leur Webcam en cliquant sur l icône de Webcam > Activer la Webcam pour les participants 4. UTILISATION DU CHAT/ CLAVARDAGE Pour envoyer un message à l ensemble des participants ou poser une question au présentateur, tapez simplement votre message dans la zone de chat en bas à droite de votre écran et tapez sur la touche «Entrée» de votre clavier. Vous pouvez également envoyer des messages à certains participants. Pour ce faire, survolez au curseur la liste des participants et choisissez Démarrer une conversation privée.

7 GUIDE DE L HÔTE 7 5. PARTAGE DE DOCUMENTS Cliquez sur la flèche à droite du bouton Partager mon écran et choisissez Partager le document Cliquez ensuite sur Parcourir mon ordinateur pour choisir un document sur votre système et localisez votre présentation sur votre disque dur (.PPT/.PPTX/.PDF uniquement) Vous pouvez également partager des images (.JPG ou.png), des vidéos (.FLV uniquement), des documents Flash (.SWF) ou des fichiers MP3. Une fois le diaporama téléchargé, il s affiche automatiquement dans l écran de partage: vous utilisez alors les flèches disponibles en bas à gauche de l écran pour «avancer ou reculer» dans le diaporama :

8 GUIDE DE L HÔTE 8 Pour partager des documents dans d autres formats que ceux indiqués ci-dessus, vous pouvez utiliser le partage d écran (cf. 6). 6. PARTAGE D ECRAN Cliquez sur Partager mon écran au centre du module de partage (cf. partage de documents Power Point) Une boîte de dialogue s affiche alors, qui vous permet de choisir de partager : Votre bureau et/ou toutes les applications ou fenêtres qui y sont ouvertes Une application, déjà ouverte et prête à être partagée Une fenêtre, déjà ouverte et prête à être partagée Cochez l option qui vous convient puis cliquez sur Partager. Une icône apparaît dans la barre des tâches lorsque vous partagez votre écran. Vous pouvez stopper le partage de l écran en cliquant sur cette icône, et vous pouvez également accéder à des options supplémentaires. Vous pouvez donner le droit aux participants de partager des documents ou leur écran en leur donnant les droits «Présentateur». Cliquez sur leur nom dans le module «Participants» pour accéder à cette fonctionnalité.

9 GUIDE DE L HÔTE 9 7. ENREGISTREMENT DE LA REUNION : Si vous souhaitez enregistrer la réunion afin que les étudiants absents puissent la consulter ultérieurement : En amont : Il faut demander une autorisation aux participants (via le chat de la classe virtuelle, ou en amont via le forum de la formation). Exemple de demande d autorisation : L'hôte souhaite enregistrer la réunion pour la diffuser aux étudiants absents. Chaque étudiant présent à la réunion virtuelle doit autoriser l'enregistrement en envoyant le message suivant par mail à l'hôte ou via le forum de la formation : Je soussigné(e), NOM PRENOM, autorise l'enregistrement de la classe virtuelle du JOUR / MOIS / ANNÉE. PS : Cet enregistrement sera diffusé uniquement aux participants inscrits à la formation, et sera supprimé de nos serveurs à la fin de l année universitaire en cours. Dans la classe virtuelle : Uniquement si les participants ont tous accepté l enregistrement de la réunion : - Inviter tous les participants à entrer dans la salle virtuelle - Démarrer l enregistrement en cliquant sur l'onglet Réunion > Enregistrer la réunion.

10 GUIDE DE L HÔTE 10 Après la réunion : Les hôtes de réunion ont un accès à un espace d administration qui leur permet de récupérer leurs enregistrements de réunion en salle virtuelle. 1. Accéder à l interface d administration Avant de quitter la salle virtuelle, vous pouvez effacer le texte situé derrière le.com/ : Si vous n êtes pas connecté à la salle virtuelle, vous pouvez accéder à l interface d administration à cette adresse : - Entrez vos identifiants d hôte de réunion. 2. Dans l interface d administration, Cliquez sur Réunions Cliquez sur votre salle virtuelle. Exemple ici : Salle virtuelle n 1 Master IFUNO

11 GUIDE DE L HÔTE 11 Cliquez sur Enregistrements Vous visualisez une liste avec vos enregistrements Pour rendre «Public» l accès aux enregistrements, cochez la case de l enregistrement souhaité. Puis cliquez sur Type d accès Cliquez sur Public et enregistrez Le pictogramme de la colonne «Accès» représente un cadenas ouvert :

12 GUIDE DE L HÔTE 12 En cliquant sur le titre de l enregistrement, vous visualisez l ensemble des informations, dont le lien de l enregistrement, à présent en accès public, que vous pouvez copier.

13 GUIDE DE L HÔTE 13 ASSISTANCE VOTRE CASQUE OU MICRO NE FONCTIONNE PAS DANS LA REUNION? L une des actions ci-dessous pourra sûrement vous aider en fonction de votre situation : Avant tout, vérifier si le micro/casque fonctionne bien sur l ordinateur (voir dans Propriétés Audios de votre système d exploitation) Brancher votre micro/casque à votre ordinateur avant même d ouvrir votre navigateur internet (Firefox, Chrome, ) et avant d entre dans la réunion Adobe. Si vous êtes déjà entré dans la réunion : Quitter la réunion, fermer le navigateur, rebrancher le micro/casque, et entrer de nouveau dans la réunion. Vérifier que la bande passante n est pas surchargée, pour cela : - fermer les applications inutiles : serveur de messagerie (outlook, thunderbird ) - arrêter les processus machines : antivirus, autres logiciels - vérifier qu il reste de la place sur l espace disque : c est important pour la mémoire tampon. - préférer le partage de document au partage d écran - si partage d écran nécessaire : éviter les sites avec des chargements trop longs (type flash) car cela demande beaucoup de bande passante. En cas de bugg régulier du son pendant la réunion : - Si possible, couper le micro régulièrement, cela permet de remettre à niveau naturellement la mémoire tampon. Par exemple, il se peut que l on coupe le son du microphone pendant les transitions, pendant qu un participant parle, - Dans préférences : régler la qualité de la bande passante pour le son et modifiant les onglets : son, vidéo,