Guide de formation de base du gestionnaire de TermBase

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1 Guide de formation de base du gestionnaire de TermBase Révisé : janvier 2010

2 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Table des matières Table des matières Leçon 1 - Introduction Introduction Rôle et responsabilités du gestionnaire de TermBases Aperçu du module TermBase Aperçu de l'interface de l'éditeur TermBase...2 Leçon 2 - Créer des TermBases Introduction Créer une TermBase locale Créer une TermBase serveur Transférer une TermBase locale vers une TermBase serveur Transférer une TermBase serveur vers une TermBase locale...9 Leçon 3 - Personnaliser les champs d'information de la TermBase Introduction Créer de nouveaux champs Localiser et créer des liens hypertexte pour les noms et les valeurs de champs Reproduire une structure de fiche terminologique...17 Leçon 4 - Modes de recherche et filtres de la TermBase Recherche dans des TermBases Les filtres Créer des filtres Gérer les filtres Filtre de fiche incomplète...24 Leçon 5 - Importations et exportations TermBase Introduction Importer un fichier texte dans une TermBase Importer un fichier TMX dans une TermBase Importer une liste balisée dans une TermBase Exporter une TermBase vers un fichier texte Exporter une TermBase vers un fichier XML/HTML Exporter une TermBase vers un fichier TMX Exporter et importer des fichiers TBX...41 i

3 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 1 Introduction Leçon 1 - Introduction Objectifs Comprendre le rôle et les responsabilités du gestionnaire de TermBases; Comprendre les différentes fonctions de gestion d une TermBase Introduction Bienvenue à la séance de formation sur la gestion des TermBases de MultiTrans. La présente formation vise à vous aider à comprendre votre rôle et vos responsabilités en tant que gestionnaire de TermBases et à obtenir une connaissance approfondie des fonctions de MultiTrans liées à cette tâche. En tout temps, n hésitez pas à interrompre la séance si vous avez des questions ou si certaines explications ne sont pas claires. Ce manuel vous appartient. Inscrivez-y vos notes et conservez-le à portée de main lorsque vous commencerez à utiliser MultiTrans Rôle et responsabilités du gestionnaire de TermBases En tant que gestionnaire de TermBases, vous serez responsable de la gestion efficace des TextBases de votre organisation. Les TermBases sont des bases de données terminologiques unilingues ou plurilingues. Vous pouvez y effectuer des recherches manuelles ou les utiliser dans le cadre de processus de traduction automatisés intégrés à votre logiciel d édition, tel que Word, PowerPoint ou WordPerfect. Selon la configuration de MultiTrans au sein de votre organisation, vous aurez à gérer vos TermBases localement ou sur un serveur. Une TermBase locale ne peut être modifiée que par une personne à la fois, tandis qu'une TermBase serveur peut être consultée et mise à jour par plusieurs personnes à la fois. Vos responsabilités, en tant que gestionnaire de TermBase, peuvent inclure l ensemble ou une partie des tâches suivantes : Créer, importer et exporter des TermBases; Personnaliser les champs des TermBases en fonction des besoins de votre organisation; Utiliser les diverses fonctions de TermBase pour gérer la terminologie de façon efficace; Mieux comprendre les atouts de MultiTrans et son influence sur les processus et les flux de travail existants; Contrôler la qualité des termes contenus dans les TermBases en vue de garantir une utilisation correcte et uniforme de la terminologie au sein de l organisation. 1

4 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 1 Introduction Nota : Si MultiTrans fait partie d un environnement serveur et que vous vous préoccupez de votre bande passante et de son impact sur le rendement de vos TextBases, assurez-vous d activer la fonction de traitement à partir du serveur dans la Console d administration. Pour ce faire, sélectionnez l option Mode client-serveur dans les options de la console d administration. Une fois le traitement à partir du serveur activé, vous devrez indexer vos TermBases. Sélectionnez une TermBase, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Indexer Aperçu du module TermBase Le module TermBase est un outil de gestion de la terminologie que vous utiliserez pour effectuer des recherches dans une base de données constituée de fiches contenant des mots, des termes ou des phrases complètes traduites en une ou plusieurs langues. Vous pouvez créer des TermBases spécifiques à un domaine et les utiliser pour effectuer des recherches manuelles ou pour lancer les processus de traduction automatisés dans un logiciel de traitement de texte, comme Microsoft Word. Dans la présente leçon, nous ouvrirons un fichier TermBase existant afin d ajouter ou de modifier manuellement des fiches terminologiques Aperçu de l'interface de l'éditeur TermBase Ouvrir une TermBase Une TermBase peut être ouverte seule ou en conjonction avec une ou plusieurs TextBases. 1. Cliquez sur le lien Gestionnaire TermBase à l écran initial de MultiTrans. Vous pouvez également cliquer sur le module TermBases dans la barre des fonctions (la barre grise qui se trouve dans la partie gauche de l écran) et sélectionner l icône Gestionnaire TermBase. La fenêtre Gestionnaire TermBase s affiche alors. 2

5 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 1 Introduction 2. Lorsque vous activez l onglet TermBases locales ou TermBases serveur, toutes les TermBases disponibles sur votre ordinateur ou sur le serveur s afficheront dans la liste. Pour afficher vos TermBases serveur, vous devez vous connecter à un serveur. 3. Sélectionnez le ou les fichiers TermBase que vous souhaitez ouvrir. a. À l onglet TermBases locales, cliquez sur la TermBase ou gardez la touche Ctrl ou Maj enfoncée afin de sélectionner simultanément des TermBase adjacentes ou non adjacentes. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir b. À l onglet TermBases serveur, cochez la case à côté des TermBases que vous voulez ouvrir. Veuillez noter que si votre organisation utilise des serveurs multiples pour stocker différents serveurs, lorsque vous établissez la connexion avec le serveur, tous les serveurs disponibles, ensemble avec leurs TermBases, s afficheront. Le champ Trouver TermBase est un champ qui affiche les résultats au fur et à mesure que vous tapez. Lorsque vous saisissez du texte dans ce champ, la liste des TermBases se réduira pour afficher seulement les TermBases qui contiennent la chaîne de caractères saisie dans le champ. Nota : Les TermBases locales et les TermBases serveur ne peuvent pas être ouvertes en même temps. Vous devez d abord ouvrir un type de TermBase et recliquer ensuite sur l icône du Gestionnaire TermBase pour ouvrir l'autre type de TermBases. 4. La fenêtre Éditeur TermBase s affiche. Interface de l'éditeur TermBase L Éditeur TermBase vous permet d ajouter et de modifier des termes ainsi que leurs équivalents, d ajouter de nouveaux termes avec leurs équivalents et d effectuer des recherches. Le volet de gauche affiche la liste des termes contenus dans la TermBase active. Nota : Lorsque vous utilisez une TermBase serveur, la liste des termes ne s affiche pas entièrement. Veuillez utiliser les flèches qui se trouvent au bas de la liste des termes pour consulter les termes. (Les termes s affichent en ordre alphabétique.) Le volet de droite affiche les deux onglets que voici : L onglet Détails permet d afficher tous les renseignements contenus dans la fiche terminologique sélectionnée. Les fiches peuvent contenir des termes, leurs traductions dans différentes langues, un nombre illimité de définitions et de champs, des images et des hyperliens vers d autres termes dans la TermBase ou vers des sites intranet et Internet. Dans cet onglet, il vous suffit de cliquer sur un nom de champ pour en modifier la valeur. Seuls les champs dont le nom est souligné peuvent être modifiés. L onglet Rechercher affiche l outil de recherche des TermBases qui vous permet de chercher des expressions précises. Pour afficher des termes dans d autres langues, cliquez sur le menu TermBase, sélectionnez l option Langue, puis choisissez ensuite la langue voulue. 3

6 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 1 Introduction Pour consulter les détails d un terme, cliquez une fois sur son entrée dans la liste de termes. Terme source et détails du terme Liste des termes Terme cible et détails du terme 4

7 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 2 - Créer des TermBases Leçon 2 - Créer des TermBases Objectifs Apprendre à créer une TermBase locale; Apprendre à créer une TermBase serveur; Apprendre à transférer des TermBases locales vers des TermBases serveur; Apprendre à transférer des TermBases serveur vers des TermBases locales Introduction Le module TermBase vous permet de partager et de gérer des terminologies unilingues et multilingues. Les bases de données terminologiques peuvent contenir plusieurs traductions pour chaque terme, ainsi qu une quantité illimitée de renseignements liés aux termes. Vous pouvez créer des TermBases locales ou sur le serveur. Les TermBases locales seront sauvegardées sur votre disque dur et seulement un utilisateur à la fois sera capable de les consulter et de les modifier. Par contre, les TermBases serveur seront sauvegardées sur un serveur et plusieurs utilisateurs pourront les consulter et les mettre à jour. Dans cette leçon, vous apprendrez à créer des TermBases locales et des TermBases serveur ainsi qu'à convertir une TermBase locale en une TermBase serveur et vice-versa Créer une TermBase locale Pour créer une TermBase locale : 1. Cliquez sur l'option Nouvelle TermBase dans le menu Fonctions ou dans le module TermBase qui se trouve dans Références générales et dans la barre des fonctions. La fenêtre Créer un nouveau fichier TermBase s'affiche. 2. Indiquez le nom, le sujet et la description de la TermBase dans les champs prévus à cette fin. Veuillez noter que les champs Sujet et Description sont optionnels. Si vous voulez enregistrer votre nouvelle TermBase dans un emplacement autre que celui par défaut, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un autre emplacement. 3. Cliquez sur le bouton Créer, ce qui ouvrira une nouvelle TermBase vide. Vous pouvez maintenant commencer à ajouter de nouvelles fiches terminologiques à votre TermBase Créer une TermBase serveur 1. À partir de la fenêtre des Références générales de MultiTrans, cliquez sur le lien Gestionnaire TermBase pour afficher la fenêtre Gestionnaire TermBase. Vous pouvez également, dans le menu Fonctions, sélectionner Gestionnaire TermBase. 5

8 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 2 - Créer des TermBases 2. Allez à l'onglet TermBases serveur. Vous apercevrez tous les serveurs qui sont disponibles (marqués par une icône pliable ou dépliable ) ainsi que toutes les TermBases sur ces serveurs affichées sous les noms des serveurs. 3. Cliquez sur le nom du serveur où vous voulez créer la nouvelle TermBase. 4. Cliquez sur le bouton Nouvelle TermBase. 5. Indiquez le nom, le sujet et la description de la TermBase dans les champs prévus à cette fin. 6. Cliquez sur le bouton Créer. Votre nouvelle TermBase apparaîtra sous le serveur que vous avez sélectionné. 7. Vous pouvez maintenant ouvrir votre nouvelle TermBase ou fermer la fenêtre Gestionnaire TermBase. 6

9 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 2 - Créer des TermBases 1.4. Transférer une TermBase locale vers une TermBase serveur Lorsque le serveur TermBase serveur a été installé, les TermBases peuvent être exportées vers une base de données principale (MS SQL ou Oracle) pour qu'elles soient utilisées simultanément par plusieurs personnes et, possiblement, pour qu'elles soient rendues disponibles dans l'intranet ou Internet. Pour exporter une TermBase vers une base de données : 1. À partir de l'écran des Références générales de MultiTrans, cliquez sur le lien Gestionnaire TermBase pour afficher la fenêtre Gestionnaire TermBase. 2. Ouvrez l'onglet TermBases locales. 3. Sélectionnez la TermBase voulue, puis cliquez sur Ouvrir. 4. Dans le menu TermBase, sélectionnez Exporter. 5. Sélectionnez Exporter vers une base de données et cliquez sur OK. 7

10 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 2 - Créer des TermBases 4. La fenêtre Exporter vers une base de données s'affiche. Remplissez les renseignements du serveur dans les champs Serveur, Type de connexion et Port. 5. Saisissez le nom de votre serveur répertoire ainsi que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis sélectionnez le type de connexion (serveur répertoire) ainsi que le port. 6. Cliquez sur le bouton Connexion pour établir la connexion avec le serveur. 7. Le nom de votre TermBase devrait apparaître dans le champ TermBase. Vous pouvez modifier ce champ, si vous le souhaitez. 8. Si vous avez installé le composant Sécurité avancée, vous pouvez, lorsque vous exportez une TermBase locale vers le serveur, sélectionner une série de champs de type «liste de choix» dont les valeurs seront inscrites dans le Champ de sécurité. Les valeurs doivent déjà exister dans le Champ de sécurité du serveur. 9. La case Identifier les doublons marquera un terme comme étant un doublon s'il existe déjà dans la TermBase serveur ou s'il existe plusieurs fois dans la TermBase locale. Autrement dit, le premier terme exporté ne sera pas un doublon, mais le deuxième le sera. Si un doublon est identifié et si la case ci-dessus est cochée, MultiTrans insérera le mot «doublon» devant le terme doublon. 10. Si vous exportez vers une TermBase serveur existante, la case Ignorer les champs additionnels vous permettra d'ignorer tous les champs de la TermBase locale, mais pas de la TermBase serveur. Par exemple, si les «champ A» et «champ B» existent dans la TermBase serveur, mais que le «champ C» existe dans la TermBase locale, le «champ C» ne sera pas ajouté à la TermBase serveur. 11. Si vous importez une TermBase dans une TermBase existante, la fonction Conserver les numéros de fiche vous permettra de conserver les numéros des fiches des TermBases locales dans la mesure où il n y a pas de fiche avec ce numéro dans la TermBase serveur. Par exemple, si dans votre TermBase locale «la fiche A» a le numéro 25 et que votre TermBase serveur contienne seulement des fiches ayant des numéros de 1 à 10, «la fiche A» sur le 8

11 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 2 - Créer des TermBases serveur aura le numéro 25; cependant, s il existe déjà une fiche avec le numéro 25 sur le serveur, la «fiche A» sera renumérotée avec le numéro de fiche suivant qui est disponible. Cliquez sur Suivant. 12. Cliquez sur Démarrer pour exporter votre TermBase vers le serveur. Vous verrez une barre de progression verte et les détails s'afficher dans la fenêtre Exporter vers une base de données Transférer une TermBase serveur vers une TermBase locale En tout temps, vous pouvez copier une TermBase serveur sur votre disque dur et créer une copie locale de la TermBase. Pour le faire : 1. À partir de l'écran initial de MultiTrans 4, cliquez sur le lien Gestionnaire TermBase pour afficher la fenêtre Gestionnaire TermBase. 2. Allez à l'onglet TermBases serveur. 3. Sélectionnez la TermBase voulue, puis cliquez sur Ouvrir. 4. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer fichier TermBase sous Sélectionnez le répertoire dans lequel vous voulez sauvegarder la TermBase, donnez un nom à la TermBase et cliquez sur Enregistrer. Nota: Les droits pour exporter une TermBase serveur peuvent être limités à partir de la Console d'administration. Si votre profil d'utilisateur n'a pas de droits d'exportation, l'option Enregistrer fichier TermBase sous... sera désactivée ou cachée. 9

12 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase Leçon 3 - Personnaliser les champs d'information de la TermBase Objectifs Apprendre les différences entre les champs de fiche, les champs de terme et les champs de définition; Apprendre à créer des champs; Se familiariser avec les types de champs; Apprendre à localiser les noms de champs; Apprendre à localiser les valeurs de champ et à créer des hyperliens pour ces valeurs; Savoir utiliser les champs obligatoires Introduction Les fiches terminologiques peuvent comporter trois types de champs : les champs de fiche, les champs de terme et les champs de définition. Chaque type de champ a une nature et une fonction particulières : Champs de fiche Champs de terme Champs de définition Champs de fiche : Les champs de fiche contiennent des informations qui s'appliquent à l'ensemble de la fiche terminologique. Par exemple, le domaine d'un concept ou l'image qui le représente sont des champs qui pourraient être ajoutés à ce niveau. Champs de terme : Les champs de terme s'appliquent à chaque terme appartenant à chacune des langues de la fiche. En d autres mots, ces champs peuvent être associés à un terme, à un synonyme ou à une traduction. Le contexte et la catégorie grammaticale sont des exemples de champs de terme. Champs de définition : Les champs de définition sont associés aux définitions d'un terme, d'un synonyme ou d'une traduction. Un terme peut avoir plusieurs définitions : dans ce cas, les champs de définition sont associés à chaque définition individuelle. Par exemple. la source d'une définition peut être considérée comme étant un champ de définition. 10

13 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 3.2. Créer de nouveaux champs Quand vous créez une TermBase, les fiches terminologiques contiennent par défaut le terme source, sa traduction, les champs de définition ainsi que les champs système. Les champs système sont des champs générés et mis à jour automatiquement par MultiTrans qui indiquent quel utilisateur a modifié une fiche terminologique et le moment auquel la modification a été apportée. Les champs par défaut ne peuvent être effacés de la structure d'une fiche terminologique. Pour vous aider à mieux gérer vos fichiers terminologiques, MultiTrans 4.4 vous permet d'ajouter un nombre illimité de champs à vos TermBases. Pour ajouter de nouveaux champs : 1. Ne fermez pas la TermBase que vous venez de créer. 2. Dans le menu TermBase, sélectionnez Définition des champs. La fenêtre Gestionnaire de définition des champs s affiche. 3. La fenêtre Gestionnaire de définition des champs comporte trois onglets qui représentent les différents types de champs que l'on peut créer dans une TermBase, tel qu'expliqué cidessus : les champs de fiche terminologique, les champs de terme et les champs de définition. 4. Vous devez d abord déterminer si vous souhaitez que les champs créés s'appliquent à toute la fiche (champs de fiche), aux termes de la fiche (champs de terme) ou à la définition d'un terme (champs de définition). Sélectionnez ensuite l'onglet approprié et cliquez sur le bouton Nouveau. La boîte de dialogue Définition des champs s affiche. 11

14 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 5. Saisissez un nom de champ qui est l étiquette qui sera affichée pour ce champ dans la TermBase. 6. Le cas échéant, sélectionnez un champ parent dans la liste des champs existants dans la TermBase. Un champ parent est un champ dont dépendra le champ actuel sans qu'il puisse en être dissocié. Si un champ parent est sélectionné, le champ que vous créez deviendra le champ enfant et s'affichera en retrait sous le champ parent sélectionné. Vous pouvez créer des champs parent/enfant pour exprimer des relations du genre contexte-source du contexte, définition-source de la définition, catégorie grammaticale type, etc. Nota: Un champ parent peut avoir des champs enfants multiples. Vous devez indiquer les champs parents au moment de la création du champ; ces champs ne pourront plus être modifiés plus tard. Les relations parentenfant peuvent être créées à tous les niveaux d une fiche. Si un champ parent est multiple, son champ enfant doit aussi être multiple. 7. La Description est facultative et peut être utilisée pour donner une courte indication au sujet de l'utilité du champ. 8. À partir du menu déroulant, sélectionnez un type de champ qui correspond aux données qui y seront saisies. Booléen (Oui/Non) : Ce type de champ vous permet de faire deux choix seulement, à savoir «Oui» ou «Non», à partir d'une liste déroulante. Date : Ce type de champ vous permet d ajouter des dates. Les utilisateurs auront la possibilité de choisir la date appropriée au moyen d un calendrier. 12

15 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase Liste de choix : Ce type de champ permet à un utilisateur de faire seulement un choix à partir d une liste de choix prédéfinie. Pour saisir une nouvelle valeur dans la liste, cliquez sur l icône du signe Vous pouvez aussi importer une liste de valeurs à partir d un fichier texte brut (.txt) en utilisant l icône de dossier. Les valeurs peuvent être saisies sur des lignes séparées. Utilisez les flèches qui se trouvent dans la partie inférieure droite de la liste pour réarranger les valeurs dans l ordre désiré, ou l icône pour retirer les valeurs de la liste ou encore l icône de modification pour renommer une valeur. Liste de choix multiniveaux : Ce type de champ permet à l'utilisateur de faire une sélection au sein d'une arborescence prédéfinie ayant un nombre illimité de niveaux. Ce type de champ permet un choix unique ou plusieurs choix. (Vous devez activer la case à cocher Allouer sélections multiples.) Si des sélections multiples sont permises, vous pouvez indiquer le Séparateur. Pour créer un niveau principal, entrez la valeur en utilisant l icône régulière du signe plus ; pour créer un sous-niveau, sélectionnez une valeur et cliquez sur l icône encadrée du signe plus. Liste de choix multiples : Ce type de champ permet à un utilisateur de sélectionner une ou plusieurs options à partir d une liste de choix prédéfinie. Vous pouvez ajouter des valeurs à ce champ de la même manière que vous le faites pour une liste de choix régulière. Numéro : Ce type de champ vous permet de saisir des valeurs numériques (entiers relatifs). Chaîne de caractères 1 ligne : Ce type de champ vous permet de saisir une ligne de texte (jusqu à 256 caractères). Chaîne de caractères lignes multiples : Ce type de champ vous permet d ajouter autant de lignes de texte que vous le souhaitez. Fichiers joints: Option disponible sur les TermBases serveur uniquement. Ce champ vous permet d ajouter tout type de fichier à votre fiche terminologique (documents, images, fichiers multimédia, etc.). Les images s afficheront en miniature et le fichier pourra être affiché en promenant le curseur sur l icône du fichier. Veuillez noter que les icônes sont génériques pour les documents, les images et les fichiers vidéo et qu'il n est pas possible d effectuer des recherches dans ce champ. 9. Le champ Par défaut vous permet d ajouter un texte ou une option qui sera insérée automatiquement dans ce champ tant et aussi longtemps qu aucun autre texte ou option n est sélectionné. Cette option est disponible pour tous les types de champs, à l exception de la liste de choix multiniveaux et liste de choix multiples. La valeur par défaut d un champ peut être changée à tout moment. Ceci ne changera pas la valeur de ce champ dans les fiches existantes; la modification s'appliquera seulement aux nouvelles fiches. 10. Si l'option Requis est cochée, tous les utilisateurs devront remplir ce champ au moment de la création d une fiche ou de la modification des fiches existantes. Si un champ enfant est obligatoire, il le deviendra seulement si un champ parent est rempli. 11. Si l option Multiple est sélectionnée, les utilisateurs pourront entrer des valeurs multiples pour un champ. Par exemple, une fiche pourrait contenir des contextes ou des observations multiples. Cette option n est pas disponible pour les champs liste de choix multiple ou fichiers joints, car ce champ permet de par sa nature la saisie de valeurs multiples. Cette option doit être sélectionnée au moment de la création d un champ; elle ne peut pas être ajoutée plus tard. 12. Cliquez sur le bouton Appliquer. 13

16 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 13. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque type de champ que vous voulez ajouter. 14. Pour changer l'ordre des champs dans la TermBase, utilisez les flèches haut et bas de la fenêtre Gestionnaire de définition des champs. L ordre des champs sera le même pour tous les utilisateurs. Seulement les utilisateurs ayant des droits d administrateur pourront changer l ordre des champs d une TermBase serveur. Quel que soit l ordre de priorité des champs enfants, ils s'afficheront toujours en retrait sous leurs champs parents respectifs. 15. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des champs, cliquez sur le bouton Fermer de la fenêtre Gestionnaire de définition des champs. Nota : Les structures entières des champs d une TermBase peuvent être reproduites dans une nouvelle TermBase, en cliquant sur Définition des champs dans le menu TermBase et en sélectionnant ensuite Importer. Sélectionnez la TermBase qui contient la structure désirée. Tous les champs sont créés automatiquement dans la nouvelle TermBase Localiser et créer des liens hypertexte pour les noms et les valeurs de champs Le nom et les valeurs des champs (pour les champs de type «liste de choix») s'affichent dans la langue de l'interface du logiciel. En d autres mots, si on utilise MultiTrans en anglais, le nom et les valeurs des champs s afficheront en anglais. Quelqu un qui utilise MultiTrans installé en français et qui consulte la même TermBase verra le nom et les valeurs des champs en français. Localiser le nom d'un champ 1. Pour localiser le nom d'un champ, sélectionnez Définition des champs dans le menu TermBase. Si vous voulez créer un nouveau champ, cliquez sur Nouveau. Si vous localisez un champ existant, sélectionnez le champ et cliquez sur Modifier. 14

17 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 2. Cliquez sur le bouton des points de suspension, qui se trouve à côté du champ Nom, sélectionnez la langue dans laquelle vous voulez localiser ce champ, saisissez le nom de champ puis cliquez sur OK. Veuillez noter que les champs localisés ne s afficheront que lorsque cette interface de langue sera utilisée. Localiser et créer des liens hypertexte pour les valeurs d'une liste de choix 1. Pour ajouter des valeurs de choix dans la langue de localisation, cliquez sur le signe à côté du champ Choix. 15

18 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 2. Sélectionnez la langue désirée dans la liste déroulante Langue. Veuillez noter que les langues localisées ne s afficheront que lorsque cette interface de langue sera utilisée. 3. Entrez les valeurs de champ correspondantes. Ces valeurs peuvent maintenant être liées à un terme ou à un champ de la TermBase active ou d une TermBase serveur séparée ou encore à un URL externe en cliquant sur le bouton d'hyperlien qui se trouve à droite du champ. Sélectionnez le type de lien (URL ou terme), puis saisissez le lien approprié ou choisissez le terme souhaité. Les valeurs de champ en français et en anglais peuvent être liées à des adresses URL ou à des termes différents. 4. Pour établir un lien vers un site Web interne ou externe, choisissez le type de lien URL, puis entrez l'adresse URL appropriée. Par exemple : 5. Pour établir un lien vers un autre terme ou champ, sélectionnez le type de lien Terme. Dans la fenêtre Rechercher terme qui s'ouvre automatiquement, vous pouvez indiquer la TermBase ouverte où se trouve le terme ou le champ avec lequel vous voulez établir le lien. Dans le champ Langues, indiquez la langue. Si vous voulez créer un lien vers un champ, sélectionner la case Rechercher dans tous les champs. Cliquez sur Rechercher, sélectionnez le résultat et choisissez OK. 16

19 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 6. Si une valeur dans une liste de choix contient un hyperlien, le lien sera créé automatiquement chaque fois que cette valeur sera sélectionnée pour un terme de la TermBase. Nota : Tout champ de texte, à l'exception du terme source, des synonymes et des traductions, peut contenir un nombre illimité de liens hypertextes vers des adresses URL ou vers d'autres termes présents dans la TermBase active. Pour ajouter un hyperlien à un champ de texte, ouvrez le champ en cliquant sur son nom ou cliquez sur le lien Modifier du terme approprié et choisissez le champ que vous voulez modifier. Sélectionnez le groupe de mots que vous voulez transformer en lien hypertexte, puis cliquez sur le bouton Hyperlien. La fenêtre Créer un lien apparaît. Veuillez suivre les étapes décrites ci-dessus Reproduire une structure de fiche terminologique Il est possible de reproduire la structure d une TermBase (ses champs) dans une nouvelle TermBase. Pour importer les champs d'une TermBase : 1. Ouvrez la TermBase à partir de laquelle vous voulez importer les champs. 2. Cliquez sur le menu TermBase et sélectionnez Définition des champs. 17

20 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 3 Personnaliser les champs d'information de la TermBase 3. Cliquez sur le bouton Importer qui se trouve en bas de la fenêtre. 4. Le Gestionnaire TermBase s'affiche. Sélectionnez la TermBase qui contient les champs que vous voulez importer et cliquez sur Sélectionner. 5. Les champs seront ajoutés aux onglets appropriés. Cliquez sur Fermer. 18

21 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 4 Modes de recherche et filtres de la TermBase Leçon 4 - Modes de recherche et filtres de la TermBase Objectifs Effectuer une recherche de terme; Utiliser l onglet Recherche; Créer des filtres; Partager des filtres; Filtre de fiche incomplète Recherche dans des TermBases Il existe plusieurs façons de trouver les informations que vous cherchez dans vos TermBases. Vous pouvez effectuer une recherche rapide, mais limitée. Vous pouvez également lancer une recherche à partir de l onglet Recherche, qui contient un moteur de recherche. Les options de recherche dans l onglet Recherche vous permettront de cibler des termes très précis ainsi que de faire recherches très larges. Recherche de terme Cliquez sur l icône Recherche de terme ( )qui se trouve au bas de la Liste de termes. Dans le champ Rechercher, saisissez le mot ou l expression à rechercher, puis cliquez sur OK. Seuls les termes en langue source qui contiennent la chaîne de recherche seront affichés dans les résultats. Pour consulter les détails relatifs à chacun de ces termes, sélectionnez le terme voulu dans la Liste de termes; les détails pour ce terme s afficheront dans le volet de droite. Pour afficher de nouveau la Liste de termes en entier, cliquez sur l icône Annuler la recherche. ( ) Onglet Recherche Pour lancer une recherche plus approfondie que la Recherche rapide, il suffit de suivre les étapes suivantes : 1. Cliquez sur l onglet Rechercher. 2. Saisissez le terme à recherche, ou une partie de celui-ci, dans le champ Recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Chercher ou appuyez sur la touche Entrée Par défaut, vous obtiendrez les mêmes résultats que si vous aviez effectué une recherche rapide. Toutefois, plusieurs options s offrent à vous dans le cas d une recherche courant. Pour consulter ces différentes options, cliquez sur le bouton Options. Pour lancer une recherche autre que la Recherche rapide décrite ci-dessus, suivez les étapes suivantes : Allez à l'onglet Rechercher. 19

22 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 4 Modes de recherche et filtres de la TermBase Saisissez le terme que vous voulez trouver, ou une partie de celui-ci, dans le champ Recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Chercher ou appuyez sur la touche Entrée. Par défaut, vous verrez les mêmes résultats que ceux affichés à l'aide de la fonction Recherche de terme. Toutefois, il y a plusieurs autres options qui se présentent à vous à partir de cette liste de résultats. Pour consulter ces différentes options de recherche, cliquez sur le bouton Options. L onglet TermBases vous permet de choisir une seule TermBase ou toutes les TermBases dans lesquelles effectuer des recherches; L onglet Champs vous permet d effectuer des recherches dans un ou plusieurs champs. Si vous cochez la case Afficher les champs système, vous pourrez également effectuer des recherches dans des champs système, tels que Créé par ou Créé le. Veuillez noter que si vous voulez chercher une date, vous devez cocher la case Date située à côté du champ Rechercher; L onglet Langues vous permet d effectuer des recherches dans une langue particulière ou dans toutes les langues de la TermBase; L onglet Options vous permet de choisir l une des options suivantes : o L option Mots entiers ne trouvera la chaîne recherche saisie que s il s agit d un mot entier et non d une partie d un mot; o L option Sensible à la casse ne trouvera la chaîne de recherche saisie que si elle figure dans la TermBase avec exactement la même casse. o L option Commence par trouvera tous les résultats qui commencent par la chaîne de recherche saisie; o L option Correspondance parfaite trouvera les résultats qui correspondent parfaitement à la chaîne de recherche; o L option Ignorer les fiches terminologiques sans traduction n affichera que les résultats pour lesquels il existe une traduction dans la langue cible. o Vous pouvez limiter le nombre des résultats de recherche à l aide de l option Nombre maximum de correspondances. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Options de recherche de la TermBase. 5. Pour afficher les détails d un terme, cliquez deux fois sur le résultat correspondant Les filtres Les filtres TermBase vous permettent d afficher une liste limitée ou déterminée de termes, selon diverses conditions : tous les termes ajoutés par un utilisateur, les fiches créées après une certaine date, les termes contenant un mot en particulier, etc. Il existe deux types de filtres : les conditions de terme/définition et les conditions de champ. Les conditions de terme/définition vous permettent d'afficher tous les termes ou toutes les définitions répondant à un certain critère, comme les termes et les définitions qui contiennent ou ne contiennent pas un mot en particulier, les termes qui commencent par une certaine lettre, etc. Les conditions de champ vous permettent d'afficher tous les termes dont un des champs possède une valeur en particulier, par exemple tous les termes relatifs à un certain client, les termes créés avant ou après une certaine date, etc. Il est possible de jumeler n importe quelles conditions de terme ou de champ afin de créer des filtres plus complexes. 20

23 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 4 Modes de recherche et filtres de la TermBase 4.3. Créer des filtres Pour ouvrir le Gestionnaire de filtres, sélectionnez Filtres soit dans le menu TermBase, soit de la fenêtre Éditeur TermBase. 1. À partir de la fenêtre Gestionnaire de filtres, cliquez sur le bouton Nouveau Dans la fenêtre Filtre TermBase, saisissez le nom du filtre dans le champ prévu à cette fin, puis cliquez sur Ajouter. Nota : Nommez vos filtres de manière à mieux les reconnaître. Des noms génériques tels que Filtre1, Filtre2, etc., ne décrivent pas la nature du filtre. Un nom descriptif, comme ContientCommission, serait plus clair. 3. Dans la fenêtre Condition du filtre, sélectionnez un Champ, un Opérateur et une Valeur. Vous pouvez ajouter une ou plusieurs conditions à un filtre. Les opérateurs disponibles sont : = Différent > >= < <= Contient Ne contient pas Commence par Est vide N est pas vide Le type de champ vous avez sélectionné détermine les opérateurs disponibles. Consultez les exemples ci-dessous. 21

24 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 4 Modes de recherche et filtres de la TermBase Exemple Pour afficher tous les termes que vous avez créés vous-même : 1. À partir de la fenêtre Filtre TermBase, cliquez sur Ajouter pour afficher la fenêtre Condition de filtre. 2. Cliquez sur le menu déroulant Champ et sélectionnez Terme / Créé par. 3. Choisissez l opérateur =. 4. Saisissez votre nom d'utilisateur dans le champ Valeur. 5. Cliquez sur OK. Le filtre vous permet d afficher seulement les termes que vous avez créés. 4. Un filtre peut contenir plusieurs conditions. Par exemple : A. Terme / Créé par = Pierre Untel ET Terme / Créé le = 01/01/2007 sélectionnera tous les termes créés par Pierre Untel le 1 janvier B. Sujet = Économie OU Sujet = Finance sélectionnera toutes les fiches terminologiques ayant le champ Sujet «Économie» ou «Finance». 5. Pour créer un filtre avec plusieurs conditions, servez-vous des boutons ET... et OU... dans la fenêtre du Filtre TermBase : 6. Pour les filtres complexes, utilisez les parenthèses ouvertes «(» et les parenthèses fermées «)» pour préciser l'ordre des conditions de filtre. 22

25 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 4 Modes de recherche et filtres de la TermBase 4.4. Gérer les filtres Vous pouvez effectuer différentes opérations pour gérer vos filtres. Vous pouvez retirer les conditions d un filtre ainsi que sauvegarder, changer, appliquer, désactiver, supprimer ou partager des filtres. Dans cette leçon, vous apprendrez à effectuer toutes ces opérations. Pour retirer une condition d un filtre Pour retirer une condition d un filtre, sélectionnez la condition et cliquez sur Supprimer. Pour enregistrer un filtre Si vous voulez enregistrer un filtre pour l'utiliser plus tard, cochez la case Enregistrer ce filtre et cliquez sur OK. Pour modifier un filtre À partir de la fenêtre Gestionnaire de filtres, cliquez sur le filtre à modifier et appuyez sur Modifier. Vous pouvez ensuite ajouter ou retirer les conditions, tel que décrit ci-dessus. Pour appliquer un filtre À partir de la fenêtre Gestionnaire de filtres, cochez la ou les cases correspondant au filtre que vous souhaitez appliquer et cliquez sur OK. Pour désactiver un filtre À partir de la fenêtre Gestionnaire de filtres, décochez la case correspondant au filtre que vous souhaitez désactiver (c est-à-dire, ne pas appliquer le filtre à la TermBase active). 23

26 Guide de formation de base de gestionnaire de TermBase Leçon 4 Modes de recherche et filtres de la TermBase Pour désactiver tous les filtres de la fenêtre Gestionnaire de filtres À partir de la fenêtre Gestionnaire de filtres, cliquez sur Effacer, puis sur OK. Pour supprimer un filtre À partir de la fenêtre Gestionnaire de filtres, cliquez sur un filtre pour le sélectionner, ensuite sur Supprimer. Lorsque le message : «Voulez-vous vraiment supprimer [Nom du filtre]?» s affiche, cliquez sur Oui. Pour partager un filtre Vous pouvez partager vos filtres avec les autres utilisateurs de MultiTrans. Pour ce faire, ouvrez le dossier Filtres qui se trouve dans C:\Program Files\MultiCorpora\MultiTrans 4.4\MultiTransClient\TermBases\filters, copiez le filtre que vous voulez partager et transférez-le à l'ordinateur d'un autre utilisateur MultiTrans, qui devra l enregistrer dans le même dossier Filtre de fiche incomplète Une fiche terminologique TermBase dont un champ obligatoire n'a pas de valeur est considérée comme étant incomplète. Ceci peut se produire si, par exemple, un champ obligatoire a été ajouté à une TermBase existante ou au moment de l importation d un glossaire terminologique d un format différent dans une TermBase. Pour afficher la liste des fiches incomplètes, cliquez sur l option Filtre de fiche incomplète dans le menu TermBase. La liste des termes n affichera que les termes dont la fiche est incomplète. Pour revenir à la liste originale des termes, cliquez sur cette option de nouveau. 24

27 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase Leçon 5 - Importations et exportations TermBase Objectifs Importer une TermBase à partir d'un fichier texte; Importation d'une liste balisée dans une TermBase; Importer une TermBase à partir d'un fichier TMX; Exporter une TermBase vers un fichier texte; Exporter une TermBase vers un fichier HTML ou XML; Exporter une TermBase vers un fichier TMX Introduction MultiTrans vous permet d importer des fichiers terminologiques à partir de formats divers (fichiers texte délimités, fichiers TMX et listes balisées) ainsi que d'exporter vos TermBases vers une variété de formats (texte, TMX, HTML et XML). De plus, les organisations qui utilisent le serveur TermBase peuvent exporter leurs TermBases vers une base de données principale accessible simultanément par plusieurs utilisateurs, à partir de postes de travail clients de MultiTrans, de l intranet ou d Internet. Pour des renseignements supplémentaires sur le transfert d'une TermBase locale vers un serveur, reportez-vous à la leçon 2. Attention : À partir de la version 4.4 de MultiTrans, les fichiers terminologiques ne peuvent plus être importés vers des TermBases serveur. Les fichiers doivent s'importer vers des TermBases locales en premiers et être exportés vers des TermBase serveur ultérieurement, s'il y a lieu Importer un fichier texte dans une TermBase Avant d'importer une TermBase à partir d'un fichier texte, vous devez vous familiariser avec la structure d'un fichier texte. Pendant l'importation de la TermBase, vous aurez à indiquer comment le fichier texte est organisé (Est-ce que tous les termes se trouvent sur une ligne ou sur des lignes séparées? Quel est le caractère utilisé pour délimiter les champs?). Il est fondamental que le fichier texte suive un ordre spécifique. Autrement dit, le fichier texte doit contenir pour chaque fiche terminologique, tout d'abord les champs de fiche, ensuite les champs de terme et, finalement, les champs de définition. Si votre fichier texte ne présente pas cette structure, vous devrez modifier le fichier dans votre éditeur de texte. Le séparateur par défaut des valeurs multiples d un champ est la barre verticale ( ). Utilisez le séparateur dans la même section de champ. Par exemple : Terme1<tab>Contexte1 Contexte2<tab>Commentaires Les champs enfants seront traités comme tout autre champ de fiche, de terme ou de définition. Ils doivent être groupés avec les champs de leur niveau (fiche, terme, définition), mais ils ne doivent pas forcément suivre leur champ parent. Les champs enfants seront affichés dans la liste des champs comme suit : <Nom champ parent>/<nom champ enfant >. 25

28 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase Pour importer un fichier texte dans une TermBase : 1. Cliquez sur le module TermBases qui se trouve dans la barre des fonctions et sélectionnez Importer vers TermBase ou, dans le menu Fonctions, sélectionnez Importer vers TermBase Sélectionnez Importation d'un fichier texte et cliquez sur OK. La fenêtre Étape 1 Importer d un fichier s affiche : 3. Dans le champ Importer de, cliquez sur le bouton Parcourir ( ) et sélectionnez le fichier à importer. 4. Cliquez sur l'icône ( )afin d'ajouter le fichier à la liste de fichiers. Répétez les étapes précédentes pour chaque fichier que vous voulez importer. Toutefois, puisque les options du fichier texte devront être définies pour chaque champ, il est conseillé d'importer chaque TermBase séparément, afin de simplifier le processus. 5. Cliquez sur le bouton Parcourir ( )à côté du champ Importer vers. La fenêtre Gestionnaire TermBase s affiche. 6. Sélectionnez la TermBase vers laquelle vous voulez importer le fichier ou cliquez sur le bouton Parcourir pour la repérer. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Nouveau pour créer une nouvelle TermBase. Nota : Lorsque vous importez vers une TermBase existante, assurez-vous que celle-ci est fermée. 7. Cliquez sur la case à cocher Fichier source UTF-8, si votre fichier source utilise un format de transformation Unicode de 8 bits. 8. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Étape 2 Options d'importation d'un fichier texte s'affiche. 26

29 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase 9. Sélectionner les options d'importation d'un fichier texte nécessaires : Selon vos besoins, cliquez sur les boutons Terme de la fiche sur des lignes séparées ou Tous les termes sur la même ligne. Cochez la case Lire les noms de champs de la 1ère ligne si vous avez des en-têtes de champ ou de langue dans votre fichier texte. Vous pouvez choisir votre propre séparateur des synonymes d une même langue en cochant Identification des synonymes. Si vous importez des champs système tels que la Créé le, sélectionnez Montrer les champs système. L'option Renommer les doublons ajoutera la marque «duplicate» à tout terme importé dans une TermBase qui contient déjà le terme respectif. En d'autres mots, le «terme 1» deviendra «duplicate terme 1». Une fois toutes les options sélectionnées, cliquez sur Suivant. 10. La fenêtre Étape 3 Délimiteurs de champs s'affiche. Sélectionnez Tabulation si vous importez un fichier texte tabulé. Si les informations dans vos fichiers sources sont délimitées d une autre manière, sélectionnez Autre et indiquez le caractère approprié dans le champ vide se trouvant à droite. Échappement des symboles spéciaux par \ : Certains symboles délimiteurs peuvent être aussi utilisés comme marques de ponctuation dans le texte. Par exemple : la virgule (,), le point-virgule (;), le deux-points (:), etc. Si votre symbole délimiteur est aussi utilisé comme marque de ponctuation dans le texte, insérez une barre oblique inverse avant chaque occurrence du symbole qui ne devrait pas être considéré un délimiteur et cochez la case Échappement des symboles spéciaux par \. 27

30 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase Numéro de fiche : Si vous voulez conserver la numérotation des fiches tel qu indiqué dans votre fichier source, saisissez ici le nom du champ qui correspond au numéro de fiche. Fichier : Si vous êtes en train d importer plusieurs fichiers texte, sélectionnez les options appropriées pour chaque fichier importé. Les options pour chaque fichier doivent être sélectionnées individuellement. Commencer l importation à la ligne : Sélectionnez le numéro de ligne pour chacun des fichiers à importer. Par exemple, pour sauter la première ligne, qui correspond aux entêtes, inscrivez 2. Nota : Consultez le volet de visualisation pour vérifier si vous avez choisi le bon délimiteur et si chaque colonne s affiche correctement. 11. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Étape 4 Type de champs s affiche. 28

31 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase 12. L'icône dans les en-têtes de colonne signifie que les champs correspondants n'ont pas été identifiés par MultiTrans et ne seront donc pas importés. Cliquez sur chaque en-tête de colonne et sélectionnez le nom du champ ou la langue appropriée pour chaque colonne d information. 13. Si le champ requis n'apparaît pas dans la liste affichée, cliquez sur Définitions dans le coin supérieur droit pour créer de nouveaux champs. Reportez-vous à la section Ajouter des champs à une TermBase pour des renseignements supplémentaires sur la création de nouveaux champs. Attention! Si la langue que vous voulez utiliser n'est pas disponible, vous devrez redéfinir vos préférences de langues et ajouter cette langue avant de pouvoir poursuivre le processus d'importation. 29

32 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase 14. Après avoir sélectionné un champ correspondant pour chaque colonne, cliquez sur Suivant. La fenêtre Étape 5 Cliquez sur «Importer» pour démarrer le processus s affiche. 15. Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus d'importation, puis sur OK une fois le processus terminé. Cliquez sur Fermer Importer un fichier TMX dans une TermBase Importer un fichier TMX dans une TermBase peut s avérer utile si vous voulez utiliser des fichiers terminologiques préalablement créées au moyen d autres outils d aide à la traduction. Avant d essayer d importer un fichier TMX vers une TermBase existante, assurez-vous que celle-ci est fermée. Pour importer un fichier TMX : Cliquez sur le module TermBases qui se trouve dans la barre des fonctions et sélectionnez Importer vers TermBase ou, dans le menu Fonctions, sélectionnez Importer vers TermBase Sélectionnez Importation d'un fichier TMX (XLM) et cliquez sur OK. La fenêtre Étape 1 Importer d un fichier s affiche : 30

33 MultiTrans Basic TermBase Management Training Guide Leçon 5 - Importations et exportations TermBase 2. Dans le champ Importer de, cliquez sur le bouton Parcourir ( ) et sélectionnez le fichier à importer. 3. Cliquez sur l'icône ( ) afin d'ajouter le fichier à la liste de fichiers. Répétez les étapes précédentes pour chaque fichier que vous voulez importer. 4. Cliquez sur le bouton Parcourir ( ) à côté du champ Importer vers. La fenêtre Gestionnaire TermBase s affiche. 5. Sélectionnez la TermBase vers laquelle vous voulez importer le fichier ou cliquez sur le bouton Parcourir pour la repérer. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Nouveau pour créer une nouvelle TermBase. 6. L'attribut par défaut sera associé à tous les termes importés. L attribut pourra être modifié dans la TermBase ultérieurement. L'option Renommer les expressions répétitives ajoutera la marque «Doublon» à tout terme importé dans une TermBase qui contient déjà le terme respectif. En d'autres mots, le «terme 1» deviendra «Doublon terme 1». 7. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Étape 2 Correspondance des langues s'affiche : 31