Mise à jour des comptes IACA en début ou en cours d année scolaire

Transcription

1 La mise à jour des comptes est une opération routinière mais indispensable, et qui doit être faite avec une certaine rigueur. Avant toute modification, il convient bien évidemment de faire une sauvegarde de l état existant. Ensuite il s agira de bien repérer le type de fichiers utilisés pour l importation et dans la mesure du possible de conserver ce type de fichier. Dans quelques rares cas où cela s avère nécessaire, il est possible de changer ce type après avoir au préalable établi un certain nombre de correspondances. 1) Sauvegarde des comptes existants Lancer le module de sauvegarde des comptes IACA (Démarrer>Programmes>Gestion des comptes IACA>Sauvegarde) Indiquer un nom et un emplacement pour le fichier puis sauvegarder. En cas d incident grave lors de la mise à jour des comptes, il sera possible de revenir à l état antérieur. 2) Repérage des fichiers utilisés et de leur format Dans IACA>Paramètres>Liste des tables à importer, repérer le type et l emplacement du fichier utilisé pour importer les élèves. Faire de même pour les professeurs 1

2 3) Réalisation des extractions nécessaires Les extractions se font essentiellement depuis Sconet pour les élèves et depuis GINET ou STS Web pour les enseignants (il faut demander par exemple à la secrétaire de l établissement de réaliser ces extractions). Exemples d extraction élève (à adapter suivant votre cas) Liste alphabétique genérale en csv dans Sconet : Accès Base Elèves>Exploitation>Extractions>Standard Cocher «liste alphabétique des élèves générale» et cliquer sur «suite» puis «exporter». Enregistrer le fichier EXP_Liste_generale_des_eleves.csv sur un support amovible ou par le réseau le but étant de le rapporter sur le serveur dans le répertoire des bases IACA. 2

3 Elèves sans adresse en xml dans Sconet : Accès Base Elèves>Exploitation>Exports standard>export xml génériques>export Elèves sans adresse Enregistrer le fichier et le décompresser dans le répertoire des bases IACA Exemples d extraction professeur (à adapter suivant votre cas) Extraction du fichier STS Web : faire réaliser un export vers emploi du temps de STS WEB, on obtient un fichier sts_emp_021000x_2009.xml (ou X est remplacé par le RNE de votre établissement) Remarque : les documentalistes ne figurent pas la plupart du temps dans ce fichier. Extraction depuis Ginet : dans Ginet, faire réaliser dans traitements collectifs>etiquettes, un export des adresses. On obtient un fichier adresses.doc à renommer en adresses.csv. Les fichiers extraits vont venir remplacer les anciens sur le serveur après une éventuelle sauvegarde de ceux-ci. Vérifier ensuite dans IACA que le chemin d accès à ces nouveaux fichiers est bien renseigné (voir 2). 3

4 4) Mise à jour sans changement de format de fichier Dans IACA, faire Fichier>Importer les utilisateurs Une fois l importation faite, faire Fichier>Mise à jour des comptes Il y a possibilité de voir les créations ou suppressions de comptes et éventuellement d annuler en cas de doute. Si tout est correct, cliquer sur «OK» Remarque : il y a possibilité de copier le répertoire personnel d un utilisateur dans la corbeille IACA avant de le supprimer. Penser à vider cette corbeille en début d année scolaire, sinon au fil des années elle risque de prendre une taille considérable! 4

5 5) mise à jour avec changement de format de fichier (utilisation de SconetModif) En cas de changement de format de fichier, il faut, avant toute autre manipulation, établir la correspondance entre les comptes créés à l aide de l ancien fichier et ceux existants dans le nouveau. Cette correspondance est faite grâce à SconetModif téléchargeable ici : Lancer SconetModif (IACA ne doit pas être en fonctionnement) et ouvrir le nouveau fichier d import. Renseigner les champs nécessaires à l import s ils sont demandés. Des comptes apparaissent dans la fenêtre en haut à droite : ce sont ceux qui ne correspondent pas à des comptes existants soit parce qu ils n existent pas soit parce que la correspondance n a pas pu être établie. Cliquer sur «Rapprocher ceux qui ont le même nom et le même premier prénom», puis «Rapprocher en fonction de la date de naissance». Examiner et vérifier avec soin les comptes modifiés (une pastille rouge figure en regard du login). S il existe toujours des utilisateurs non trouvés, rechercher dans la fenêtre inférieure si ces comptes existent et si oui faire glisser l utilisateur non trouvé sur le compte existant pour les rapprocher. Après cette série de manipulations, les utilisateurs non trouvés restant sont des nouveaux. Une fois toutes les vérifications faites, cliquer sur «Effectuer les changements sur le serveur». Fermer SconetModif, lancer IACA et reprendre la procédure de mise à jour. 5