Comment créer un dossier CPF

Transcription

1 Assurez-vous d être en possession de tous les éléments nécessaires avant de commencer. Les pièces obligatoires - Le programme de la certification visée, - Une copie de la convention de formation ou un devis accompagné du calendrier de formation. Les pièces facultatives - Dans le cas d'une demande de prise en charge de la rémunération : le dernier bulletin de salaire. - S il s agit de la première utilisation d heures CPF par le titulaire de la formation, le(s) attestations d heures DIF et heures DIF portables éventuelles acquises au décembre 04 (bulletin de salaire, certificat de travail ou attestation spécifique). Points de vigilance Durant la saisie, il vous sera demandé - Les chiffres du numéro de Sécurité Sociale du titulaire de la formation, - Le code CPF de la formation voulue, - Le numéro du dossier créé par le titulaire sur : Vous pouvez commencer votre saisie OPCA DEFi février 07

2 Plusieurs points d entrée dès la page d accueil Dans le menu de gauche, cliquer sur «Mes dossiers» puis sur «Nouveau dossier» Ou dans le centre de la page sur le raccourci «Nouveau dossier de formation». Principes généraux pour tous les dispositifs Possibilité d'affecter un nom ou une référence spécifique pour votre suivi interne. Pour interrompre la saisie et la reprendre plus tard, cliquer sur ce bouton Référence créée automatiquement dès la saisie du dossier. Elle vous sera utile dans tous vos échanges avec l OPCA DEFi. Pour passer d une étape à l autre, cliquer sur le bouton «Etape suivante» présent au bas de chaque écran. Ce fil d Ariane vous permet de savoir à quelle étape vous en êtes. Dès la création de la demande et à chaque étape, les informations saisies sont enregistrées. OPCA DEFi février 07

3 Saisir un dossier de demande de prise en charge CPF Etape : Organisme de formation. Choisissez entre formateur externe (organisme de formation) ou interne (salarié de l entreprise.. Rechercher si l organisme de formation existe dans notre référentiel. Astuce : utilisez de préférence le numéro de SIRET ou de déclaration d activité.. S il n existe pas, cliquer sur «Ajouter un organisme» au bas du menu déroulant pour le créer. Etape : Formation. Pour une action de formation Sélection DEFi formations, rajouter DEFI dans le libellé. Ex : DEFiword.. Pour la prise en charge de la rémunération versée au collaborateur, indiquer le même nombre d heures que «Durée de la formation.. Contenu de la demande - «Dispositif» : vous pouvez désormais sélectionner ici «Compte Personnel de Formation». - «N interne ent.» : vous pouvez saisir vos références internes. Elles pourront être restituées dans certains reporting de gestion fournis par l OPCA DEFi. OPCA DEFi février 07

4 Rappel A la sélection du dispositif «Compte Personnel de Formation», une fenêtre apparaît pour vous rappeler les informations nécessaires à la saisie d un dossier. Etape : Inscription des stagiaires Attention! vous ne pouvez inscrire qu un seul stagiaire par demande de prise en charge CPF. Sélectionner le salarié dans le champ "Stagiaire", Saisir le numéro que vous a transmis le salarié, dans la colonne "numéro dossier CDC", Ou cliquer sur l enveloppe pour envoyer un mail à votre collaborateur lui demandant de saisir son numéro de dossier CDC (Cf. : étape intermédiaire). Astuce! Possibilité de demander au salarié de saisir luimême son numéro de dossier CPF si vous ne disposez pas de l'information. Cliquer sur le crayon pour modifier les informations ou sur la corbeille pour supprimer un stagiaire. OPCA DEFi février 07 4

5 Etape Intermédiaire : Saisie du numéro dossier CPF A la réception du mail, le salarié : Clique sur le lien, Saisit le numéro de dossier, et Valide pour enregistrer l'information dans le dossier. La personne en charge de la saisie du dossier reçoit une notification d'information. Il suffit de retourner dans le dossier à partir de suivre mes dossiers, terminer la demande de prise en charge et la transmettre à l'opca. Etape 4 : Evaluation des frais Fiche détaillée de saisie des informations relative au salarié permettant d évaluer les frais.. La case «oui» est par défaut cochée pour l'entreprise en DEFi Performance. Si vous ne souhaitez pas de délégation de paiement cliquer sur «non».. En cas de reste à charge éventuel, c est-à-dire que le coût de la formation est supérieur aux financements de l OPCA DEFi, l entreprise peut demander de mobiliser ses comptes pour en assurer le financement global de la formation Remarque! «Coûts formateur» = frais annexes du formateur «Autre» = coûts d ingénierie, support pédagogique. Calcul automatique à partir de l information saisie à l étape (choix de la durée rémunérée) et (salaire horaire d un stagiaire). OPCA DEFi février 07 5

6 Pièces obligatoires! Etape 5 : Pièces jointes Déposer les pièces nécessaires au traitement du dossier. - Le programme de la certification visée. - Une copie de la convention de formation ou un devis accompagné du calendrier de formation. L attestation des heures DIF est obligatoire pour tous premiers dossiers d un salarié. Etape 6 : Validation Dernière étape de la création du dossier.. Si, en plus de la formation, il y a des heures dédiées au repérage des compétences ou à une évaluation, auprès d un autre OF, cliquer sur «+» pour ajouter un module/stage à l action/dossier de formation.. Cliquer sur la loupe pour vérifier ou modifier les informations de la demande.. L utilisateur qui suit la demande et le signataire peuvent être différent selon le profil utilisateur que le gestionnaire du compte aura paramétré. 4. Cocher la case «Je soussigné». 5. Une fois la demande terminée, cliquer sur «transmettre le dossier». 4 5 OPCA DEFi février 07 6