UTILISATION DU SERVEUR DE RESULTATS CYBERLAB

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1 1/ Objectif et domaine d application Cette instruction décrit comment utiliser le serveur de résultats Cyberlab pour consulter les résultats de biologie des patients dont les dossiers sont enregistrés au laboratoire du Centre Hospitalier de Macon sur le logiciel GLIMS. 2/ Documents associés Voir Kalilab 3/ Responsabilités Le biologiste responsable du système informatique est responsable du paramétrage et de la mise à jour des données dans Cyberlab. Un dossier biologique (dossier 100) est suivi une fois par semaine au laboratoire pour vérifier l intégrité du transfert des données de GLIMS (SIL) dans Cyberlab. Les utilisateurs qui consultent les résultats sur Cyberlab sont responsables de leur accès sécurisé aux données via Crossway : toute utilisation du serveur de résultats est sous la responsabilité de la personne qui est tracée en login. Toute impression d écran est interdite. Seule l impression du compte rendu PDF du dossier validé par un biologiste est autorisée. 4/ Déroulement de l activité 4-1 Accès à partir de Crossway : Fig Consultation des résultats d un patient à partir du planning d hébergement (module UNIT) On accède alors à la liste des dossiers de biologie pour le patient sélectionné. Lors de la toute première connexion avec un compte utilisateur, le nombre de dossiers affichés est de 1 : sélectionner 10 dans le menu déroulant pour voir les antériorités du patient (voir Fig2). 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 1 sur 13

2 Fig2 Retour à la liste des patients (planning) Nombre de dossiers affichés Unités Intervalle de référence Résultats permanents Onglet s Identité patient a) Onglets et navigation Commentaire Valeurs supérieures ou inférieures aux bornes Chaque onglet correspond à une discipline du laboratoire. Si aucun onglet n est sélectionné, l écran donne une visualisation complète du dossier biologique. Sélectionner un onglet (il devient bleu clair) pour consulter les résultats de la discipline concernée. Les résultats en noirs sont compris dans l intervalle de référence, en rouge ils sont au dessus, et en bleu en dessous. Les commentaires apparaissent en positionnant la souris sur le petit triangle noir en haut à droite de la case résultat (cf Fig2) Si une petite image apparait à coté de l identité du patient («afficher les résultats permanents»), cela signifie que le patient a déjà eu une ou deux déterminations de groupe sanguin. En cliquant sur cette icone, les résultats et dates de ces groupes apparaissent. Statut d une analyse Dossier non urgent Dossier urgent Lorsque les analyses sont enregistrées au laboratoire, elles apparaissent «en cours». 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 2 sur 13

3 Les résultats d analyses non validés biologiquement des dossiers urgents apparaissent accompagnés d un astérisque, renvoyant au biologiste d astreinte. Le nom du biologiste d astreinte prenant la responsabilité de la libération du résultat est indiqué tout en haut des résultats du dossier, ou dans l onglet «Commentaires» si l affichage est filtré. Les résultats d analyses non validés biologiquement des dossiers non urgents apparaissent sans résultats avec la mention «validation en cours». Les résultats validés apparaissent sans mention spéciale. Si un résultat apparait sur fond jaune, il a été modifié après validation biologique (cas normalement rare, sauf pour la bactériologie qui est «revalidée» définitivement au bout de 15 jours pour clôturer les dossiers). Affichage des résultats Fig Pour supprimer le filtrage et retrouver tous les résultats du dossier biologique, cliquer sur l entonnoir orange (1). En cliquant sur le «i» (3) à coté de l heure, un accès aux infos du dossier de biologie est possible (heure d enregistrement, échantillon...). 2 types de coches sont utilisables par dossier : - Il est possible d allumer (passe en jaune) ou d éteindre l étoile «Marquer» en cliquant dessus : ceci peut servir à se souvenir que l on veut faire quelque chose par rapport à un résultat du dossier. L utilisation de cette marque est personnelle et n est pas vue pas d autres utilisateurs. - Cette coche n est clicable qu à partir du moment où le dossier est complet (toutes les analyses sont rendues). Le fait de cliquer sur cette coche (passage en vert) signale à l ensemble des utilisateurs que les résultats ont été vus et pris en compte. Il n est pas possible de décocher manuellement. En cas de modification d au moins un résultat sur le dossier par le laboratoire, la coche repasse en gris. En se positionnant sur la ligne «Montrer options d affichage» (2), cela ouvre la fenêtre de filtrage des résultats : Fig4 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 3 sur 13

4 Choisir la discipline biologique (plate-forme) (idem que cliquer sur les onglets) ou les analyses (cocher-décocher) qui intéressent et cliquer sur «Appliquer». L écran se met à jour et l entonnoir orange apparaît (fig 3). Pour arrêter le filtrage, cliquer sur l entonnoir orange. D un patient à un autre, le filtre d affichage est conservé. Navigation Les boutons avec les flèches permettent de parcourir toutes les demandes du patient en décalant les demandes une par une (plus récente vers la gauche et plus ancienne vers la droite) Les deux boutons indiqués par les flèches 1 permettent de se déplacer du nombre de dossiers affichés sur la page, indiqué en 2 (plus récent vers la gauche et plus ancien vers la droite). Ces boutons de navigation seront désactivés (passent du bleu au gris) au moment où l utilisateur aura atteint le début ou la fin de la liste. Historique des résultats Le sigle à côté du nom d analyse permet l affichage de l historique des résultats par analyse. Il est possible de filtrer par nombre de dossiers ou par date. Les résultats d analyse affiché sur le graphique sont repris en dessous avec date et résultat. 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 4 sur 13

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6 Fig5 b) Microbiologie Les résultats de microbiologie peuvent se consulter de 3 façons différentes. 1- Ecran à partir de l onglet BACTERIO-PARASITO-MYCOLOGIE (Fig 5) (1) Chaque examen de microbiologie apparait à l écran (les 10 derniers dossiers) avec la procédure microbiologique utilisée et la nature du prélèvement Exemple : procédure «Broncho pulm» et nature du prélèvement «Trachée» Cliquer sur l examen et une fenêtre s ouvre avec le résultat détaillé. 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 6 sur 13

7 Fig6 2- Ecran à partir de l icône «récapitulatif de microbiologie» (Fig 5) (2) Cliquer sur l icône en forme de cercle : une page récapitulative des dossiers de microbiologie s ouvre. On peut afficher les résultats des 14 derniers jours, des 30 derniers jours ou tous les dossiers bactériologiques du patient. 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 7 sur 13

8 Fig7 2 retour à l écran Fig 5 1 L état des dossiers est affiché : en cours ou validé. Dans la colonne «Valeur» (la plus à droite), la présence éventuelle de germes est signalée. Les dossiers dont tous les paramètres sont négatifs ou normaux n ont rien d indiqué dans cette colonne. La présence d un antibiogramme pour un germe est notifiée par un astérisque (Fig7) (1) à côté du nom du germe. Les dossiers validés avec des résultats anormaux (protéines urinaires élevées, culture bactérienne positive ) sont notifiés en rouge. Pour ouvrir un dossier, cliquer dessus et le dossier s ouvre : on retrouve l ensemble des informations, y compris les antibiogrammes. Pour refermer le dossier, il suffit de recliquer dessus. On peut dérouler plusieurs dossiers en même temps. Retour à 3- Ecran à partir de l icone «Résumé des antibiogrammes» Fig5 (3) ou Fig7 (2) l écran Fig 5 Fig8 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 8 sur 13

9 Résumé des antibiogrammes des dossiers bactériologiques du patient : les antibiotiques sont rangés par ordre alphabétique. Fig9 c) Envois extérieurs Les analyses sous traitées par le laboratoire du CH Macon sont tracées dans le système informatique du laboratoire (GLIMS). Ces analyses peuvent être envoyées à BIOMNIS (laboratoire sous-traitant principal) ou dans d autres laboratoires. A réception de l ensemble des résultats d un dossier (dossier complet) dans le SIL, les analyses sous-traitées et leurs résultats sous forme de fichiers PDF seront transmis dans Cyberlab : pour chaque analyse sont précisés la date et le lieu d envoi. Pour consulter le résultat, cliquer sur «Afficher». d) Groupes sanguins 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 9 sur 13

10 Identité patient Affichage des résultats permanents - Cliquer sur affichage des résultats permanents : 2 lignes de compte-rendu en raison des 2 déterminations : selectionner le CR avec la date la plus récente Zone d accès à l édition du compte-rendu - Cliquer sur le «afficher» ayant la date la plus récente - Imprimer Impression du document acceptée par l'efs pour la délivrance des PSL. Attention ce document est : - A imprimer à chaque commande de PSL, l EFS conservant l exemplaire - Valable uniquement pour les groupes sanguins réalisés à partir du 01/05/ A l état partiel en horaire de garde 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 10 sur 13

11 Attention : - en cas de changement d identité : toujours faire la demande de duplicata sur un bon de laboratoire accompagné du bon de groupe et du document de changement d identité de l établissement. Une fois ces éléments enregistrés par le laboratoire, le compte-rendu sera régénéré dans Cyberlab avec l identité du patient corrigé et de nouveau disponible à l impression (Attention : valable à partir du 01/05/2016). Même principe, mais uniquement duplicata papier pour des groupes antérieurs. - Ne pas imprimer ce compte-rendu pour le dossier transfusionnel papier, la carte de groupage sanguin sera toujours imprimée et mise dans celui-ci. e) Germes contagieux ou multirésistants Un onglet intitulé «Germes résistants ou contagieux» contient les dossiers pour lesquels un germe appartenant à la liste des germes contagieux ou ayant un antibiogramme faisant qu il est catégorisé multirésistant. Un fichier pdf spécial est généré et imprimable pour chaque dossier et reprend le germe avec la localisation du prélèvement. 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 11 sur 13

12 f) Edition du compte rendu PDF Chaque dossier complet est compilé dans un fichier PDF envoyé dans Cyberlab : ce fichier PDF est un compte rendu légal avec la signature du biologiste, mis à disposition dans Cyberlab dans l onglet COMMENTAIRE. Cliquer sur «Afficher» du dossier correspondant, le CR s affiche à l écran et il est imprimable. Un compte rendu PDF spécifique pour les RAI est disponible dans l onglet IMMUNO HEMATOLOGIE juste en dessous des RAI lorsque les RAI sont complets et validés Consultation des résultats d un patient à partir du dossier médical (module DMC) Fig10 L utilisation de Cyberlab par la suite se fait comme au /11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 12 sur 13

13 4-2 Accès à partir d Urqual : Fig11 L accès à Cyberlab via Urqual se fait par le bouton «Résultats laboratoire» présent à différents niveaux du dossier du patient. L utilisation de Cyberlab par la suite se fait comme au / Classement et archivage Sans objet 8/11/ Imprimé par TEXIER ANTHONY - Page 13 sur 13