CAHIER DES CHARGES POUR RECEVOIR LES EQUIPES NATIONALES

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1 CAHIER DES CHARGES POUR RECEVOIR LES EQUIPES NATIONALES PRESENTATION La volonté de la Fédération Française de Hockey (F.F.H.) est de créer un lien entre les équipes nationales et les clubs. De ce fait, elle souhaite que ses collectifs nationaux puissent disputer les rencontres internationales au sein de ces clubs d assurer la promotion du hockey sur l ensemble du territoire et de permettre aux passionnés du hockey d assister à des rencontres de haut niveau. Ce document constitue une base de travail lorsqu un club accueille une équipe nationale pour un match international ou un tournoi. Vous trouverez une liste exhaustive de toutes les tâches et actions que nous souhaitons voire mises en œuvre en terme d accueil, de structure, de moyens humains et financiers. L utilisation de ce cahier des charges permettra à la direction technique nationale (D.T.N.) d être en étroite collaboration avec le club pour l organisation d un évènement. Lorsque la F.F.H. attribue un match ou un tournoi international à un club, ce dernier prend contact avec la Direction Technique Nationale [Sandra Harik sandra.harik@ffhockey.org ou ] pour débuter le travail d organisation de la rencontre mais également avec le service communication [Mathilde Meurisse mathilde.meurisse@ffhockey.org ]. LES OBJECTIFS Ce cahier des charges a pour objectifs de : Présenter les attentes de la fédération ; Délimiter les champs d actions respectifs de la F.F.H. et du club ; Promouvoir l image du hockey français en France et à l étranger. Dans un souci d organisation, il est fortement recommandé au club de désigner un référent qui sera en contact avec Sandra Harik pour l organisation logistique. LA LOGISTIQUE Ce poste est primordial car la première impression se fait généralement par le premier contact dès l arrivée la prise en charge d une équipe sur le lieu de l évènement. Avant l évènement, le club : Propose une solution de transfert gare-aéroport/club pour l équipe de France avec une éventuelle prise en charge; Présente une solution de restauration d avant et/ou après match pour les 2 équipes avec choix des menus et tarifs ; Conseille l équipe de France sur les possibilités d hébergement et les partenariats existants avec le club avec pour objectif de renforcer les partenariats locaux ; Prévoit les drapeaux des 2 équipes à l entrée ou sur le terrain ainsi que les hymnes nationaux ; Le jour de l évènement, le club: Accueille l équipe de France et l équipe étrangère à leur arrivée (aéroport, gare ou club) avec un référent qui les oriente et les guide sur les installations et dans l organisation. Cette personne connaît donc le programme de la journée ou du séjour et peut répondre aux questions des équipes ; Fournit a minima l équivalent de trois packs d eau par équipe et par match; Fournit de la glace (sur demande du kinésithérapeute) pour les soins éventuels.

2 LES INSTALLATIONS SPORTIVES Pour accueillir un match international, un terrain aux normes F.I.H et de bonne qualité est nécessaire. Le club : Propose la mise à disposition totale du terrain au moins une heure avant le match et dans certains cas, la possibilité d obtenir des créneaux d entrainements pour les deux équipes la veille ou le lendemain (selon les demandes et la durée de séjour des équipes) ; S assure que les bancs de touches soient de dimensions suffisantes pour accueillir 10 personnes ; Met à disposition un vestiaire et une clé pour chaque équipe avec tableau blanc par vestiaire ; Met à disposition un vestiaire pour les arbitres ; Met à disposition une salle de réunion ou vestiaires aménagés avec une table et une prise électrique pour les briefings ; Offre la participation de ramasseurs de balles pour les matches ; Dispose de balles de jeu si possible, Kookabura Elite ; Assure la disponibilité d un panneau d affichage (permanent ou non) du score visible de tous les endroits du terrain et de l ensemble des spectateurs ; Fournit les plaques numérotées pour faciliter les changements des joueurs. Numéros de 1 à 33 format A4 plastifié par exemple ou planche en bois numérotées; Propose à la DTN une solution pour filmer le match (tour vidéo, point haut ) que la DTN valide. Met à disposition du public des feuilles de présentation des équipes en nombre suffisant ; met à disposition un local de contrôle anti-dopage conforme aux exigences internationales (cf. site COMMUNICATION La Fédération Française de Hockey a pour volonté d exploiter les matchs internationaux pour accroître la visibilité du hockey et sa reconnaissance. Dans ce cadre, sur chacun des matchs des équipes de France disputés sur le sol français une stratégie de communication cohérente et pertinente doit être mise en place. La déclinaison locale de la stratégie doit être élaborée par le club organisateur sous l égide de la F.F.H. (Mathilde Meurisse-Service Communication), qui se tient à sa disposition pour conseil. La stratégie définie par le club doit recevoir l aval de la fédération. Les points ci-dessous s imposent à l organisateur : En amont de l évènement L affiche L affiche est un support de communication efficace pour rendre l événement visible dans les endroits cibles définis par l organisateur : écoles, commerçants La réalisation et l impression sont à la charge de l organisateur. Dans le cas où l organisateur n aurait pas les moyens techniques ou financiers de réaliser l affiche, il contactera le service Communication de la F.F.H. au minimum un mois avant le match. La F.F.H. sera en mesure de l accompagner dans cette réalisation. Néanmoins l impression restera à la charge de l organisateur. Lisibilité de l information Pour que l affiche soit percutante, il faut que le lecteur ait toutes les informations utiles en un coup d œil : - Discipline ; - Intitulé du match / tournoi ; - Date ; - Heure ; - Lieu.

3 Choix du visuel Le choix du dessin ou de la photographie aura un impact certain sur l intérêt du lecteur. Si le choix se porte sur une photographie, il est vivement recommandé de choisir une photo du collectif France concerné. Dans le cas où l organisateur n a pas de photographies relatives à l équipe de France participante, il contacte la Fédération qui pourra lui fournir des clichés exploitables dont elle détient les droits. Si la Fédération ne détient pas de photographies exploitables, l organisateur peut proposer une photographie de son choix, qui est validée par la F.F.H., qui respecte les critères suivants : - La photographie est directement liée ou emblématique de la discipline (crosse, balle, joueurs) - L organisateur s assure de posséder les droits sur le cliché. Il indique le crédit du photographe ; - Les protagonistes de la photographie ne portent en aucun cas des vêtements concurrents à l équipementier de la Fédération «ERREA». Logos des partenaires Les matchs internationaux sont l occasion pour la Fédération de mettre en avant ses partenaires. Ainsi, tous les partenaires (privés et institutionnels) de la F.F.H. sont intégrés sur l affiche, en bas, sur une ligne et dans l ordre suivant : ERREA, Verdi, Verspieren, Ministère des Sports. L organisateur contacte le service Communication de la F.F.H. pour transmission des logos. Les partenaires de l organisateur peuvent être intégrés sur l affiche dans la mesure où : - Ils ne sont pas concurrents à ceux de la F.F.H. ; - Ils ont une identification nationale. L organisateur contacte le service communication de la F.F.H en amont pour déterminer la possibilité de les intégrer ou non. Logos F.F.H. et organisateur Le logo de la F.F.H. apparaît en haut à gauche de l affiche, celui de l organisateur en haut à droite. Avant impression et diffusion, l affiche et tous les supports de communication qui pourraient être créés sont validés par la Fédération Française de Hockey. Invitation Il est recommandé à l organisateur de réaliser une invitation, sous forme d une déclinaison de l affiche, qu il pourra envoyer à ses partenaires privés et publics, aux officiels et contacts privilégiés. Les frais de réalisation et d impression sont à la charge de l organisateur. Relations Presse L organisateur veille à communiquer auprès des médias locaux et régionaux sur cet événement. La F.F.H. diffuse quant à elle un communiqué de presse aux médias nationaux dans la semaine précédent le match. La F.F.H. par le biais du partenariat signé entre Orange et le C.N.O.S.F. a la possibilité de réaliser des reportages télévisés. Dans le cas où l organisateur souhaite prendre en charge la réalisation d un reportage sur l événement, il prend contact un mois minimum avant l évènement avec le service communication de la F.F.H. qui lui explique toutes les modalités.

4 Site Internet L organisateur communique sur son site Internet toutes les informations relatives à l événement. La F.F.H. publie un article sur le site fédéral en «Une/Flash» pour relater l événement. Si l organisateur le souhaite, il peut bénéficier du site Internet événementiel de la F.F.H. Il en fait la demande au service communication de la F.F.H. un mois minimum avant le match. De manière idéale, le site internet comporte toutes les informations sur la compétition, les modalités d accès et sera mise à jour après chaque match pour permettre aux internautes de suivre le match à distance. Pendant l évènement Distribution de feuilles de match La F.F.H. réalisera la feuille de match, qu elle transmet à l organisateur. Ce dernier imprime et distribue la feuille de match à l ensemble des journalistes présents et ainsi qu aux spectateurs. Annonces sonores Avant, pendant et après le match l organisateur organise la possibilité de faire des annonces sonores relatives : - à la présentation des équipes ; - aux buts inscrits ; - aux partenaires de la F.F.H. L organisateur prend contact avant le match avec le service communication de la F.F.H. pour les détails. Banderoles publicitaires Les banderoles publicitaires des partenaires de la F.F.H. sont obligatoirement disposées autour du terrain, de façon à ce qu elles soient bien visibles pour les spectateurs et les éventuelles télévisions. L organisateur contacte le service Communication de la F.F.H. pour qu il les lui transmette. Dans l hypothèse où ses partenaires seraient concurrents de ceux de la F.F.H L organisateur enlève ses propres banderoles. Photographies L organisateur crée les conditions pour que la F.F.H disposent.des photographies suivantes : - Une photo de chaque équipe participante ; - Une photo des deux équipes ensemble ; - Une photo du terrain justifiant la présence des banderoles. La F.F.H. recommande vivement à l organisateur de prévoir un photographe (bénévole ou professionnel) sur le match pour prendre, outre ces photos, des clichés de jeu, exploitables par la suite pour des affiches, illustrations d articles. L organisateur prend contact avec le service communication de la F.F.H. Il transmet, le cas échéant, les photographies à sa disposition à la F.F.H. pour diffusion dans la galerie photos du site fédéral. Ces photographies doivent être libres de droit pour tous usages non commerciaux. L organisateur fera signer aux photographes les documents assurant cet usage. Après l évènement L organisateur rédige un article sur son site Internet avec les résultats, les moments forts du jeu. Il peut également le transmettre au service Communication de la F.F.H. pour diffusion dans la revue fédérale. L organisateur réalisera une revue de presse relative à l événement qu il transmettra à la F.F.H., revue de presse qu il pourra exploiter dans sa recherche de partenaires. Vous trouverez ci-joint une check liste qui énumère et résume tous les postes à ne pas oublier dans votre organisation.

5 CHECK LIST Match France Date.../ /. Lieu.. Structure organisatrice... LOGISTIQUE Désignation et transmission du nom du correspondant club Solution restauration Solution hébergement Drapeaux nationaux Hymnes nationaux Accueil des équipes Eau pour les matches Glace pour le kinésithérapeute LES INSTALLATIONS SPORTIVES Qualité du terrain Eclairage Arrosage Panneau d affichage des scores Bancs de touches Vestiaires avec clés pour chaque équipe Vestiaires avec clés pour les arbitres Salle de réunion ou vestiaires aménagés Terrain pour entrainements Mise à dispo du terrain au moins 1 heure avant le match Ramasseurs de balles Balles de jeu Plaques numérotées pour les changements Point haut pour filmer Local contrôle anti-dopage COMMUNICATION Affiche Relations presse Invitation Site Internet Distribution feuille de match Annonces sonores Banderoles publicitaires Photographe