Adobe Connect Pro Meeting

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1 Adobe Connect Pro Meeting Réussir sa première réunion Brice Bragato Tel. : brice.bragato@live-session.fr Live Session 13 rue Docteur Turc Villard-Bonnot +33 (0) contact@live-session.fr

2 Objectifs Vous aider à réussir votre première réunion en salle virtuelle. Préparer sa première réunion virtuelle Prendre en main la salle virtuelle Maîtriser les fonctionnalités clés 2

3 Séquences 0,5h Introduction 1h La préparation 2h Découverte & fonctionnalités - Attentes - Découverte - Les pré-requis - La check-list - Configuration - Les modules principaux - Quel module pour quel objectif 3

4 Vos attentes > Tour de table 4

5 Dispositif Une salle virtuelle à la demande Echange à distance et en temps réel Capacité de 100 participants max. Support temps réel Live Session Pour une assistance continue à la première session o Présence dans la salle virtuelle Pour des questions techniques o o Hotline formateurs et stagiaires Téléphone et 5

6 Applications Réunions internes Présentations / Support clients Travail collaboratif / E-Learning 6

7 Accessibilité L'accessibilité est l'un des points forts de la Salle Virtuelle Adobe Connect Aucune installation logicielle pour les participants Portabilité sur plate-formes et navigateurs Internet Plus de 98% des ordinateurs dans le monde compatibles Interface multilingue : Français, Anglais, Allemand, Espagnol 7

8 Ressources Guide utilisateur Test de connexion automatisé Connectusers.com > French Connection Centre de ressources (en anglais) : didacticiels, simulations, informations sur les pratiques conseillées et liens vers des procédures. Centre d assistance : informations du support technique (notes techniques, présentations utiles et détails des programmes d'assistance). Centre de documentation : documentation sur tous les produits Acrobat Connect, des réponses aux questions les plus fréquentes, des articles sur des sujets avancés et des présentations. 8

9 Questions > Avant de poursuivre 9

10 Découverte de la salle virtuelle 10

11 Salle virtuelle Partage d'applications Tableau blanc Annotations Chat Quiz Vidéo(s) et son Enregistrement Liste des participants... Sous-groupes Notes 11

12 Interface utilisateur 12

13 Adobe Connect Pro > 2 modes de communication Les échanges visuels se passent dans la salle virtuelle, par Internet Les échanges oraux se déroulent par téléphone classique ou VoIP 13

14 Situation d animation > Matériel disponible Accès Internet Micro-casque téléphonique Service conférence audio Internet Classe virtuelle 14

15 Salle Virtuelle > Fonctionnement Mêmes règles que la formation en salle Discipline : demander la parole, parler chacun à son tour Compréhension : exprimez-vous lentement, vérifier la compréhension Récupération : pause suivant la durée Préparation : vérification des connexions, pause biologique, être à l aise Concentration : fermer votre bureau et limiter au mieux les intrusions (affichette «do not disturb»). 15

16 L animation à distance : bonnes pratiques & check-list 16

17 L animation à distance > Maintenir l attention des participants Imaginez le participant dans son contexte : Le challenge : maintenir l'attention des participants Dans son bureau ou une salle de réunion Seul ou avec des collègues Face à son ordinateur, ses mails à portée de main, son mobile allumé... Le participant est la cible de distractions Uniquement sa volonté (et donc son intérêt) l'incitera à rester concentré... 17

18 L animation à distance > Une conception spécifique Faire court : durée qui varie entre 1h et 2h maximum La réussite : passe par une préparation minutieuse Temps court mais dense! Préparer à l avance des supports visuellement agréables et simples Animer avec dynamisme (et jouer sur la voix) Utiliser les modules pour interagir avec les participants : o Afficher ponctuellement la webcam en plein écran o Proposer des mini-sondages o Chat o Jouer avec les statuts o... Vérifier à l avance sa connexion/bande passante Quelques clés : 18

19 L animation à distance > Cadrer la règle du jeu Rappeler le sujet, la durée Indiquer aux stagiaires comment interagir Gestion des questions o Par chat o Verbalement o Mode de réponse aux questions o Répéter la question à laquelle vous répondez Indiquer si les supports seront mis ou non à disposition des participants En cas de problèmes : o Contactez la hotline! Pour la concentration o Téléphone portable off o Téléphone sur mute... (suivant le nombre) o Messagerie Internet fermée Un peu d'organisation pour le confort de tous 19

20 Présentation > Les diapositives essentielles Diapositive d'accueil Accueillir les participants avec un message de bienvenue Afficher le titre de la formation Afficher les coordonnées de la hotline Afficher les informations de connexion à l audio conférence Le PLUS : animation d attente pour faire passer un message, informer des sessions à venir... Diapositives de présentation + support de cours + conclusion Rappeler l objectif, la durée, le programme ( en s appuyant sur la diapo) Afficher quelques conseils pour que la session se passe bien o Comment poser des questions avec le chat ou verbalement o o Annoncer les mini-sondages Comment mettre son téléphone sur mute Remercier l'audience! 20

21 Salle Virtuelle > Les étapes clé du processus d animation Scénario finalisé Convocations + rappels envoyés Supports préparés 1. Préparation de la classe virtuelle Les contenus sont ajoutés dans la salle virtuelle (sondages et présentation) Terminer la configuration de la salle pour accueillir les participants (vues...) 2. Connexion formateur(s) et assistance Audio (si solution annexe) et classe virtuelle Dernière vérification technique (en classe virtuelle) Verre d'eau, affichette 'do not disturb' sur la porte, petite pause biologique... J - 1 H 30 mn 3. Connexion des participants en web & audio Début des échanges sur le chat Accueil des premiers participants en audio (bienvenue, merci de patienter...) Les participants qui ont du mal à se connecter contactent la hotline 4. Lancement de session Vérification du son (est-ce que tout le monde entend) Présentation du programme et rappel des règles du jeu Briser la glace Les derniers participants rejoignent la session 5. Conclusion Les dernières questions peuvent être posées au formateur Les étapes suivantes Remerciement H 10 mn H + 5 mn H + 60 mn 21

22 Réunion Virtuelle : Marche à suivre 22

23 Convocation > Envoyée par Information connexion audio conférence pour participants Adresse URL de la classe virtuelle pour le parcours référencé. Cliquez sur le lien pour connecter Identifiant et mot de passe à renseigner sur la page d accueil pour l URL du parcours sélectionné. En option : test de connexion à réaliser avant la première participation 23

24 Connexion C est parti! 24

25 Identification > Sur la page de connexion 1. Le lien URL de la convocation vous redirige sur la page de connexion à la salle virtuelle. 2. Renseignez vos «Nom d utilisateur» et «mot de passe» 3. Cliquez sur «Entrez dans la salle» pour rejoindre la réunion 25

26 Action 1 > Activer l audio conférence intégrée 1. Connectez-vous dans la salle virtuelle avec vos accès formateur 2. Dans le module liste des participants, cliquez sur le bouton représentant un téléphone orange et sélectionnez «Commencer la conférence audio» 3. Dans la classe virtuelle, une fenêtre «Se joindre à la téléconférence» s ouvre. Cliquez sur «Annuler». 4. Un téléphone orange est visible en haut à droite de l écran. La connexion audio est désormais active. > Si le téléphone n apparaît pas, demandez l aide de l assistance 26

27 Action 2 > Rejoindre la conférence audio par téléphone 1. Composez le numéro de téléphone indiqué dans la convocation 2. A la demande du choix de la langue, composez «1#» sur le pavé numérique du téléphone pour le français 3. A la demande du code, composez le «code organisateur» affiché dans la classe virtuelle (module audio conférence - formateur) sur le pavé numérique du téléphone pour ouvrir la conférence téléphonique 4. Vous rejoignez la salle audio et le système vous informe du nombre de personnes connectées. Votre connexion téléphonique est visible dans la liste des participants soit par un numéro de téléphone, soit par numéro inconnu 5. Pour fusionner votre connexion audio et web, sélectionnez les deux connexions (icône orange pour web et grisée pour audio). Les connexions sont surlignées et cliquez sur le double flèche verte «Fusionner les champs» > Renseignez-vous sur l activation des fréquences sur votre téléphone 27

28 Action 3 (en option) > Fusionner les connexions des participants 1. Pour fusionner la connexion audio et web des participants, sélectionnez les deux connexions (icône bleutée pour web et grisée pour audio). 2. Les connexions sont surlignées et cliquez sur le double flèche verte «Fusionner les champs» 3. Maintenant, une icône en forme de combiné téléphonique sera affichée lorsque que le stagiaire parlera (à la place du téléphone orange) > Si le stagiaire se connecte d abord en audio, renommez-le afin de le fusionner plus facilement à son arrivée en web (bouton option du module > modifier les infos de l utilisateur). 28

29 La salle virtuelle et ses principales fonctionnalités 29

30 Connect Meeting > Visite guidée 30

31 Adobe Connect > Connexion à une salle Sans identifiant, choisir le mode invité : Avec un identifiant, renseigner ses informations personnelles 31

32 Bouton d options communs Option pour masquer/agrandir le module dans la salle virtuelle Bouton d options du module. Affiche toutes les options disponibles pour le module concerné. 32

33 Comment faire? > Lever la main et exprimer son état Le stagiaire lève la main pour intervenir : prise de parole, poser une question Le stagiaire donne son avis lors de questions orales ou écrites en retournant son état Technique d animation : 1. Effacer les statuts avec le module liste des participants (bouton «Options du module») et/ou 2. Demander aux stagiaires d effacer leur état En cliquant sur la flèche, les différents états disponibles apparaissent 33

34 Liste des participants > Identification des connexions Connexion web en tant qu hôte (= formateur) Connexion web en tant que participant (=stagiaire) Connexion audio (par téléphone) : Affichage du numéro de téléphone ou numéro inconnu si numéro caché Lorsque le stagiaire parle, un indicateur visuel apparaît (à la place du téléphone orange) > Fusionner les champs audio et web pour un même utilisateur permet de tout contrôler depuis la salle. > Observez la couleur des icônes devant le nom/n téléphone des stagiaires : gris = connexion audio; bleu = connexion web 34

35 Comment faire? > Gérer la prise de parole Option 1 : S il y a peu de participants, laisser les micros ouverts. Attention, demander aux participants de lever la main avant de prendre la parole. Option 2 : Utiliser les fonctionnalités de l audio conférence a. *96 option 1 : le formateur coupe le micro de tous les stagiaires mais laisse la possibilité avec *6 de reprendre la parole b. *6 : chaque stagiaire ouvre/ferme son micro; gestion autonome. Option 3 : Utiliser le module liste des participants a. Pour chaque stagiaire, fusionner ses connexions web et audio (sélection multiple avec la touche Ctrl). b. Le formateur peut ouvrir/fermer le(s) microphone(s) avec le bouton en forme de hautparleur, option «Ouvrir le microphone de l élément sélectionné» Fusionner connexion audio & web 35

36 Comment faire? > Gérer les options audio L intégration entre la salle virtuelle et l audio conférence offre beaucoup de possibilités de gestion audio dans la salle. Option Description Utilité Commencer la conférence audio Gestion des micros depuis la salle Pour enregistrer le son en même temps que l image Ouvrir/couper le microphone des stagiaires Régler le volume sonore Pour gérer la parole des stagiaires (sélection multiple possible avec touches Ctrl ou Shift) Mettre en attente les stagiaires en diffusant une musique Faire patienter avant le début, pendant un problème (sélection multiple possible avec touches Ctrl ou Shift) Fusionner la connexion audio et web pour un participant > Pour piloter la connexion audio et web des stagiaires depuis la classe virtuelle 36

37 Liste des participants > Modifier les droits 1. Dans la liste des participants, sélectionner le (les) stagiaire pour lequel vous souhaitez modifier les droits (si la liste des participants n est pas affichée, sélectionner Modules > Liste des participants) 2. Cliquer sur le bouton «options du module» 3. Dans le menu des options, sélectionner «Modifier les droits supplémentaires des participants» 4. Cocher le(s) module(s) désiré(s) (ex. : sélectionner «Caméra et Voix» pour que le stagiaire diffuse sa vidéo) N.B. : La possibilité de donner des droits sur des modules ciblés est pratique afin d éviter qu un participant ne devienne présentateur. 37

38 Comment faire? > Diffuser sa vidéo 1. Cliquez sur le bouton démarrer mon module caméra & voix Rmq : Ce bouton n est visible que pour l hôte et les participants ayant reçu les droits. 2. Autorisez l'accès à la webcam (si la fenêtre s affiche) 3. Votre vidéo est maintenant diffusée > Testez votre caméra : menu Réunion > Gérer mes paramètres > Choisir une caméra 38

39 Partage de fichiers > Tout ou presque Intégration dans la salle Extensions : FLV, SWF, JPG, PPT, PPTX, HTML, MP3, ZIP, PDF Utiliser imprimante virtuelle FlashPaper Permet de convertir tout type de documents en SWF et de les charger en direct dans la salle Pour tout besoin collaboratif Partage d applications 39

40 Module Partager > Fonctionnalités Le module «Partager» est la brique la plus importante de la classe virtuelle. Il vous permet notamment de réaliser les activités suivantes : 1. Partager une application ou votre bureau 2. Présenter un document 3. Afficher un tableau blanc et utiliser les annotations 40

41 Comment Faire > Diffuser un document PowerPoint 1. Si aucun module de partage n est disponible, sélectionner «Modules > Partager > Nouveau module partage vierge» 2. Sélectionner «Documents / Choisir sur mon ordinateur» : sélectionner le fichier PowerPoint sur votre ordinateur ou le réseau > Attention, le nom du fichier doit être court. Le renommer si besoin. 3. Quand le chargement est terminé, la première diapositive de votre présentation apparaît. Naviguez dans la présentation grâce aux flèches (page suivante) 41

42 Comment faire? > Utiliser les options du module partager 1. Flèches de navigation : pour passer d une diapositive à une autre 2. Afficher/masquer l encadré des diapositives. Utile pour visualiser le plan du document ou afficher les commentaires PowerPoint 3. Partager/Arrêter le partage d un document ou application 4. Mode plein écran : pour afficher le contenu partagé en plein écran. Attention, sélectionner «les modifications» pour que les participants aient la même vue. 5. Pointeur visuel 6. Superposition d un tableau transparent pour commencer les annotations 7. Mode synchronisé/désynchronisé 8. Bouton d options du module

43 Comment faire? > Partager une application 1. Si aucun module de Partager n est disponible, sélectionner «Modules > Partager > Nouveau module partage vierge» dans la barre des menus 2. Ouvrir l application à partager sur son ordinateur 3. Sélectionner «Mon écran > Applications» et cocher l application à partager. Les autres options permettent de partager soit tout son bureau, soit une seule fenêtre d une application. 4. Vous basculez automatiquement sur votre application et celle-ci est diffusée à l écran. Pour plus de visibilité, mettez vos participants en plein écran. Ne pas masquer l application en cours de partage, sinon les participants ne la voient plus (quadrillage) 43

44 Comment faire? > Partager un tableau blanc 1. Si aucun module de Partager n est disponible, sélectionner «Modules > Partager > Nouveau module partage vierge» dans la barre des menus 2. Sélectionner «Tableaux blancs > Nouveau tableau blanc» 3. Le tableau apparaît dans la salle et vous pouvez utiliser les annotations Sélection de formes Trait libre Surligneur Trait droit, simple flèche, double flèche Rectangle Ellipse Texte Tampon : étoile, flèche, croix, coche Effacer dernière action Rétablir dernière action Tout effacer Imprimer Activer/désactiver palette d annotations 44

45 Module Note > Utiliser les notes Ecrivez vos notes dans le module (cfr un bloc-notes) Pour recevoir les notes par cliquer sur le bouton options du module et sélectionner «Envoyer la note par courrier électronique» > Si vous supprimez (masquez) le module par erreur, vous pouvez le retrouver dans la barre des menu : sélectionnez Modules > Notes > Nouveau module de notes ou le nom de votre module correspondant > Les notes peuvent être envoyées automatiquement par sur l adresse de l hôte. 45

46 Module Conversation > Utiliser les échanges écrits Pour envoyer un message à tous les participants en même temps : Sélectionner tout le monde dans la liste Ecrire le message dans le petit cadre blanc Envoyer le message en cliquant sur la flèche Vos questions/commentaires ici!! Pour envoyer un message en privé, sélectionner la personne dans la liste déroulante avant d envoyer le message > Repère : un message qui apparaît en rouge = privé; un message en noir = public. 46

47 Module Q&R > Gérer les questions/commentaires des stagiaires Le stagiaire pose sa question dans le module de conversation «Posez vos questions ici :» La question apparaît dans le module «Q&R» et uniquement visible par le formateur Le formateur peut répondre dans le cadre et envoyer la réponse à l interrogateur ou au groupe 47

48 Module Sondage > Préparer un sondage 1. Sélectionner «Modules > Sondage > Nouveau module sondage» dans la barre des menus 2. Préparer le sondage, ensuite cliquer sur «Ouvrir un sondage» pour le diffuser 3. Lorsque tout le monde a répondu, cliquer sur «Fermer le sondage» (pour remonter les résultats dans vos rapports de réunions) Les résultats sont enregistrés et disponibles dans les rapports de la réunion 48

49 Module Sondage > Options Pour afficher les scores aux participants Les résultats s affichent en temps réel (nombre et/ou pourcentage) Options du module pour modifier les options du sondage Affiche les réponses de manière nominative (uniquement pour l hôte) Ouvrir le sondage permet aux participants de répondre Fermer le sondage pour ne plus accepter de réponses > Si vous supprimez un sondage par erreur, vous pouvez le retrouver dans la barre des menu : sélectionnez Modules > Sondage > le nom de votre sondage > «Fermer le sondage» annule la possibilité d y répondre et enregistre les réponses dans les rapports. «Diffuser les résultats» permet d afficher la répartition des réponses. > Les résultats des sondages sont enregistrés sur la plate-forme 49

50 Module Partage de fichiers > Rendre disponible un fichier en téléchargement 1. Sélectionner dans la barre des menus «Modules > Partage de fichiers» 2. Sélectionner la ressource sur son ordinateur ou dans la bibliothèque de contenu 3. Les participants pourront enregistrer la ressource affichée en sélectionnant «Sauvegarder» > Préparer les ressources avant la session afin de ne pas perdre de temps de chargement 50

51 1. Se connecter en tant qu hôte dans la salle virtuelle et sélectionner dans la barre des menus «Réunions > Enregistrer la réunion» 2. Saisir un nom pour l enregistrement 3. Un indicateur rouge en haut à droite de la fenêtre confirme que l enregistrement est lancé 4. Après clôture de la réunion, la ressource est disponible dans l espace «Réunion > Mes Réunions > Enregistrements» > L enregistrement pourra être édité pour modification et téléchargé. Comment faire? > Enregistrer une réunion 51

52 Comment faire? > Arrêter la réunion 1. En tant qu hôte dans la salle virtuelle 2. Sélectionner dans la barre des menus «Réunions > Arrêter la réunion» 3. Modifier ou confirmer le message de clôture. 4. Tous les participants sont déconnectés. > L option «Quitter Connect Pro» vous permet de sortir de la réunion MAIS sans déconnecter les participants. 52

53 Travaux pratiques I > Partage de fichier Actions à mener : 1. Activez votre webcam 2. Partagez un fichier PowerPoint ou une image 3. Annotez votre document avec la palette d annotations Relevez les problèmes et notez-les 10 min. 53

54 Travaux pratiques II > Partage d application (en sous-groupe) Actions à mener : 1. Partagez une application (exemple : fichier.xls) 2. Donnez le contrôle à un tiers 3. Les 2 parties mettent à jour le document Relevez les problèmes et notez-les 10 min. 54

55 Actions à mener : 1. Créez une réunion et lancez-là! 2. Diffusez votre vidéo 3. Partagez un fichier PowerPoint 4. Faites défiler les diapositives et utilisez le pointeur 5. Partagez un application au choix et annotez un écran 6. Lancez un enregistrement 7. Clôturez l enregistrement et la réunion virtuelle 8. Vérifiez votre temps de connexion et l enregistrement Travaux pratiques III > Simulation d animation Relevez les problèmes et notez-les 20 min. 55

56 Questions > Pour finir Merci de votre attention 56

57 Contact > > Support technique +33 (0) > Adresse Live Session 13 rue Docteur Turc Villard-Bonnot Siret : TVA intracommunautaire : FR Déclaration d activité enregistrée sous le numéro (Rhône-Alpes). 57