Installer et Administrer un serveur Wise

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1 DOCUMENTATION Installer et Administrer un serveur Wise Jahia Solutions Group SA 9 route des Jeunes, CH-1227 Les acacias Genève, Suisse

2 Sommaire 1 Introduction Qu est-ce que Jahia Wise? A qui s adresse ce guide? Comment utiliser au mieux ce guide? Installer Wise Environnement requis Installer les outils externes Conversion de documents Office Visionneuse de documents Vignettes vidéo Conversion d images Installer Jahia Wise Installation rapide Installation personnalisée Configuration des outils externes Désinstaller Wise Administrer Wise Se connecter Gérer les utilisateurs Créer un utilisateur Importer des utilisateurs Modifier les informations basiques d un utilisateur Voir les utilisateurs dans l annuaire Modifier les informations détaillées d un utilisateur Supprimer des utilisateurs Définir et gérer les catégories Créer une catégorie de 1 er niveau Créer une sous-catégorie Page 2 sur 64

3 3.3.3 Supprimer une catégorie Gérer les instances et les espaces de collaboration Créer une instance Créer des espaces de collaboration Définir des gestionnaires Wise Supprimer une instance Utiliser les groupes Configurer la passerelle Avec un compte Gmail Avec un compte IMAP/POP Pour aller plus loin (Avancé) Exporter des instances (Avancé) Importer des instances (Avancé) Personnaliser les rôles (Avancé) Optimiser la performance du système (Avancé) Stocker les données binaires Augmenter la valeur de bundlecachesize Corriger les erreurs OpenOffice Problèmes de mémoire Fichiers ouverts simultanément (Linux seulement) Page 3 sur 64

4 1 Introduction 1.1 Qu est-ce que Jahia Wise? Vous êtes sur le point d utiliser Wise, une plate-forme collaborative d un nouveau genre et votre vision du travail en équipe sur un projet en sera désormais totalement transformée. Chez Jahia, nous avons étudié les usages collaboratifs des entreprises les plus exigeantes et novatrices : Social business : les entreprises sont séduites par les outils proposant le partage de contenu entre collaborateurs sous forme de réseaux sociaux d entreprise inspirés des principaux acteurs grand public (Facebook, Twitter), mais ils n en utilisent que 10% car les flux d information sont trop riches et peu adaptés aux usages professionnels. Document Management (GED) : une fonctionnalité plébiscitée par les entreprises, qu il s agisse d acteurs proposant des solutions très complexes adaptées aux grandes organisations (puissant mais complexe) ou de solutions grand public de type Google Drive (simple mais partage sur des sites web difficile). Dans ce cas aussi, seule une petite partie des fonctionnalités est réellement utile. Web sourcing : de plus en plus, les collaborateurs sont amenés à sauvegarder et partager les contenus intéressants glanés sur le web. Certains utilisent les outils personnels de prise de note (tels que par exemple Evernote), créant ainsi un autre silo de contenu, isolé du reste des outils collaboratifs et difficile à intégrer au sein d une équipe. En revanche, le copier-coller et l outil sont utilisés par tous. Sur ce constat, et fidèlement à sa volonté de construire des solutions 100% utiles, entièrement open source, depuis la première version de son portail web xcm, Jahia a mis au point Wise. Wise réalise pour la première fois la Convergence entre le meilleur des fonctionnalités du web 2.0 demandées par les entreprises. Page 4 sur 64

5 Avec Wise, l outil n est plus une contrainte ni une fin en soi, il devient simplement le moyen de libérer la productivité de vos équipes en leur permettant de mettre en commun leur savoir de la façon la plus efficace possible et de le publier, le cas échéant, sur vos sites web naturellement en un clic. 1.2 A qui s adresse ce guide? Ce guide s adresse à toutes les personnes qui sont en charge de l installation et/ou de l administration d un serveur Jahia Wise, principalement les administrateurs techniques de votre organisation. Il a été conçu pour être facilement compréhensible tant par les débutants que par les experts les plus chevronnés. Ce guide ne couvre pas les aspects d utilisation de Wise au quotidien par vos collaborateurs. Vous trouverez ces informations dans le document intitulé «Guide d utilisation de Jahia Wise». 1.3 Comment utiliser au mieux ce guide? Ce guide a été pensé pour vous simplifier la vie dans l administration de Wise, en se plaçant à chaque fois du point de vue de l utilisateur-administrateur. Page 5 sur 64

6 Certains passages de ce guide sont illustrés par des icônes : - les questions que vous êtes susceptibles de vous poser sont signalées par une icône «point d interrogation», - les conseils pratiques permettant d optimiser l utilisation d une fonctionnalité sont signalées par une icône «idée» - les informations utiles sont signalées par une icône «information», - les mises en garde concernant des fonctionnalités à utiliser avec précaution sont signalées par une icône «triangle» 2 Installer Wise Il n est pas nécessaire d avoir une installation pré-existante de Jahia xcm pour utiliser Jahia Wise. Jahia met à votre disposition un logiciel d installation autonome qui contient l ensemble des composants nécessaires pour utiliser Wise dans votre organisation. 2.1 Environnement requis Nous testons et assurons le support de Jahia Wise sur une large gamme d environnements d exploitation, de façon à s adapter à la diversité des systèmes d information de nos clients. Vous trouverez sur le site web Jahia la listes des plates-formes et versions supportées, qui sont également celles supportées par Jahia xcm : Installer les outils externes Si vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités de prévisualisation des documents et des images dans Wise pour les principaux formats (Microsoft Office, PDF, images ), vous devez avoir installé au préalable les outils externes (add-ons) présentés ci-dessous. Page 6 sur 64

7 2.2.1 Conversion de documents Office Vous pouvez installer un des logiciels libres et gratuits existants sur le marché, tels que Apache OpenOffice ( ou LibreOffice ( édité par The Document Foundation. Les versions supportées sont OpenOffice/LibreOffice v 3 ou supérieure (nous recommandons la dernière version 3.x stable). Même si Wise peut fonctionner avec certaines versions plus anciennes d OpenOffice (par exemple 3.3 voire 3.2) nous recommandons OpenOffice v3.4 ou supérieure Visionneuse de documents Pour visualiser les documents, vous devez installer SWFTools (pdf2swf) v ou supérieure Vignettes vidéo Installez ffmpeg v ou supérieure pour afficher des vignettes images pour les fichiers vidéo Conversion d images ImageMagick 6.6.x ou supérieure (sous réserves pour les versions 6.8.x, non encore testées) Installer Jahia Wise Lancez le programme d installation de Jahia Wise. Sélectionnez la langue pour le processus d installation. Le choix de la langue à ce niveau n affecte pas la langue affichée dans Wise, que vous pourrez modifier par la suite. Page 7 sur 64

8 Cliquez sur «Suivant» pour démarrer l installation Lisez l accord de licence JSEL (Jahia Sustainable Enterprise License), puis sélectionnez l option «J accepte les termes de cet accord de licence» et cliquez sur «Suivant» pour continuer l installation. Page 8 sur 64

9 Indiquez le répertoire où vous souhaitez installer Jahia Wise, puis cliquez sur «Suivant». Confirmez le cas échéant la création du répertoire. Page 9 sur 64

10 2.3.1 Installation rapide Vous avez la possibilité de choisir une installation rapide (paramètres par défaut) ou une installation personnalisée. L installation rapide comprend un serveur web Apache Tomcat et un SGBD embarqué de type JavaDB/Derby. Si vous souhaitez utiliser un autre serveur ou un autre système de base de données, vous devez sélectionner l installation personnalisée. Sélectionnez «Installation rapide». Page 10 sur 64

11 La procédure d installation passe directement alors à la configuration des add-ons (voir plus loin) Installation personnalisée Si vous souhaitez utiliser un serveur web autre que la version d Apache Tomcat fournie ou un système de base de données autre que la base embarquée JavaDB/Derby avec les identifiants par défaut, vous devez sélectionner l installation personnalisée. Sélectionnez «Installation personnalisée» puis cliquez sur «Suivant». Page 11 sur 64

12 Si vous ne souhaitez pas installer Apache Tomcat, décochez la case correspondante. Page 12 sur 64

13 Configuration de la base de données Sélectionnez le type de SGBD que vous souhaitez utiliser. Par défaut, Jahia Wise contient une base de données embarquée Sun JavaDB/ Apache Derby. Sélectionnez «SGBD autonome» pour choisir un autre fournisseur de pilotes de SGBD. Page 13 sur 64

14 Les types de base compatibles avec Wise sont : Microsoft SQL Server, mysql 5.x, Oracle 10g/11g, PostgreSQL 8.x/9.x, Sun JavaDB / Apache Derby. Sélectionnez le type correspondant dans la liste puis cliquez sur «Suivant». Page 14 sur 64

15 Sur l écran suivant, vérifiez les informations relatives au pilote de base de données, l URL d accès à la base, le nom d utilisateur et le mot de passe qui seront utilisés par Jahia Wise. Vous pouvez choisir de stocker les binaires dans la base (décoché par défaut) et de créer les tables dans la base (coché par défaut). Page 15 sur 64

16 Configurez le mot de passe pour le compte administrateur système «root» de Jahia Wise. Il est préférable de choisir un mot de passe difficile à trouver, plutôt long, mélangeant lettres, nombres et caractères spéciaux. Cliquez sur «Suivant» pour continuer. Page 16 sur 64

17 2.3.3 Configuration des outils externes Pour compléter cette étape, vous devez avoir préalablement installé les outils externes (add-ons) comme expliqué dans le chapitre Environnement requis Nous testons et assurons le support de Jahia Wise sur une large gamme d environnements d exploitation, de façon à s adapter à la diversité des systèmes d information de nos clients. Vous trouverez sur le site web Jahia la listes des plates-formes et versions supportées, qui sont également celles supportées par Jahia xcm : Installer les outils externes. Vérifiez que les répertoires d installation des add-ons sont corrects. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton «Parcourir» pour spécifier un autre répertoire. Cliquez sur «Suivant». Page 17 sur 64

18 Vérifiez que les paramètres affichés correspondent à vos choix, puis cliquez sur «Suivant» pour poursuivre l installation. Page 18 sur 64

19 Définissez un nom qui sera affiché pour les raccourcis dans le Menu Démarrer de Windows, puis cliquez sur «Suivant». Page 19 sur 64

20 Vous pouvez choisir ou non de démarrer le serveur Jahia Wise immédiatement après installation. Si vous souhaitez le démarrer ultérieurement, vous pourrez utiliser le raccourci «Start Jahia» dans le menu de raccourcis que vous venez de créer. Cliquez sur «Suivant» pour effectuer l installation. Page 20 sur 64

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22 A la fin de l installation, un message vous informe du bon déroulement de l opération. Vous pouvez générer un script automatisé, qui vous évitera de relancer cette procédure lors d installations ultérieures si vous conservez les mêmes paramètres. Cliquez sur «Terminer» pour fermer le programme d installation. Page 22 sur 64

23 2.4 Désinstaller Wise Si vous souhaitez désinstaller Wise, sélectionnez le raccourci «Uninstall Jahia» dans le répertoire que vous avez créé dans le Menu Démarrer de Windows. Cochez la case «forcer la suppression» pour être sûr que tous les fichiers seront effacés, puis cliquez sur «Désinstaller». Page 23 sur 64

24 3 Administrer Wise 3.1 Se connecter Connectez-vous à Wise à l aide du compte «root» et du mot de passe que vous avez défini lors de l installation. Vous êtes alors dirigé vers votre page profil Wise. L interface est en anglais par défaut. Pour bénéficier de menus d administration en français, sélectionnez «français» comme langue préférée dans votre profil, puis cliquez sur OK pour enregistrer la modification. Page 24 sur 64

25 L interface et les menus apparaissent désormais en français. 3.2 Gérer les utilisateurs Avant de configurer les instances et espaces Wise, il est souhaitable configurer une base d utilisateurs autorisés. Vous pouvez créer manuellement des utilisateurs ou importer des fichiers contenant des profils utilisateurs existants. Pour gérer les utilisateurs, choisissez «Administrer les utilisateurs» 1 dans le menu Administration. 1 Rajouter un item gestion des utilisateurs dans le menu d admin Page 25 sur 64

26 3.2.1 Créer un utilisateur Pour créer manuellement un utilisateur, cliquez sur le bouton «Créer un nouvel utilisateur». Entrez les informations de base du profil (nom d utilisateur, prénom, nom, adresse , organisation, langue par défaut, mot de passe, notifications ), puis cliquez sur OK pour enregistrer le profil. Page 26 sur 64

27 3.2.2 Importer des utilisateurs Si vous disposez déjà d une liste d utilisateurs au format CSV, vous pouvez directement importer tous les utilisateurs de cette liste dans Wise. Cliquez sur «Création groupée d utilisateurs». Sélectionnez le fichier CSV sur votre ordinateur, spécifiez si besoin le séparateur de champs à utiliser puis cliquez sur OK. Page 27 sur 64

28 Les utilisateurs apparaissent alors dans Jahia Wise Modifier les informations basiques d un utilisateur Avec l interface d administration des utilisateurs, vous pouvez modifier les propriétés de base d un compte utilisateur. Vous ne pouvez pas en revanche modifier les informations détaillées du profil Wise de cet utilisateur (photo, compétences, fonction, etc.) ; lui seul peut effectuer cette tâche, dans sa page Page 28 sur 64

29 Profil/Tableau de bord (pour plus d informations à ce sujet, se référer au «Guide d utilisation de Jahia Wise» que vous pouvez télécharger sur le site Jahia). Sélectionnez l utilisateur dont vous souhaitez modifier les propriétés puis cliquez sur le bouton «Editer». Les champs modifiables sont les mêmes que ceux affichés lors de la création du compte, à l exception du nom d utilisateur qui ne peut être modifié. Une fois les changements effectués, cliquez sur OK. Page 29 sur 64

30 3.2.4 Voir les utilisateurs dans l annuaire L annuaire des utilisateurs vous permet de visualiser les profils de tous les utilisateurs enregistrés sur le serveur. Cliquez sur «Annuaire des utilisateurs» dans la barre supérieure pour y accéder. Vous pouvez afficher les utilisateurs dont le nom commence par une lettre donnée ou effectuer une recherche. Page 30 sur 64

31 Cliquez sur un utilisateur pour afficher son profil détaillé Modifier les informations détaillées d un utilisateur En tant qu administrateur, vous pouvez modifier les propriétés de base du compte via l interface d administration. En revanche, seul l utilisateur lui-même peut mettre à jour les informations détaillées de son profil Wise (photo, compétences, fonction, etc.) Pour plus d informations à ce sujet, se référer au «Guide d utilisation de Jahia Wise». Page 31 sur 64

32 3.2.6 Supprimer des utilisateurs Sélectionnez le ou les utilisateurs à supprimer, cliquez sur le bouton «Supprimer l utilisateur sélectionné» puis confirmez la suppression. 3.3 Définir et gérer les catégories Définissez une arborescence de catégories adaptées à votre société, votre secteur d activité, ou vos métiers. Les catégories permettent de classifier les documents de votre organisation selon une arborescence de thématiques. Il s agit d une qualification plus ordonnée et hiérarchique, plus restrictive que les tags car la liste des catégories disponibles est centralisée par l administrateur, alors que les tags peuvent être ajoutés librement par les utilisateurs lorsqu ils partagent un document. Pour chaque espace de collaboration Wise, le Responsable pourra choisir dans cette arborescence globale une catégorie-mère pour son espace: les membres de l espace pourront utiliser cette catégorie et toutes les sous-catégories de l arborescence qui s y rattache dans leurs documents et notes. Les autres catégories de l arborescence ne leur seront pas accessibles. Sélectionnez «Gestion des catégories» dans le menu d administration. Page 32 sur 64

33 3.3.1 Créer une catégorie de 1 er niveau Il est important de bien concevoir l arborescence de catégories avec les responsables de chaque service de votre entreprise pour permettre de qualifier au mieux les documents qui seront partagés. Cliquez sur le bouton «Nouvelle catégorie» pour créer une catégorie de premier niveau. Vous pouvez créer plusieurs catégories au premier niveau mais un espace de collaboration ne peut utiliser qu une seule catégorie de premier niveau. Page 33 sur 64

34 Nommez votre catégorie et cliquez sur le bouton «Créer une catégorie» Créer une sous-catégorie Ajoutez des sous-catégories à votre catégorie de premier niveau en cliquant sur l icône «+». Page 34 sur 64

35 Renseignez le nom de la sous-catégorie dans la fenêtre qui s ouvre puis cliquez sur «Créer une catégorie». Vous pouvez réitérer le processus pour les niveaux inférieurs (sous-sous catégories etc.). Il n y a pas de limite dans le nombre de niveaux pour les catégories. Les bonnes pratiques tendent à montrer que dans la plupart des cas, 2 ou 3 niveaux représentent le compromis le plus efficace entre précision et facilité d utilisation Page 35 sur 64

36 3.3.3 Supprimer une catégorie Pour supprimer une catégorie, quel que soit son niveau, cliquez sur l icône «-» puis confirmez la suppression. Toutes les sous-catégories qui y sont rattachées sont également supprimées. 3.4 Gérer les instances et les espaces de collaboration Les instances Wise vous permettent de regrouper plusieurs espaces de collaboration et de définir des permissions globales par défaut pour l ensemble de ces espaces, au moyen de groupes d utilisateurs habilités. Dans les petites structures, une seule instance est généralement suffisante. Pour les grandes organisations, il peut être utile d organiser les différents espaces au sein de plusieurs instances Wise avec des droits spécifiques. Sélectionnez «Gestion des instances» dans le menu d administration. Page 36 sur 64

37 3.4.1 Créer une instance Cliquez sur le bouton «Créer» pour créer une nouvelle instance. Donnez un titre explicite à votre instance, définissez un nom abrégé («clé du site») qui figurera dans l URL d accès aux espaces de collaboration. En option, vous pouvez détailler la description de l instance dans le champ «Description». Par exemple, le titre explicite pourra être «Marketing» et la clé du site «mktg». Page 37 sur 64

38 Si votre serveur est associé à un nom de domaine, par exemple entrez ce nom dans le champ «nom du serveur du site» pour établir la correspondance. Chaque instance dispose d un menu de contrôle avec 4 actions possibles : accéder aux espaces de collaboration modifier les paramètres généraux définir les gestionnaires Wise gérer les groupes d utilisateurs Page 38 sur 64

39 3.4.2 Créer des espaces de collaboration Pour créer un nouvel espace, allez dans la page de l instance choisie en cliquant sur son nom ou sur la flèche bleue. Cliquez sur le bouton «Créer un nouvel Espace de collaboration». Renseignez le nom du nouvel espace et une description détaillée, puis cliquez sur «Créer». Page 39 sur 64

40 La description permet aux utilisateurs d en savoir plus sur cet espace, en vue de solliciter une éventuelle participation. Après quelques instants, le nouvel espace est créé. Par défaut, l administrateur système (root) est responsable de tous les espaces. Sélectionnez un responsable désigné pour cet espace en saisissant son nom, puis confirmez. Page 40 sur 64

41 Modifiez les permissions en cliquant sur son rôle actuel (par défaut : Editeur) afin de lui octroyer le rôle de Responsable de l espace, puis cliquez sur OK. Le nouvel espace est prêt à être géré pour le Responsable que vous venez de définir Définir des gestionnaires Wise Si vous le souhaitez, vous pouvez nommer pour chaque instance un ou plusieurs gestionnaires Wise. Les gestionnaires Wise disposent des permissions nécessaires pour créer/modifier/supprimer des espaces de collaboration dans leur instance. Pour ajouter un gestionnaire, entrez son nom dans le champ «Gestionnaires Wise» sur la page de l instance. Page 41 sur 64

42 Pour retirer un gestionnaire, cliquez sur l icône «-» Supprimer une instance Si vous souhaitez supprimer définitivement une ou plusieurs instances, allez sur la page «Gestion des instances», sélectionnez les instances choisies puis cliquez sur «Supprimer le(s) site(s)». Page 42 sur 64

43 La suppression d une instance est définitive et ne peut pas être annulée. Tous les espaces de collaboration rattachés à cette instance seront définitivement détruits et ne pourront pas être restaurés. Si vous êtes sûr de votre choix, confirmez Utiliser les groupes Pour chaque instance Wise, vous pouvez définir quels sont les groupes d utilisateurs qui auront la permission d afficher l instance ainsi que la liste des espaces de collaboration associés. Par défaut, les Page 43 sur 64

44 utilisateurs ne peuvent pas visualiser d instance tant qu ils ne sont pas membres d un espace de collaboration. Cliquez sur l icône groupe pour accéder à l interface d administration des groupes pour cette instance Créer un groupe Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton «Créer un nouveau groupe». Page 44 sur 64

45 Donnez un nom à votre groupe, puis cliquez sur OK Ajouter des membres à un groupe Page 45 sur 64

46 Par défaut, un groupe nouvellement créé est vide. Cliquez sur le bouton «Ajouter des membres». Page 46 sur 64

47 Sélectionnez dans la liste les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe. Vous pouvez naviguer dans la liste à l aide des flèches ou rechercher un utilisateur précis à l aide du champ Rechercher. Maintenez la touche CTRL enfoncée pour sélectionner plusieurs utilisateurs, puis cliquez sur «Ajouter» Enlever des membres d un groupe Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez retirer du groupe, puis cliquez sur «Supprimer ces membres» et confirmez l opération. Page 47 sur 64

48 Vous pouvez également inverser la sélection si vous souhaitez supprimer du groupe tous les utilisateurs à l exception de ceux que vous avez cliqués. Page 48 sur 64

49 Instances et groupes Chaque instance Wise dispose de ses propres groupes d utilisateurs. Ainsi, si vous créez un groupe «Marketing» dans une instance, il ne sera pas disponible dans les autres instances. Page 49 sur 64

50 Les utilisateurs ne faisant pas partie d un groupe autorisé pour une instance ne verront pas l instance ni les espaces de collaboration qui s y rattachent Supprimer un groupe Sélectionnez un groupe dans la liste, cliquez sur «Supprimer le groupe sélectionné» et confirmez sur l écran suivant. Seul le groupe est supprimé ; les comptes utilisateur ne sont pas effacés. 3.5 Configurer la passerelle La passerelle permet d activer une des fonctionnalités les plus attendues de Wise : l envoi de Notes ou Documents directement par dans un espace de collaboration. Une fois la passerelle configurée, chaque responsable d espace de collaboration peut ensuite décider d activer ou non la réception de documents et notes par pour son espace ainsi que l alias à utiliser. Le compte utilisé comme passerelle peut être de type Gmail ou IMAP/POP3. Sélectionnez «Configuration de la passerelle » dans le menu d administration. Page 50 sur 64

51 3.5.1 Avec un compte Gmail La façon la plus simple de configurer la passerelle est d utiliser un compte Gmail. Si vous ne disposez pas de compte pour la passerelle, vous pouvez facilement créer un compte Gmail ici : Si la passerelle est un compte Gmail ou Google Mail, sélectionnez «Google Mail», puis entrez le nom d utilisateur et le mot de passe du compte, puis Validez. Page 51 sur 64

52 3.5.2 Avec un compte IMAP/POP Si votre boîte aux lettres passerelle est de type IMAP ou POP, sélectionnez «IMAP/POP3 configuration» et renseignez les champs avec les paramètres de ce compte. Choisissez le protocole (IMAP, POP, ou leurs variantes sécurisées IMAPS ou POPS), entrez le nom du serveur . Ne changez le port que s il est différent du port par défaut (110 pour POP, 143 pour IMAP, 995 pour POPS, 993 pour IMAPS). Définissez un intervalle de relève du courrier. Par défaut cet intervalle est de 60 secondes. Choisissez ou non de supprimer du serveur les messages une fois traités par Wise. Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe du compte, puis Validez. Page 52 sur 64

53 4 Pour aller plus loin (Avancé) 4.1 Exporter des instances (Avancé) Vous pouvez exporter une configuration existante Wise (instances, espaces de collaboration, documents partagés, utilisateurs et rôles associés) à des fins de sauvegarde ou en vue d un import. Vous pouvez exporter une ou plusieurs instances. Connectez-vous à l interface d administration de Jahia Wise à l adresse : Cliquez sur «Gestion des Projets web». Sélectionnez les instances que vous souhaitez exporter puis choisissez l une des deux options : Exporter : tous les utilisateurs et rôles sont exportés, ainsi que les espaces de collaboration. En revanche, seuls les documents/fichiers qui ne sont pas verrouillés pour édition (qu il s agisse d une édition manuelle ou d un processus de validation) sont intégrés dans le fichier d export. Exporter (contenu en édition) : tous les utilisateurs et rôles sont exportés, ainsi que les espaces de collaboration. Tous les documents/fichiers, verrouillés ou non, y compris ceux faisant l objet d un processus de validation en cours, sont intégrés dans le fichier d export. Page 53 sur 64

54 Vous pouvez également exporter des instances via la page «Gestion des instances» accessible depuis le menu d administration. Les fonctionnalités sont équivalentes. Wise génère alors un fichier archive.zip qui est automatiquement téléchargé dans votre navigateur. Ce fichier peut ensuite être importé sur n importe quel autre serveur Wise. Page 54 sur 64

55 4.2 Importer des instances (Avancé) Vous pouvez avoir besoin d importer un export de données Wise existant (utilisateurs, instances, espaces de collaboration, documents ). Connectez-vous à l interface d administration de Jahia Wise à l adresse : Cliquez sur «Gestion des Projets Web» Vous pouvez également accéder à ce menu via la barre latérale. Page 55 sur 64

56 Cliquez sur le bouton «Choisissez un fichier» pour sélectionner un fichier d export Wise sur votre ordinateur ou spécifiez le chemin réseau du fichier à importer si celui-ci se trouve sur votre réseau d entreprise. Cliquez sur «Importer le fichier» afin d analyser le contenu du fichier. Page 56 sur 64

57 Après quelques instants, les sites ou instances Wise figurant dans le fichier d export sont affichés, ainsi que les rôles et les utilisateurs en contenu partagé. Vérifiez que tout est bien coché puis cliquez sur «Importer». Page 57 sur 64

58 La procédure d import peut être très longue, jusqu à plusieurs dizaines de minutes. Vos projets importés apparaissent désormais dans la liste des Projets Web. Page 58 sur 64

59 4.3 Personnaliser les rôles (Avancé) Wise est fourni avec 4 rôles par défaut : Collaborateur, Editeur, Editeur-Validateur et Responsable. Pour voir le détail de ces rôles et les permissions associées, se référer au «Guide d utilisation de Jahia Wise». Toutefois, vous pouvez avoir besoin d ajuster très finement les permissions associées à certains rôles. L accès à cette fonctionnalité est réservé aux administrateurs Jahia expérimentés ; une configuration incorrecte pourrait entraîner de graves dysfonctionnements du système et l impossibilité pour certains utilisateurs d accéder à leurs données. Sur la page d administration des utilisateurs, cliquez sur «Gérer les rôles» dans la barre latérale. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez modifier. Page 59 sur 64

60 Cliquez sur l onglet «Permissions». Vous avez ainsi accès à l arborescence de toutes les permissions pour ce rôle. Si vous souhaitez modifier une permission, cochez ou décochez la case associée. Une fois les changements effectués, cliquez sur «Sauver». Ces modifications s appliqueront sur toutes les instances de Wise pour tous les utilisateurs assumant ce rôle lors de leur prochaine session. Page 60 sur 64

61 4.4 Optimiser la performance du système (Avancé) Pour que les performances de Jahia Wise soient en phase avec les besoins et usages spécifiques de votre organisation, vous pouvez avoir besoin d ajuster les paramètres d installation. Dans ce chapitre, vous trouverez quelques recommandations et paramétrages utiles fournis par nos ingénieurs Stocker les données binaires Lors de l étape 9 du processus d installation personnalisé, une option vous permet de cocher ou décocher la case «Stockage des binaires dans la base». Selon le wiki Apache Jackrabbit( «stocker les binaires sous forme de fichiers (FileDataStore)est plus rapide que dans une base de données (DbDataStore). Il est donc recommandé d utiliser le stockage dans le système de fichiers, à moins que vous ayez des raisons opérationnelles strictes vous obligeant à tout stocker dans une base de données.» Nous recommandons de décocher la case «Stockage des binaires dans la base». Page 61 sur 64

62 Vous ne pouvez pas modifier le mode de stockage après l installation, à l exception d un importexport de l entrepôt de données. Si vous utilisez le mode FileDataStore en cluster, il faut utiliser un système de fichiers partagé vers lequel pointeront tous les nœuds du cluster Augmenter la valeur de bundlecachesize Une autre recommandation consiste à augmenter la valeur du paramètre bundlecachesize dans le fichier etc\repository.xml et tous les fichiers workspace.xml. La valeur par défaut est de seulement 8MB. Pour des environnements de production à grande échelle, cette valeur doit être portée à 256MB minimum. Augmentez la valeur du paramètre bundlecachesize de CRX TarPersistenceManager en effectuant les actions suivantes : Pour chaque élément PersistenceManager dans WEB-INF/etc/repository/jackrabbit/repository.xml et dans tous les fichiers workspace.xml files (du répertoire WEB-INF/var/repository), décommentez ou ajoutez le paramètre suivant (exemple) : <PersistenceManager...> <param name="bundlecachesize" value="256" /> </PersistenceManager> Pour l élément PersistenceManager qui se trouve sous l élément Versioning, la valeur de bundlecachesize peut généralement être 2 à 4 fois plus petite que celle située sous l élément Workspace Corriger les erreurs OpenOffice Parfois vous pouvez être amené à rencontrer des problèmes avec le connecteur OpenOffice. Cette erreur peut être vue dans les logs, lorsqu il est indiqué qu OfficeManager est arrêté. Dans ce cas : Arrêtez le serveur Jahia Wise Le cas échéant, tuez le(s) processus Office qui pourraient être encore en cours d exécution Problèmes de mémoire Lorsque vous rencontrez une erreur OutOfMemoryError, nous recommandons de redémarrer le serveur Jahia Wise le plus tôt possible, afin d éviter une possible corruption de vos données. Page 62 sur 64

63 4.4.5 Fichiers ouverts simultanément (Linux seulement) Sous Linux, il est essentiel d augmenter le nombre de fichiers ouverts simultanément, sous peine de déclencher des erreurs du type «Trop de fichiers ouverts» dans le système d exploitation. Nous vous recommandons de donner la valeur «illimité» à ces deux paramètres : nofiles(descriptors) unlimited coredump(blocks) unlimited Page 63 sur 64

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