Guide pour l association Sportive UFOLEP Activités sportives MOTO

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1 Saison 2012/ Guide pour l association Sportive UFOLEP Activités sportives MOTO Sommaire : 1 Comment fonctionne «Rouler en UFOLEP»? Page 2 2 Vos identifiants de connexion Page 2 3 Connexion à «Rouler en UFOLEP» Page 3 4 Se déconnecter de «Rouler en UFOLEP» Page 3 5 Problème de connexion Page 4 6 Présentation de la page d accueil Page 4 7 Utilisation de l agenda Page 5 8 Faire une recherche dans l agenda Page 6 9 Déclarer un entraînement à dates uniques Page 7 10 Déclarer un entraînement par occurrence Page Ajouter un nouveau terrain Page Suivre et gérer les entraînements Page 25 Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 1

2 1 Comment fonctionne «Rouler en UFOLEP»? Votre Fédération enregistre l affiliation de votre association et l adhésion de vos membres dans son logiciel Affiligue. Chaque soir, votre Fédération transmet ses informations au serveur Web national pour mettre à jour nos différents sites internet (webaffiligue.org, apac-assurance.org, roulerenufolep.org, etc.). Les informations validées par la Fédération sont à votre disposition dès le lendemain. Attention : les codes d activités disponibles sur votre espace «Rouler en UFOLEP» sont ceux que vous avez déclarés lors de votre affiliation. Si vous constatez une erreur, contacter votre Fédération départementale. Dans votre espace «Rouler en UFOLEP», vous allez pouvoir : - gérer l agenda des entraînements de votre activité, - gérer les dates de vos manifestations - inscrire les licenciés à jour de leur licence pour la saison en cours - vérifier si un licencié d une autre association désirant participer à un entraînement a bien une licence UOLEP pour la saison en cours. - éditer une liste d émargement pour chaque plage horaire d entraînements A chaque fois que vous déclarez un entraînement ou une manifestation, il est possible d interrompre la procédure d enregistrement (par exemple s il vous manque une information) et de revenir plus tard la terminer. Notez que l agenda affiche l ensemble des événements que vous avez enregistrés et vous permet de connaître l état d un événement en cliquant dessus : En fin d année 2012, nous permettrons aux licenciés de se connecter à «Rouler en UFOLEP», de consulter le planning des entraînements proposés par l association, de demander à pouvoir choisir une plage horaire d entraînement que l association devra valider. 2 Vos identifiants de connexion Pour se connecter à «Rouler en UFOLEP», votre Fédération doit vous transmettre vos identifiants personnels de connexion. Ils sont envoyés uniquement par au Président et au Trésorier de l association. Vos identifiants ne changeront pas saison après saison. Cependant, votre accès au site internet est valable pour la saison en cours d affiliation et si vous avez accepté les garanties d assurance APAC proposées lors de votre affiliation. Si vous êtes affilié pour la saison 2012/2013, vous pouvez utiliser le site «Rouler en UFOLEP» du 1 er septembre 2012 au 31 août A chaque nouvelle saison, vous devez renouveler l affiliation de l association avant le 31 octobre sinon votre accès sera automatiquement bloqué après le 1 er novembre en attendant votre réaffiliation. Remarque : afin de faciliter l utilisation de nos différents sites internet, vos identifiants personnels de connexion peuvent également être utilisés sur : - (gestion des adhérents de l association) - (gestion de la fiche diagnostic de l association) - Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 2

3 3 Connexion à «Rouler en UFOLEP» Ouvrez votre navigateur internet préféré et tapez le lien suivant : La page suivante apparaît : Pour vous connecter, remplissez vos informations d identification et cliquez sur le bouton. Si vous avez renseigné correctement vos identifiants, la fenêtre suivante doit s afficher : 4 Se déconnecter du «Roule en UFOLEP» Une fois votre travail terminé, vous ne devez pas fermer votre navigateur internet en cliquant sur le bouton de fermeture mais vous devez cliquer sur le bouton. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 3

4 5 Problème de connexion Si le message en rouge apparaît : «Identification impossible», 3 possibilités : - - vous vous êtes trompé dans votre saisie. Re-saisissez les informations - - vous n avez pas renouvelé votre affiliation et, depuis le 1 er novembre, votre accès est bloqué - - vous avez refusé les garanties d assurance APAC proposées lors de votre affiliation. - Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez à nouveau le recevoir dans votre boite . Cliquez sur le bouton une fenêtre s affiche pour vous proposer de saisir vos informations personnelles. Si le problème persiste, prenez contact avec votre Fédération départementale. 6 Présentation de la page d accueil Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 4

5 Votre espace se décompose en 3 fenêtres : Fenêtre 1 : les messages d information transmis par l APAC s affichent dans cette partie. Fenêtre 2 : le planning de vos entraînements déclarés à ce jour apparaît dans cet agenda. Fenêtre 3 : le menu permettant d accéder aux fonctions de «rouler en UFOLEP». 7 Utilisation de l agenda L agenda affiche les dates d entraînements que vous avez déclarés : La date du jour est mentionnée par une case de couleur jaune. Pour changer de mois, utiliser les flèches : Vous pouvez modifier l affichage de l agenda en cliquant sur : - - Mois = affichage de 31 jours du mois - Semaine = affiche les 5 jours de la semaine Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 5

6 Pour accéder directement à un entraînement affiché sur l agenda, cliquez une fois sur la zone verte de la période concernée : et la fenêtre de gestion de l entraînement apparaît : Pour plus d information, consultez le chapitre «12 Suivre et gérer un évènement» A tout moment, vous pouvez revenir à l agenda en cliquant sur le nom de votre association : 8 Faire une recherche dans l agenda En cliquant sur le bouton agenda :, vous avez la possibilité de faire des recherches dans votre Les critères de recherche sont : - Le type de cet événement : - Les activités rattachées à cette date : Attention : les codes d activités disponibles sur votre espace «Rouler en UFOLEP» sont ceux que vous avez déclarés lors de votre affiliation. Si vous constatez une erreur, contacter votre Fédération départementale. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 6

7 - L état de cet événement - Sur une période de date : Pour faciliter la saisie des dates, vous pouvez les choisir dans un planning. Pour lancer la recherche dans le planning, cliquez sur le bouton : Les résultats de votre recherche s affichent s il y a un résultat : Pour accéder à la gestion d une date, cliquez sur le bouton. 9 Déclarer un entraînement La déclaration d un nouvel entraînement se déroule en 6 étapes : - Etape 1 : définir les informations relatives à l entraînement - Etape 2 : choisir la ou les dates de l entraînement et la plage horaire - Etape 3 : choisir un lieu ou se déroule l entraînement - Etape 4 : inscrire les participants et leur attribuer un rôle - Etape 5 : gérer l entraînement - Etape 6 : clôturer l entraînement dans l agenda En cliquant sur le bouton, pour ajouter un évènement. Vous avez le choix entre «Entraînement» «Entraînement» et «Manifestation», choisissez. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 7

8 La page suivante s affiche : Le texte vous confirme le choix de l organisation d entraînements. Il vous indique également les éléments que vous devez avoir en votre possession avant de démarrer votre saisie. Pour démarrer la saisie, cliquer sur le bouton La fenêtre suivante apparaît : Le type d évènement est confirmé en haut à gauche de la fenêtre :. A gauche de la fenêtre s affichent les 6 étapes de gestion de votre entraînement. A tout moment, vous pouvez cliquer sur l une des étapes pour y accéder immédiatement. Etape 1 : définir les informations relatives à l entraînement : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 8

9 Par exemple : - Nom = entraiment Motocross du 01/09 - Type d activité = Motocross Cliquer sur le bouton. La fenêtre suivante s affiche : Etape 2 : définir la ou les dates de l entraînement et les plages horaires Pour cet entraînement, vous devez choisir les dates dans votre agenda. Cliquez sur le bouton, la zone suivante s affiche : Renseigner la date et les horaires de l entraînement. Par exemple : - Date = 01/09/ Horaire de début = 10h30 - Horaire de fin = 11h45 Cliquez sur le bouton pour confirmer la date. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 9

10 Le tableau des dates de votre entraînement apparaît : Il est possible de définir plusieurs dates pour un même entraînement. Si vous le souhaitez, vous pouvez également définir des occurrences, c'est-à-dire un entraînement qui se reporte sur l agenda à date régulière. Par exemple : entraînement tous les samedis matin de 10h30 à 12h. Pour définir une occurrence, cliquez sur le bouton La zone de saisie des occurrences apparaît : Consulter le chapitre 10 pour savoir comment définir une occurrence. Cliquer sur le bouton. Etape 3 : choisir le lieu de l entraînement La fenêtre suivante s affiche : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 10

11 Vous devez définir le lieu où va se dérouler votre entraînement. Utilisez la zone Code Postal, pour rechercher un terrain. Si vous ne connaissez pas le lieu du terrain où vous désirez pratiquer votre entraînement, cliquez directement sur le bouton et la liste des terrains disponibles apparaîtra : Cliquez sur le bouton le sélectionner. pour Si le terrain que vous recherchez n existe pas, cliquez sur le bouton nouveau terrain. Consultez le chapitre 11 pour plus d information. pour ajouter un La fenêtre suivante réapparait avec la mention du lieu sélectionné. Sélectionner la date d entraînement qui sera liée a ce lieu : Terminer par le bouton. Si vous regardez dans la colonne «Lieu», auparavant vous aviez une mention en rouge indiquant que le lieu n était pas défini : Maintenant, la colonne «Lieu» affiche le terrain sélectionné. Vous pouvez passer à l étape suivante en cliquant sur le bouton. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 11

12 La fenêtre suivante apparaît : Etape 4 : inscrire les licenciés participants à une date L inscription des participants se déroule en 2 étapes : - Choisir les participants - Leur affecter un rôle pendant l entraînement. Il y a plusieurs possibilités pour choisir les participants : - Les choisir dans la liste des adhérents de l association - Rechercher un licencié UFOLEP d une autre association - Choisir une liste d adhérents mémorisée. Si vous souhaitez rechercher un ou plusieurs adhérents de l association, cliquez sur le bouton La fenêtre suivante s affiche : Vous pouvez rechercher précisément un adhérent de votre association en renseignant la zone ci-contre : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 12

13 Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton qui vous affiche la liste complète de vos adhérents : Remarque : pour rappel, vous avez la possibilité de modifier les informations sur vos licenciés directement dans votre espace Webaffiligue ( Les identifiants de connexion au Webaffiligue sont les mêmes que ceux de roulerenufolep.org. Pour valider un adhérent, cliquez sur le bouton Une fois votre sélection terminée, cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre ou sur la touche Echap de votre clavier. Vous pouvez choisir d ajouter l ensemble de la liste affichée en cliquant sur le bouton. La demande de confirmation suivante s affichera : Répondez «confirmer». Attention : si certains de vos adhérents n ont pas l activité choisie pour votre entraînement, le message suivant peut apparaître : Contactez votre délégation départementale APAC si vous ne comprenez l affichage de ce message. Si vous souhaitez rechercher un licencié UFOLEP d une autre association affiliée à l UFOLEP, utilisez le bouton. La fenêtre de recherche apparaît. La démarche est ensuite identique à celle des adhérents de l association présentée ci-dessus. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 13

14 Si vous souhaitez choisir une liste d adhérents mémorisée, cliquez sur le bouton Vous pouvez alors sélectionner en cliquant sur la lsite que vous souhaitez utiliser Une fois que vous avez sélectionné vos participants à l aide d une des manières présentées ci-dessus, vous pouvez visualiser la liste sous le titre : «liste des participants» Si vous avez fait une erreur lors de la sélection, vous pouvez supprimé la ligne en cliquant sur le bouton avec l icône suivante : Etape 4 bis : Attribution des rôles Il est important d attibuer un rôle aux participants sélectionnés, vous pouvez le faire à l aide du menu déroulant qui se trouve dans la colonne Rôle. Ne pas oublier de cliquer sur avant de passer à l écran suivant Vous avez également la possibilité d enregistrer une liste de participants en vue d une prochaine utilisation à l aide du bouton : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 14

15 Etape 5 : gérer l entraînement Vous pouvez accéder à ce menu à partir d une recherche que vous avez effectué, L événement a été validé Vous avez effectué toutes les étapes de saisie La page de gestion vous confirme que l événement a été validé et vous permet d effectuer différents traiements : - La personnalisation avec la possibilité de créer des catégories qui apparaîtront sur votre liste à imprimer : Prenons un exemple, vous avez ouvert une séance d entraînement et vous vous apercevez qu il y a plusieurs niveaux de pratiquants qui seront présents lors de celui-ci. La création des catégories vous permettra de constituer des listes de passage : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 15

16 Vous cliquez sur «ajouter une catégorie» Pour effectuer vos listes de passage, vous créez une catégorie «junior» Trois type de catégories vous sont proposées : - Texte libre : vous pourrez compléter avec tout ce que vous voudrez (texte, chiffres.) - Liste de valeurs : vous allez pouvoir enregistrer des valeurs que vous pourrez attribuer à vos participants par la suite - Date En cliquant sur la page suivante s ouvre : Vous nommez les valeurs que vous souhaitez utiliser, dans notre cas «débutant, bon niveau.» Vous pouvez affecter ces valeurs aux participants en cliquant sur le bouton Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 16

17 Après avoir cliqué sur le bouton «retourner à la gestion», vous pourrez visualiser les catégories à partir du bouton imprimer : - Les modifications : En cliquant sur les différents boutons, vous retournerez à l étape pour effectuer vos modifications. - La suppression L entraînement a été annulé, vous pouvez le supprimer. - L impression et la visualisation Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 17

18 L événement n est pas encore validé Il manque des étapes à votre saisie, la page vous rappelle donc ce qui vous reste à faire. En cliquant sur la ligne où une croix est indiquée vous accéderez directement à l étape qu il vous faut compléter Etape 6 : clôturer un évènement Lorsque votre entraînement a eu lieu, il faut le clôturer. Lorsque vous choisissez la date dans l agenda, l évènement apparaîtra ainsi : La mention apparait. Cliquez sur le bouton. La fenêtre suivante s affiche pour renseigner les informations de clôture : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 18

19 Feuille de présence : Vous devez nous fournir la copie de la liste d émargement signée par les participants Participants : Vous pouvez ajouter des commentaires face aux noms des participants Cochez la case attestant de la conformité des informations déclarées Cliquez sur le bouton. La confirmation de la clôture est affichée. 10 Déclarer un entraînement par occurrence La déclaration par occurrence permet à l association de définir rapidement un évènement qui se reproduit à date régulière pendant une période déterminée. La déclaration de l entraînement se déroule avec les mêmes étapes qu un entraînement à date unique. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 19

20 Prenons l exemple suivant : L association organise un entraînement «moto cross» tous les samedis après-midi de 14h à 17h à partir du 15 septembre 2012 jusqu au 8 septembre Les entraînements n ont pas lieu pendant les périodes de vacances scolaires. Cliquer sur le bouton, pour ajouter les évènements. Choisissez «Entraînement» La page suivante s affiche : Le texte vous confirme le choix de l organisation d entraînements. Il vous indique également les éléments que vous devez avoir en votre possession avant de démarrer votre saisie. Pour démarrer la saisie, cliquer sur le bouton La fenêtre suivante apparaît : Le type d évènement est confirmé en haut à gauche de la fenêtre :. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 20

21 Etape 1 : définir les informations relatives à l entraînement Par exemple : - Nom = entraiment du samedi - Type d activité = moto cross Moto cross Cliquer sur le bouton. La fenêtre suivante s affiche : Etape 2 : définir la ou les dates de l entraînement et les plages horaires Pour cet entraînement, vous devez choisir les dates dans votre agenda. Cliquez sur le bouton zone suivante s affiche :, la Pour définir une occurrence, cliquez sur le bouton La zone de saisie des occurrences apparaît : Date de début = la première date où commence l entraînement Date de fin = la dernière date où aura lieu l entraînement Type = l entraînement a lieu une fois par mois ou une fois par semaine Chaque = quel est le jour de la semaine où a lieu l entraînement Tous les mois = sur combien de mois se déroule l entraînement Heure de début/heure de fin = heure où se déroule l entraînement. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 21

22 Pour notre exemple cela donnera donc : L association organise un entraînement «moto cross» tous les samedis après-midi de 14h à 17h à partir du 15 septembre 2012 jusqu au 8 septembre Cliquez sur le bouton pour ajoute r toutes les dates de la période à votre agenda. La liste des dates apparait maintenant dans la nouvelle fenêtre : Dans notre exemple, l association ne propose pas l entraînement pendant les périodes de vacances scolaires. Les vacances de Toussaint ont lieu 27 octobre au 12 novembre 2012, il faut donc supprimer les 3 entraînements suivants : Cliquez sur le bouton pour les supprimer. Ensuite, il faut gérer chaque entraînement (lieu, liste des participants, etc.) 11 Ajouter un nouveau terrain Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 22

23 Lorsque vous êtes dans la fiche d un évènement de l agenda, dans la zone «Lieux» : Pour ajouter un lien, cliquez sur le bouton. La nouvelle page suivante apparait :. Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 23

24 Vous pouvez scanner et nous déposer la copie du document d homologation transmis par la préfecture. Vous pouvez scanner et nous déposer la copie du document d homologation transmis par l UFOLEP Si vous avez des photos de votre terrain ou un plan, vous pouvez nous les déposer. Une fois terminé, cliquez sur le bouton pour valider la saisie. 12 Suivre et gérer les entraînements Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 24

25 Pour suivre vos évènements, utilisez l agenda ou cliquez sur le bouton. La page suivante vous permettre de rechercher tous les évènements de l agenda en cliquant simplement sur le bouton La liste apparaît en bas de page : Pour chaque évènement, la colonne «Informations» affiche l état en cours de chaque date. Pour gérer un évènement, cliquez sur le bouton. La fenêtre de gestion des évènements apparait. Vous pouvez soit utiliser le menu à droite pour accéder à une étape particulière : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 25

26 Ou vous pouvez cliquer directement sur les informations suivantes : Rouler en UFOLEP Procédure et utilisation par l association - 11/09/2012 Page 26