Manuel Registre TVA des véhicules motorisés

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1 Manuel Registre TVA des véhicules motorisés CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP La Grande Arche Paroi Nord La Défense Paris T contact@caryagroup.eu

2 Table des matières 1 1 Registre TVA des véhicules motorisés Général Contenu du registre Quels véhicules doivent être inscrits? Rapportage obligatoire du registre TVA Paramètres dans Navision/Incadea Execution du codeunit Numéros de souche Paramètres supplémentaires Activation du registre TVA Réalisations dans Navision/Incadea Rouvrir la session Que faire avec les véhicules qui sont déjà entrés? Inscription dans le registre TVA Navision - Incadea Sortie du registre TVA de Navision/Incadea Statut Livré Facturation Consultation du registre TVA depuis Navision/Incadea Impression de listes obligatoires Code WEEK Code MONTH Code COMPANY Afficher les listes déjà imprimées Rapport supplémentaires 17 Index 0

3 1 Registre TVA des véhicules motorisés 1.1 Général Par siège d'exploitation, un registre doit être tenu à jour pour les inscriptions de tous les véhicules qui entrent dans l'etablissement pour un ou plusieurs travaux. Livraison et/ou prestation de service concernant des véhicules motorisés (donc aussi pour tout véhicule entrant pour la création de devis) Livraison de véhicules d'occasion Toute intervention d'un intermédaire dans la livraison de véhiules d'occasion motorisés Contenu du registre Dès que le véhicule se trouve dans l'etablissement, celui-ci doit être enrgistré dans le registre. Cidessous, vous trouvez une description du registre TVA. Colonne Description 1 Numéro d'ordre se constistant de 4 (ou 5) positions d'une série ininterrompue de (0)001 à (9) Date d'entrée dans le garage ou modification de destination véhicule (p.ex. véhicule de location devient VO) 3 Numéro d'immatriculation ou n de chassis 4 Numéro d'identification (précédé par le code pays) du donneur d'ordre attribué dans d'autre etats membres de l'ue 5 Code qui indique le type d'action: Code 1: Tous les travaux d'entretien, réparations, modifications, placements ou autres actions qui ne sont pas reprises sous les codes 2,3 et 4 (prioritaire aux codes 2 3) Code 2: Travaux sous garantie complète Code 3: Véhicule qui se trouve dans le garage, uniquement pour la création de devis Code 4: Livraison de véhicule d'occasion (prioritaire aux codes 1-2-3) Si un véhicule entre avec un code spécifique, et il apparaitrai ensuite qu'un autre code devait être utilisé, le premier code ne peut pas être effacé, mais le nouveau code doit être mentionné sous le code existant. 6 Date de sortie du garage 7 Référence à la facture sortante ou la pièce justificative ou la raison pour laquelle aucun pièce n'a été créé (peut être modifié par un code si la description des codes est disponible à tout moment) Lorsque plusieurs factures ont été créés, il doit y avoir une référence à toutes ces factures Quels véhicules doivent être inscrits? Seulement les véhicules qui n'appartiennent pas au garage, sauf si ceux-ci ont été acquisitionnés avec une revente comme but, ou si les véhicules lui appartenant sont mis à la disposition pour la revente. 1

4 1.1.3 Rapportage obligatoire du registre TVA Les rapports suivants doivent obligatoirement être imprimés: Véhicules qui sont entrés dans le garage depuis l'impression précédente A imprimer au moins 1x/semaine Véhicules qui sont sortis du garage dans le courant d'un mois complet A imprimer au moins 1x/mois Véhicules qui se trouvent dans l'etablissement A imprimer au moins 1x/semaine Plus loin de ce manuel, vous trouverez comment imprimer ces rapports. 2

5 1.2 Paramètres dans Navision/Incadea Execution du codeunit Ce codeunit paramètre la configuration de base pour le registre TVA pour les véhicules. Cette execution se fait par un consultant de Carya Group lors de l'installation, vous ne devez pas faire ceci vous-même Numéros de souche Cliquez sur Gestion Atelier - Configuration - Registre TVA. La fenêtre suivante apparait. Configuration registre TVA Véh. parti avec facturation complète: Lorsque cette case est cochée, le véhicule est automatiquement mis sur parti lorsque la facture est faite. Ceci est utilisé pour les concessions pour qui la facture est toujours faite à la livraison du véhicule. 3

6 1.2.3 Paramètres supplémentaires Via le bouton Extra - Types, des parametrages supplémentraires peuvent être faits. Complémentairement, quelques types doivent être définis. Ceux-ci sont tous correctement parametrés après l'execution du Le premier onglet réfère aux différents rapports qui peuvent être imprimés par rapport au registre TVA. Rapports à déterminer Le second onglet contient les codes d'action pour le registre TVA. Dans la colonne Nombre apparait le nombre de véhicules avec ce code action qui ne sont plus dans la société (date de sortie connue). Sur base de ce chiffre est calculé le passage moyen. Codes d'action à déterminer 4

7 Le troisième onglet contient les codes qui peuvent être utilisés pour indiquer qu'il n'y a pas de pièces justificatives. Identification pour manque de pièces justificatives Dans le quatrième onglet, le groupe compta. produit pour les nouveaux véhicules est défini. Identification des groupes compta. produit pour les nouveaux véhicules Activation du registre TVA Puisque les inscriptions dans le registre TVA doivent se faire par magasin, il est nécessaire de faire le parametrage suivant: Via Comptabilité Configuration Général Magasins la colonne Registre TVA active doit être cochée. Via Gestion Atelier Configuration Registre TVA le champ Registre TVA active doit être cochée. 5

8 1.3 Réalisations dans Navision/Incadea La réalisation d'un registre TVA correcte pour les véhicules dans Navision, demande une certaine discipline dans l'utilisation du planning atelier de même que la validation immédiate de la réception d'un véhicule d'occasion. Il y a 4 raisons (codes) qui donnent lieu à l'inscription dans le registre TVA. 1. Travaux d'entretien, réparations, modifications, placements ou autre travaux qui ne sont pas repris sous les codes 2, 3 et Travaux sous garantie complète 3. Véhicule se trouve dans le garage pour cause de création de devis (sans execution d'autres Tâches) 4. Livraison de véhicule d'occasion Si l'on traduit ceci dans Navision, il y a 4 situations qui peuvent donner lieu à l'inscription: Atelier En ce qui concerne l'atelier, les inscriptions se font toujours au moment où le statut est modifié en Entré. Ceci implique qu'à partir de ce moment, un numéro de registration TVA est donné à l'ordre atelier et que celui-ci est aussi imprimé sur la fiche de travail. L'impression de la fiche de travail n'est plus possible sans attribution d'un numéro de registre. Création offre Idem à Atelier Le véhicule doit avoir le statut Entré pour registration. Si après création du devis les travaux de réparation sont entammés, le code action doit encore être modifié (ceci en changeant le statut sur l'ordre atelier). Préparation véhicules neufs Pour la préparation de nouveaux véhicules le status de l'ordre atelier est aussi déterminant, mais de plus l'inscription n'est qu'obligatoire si la préparation se fait sur demande du client. Réception véhicules d'occasion Pour la réception de véhicules d'occasion, la validation effective de la réception (via la commande d'achat) est déterminante pour l'inscription (achat via statut Used-V en Véhicule occasion). Les inscriptions dans le registre TVA se font par magasin Rouvrir la session Afin de tout activer dans Navision, chaque utilisateur qui travaillera avec le registre TVA doit rouvrir sa session Navision. 6

9 1.3.2 Que faire avec les véhicules qui sont déjà entrés? Tous les véhicules avec comme Statut = Entré ou Occupé doivent être mis sur Entré dans le Registre TVA véhicules. Le message suivant apparait. Statut pour le registre TVA Définissez dans la fenêtre le statut pour le registre TVA. Vous avez le choix entre: Service: S'il y a des travaux d'entretien ou de carrosserie sur le véhicule. Garantie: S'il ne s'agit que de travaix en garantie. Devis: S'il ne s'agit que d'un devis. Travaux co-contractant: S'il ne s'agit que d'un travail de co-contractant (en dehors de la concession). Travaux co-contractant (intern): S'il ne s'agit que d'un travail de co-contractant (dans la concession). Vous pouvez par après encore modifier sur l'ordre atelier dans l'onglet Autres dans le champ Status Livre TVA. 7

10 1.3.3 Inscription dans le registre TVA Navision - Incadea Dans le planning atelier ou dans l'odre atelier, le Statut de l'ordre atelier défini l'inscription dans le registre TVA. Lorsque le Statut devient Entré, le code d'action est demandé. Planning atelier Statut pour le registre TVA Définissez dans la fenêtre le statut pour le registre TVA. Vous avez le choix entre: Service: S'il y a des travaux d'entretien ou de carrosserie sur le véhicule. Garantie: S'il ne s'agit que de travaix en garantie. Devis: S'il ne s'agit que d'un devis. Travaux co-contractant: S'il ne s'agit que d'un travail de co-contractants (en dehors de la concession). Travaux co-contractant (intern): S'il ne s'agit que d'un travail de co-contractants (dans la concession). Vous pouvez par après encore modifier sur l'ordre atelier dans l'onglet Autres dans le champ Status Livre TVA. 8

11 Après la définission de ce code d'action c.à.d. le statut pour le registre TVA et la confirmation via le bouton OK, l'ordre atelier reçoit un numéro de registration TVA (=N séquence livre TVA). No. séquence et Statut livre TVA 9

12 1.3.4 Sortie du registre TVA de Navision/Incadea Statut Livré Dans le planning atelier ou dans l'ordre atelier, le Statut de l'ordre atelier défini la sortie du registre TVA. Planning atelier Lorsque le Statut est mis sur Livré, le statut véhicule registre TVA est modifié et devient sorti, et le véhicule est sorti du registre TVA. Planning atelier 10

13 Facturation Si la case Véh. parti avec facturation complète est cochée dans les paramètres de Gestion Atelier - Configuration - Registre TVA, la chose suivante se passe quand un ordre est facturé. Planning atelier Ouvrez l'ordre, et cliquez sur Fonction - Créer facture ou appuyez sur la touche de fonction [F11]. Facturer 11

14 Cliquez sur OK afin de facturer l'ordre. La facture est créé, le Statut de l'ordre devient Facturé. Le statut véhicule registre TVA est modifié et devient sorti, et le véhicule est sorti du registre TVA. Planning atelier Si la case Véh. parti avec facturation complète n'est pas cochée dans les paramètres de Gestion Atelier - Configuration - Registre TVA, le statut véhicule registre TVA reste entré lors de la facturation d'un ordre. Si le véhicule quitte l'atelier, il faut manuellement mettre le statut véhicule registre TVA sur sorti. 12

15 1.3.5 Consultation du registre TVA depuis Navision/Incadea Le registre TVA pour véhicules motorisés est à consulter via Gestion Atelier Activités Périodiques Registre TVA des véhicules motorisés. Aperçu Registre TVA des véhicules motorisés Dans cet aperçu, vous voyez les colonnes suivantes: N séquence: Le numéro de registration TVA Date entrée: Date d'entrée du véhicule N d'identification: Le numéro d'identification (numéro d'immat. ou numéro de chassis) Code pays: Le code pays pour les véhicules externes à la Belgique Code d'action: Le code de l'action (1: Entretien, 2: Garantie, 3: Devis, 4: Réception véhicules occasion) Date out: La date à laquelle le véhicule a quitté l'etablissement N document d'origine: Le document avec lequel l'inscription dans le registre TVA a été initialisé (ordre atelier ou document de livraison réception véhicule). Ces documents peuvent être ouverts en cliquant sur la flèche ou via [F6]. Nombre de pièces rectfiantes: Le nombre de pièces justificatives. En cliquant sur la quantité vous avez un aperçu des factures. Document supprimé: Indication si le document original a été effacé (Ordre atelier). Dans la colonne Nombre de pièces rectfiantes, une ligne aura été ajoutée avec le code raison No Document. Dans la colonne Remarques l'on peut encoder une raison. Remarques: La remarque éventuelle. Vous pouvez l'encoder vous-même. Status order: Le statut de l'ordre Via l'option En firme (en bas à gauche de l'écran), vous avez rapidement un aperçu des véhicules qui se trouvent pour l'instant en société. La Date out est rempli: Si le statut est mis sur Livré (le véhicule est livré au client avant de le facturer). Lorsque pour un ordre facturé l'option Statut véhicule registre TVA = sorti est choisi (uniquement dans planning atelier) Lors de la vente d'un véhicule d'occasion, qui a la réception (automatique) a été inscrit dans le registre TVA. Lorsque le champ Véh. parti avec facturation complète a été coché dans les paramètres. Lorsque le Statut TVA change, ceci doit se faire sur la fiche de travail. Ceci peut résulter en une modification du code d'action. 13

16 1.3.6 Impression de listes obligatoires Sous Gestion Atelier Gestion Atelier - Etats les rapports nécessaires concernant le registre TVA peuvent être retrouvés. Sélectionnez Listes Registre TVA et cliquez sur Imprimer. Rapports pour registre TVA La fenêtre suivante apparait. Listes Registre TVA Dans cette fenêtre vous pouvez choisir le type de rapport dans le champ Rapport. La fenêtre suivante apparait. Choix du type de rapport Attention: Uniquement si une impression sur papier est faite (donc pas via aperçu), cette impression est considérée comme étant imprimée. C.à.d. qu'une fois le véhicule est apparu sur ce type de rapport et imprimée, il n'apparaitra pas sur une impression suivante. La version imprimée peut neanmoins être récupérée via l'autre rapport Listes imprimées de registre TVA. 14

17 Code WEEK Via le code WEEK vous avez un aperçu de tous les véhicules qui sont entrés dans le garage dans le courant d'une semaine depuis la dernière impression. Ce rapport doit être imprimé toutes les semaines. Véhicules entrés depuis la dernière impression Code MONTH Via le code MONTH vous avez un aperçu de tous les véhicules qui ont quitté le garage dans le courant du mois dernier depuis la dernière impression. Ce rapport doit être imprimé tous les mois. En principe pour toutes les lignes un document doit avoir été ajouté. Vous avez jusqu'au mois suivant le mois que le véhicule a quitté la concession pour remplir ceci Code COMPANY Via le code COMPANY vous avez un aperçu de tous les véhicules qui se trouvent dans la société. Ce rapport doit être imprimé toutes les semaines. 15

18 1.3.7 Afficher les listes déjà imprimées Cliquez sur Gestion Atelier Gestion Atelier - Etats. Si vous souhaitez imprimer les listes qui ont déjà été imprimées, vous pouvez réimprimer certaines listes via la liste Listes imprimées de registre TVA. Sélectionnez Listes imprimées de registre TVA et cliquez sur Imprimer. La fenêtre suivante apparait. VAT Book History Report Dans cette fenêtre, cliquez sur la flèche à côté de Rapport. La fenêtre suivante apparait. Rapport type Choisissez dans cette fenêtre le Type de rapport souhaité. Ensuite vous aurez un aperçu des rapports imprimés. Sur cet aperçu vous pouvez voir quand le rapport a été imprimé, et le nombre de véhicules repris dessus. Choisissez le rapport qui doit être réimprimé et cliquez sur OK. 16

19 1.3.8 Rapport supplémentaires Cliquez sur Gestion Atelier Gestion Atelier - Etats. La legislation nous oblige de facturer après une inscription dans le registre. Ceci doit se faire fin de mois + 30 jours. Le rapport Registre TVA, à completer peut être une aide. Lors de l'impression de ce rapport, vous avez un aperçu de tous les véhicules inscrits dans le registre TVA comme étant en société mais qui n'ont pas encore été facturés. Par inscription, la date de facturation ultime est calculée. Si cette date passe à échéance après aujourd'hui, celle-ci est marquée comme étant problématique. L'on peut aussi utiliser une Date référence de facturation ultime. Celle-ci peut être remplie dans l'onglet Options. Controle BTW boek Lorsque celle-ci est remplie, seulement les lignes dont la date de facturation ultime est après cette date de référence sont affichés. Par défaut le premier jour du mois suivant est repris ici de sorte que vous puissiez rapidement avoir un aperçu de ce qui doit être facturé avant la fin du mois.. Résultat contrôle livre TVA 17