ASSOCIATION FAMILIALE LA BRESSE

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1 ASSOCIATION FAMILIALE LA BRESSE Contact : GEHIN Bruno 15 Chemin des Prés Gaumé LA BRESSE Tél E.mail : PROJET DE PROGRAMME DE BOURSE CAHIER DES CHARGES Actuellement, la gestion des bourses se fait sur un logiciel écrit sous dos en «basica» et fonctionne depuis 1994 (si vous désirez, vous pouvez avoir une démonstration de ce logiciel). L Association envisage de rénover son parc informatique par l achat d un portable et des imprimantes, donc le logiciel existant ne fonctionnera certainement plus sous windows XP ou Visto ou Windows 7. Ce logiciel a pour but de gérer une bourse aux Vélos ou aux Skis ou toutes autres bourses que l Association envisagerait de faire (bourse aux vêtements ou autres ) Le logiciel devra gérer : - Initialisation des Fichiers - Gestion du Fichier Dossier - Gestion du Fichier Articles - Edition d une liste des Déposants - Vente des Articles - Etat des Invendus et paiement par chèque - Etat de la Caisse - Sauvegarde / Restauration des Fichiers Page 1 sur 16

2 INITIALISATION DES FICHIERS : Remise à zéro de tous les fichiers, pour une nouvelle Bourse Pouvoir renseigner la date de la nouvelle bourse et la nature de la Bourse (Vélos, Skis, Vêtements, etc ) Pouvoir changer le montant de la Carte d adhérent (8 actuellement) Pouvoir changer le montant de la Participation par article déposé (0.10 pour le ski et le vélo, et 0.05 pour les vêtements) La date de la restitution des articles qui se trouve sur modèle 1b GESTION DU FICHIER DOSSIER : Renseignement concernant l Association avec les champs suivants : - Dénomination - Adresse rue - Code postal Ville - Numéro de déclaration - Date de la déclaration - En Préfecture de - Nom du président GESTION DU FICHIER ARTICLES ET DES DEPOSANTS : - Création des Articles - Modification Annulation des Articles - Liste du Fichier articles - Edition d une Etiquette Articles a) Par défaut le logiciel devra proposer le numéro de la famille à créer, si l utilisateur tape un numéro déjà existant, le logiciel affichera le nom de la famille déjà créée et le nombre d articles déjà enregistrés pour cette famille, soit l utilisateur complète la liste de cette famille soit qu il ressorte et revenir au numéro de la famille à créer. Si l utilisateur est d accord avec le numéro de famille à créer, il devra saisir -Nom de famille et Prénom (Obligatoire) -Raison sociale (non obligatoire) -Si Raison sociale -Ä Nr du registre du commerce (non obligatoire) -Qualité (non obligatoire) -Adresse rue (non obligatoire) -Adresse ville (non obligatoire) -Nature de la pièce d identité (non obligatoire) -Nr de la Pièce d Identité (non obligatoire) -Délivré par (non obligatoire) -Date de délivrance (non obligatoire) Page 2 sur 16

3 et poser la question, cette famille est-elle adhérente à une Association Familiale (O/N)? Si Oui, le logiciel passera à la saisie des articles à déposer Si Non, La famille doit s acquitter du montant de la carte (soit actuellement 8 ) Est-ce que la famille paiement tout de suite (O/N)? Si Oui, mode de paiement (Espèce, Chèque, ANCV) Si Non, mettre le montant en compte. b) Le logiciel propose un numéro d article à créer, ou l utilisateur tape le numéro de l article dans ce cas, le logiciel devra voir si l article n existe pas déjà. (le numéro de l article doit pouvoir accepter des chiffres (de 1 à ) et des lettres (I123, SP52, etc) c) en tapant «I», le logiciel devra demander quel fichier format TXT ou XLS (contenant une liste d articles) et insérera les articles en vérifiant qu il n y ait pas de doublon dans la numérotation des articles et que le prix de vente soit différent de zéro. (voir annexe fichier à insérer) Avoir à l écran en permanence, le nombre de familles déposantes et le nombre d articles déposés. Champ à saisir pour un article : -Numéro d article -Désignation de l article -Marque -Taille -Prix de vente en euros -Prix de vente en francs (calcul automatique) -Montant à rembourser (Prix vente en euros 10% actuellement) -Article vendu (Oui/Non) par défaut c est Non -Nombre d Etiquettes à imprimer pour cet articles (un nombre par défaut peut être défini par type de bourse) Bourse aux Vélos = 1 Bourse aux Skis = 2 mais il faut que l on puisse le changer au moment de la saisie (par ex : un ensemble skis+batons+chaussures dans ce cas la il faudra 6 étiquettes). ensuite on valide l article, et les ou l étiquette(s) s imprime (format de l étiquette 89x voir modèle 1 a). Prévoir à imprimer un code barre (pour utilisation d une douchette à la vente). Sur l étiquette, on retrouvera les renseignements suivants : Nr de Famille ; Désignation de l article ; Prix de vente ; Code article. et on revient à la saisir de l article suivant. Une fois que tous les articles sont saisis pour cette famille, le logiciel demande si on veut faire une impression de la liste du matériel déposé (suivant modèle 1 b) Et la famille doit payer une participation définie auparavant (Initialisation des fichiers) par article déposé qui peut être affiché et qui s alimente au fur et à mesure de la saisie des articles, donc demander le mode de paiement de cette participation (Espèce, Chèque, ANCV) Page 3 sur 16

4 Si la famille ne paie pas tout de suite, mettre le montant en compte Après on passe à la famille suivante. Bien entendu, une famille qui est déjà créée, peut être rappeler le lendemain pour compléter sa liste d article (en présentant sa feuille éditée de la veille) donc on réimprime toute la liste et on demande le montant de la participation à payer diminué du paiement de la veille. c) Pouvoir modifier un article (surtout son prix), qui implique, une réimpression de l étiquette et une nouvelle fois une liste des articles (à la demande) d) Pouvoir uniquement éditer une étiquette si problème sur imprimante e) Liste complète des articles -Numéro Article -Désignation du matériel -Prix de vente (euros) -Etat (si vendu = OUI / non vendu = NON) en bas en totalisateur : Nombre de familles déposantes Nombre d articles déposés Total du prix vente des articles déposés Nombre d articles vendus Total du prix vente des articles vendus Pourcentage des articles vendus par rapport au nombre d articles Pourcentage des articles vendus par rapport au prix de vente EDITION DES DEPOSANTS -Voir modèle n 2 VENTES DES ARTICLES : Afficher une grille de saisie comme ci-dessous (ce n est qu une proposition), Association Familiale - Bourse aux Skis du 28/10/06 - Date du jour : 28/10/06 à 14 :00 Facturation N de Facture : 001 Article vendus : 1 / 1500 Chiffre d affaire : * Code Article Désignation de l article Prix de vente Val A saisir Auto Auto O/N Page 4 sur 16

5 5 Articles Total à payer : ********0.00 ***0.00 F (A)nnul la ligne - (C) arte d Adhérent - (E)dition Facture (F)in Dans la zone code article, on tape le code qui figurera sur l étiquette ou l utilisation d un douchette, et le logiciel affiche automatiquement la désignation et le prix de vente après avoir vérifié que cet article n a pas été déjà vendu. Si l article a déjà été vendu, affiché une alerte et en validant cette alerte, retour à saisir un autre code. Si l article n est pas vendu, dans la zone «Val» attendre la confirmation de l utilisateur par (O/N). Si l utilisateur répond «N», on efface la ligne et retour à la zone code article. Si l utilisateur répond «O», l article est considéré comme vendu, et le compteur «article» en bas de l écran s alimente de +1 ainsi que le nbre article vendus. Le total a payer et le C.A augmente du prix de vente de cet article. Et retour à la ligne suivante zone code article. Si l utilisateur tape «A», qui correspond à l annulation de la dernière ligne saisie, mais le logiciel doit demander confirmation de cette opération. Si l utilisateur confirme l annulation, opération inverse soustraire dans les compteurs «nombre» et soustraire la valeur dans les compteurs «Total à Payer» et «CA». Si l utilisateur tape «C», qui correspond à l achat d une carte d adhérent, la zone désignation se rempli par «Carte d adhérent» et le prix de vente «valeur de la carte» et toujours demander confirmation. Si l utilisateur confirme cet achat de carte, le logiciel demande les mêmes renseignements que dans la gestion des articles quand le déposant n adhére pas à une A.F. Le prix de la carte augmente le prix à payer mais pas le CA ni le nombre d articles Si l utilisateur tape «E», qui correspond à l édition de la facture (voir modèle 3). Avant l édition, le logiciel demande le mode de paiement (Espèce, Chèque, ANCV), le paiement peut comporter plusieurs mode pour une facture de par exemple, l acheteur peut donner 50 par ANCV et un rendu de 5 en espèce ; ou 20 en espèce et 25 par chq. Le logiciel imprime la facture avec un numéro de facture unique (voir le type d imprimante utilisée mais il faut 2 exemplaires). Après réinitialise la grille de saisie pour la facture suivante. Avec la possibilité que la famille paie plus tard (c est très rare) donc le logiciel demande le nom et l adresse et même le n de tél. Si l utilisateur tape «F», qui correspond à la sortie du programme facturation. Si l utilisateur est en cours de saisie de facture, il sera impossible de sortie du programme. La fonction «F» ne peut se faire que sur la première ligne de la grille. ETAT DES INVENDUS : C est un rapport de la vente qui indique les articles vendus et les articles non vendus (voir modèle n 4) Page 5 sur 16

6 Ce rapport est demandé après la clôture de vente. Et au fur et à mesure que les familles viennent rechercher leurs articles non vendus, donc les déposants rapportent normalement leur feuille donnée au moment du dépôt. En tapant le numéro de famille, le logiciel vérifie que la famille n a pas déjà été remboursée dans le cas contraire, le logiciel imprime le rapport, et à la fin du rapport, donne le montant total vendu, indique le montant de la commission (soit 10% actuellement), vérifie que le déposant a bien payé sa carte d adhérent et toute sa participation et donne le montant que l AF doit remboursé à la famille (Montant total vendu Commission Carte d adhérent Participation = Montant à rembourser) Si il y a un remboursement à faire à la famille, le logiciel demande un numéro de chèque et pourra, selon les imprimantes, imprimer le chèque et finir l édition du rapport. Ce remboursement se fait uniquement par chèque quelque soit le montant à rembourser. Et prévoir une fonction «TOUS» qui correspond, quand la majorité des familles sont venues retirer les articles, à éditer les familles restantes à venir pour éditer leur rapport et le chèque si besoin, afin de pouvoir rassembler leur matériel à l avance, et clôturer la bourse. ETAT DE CAISSE : Le logiciel devra imprimer plusieurs états : 1) Etat des factures payées au comptant (voir modèle 5), aussi bien les sommes encaissées au moment du dépôt des articles que les sommes encaissées durant la vente des articles et par mode de paiement (Esp, Chq, ANCV) et avec à la fin un total par colonne. 2) Etat des factures non payées (voir modèle 6 a), en indiquant le numéro de la facture, le montant, le nom et l adresse de la famille. 3) Etat des nouveaux Adhérents (voir modèle 6 b) 4) Etat des remboursements effectués aux familles (voir modèle 6 c) 5) Etat récapitulatif (voir modèle 7) 6) Etat récapitulatif détaillé (voir modèle 7a) SAUVEGARDE ET RESTAURATION : 1) Prévoir une procédure automatique de sauvegarde sur disquettes ou sur clé USB 2) Prévoir une procédure automatique de restauration depuis la dernière sauvegarde Page 6 sur 16

7 Nous espérons que ce projet vous intéressera et que votre proposition financière nous conviendra (le développement et l achat de matériel nécessaire à cette réalisation) car comme vous le savez, les Associations ont des moyens financiers restreints, et avec si possible une maintenance de ce logiciel. Ce logiciel ne pourra être vendu sans l accord de l Association. L Association sera propriétaire des sources. En option : Prévoir l utilisation de plusieurs P.C L idéal, c est que le logiciel soit fait et que l on puisse le tester avant la bourse aux Skis en Octobre 2010 Page 7 sur 16

8 Modèle 1b Page 8 sur 16

9 Modèle 3 Page 9 sur 16

10 Modèle 4-1 Page 10 sur 16

11 Modèle 4 2 Page 11 sur 16

12 Modèle 5 Page 12 sur 16

13 Modèle 6 a et Modèle 6b Page 13 sur 16

14 Modèle 6 c et Modèle 7 Page 14 sur 16

15 Modèle 7a Page 15 sur 16

16 Annexe Ficher à insérer Type de fichier à insérer, soit que l on change les code articles sur le fichier Excel soit que le logiciel demande à partir de quel numéro d article en commence (par exemple on pourrait dire que l on commence à partir du numéro : 5000 donc le P01 se remplace par 5000 etc..) Page 16 sur 16

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