RÈGLEMENT DE LOCATION CENTRE DE RENCONTRE

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1 RÈGLEMENT DE LOCATION DU CENTRE DE RENCONTRE Le Centre de rencontre, avenue Léonard de Vinci à Pulnoy 1 / 8

2 ARTICLE 1- DESCRIPTIF DES LOCAUX 1.1 LOCAUX ET MOBILIERS OUVERT A LA LOCATION La Commune est propriétaire au 12 avenue Léonard de Vinci, PULNOY d un ensemble immobilier désigné CENTRE DE RENCONTRE. Cet ensemble composé d une salle principale et de salles annexes est mis à disposition des associations pulnéennes. Cependant, La Commune souhaite ouvrir à la location une partie des locaux, du mobilier et des équipements de cet ensemble, à savoir : Locaux : - Circulations - Entrée avec portes automatiques - Salle principale : surface de 149 m2, modulable en deux salles de 74,5 m2 par cloison amovible - Sanitaires - Office sans équipements - Du matériel d entretien Ces locaux sont parfaitement accessibles aux personnes handicapées C est un Etablissement Recevant du Public de 5 ème catégorie. L effectif maximum autorisé sera de 80 personnes. Mobilier : - Tables pliantes : 9 tables de 8 personnes et 1 table de 4 personnes - Chaises empilables : 80 - Matériel d entretien stocké dans le placard de la grande salle Equipement : - 1 Vidéoprojecteur intégré avec télécommande - 1 écran de projection intégré mais amovible ARTICLE 2 OBJET DE LA LOCATION 2.1 SONT CONCERNEES : La salle du Centre de Rencontre peut être mise à disposition pour des utilisations à caractère culturel, commercial, social ou politique, privées ou ouvertes au public. 2 / 8

3 La Commune donnera la priorité aux utilisations payantes. 2.2 SONT EXCLUES : - Les manifestations susceptibles d entrainer des troubles et des nuisances importantes pour le voisinage. - Les manifestations étant de nature à porter atteinte à l ordre public, aux bonnes mœurs ou à la moralité. ARTICLE 3 BENEFICIAIRES DE LA LOCATION 3.1 La location est ouverte aux particuliers, aux associations à but non lucratif relevant de la loi de 1901, aux entreprises ou à toute autre personne physique majeure et morale résidente ou non à PULNOY. S il y a deux demandes pour le même jour, priorité est accordée au demandeur pulnéen. ARTICLE 4 DUREE DE LA LOCATION Le Centre de rencontre peut être loué pour les jours et durées suivantes : Du lundi au vendredi, par demi-journée (4 heures tout dépassement entraînant l application du tarif de la journée), dans tous les cas jusqu à 23H00 maximum Samedi ou dimanche par demi-journée ou journée entière jusque 23H00 maximum Pas de location possible pour le week-end complet. Il sera possible à l utilisateur de retirer la clé la veille de la location (le vendredi pour le samedi) à partir de 18H30 aux fins de préparer la salle moyennant une majoration du tarif applicable (voir barème des tarifs joint) 5.1 Délais de réservation : ARTICLE 5 DEMANDE D ATTRIBUTION OU DE LOCATION La demande écrite d attribution ou de location de la salle du centre de rencontre est déposée en Mairie. Elle sera satisfaite en fonction de la disponibilité des locaux, connue au moment de la demande. Cependant la Commune se réserve le droit de retirer l attribution de la salle malgré l accord donné, du fait de l organisation d élections ou en cas de force majeure. Dans ce cas, toutes les sommes versées par le demandeur (arrhes, caution) lui seront entièrement remboursées, mais aucune indemnisation ne pourra être demandée. 3 / 8

4 5.2 Documents à fournir Un formulaire de demande de location avec le présent règlement annexé est disponible à l accueil de la mairie, sur le site internet de la Commune ou sur demande téléphonique. Le demandeur devra remplir le formulaire de demande de location. Un exemplaire sera conservé par le demandeur et un autre par la Mairie. Sa demande devra être accompagnée du présent règlement d utilisation accepté et signé qu il s engage à appliquer et à faire respecter par tous les participants (voir article 11) Il devra fournir une Attestation d assurance en cours de validité pour garantir la couverture de tous les risques (risques recours dégâts des eaux, responsabilité contractuelle, biens confiés par la cille, bris de vitres). Cette énumération n est pas limitative. En outre, si l utilisation est ouverte au public, l organisateur devra fournir une attestation d assurance pour la couverture des risques de responsabilité civile. 6.1 Décision ARTICLE 6 RESERVATION ARRHES - CAUTION Après réception de la demande complète, la Commune de PULNOY notifiera au demandeur L accord ou le refus de location par le renvoi d un exemplaire de la demande de location, revêtue de la décision du Maire. Cet AVIS DE RESERVATION détaille et mentionne le montant de la réservation suivant le barème des tarifs visé à l article Arrhes Dans un délai de 15 jours suivant la notification de l AVIS DE RESERVATION, l attributaire doit verser des arrhes représentant 50 % du montant ci-dessus, qui seront encaissés directement et immédiatement sur un compte d attente de la Trésorerie d ESSEY LES NANCY. En cas de non paiement dans les 15 jours, la réservation est annulée. 6.3 Caution L attributaire devra également joindre à sa RESERVATION un chèque de caution à son nom propre d un montant correspondant au tarif de location x 3 dans la limite de 2000 maximum et établi à l ordre du régisseur de la Commune de PULNOY. 6.4 Solde Le solde du loyer devra être réglé à l issue de la location, dès réception de l avis de recouvrement de la Trésorerie d ESSEY LES NANCY envoyé à l adresse de l utilisateur. 4 / 8

5 ARTICLE 7 - ANNULATION Les annulations peuvent être acceptées sous réserve qu elles aient été notifiées au moins 30 jours francs avant la date de location. Dans ce cas, un dédit correspondant à 50 % du montant indiqué sur l AVIS DE RESERVATION sera perçu. Toute annulation notifiée dans un délai inférieur à 30 jours francs entraine le versement de la totalité du montant de la location. Toutefois, si un autre demandeur se présente pour organiser une manifestation à la date prévue, seul le dédit de 50 % sera perçu. Toute annulation en cas de décès ou d hospitalisation du demandeur ou de ses ascendants et descendants sera sans frais. 8.1 ETAT DES LIEUX ARTICLE 8 ETAT DES LIEUX RESTITUTION DE LA CAUTION Un état des lieux contradictoire et un inventaire des équipements mobiliers se feront AVANT et APRES l utilisation de la salle aux dates et heures fixées par les services municipaux. Après utilisation, les sols devront être balayés et nettoyés correctement Le mobilier devra être rendu en état, propres et rangés aux emplacements prévus à cet effet. Les déchets devront être évacués dans les molocks installés à proximité du centre de rencontre, (pas de benne mobile) en respectant les principes du recylage. Seuls les produits d entretien mis à disposition par la collectivité devront être utilisés. En aucun cas les locataires ne devront utiliser d autres produits. 8.2 RESTITUTION UTILISATION DE LA CAUTION Si l Etat des lieux et l inventaire des matériels sont conformes, le chèque de caution sera restitué par le régisseur. En cas de dégradations de mobilier ou de bâtiments, la Commune fera réaliser les réparations par une entreprise de son choix ou par ses services techniques ou remplacera les articles détériorés. Si le montant de la caution versée suffit à couvrir les frais de réparation ou de remplacement, le chèque de caution sera encaissé pour le montant correspondant. La différence sera restituée. Si à l inverse, le coût des travaux de remise en état ou de remplacement excède le montant de la caution, la caution sera encaissée intégralement et les frais non couverts seront facturés et ajoutés au solde restant à régler visé à l article / 8

6 Si des dégradations n étaient pas signalées par l utilisateur ou s avéraient trop importantes, la Commune serait en droit de refuser une location ultérieure au réservataire fautif. Si le nettoyage ou le rangement de la salle ne sont pas assurés, la prestation sera réalisée par les services municipaux et sera facturée en sus, suivant le tarif fixé par délibération. ARTICLE 9 TARIFS DE LA LOCATION ET PRESTATIONS FOURNIES 9.1 TARIFS Pour l utilisation de la salle du CENTRE DE RENCONTRE, la COMMUNE perçoit des redevances suivant un barème de tarifs fixé par délibération du Conseil Municipal. Il est joint en annexe au présent règlement. 9.2 PRESTATIONS FOURNIES Les redevances comprennent les prestations suivantes pour les locaux et espaces décrits au Mise à disposition des chaises et des tables (NON COMPRIS : mise en place et rangement) - Eau, Eclairage et chauffage ou climatisation ARTICLE 10 OBLIGATIONS DES UTILISATEURS 10.1 REGLES DE SECURITE HYGIENE Les salles devront être utilisées uniquement pour les activités déclarées par le demandeur au moment de la réservation. Aucun dégât ne doit être occasionné aux murs, sols, plafonds et matériels. Il est interdit de fixer aux murs quelqu objet, guirlande ou matériel que ce soit, sans l accord préalable des services municipaux. L utilisation de pétards, feux d artifice, lanternes et autres engins présentant un danger ou des nuisances anormales est formellement interdite à l intérieur et à l extérieur des salles. Il est interdit de fumer à l intérieur des locaux. En aucun cas la responsabilité de la Commune ne peut être mise en cause en cas d incident sanitaire suite à la distribution d aliments par le demandeur, l organisateur ou tout autre prestataire choisi par ces derniers. Aucun animal ne sera toléré, sauf les chiens accompagnant les personnes malvoyantes. 6 / 8

7 l alarme, le chauffage et de la climatisation, le vidéoprojecteur et l écran doivent être utilisés suivant les consignes et notices mises à disposition 10.2 REGLES DE POLICE Pendant la manifestation, le niveau de bruit devra rester modéré, en particulier pour les dispositifs de sonorisation. Le Centre de Rencontre étant situé au cœur d un ensemble résidentiel, en conséquence, l utilisation de la salle est limitée à 23 heures, sans dérogation possible. A l issue de la manifestation, l utilisateur devra inviter tous les participants à ne pas troubler la tranquillité des riverains. Il sera interdit de faire du feu pour un barbecue ou un méchoui aux abords du Centre de Rencontre, sauf autorisation du Maire. L utilisateur doit s assurer que les participants n utilisent que les locaux mis à leur disposition ; l accès aux salles annexes sera strictement interdit ( en principe les portes seront fermées à clé) Le stationnement des véhicules ne sera toléré que sur les parkings aménagés aux abords du Centre de Rencontre AUTORISATIONS NECESSAIRES Buvettes Manifestations ouvertes au public : Pour les manifestations nationales ou locales traditionnelles ouvertes au public, aucune autre boisson que celle fournie à la buvette ne pourra être consommée. Une autorisation d ouverture de buvette devra être demandée au Maire au moins 15 jours avant la manifestation. Elle ne pourra concerner que les boissons suivantes : - Buvette de catégorie 1 : boissons non alcoolisées - Buvette de catégorie 2 : vins, bières Cercles privés : Pour les réunions familiales ou si la buvette est strictement réservée aux adhérents de l association (pot associatif,réception-buffet, etc.), il n'y a pas de démarche particulière à effectuer, ni de réglementation spécifique à suivre Autres autorisations Il appartient exclusivement aux organisateurs d effectuer toute les démarches nécessaires auprès des services compétents ( services fiscaux, URSSAF, SACEM, ) imposées par la manifestation projetée, selon la réglementation en vigueur. 7 / 8

8 ARTICLE 11 ACCEPTATION DU REGLEMENT ET RESPONSABILITES Le présent règlement est notifié aux demandeurs de location de la salle qui doivent l accepter et le signer, après en avoir pris connaissance (voir article 5.2). Il sera en outre affiché dans la salle. Le fait d utiliser la salle entraine l acceptation du présent règlement. L inobservation du présent règlement engage la responsabilité pleine et entière de l utilisateur. La Commune de PULNOY ne pourra pour quelque motif que ce soit, être tenue responsable des accidents de toute nature, vol ou dommages dont pourraient être victimes les organisateurs et participants pendant les périodes de location, d installation ou de remise en ordre des salles, accès, parking, etc. En outre, et particulièrement en cas de troubles importants du voisinage, la Commune sera en droit de refuser une location ultérieure à l utilisateur fautif. ****************************************** FAIT A PULNOY, le 17 décembre 2015 Le CONSEIL MUNICIPAL 8 / 8