LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS

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1 LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS La croissance de votre entreprise dépend du succès que vous remporterez dans trois domaines d activité précis : 1. les recommandations de clients; 2. les événements organisés pour remercier vos clients; et 3. les séminaires pour les clients. Ce guide vous présente les stratégies et les techniques dont vous avez besoin pour animer efficacement vos séminaires pour les clients. Vos affaires. Vos clients. De vraies solutions.

2 Calendrier de planification d un séminaire pour les clients Pour bien organiser un séminaire pour les clients, vous avez besoin d un plan détaillé que vous devriez suivre ponctuellement. Le calendrier et la liste de vérification figurant ci-dessous vous serviront de guide de planification. Vous devez commencer à planifier de six à huit semaines avant le séminaire. Certaines étapes exigeront beaucoup moins de temps lorsque vous en serez à votre deuxième ou troisième séminaire. En fait, lorsque vous préparerez votre troisième séminaire, vous pourrez peut-être supprimer entièrement certaines étapes, comme la pratique avant l exposé. Essayez aussi de déléguer les tâches, autant que possible, pour pouvoir vous concentrer sur votre rôle principal, qui consiste à établir et à entretenir des relations. À noter que ce calendrier n est pas un cadre rigide. Il vous incombe d adapter chaque étape à votre situation particulière et de veiller à ce que chacune convienne à votre modèle d entreprise, à votre clientèle, à votre région géographique et ainsi de suite. Il s agit d un échéancier d exécution prudent qui vous donne une certaine latitude en cas de problèmes, d erreurs ou d imprévus susceptibles de retarder le programme. Commencez par utiliser le calendrier proposé, puis créez celui qui vous convient, selon votre disponibilité pour l exécution de chaque tâche. MOMENT 6 à 8 semaines avant le séminaire 4 à 6 semaines avant le séminaire ÉTAPE 1. Fixez la date. 2. Dressez la liste des invités. 3. Composez votre équipe. 4. Choisissez l endroit et réservez la salle. 5. Préparez le matériel requis pour le séminaire. 6. Préparez votre exposé. 7. Déterminez vos besoins en équipement audiovisuel. 8. Invitez vos clients et demandez-leur les noms d autres clients possibles. 4 semaines avant le séminaire 9. Faites un suivi par téléphone ou par écrit auprès de vos clients. 2 semaines avant le séminaire 10. Obtenez une confirmation de participation de tous les clients, au téléphone ou par écrit. 1 semaine avant le séminaire 11. Étudiez votre exposé et pratiquez. 12. Confirmez les renseignements relatifs au séminaire. Le jour avant le séminaire Semaine suivant le séminaire 13. Appelez les clients pour qu ils confirment leur présence. 14. Donnez suite aux appels à l action. 2 LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS

3 La marche à suivre pour un séminaire réussi Un séminaire pour les clients bien organisé se planifie en 14 étapes. Pour optimiser vos résultats, il est essentiel de bien comprendre chaque étape et de les accomplir toutes avec efficacité. ÉTAPE 1 FIXEZ LA DATE ET L HEURE. Il va sans dire, cette étape est très importante. En effet, l heure et la date fixées pour votre séminaire peuvent avoir un effet notable sur le nombre de participants. La plupart des séminaires ont lieu à l heure du petit déjeûner ou du déjeûner, ou durant la soirée. Les jours de fin de semaine sont aussi une option possible, mais seulement pour un séminaire qui dure toute la journée. Évitez les dates qui coïncident avec un congé férié ou un événement spécial auquel vos clients aimeraient peut-être participer. Choisissez un moment où il est probable que la plupart de vos invités seront disponibles. ÉTAPE 2 DRESSEZ LA LISTE DES INVITÉS. Dressez votre liste d invités en tenant compte des cinq catégories suivantes : a) Les clients que vous souhaitez cloner. Bien organisé et bien dirigé, le séminaire vous procurera des recommandations de clients. Les gens ont tendance à connaître des gens qui leur ressemblent. Vous devriez donc inviter vos clients idéaux, car il est plus probable qu ils vous amèneront des recommandations idéales. b) Les clients qui croient en vous. Le genre de clients que vous voulez inviter sont ceux qui appuient votre méthode de travail et qui sont satisfaits de vous et de vos services. Ils croient en vous et en votre manière de travailler. Vous récolterez sans doute parmi ce groupe de précieuses recommandations de clients qui peuvent rapidement transformer des clients possibles en clients véritables. c) Les clients avec qui vous désirez accroître vos relations. Il s agit des clients avec lesquels vous faites déjà affaire de manière limitée et auxquels vous aimeriez vendre d autres produits et services. d) Les clients auxquels vous voulez manifester votre gratitude. Les événements comme le séminaire pour les clients sont l occasion idéale de remercier vos clients. C est l une des techniques les plus efficaces qui soit pour resserrer vos liens avec vos clients et vous placer en position favorable pour leur demander des recommandations de clients, ou même pour en obtenir plus tard sans avoir eu besoin de les demander. e) Les partenaires stratégiques. Le séminaire pour les clients est aussi l occasion idéale de rencontrer des partenaires qui peuvent servir de tremplin à vos efforts d expansion des affaires. Demandez à vos clients d inviter leurs comptables et leurs avocats et vous pourrez créer de nouveaux liens. Le séminaire vous offre une occasion unique de vous présenter sous un jour des plus favorables. LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS 3

4 ÉTAPE 3 COMPOSEZ VOTRE ÉQUIPE. Décidez qui participera à vos efforts de vente dans le cadre du séminaire. Ces efforts seront accomplis par deux unités : l unité avant et l unité arrière. Idéalement, vous devriez vous placer à l avant. Lorsque vous présentez le séminaire vous-même, vous vous placez en bonne position pour établir des relations, ce qui est notre but. Si vous demandez à une personne invitée de le faire pour vous, ou si vous partagez cette responsabilité avec d autres, assurez-vous qu ils comprennent bien leur rôle. Ils doivent vous montrer de la déférence et vous présenter comme l autorité finale en la matière. Il est toujours préférable d avoir de l aide et de déléguer les tâches qui ne sont pas directement reliées au développement des relations. Ces tâches appartiennent à l unité arrière. Le temps et l énergie requis pour organiser un séminaire réussi représentent l un des plus grands obstacles au succès. Les petits séminaires sont relativement faciles à organiser, mais si vous tenez des séminaires plus importants ou si vous en organisez beaucoup, vous devriez songer à former votre personnel. Si vous n avez pas d employés de soutien, vous pouvez en engager spécialement pour organiser ces événements. Préparez un manuel de procédures décrivant précisément chaque étape de la marche à suivre pour chaque événement. Inscrivez-y les noms et les coordonnées des établissements, vendeurs et autres personnes-ressources appropriées. Ce manuel de procédures vous épargnera énormément de temps précieux en cas de changements de personnel. ÉTAPE 4 CHOISISSEZ L ENDROIT ET RÉSERVEZ LA SALLE. L endroit que vous choisissez est étroitement lié à votre image et il peut avoir une incidence considérable sur la réussite du séminaire. Évaluez l endroit que vous avez choisi à la lumière des considérations suivantes : a) Est-ce un endroit qui aura pour les participants un cachet spécial? Une salle de réunion dans un hôtel de votre localité peut convenir à un séminaire public, mais en général, elle ne sera pas perçue comme un endroit unique. Par contre, le club de loisirs de votre localité devrait présenter plus d attrait pour les participants. b) Est-ce un endroit pratique? Vous devez tenir compte de certains facteurs comme la distance, le temps requis pour s y rendre, les problèmes de circulation possibles et le stationnement. c) Est-ce un endroit privé et tranquille? Certains établissements offrent plusieurs salles de réunions qui sont réservées à des fins diverses. Si l on fête un enterrement de vie de garçon dans la salle voisine, cela pourrait avoir un effet désastreux sur votre séminaire. Pour vous assurer que l endroit choisi plaira aux clients, demandez à quatre ou cinq d entre eux de vous faire des suggestions. Même si vous ne les suivrez pas toutes, ils auront le sentiment que vous appréciez leur opinion. d) Y a-t-il un bon choix de repas? Si vous décidez d offrir un repas à vos invités, pourrez-vous répondre à une variété de goûts et de préférences? Idéalement, vous devriez offrir trois mets différents, soit un plat de viande ou de poulet, du poisson et un plat végétarien. 4 LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS

5 e) La salle convient-elle à un séminaire? Certaines salles conviennent bien à un dîner, mais elles ne sont pas équipées pour un séminaire en termes d éclairage et d équipement audiovisuel. Parfois aussi la disposition du mobilier ne permet pas à tous les participants de voir clairement l exposé. f) Quel est le coût? La différence de prix entre un endroit impressionnant et un endroit médiocre peut s avérer minime, en réalité, lorsque vous considérez le rendement sur votre investissement. Cependant, il est sage de magasiner pour vous assurer d obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible. ÉTAPE 5 PRÉPAREZ LE MATÉRIEL REQUIS POUR LE SÉMINAIRE. Le matériel requis pour le séminaire comprend tous les documents et autres articles reliés au séminaire. Il s agit pour vous de choisir parmi les documents et articles suivants ceux que vous voulez distribuer durant ou après le séminaire, puis de les préparer comme il faut. a) Avez-vous rédigé votre invitation, vos lettres de confirmation, vos textes modèles pour les entretiens au téléphone et vos lettres de suivi? Les avez-vous adaptés aux clients? b) Cahiers, brochures et dépliants. En avez-vous assez pour le séminaire? c) Documents sur l entreprise. Allez-vous distribuer des documents sur votre entreprise? d) Formulaires d évaluation. Aurez-vous besoin de ces formulaires? e) Cadeaux pour les clients. Désirez-vous remettre un petit cadeau spécial aux clients et aux autres participants pour leur exprimer votre gratitude? ÉTAPE 6 PRÉPAREZ VOTRE EXPOSÉ. Lisez les points suivants et, au besoin, modifiez votre exposé. a) Avez-vous adapté l exposé à votre auditoire? Par exemple, si votre groupe est composé de retraités et non de gens sur le point de prendre leur retraite, il serait bon de modifier votre exposé en conséquence. b) Aimeriez-vous inclure d autres diapositives ou des renseignements plus techniques? c) Est-ce qu il y a des expériences ou des récits personnels que vous pourriez intégrer à l exposé pour donner plus de poids à votre message? Un conseiller financier raconte une histoire émouvante au sujet d une personne affectée d un trouble physique handicapant à son stade initial et qui doit faire certains changements d ordre financier. À la conclusion de son récit, il révèle que la personne en question est sa mère. ÉTAPE 7 ASSUREZ-VOUS D AVOIR L ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL REQUIS. Vous pouvez acheter ou louer un projecteur pour les exposés. Quel que soit votre choix, explorez vos options et prenez tous les arrangements nécessaires pour la date du séminaire. Certains endroits, les hôtels en particulier, auront déjà l équipement audiovisuel. Assurez-vous de le demander à l avance. LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS 5

6 ÉTAPE 8 INVITEZ VOS CLIENTS ET DEMANDEZ-LEUR LES NOMS D AUTRES CLIENTS POSSIBLES. Si vous organisez des séminaires pour des groupes relativement peu nombreux qui comprennent seulement certains clients choisis parmi les catégories décrites à l étape 2, vous pouvez vous servir du téléphone pour faire vos invitations. Si vous allez organiser des séminaires pour des groupes plus nombreux comprenant moins de clients à cloner, vous pourriez utiliser l envoi postal direct comme méthode de prise de contact. Chaque événement que vous organisez pour les clients représente une occasion en or d obtenir des recommandations de clients de grande qualité. Idéalement, la moitié des participants devraient être des clients possibles proposés par vos clients. ÉTAPE 9 FAITES UN SUIVI PAR TÉLÉPHONE OU PAR ÉCRIT AUPRÈS DE VOS CLIENTS. Après avoir demandé à vos clients de vous proposer d autres clients possibles, téléphonez-leur de nouveau pour obtenir les noms des personnes qu ils ont invitées. Il vous faut le nom, l adresse et le numéro de téléphone de chacune de ces personnes pour pouvoir vous faire confirmer leur présence au séminaire et faire ensuite les réservations appropriées. ÉTAPE 10 OBTENEZ UNE CONFIRMATION DE PARTICIPATION DE TOUS LES CLIENTS, AU TÉLÉPHONE OU PAR ÉCRIT. Vous aurez besoin de la liste finale des participants pour planifier le repas ou les rafraîchissements, réserver la salle, préparer le matériel du séminaire, etc. Téléphonez à tous les participants pour qu ils vous confirment qu ils assisteront au séminaire. Vous pouvez profiter de l occasion pour leur demander leurs préférences quant aux plats servis, si vous allez inclure un repas. ÉTAPE 11 ÉTUDIEZ VOTRE EXPOSÉ ET PRATIQUEZ. Il est beaucoup plus facile d être détendu lorsqu on a pris le temps de se préparer convenablement. Revoyez les diapositives, votre texte et les activités du séminaire. Pratiquez votre technique de présentation de l exposé jusqu à ce que vous vous sentiez bien à l aise de donner l exposé. Acceptez le fait que vous allez vous améliorer avec le temps. 6 LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS

7 ÉTAPE HEADING 12 CONFIRMEZ VOS RÉSERVATIONS ET LES AUTRES RENSEIGNEMENTS CONNEXES. Cette étape comprend, entre autres, les mesures suivantes : a) Réservation de la salle et commande de la nourriture. Précisez à l établissement le nombre final de participants, l ordre du jour du séminaire, les rafraîchissements requis, vos choix de repas, la disposition du mobilier que vous désirez et les autres renseignements liés à la réunion. b) Équipement audiovisuel. Si vous louez l équipement, faites-vous confirmer l heure de la livraison et les dispositions prévues. Assurez-vous d avoir votre exposé ainsi qu une copie de réserve. c) Matériel du séminaire. Préparez tous les documents, cahiers et autres articles et mettez-les dans votre mallette. d) Conférencier invité. Si vous avez invité d autres personnes à participer à l exposé du séminaire, assurez-vous de leur communiquer tous les renseignements pertinents. ÉTAPE 13 APPELEZ LES CLIENTS POUR QU ILS CONFIRMENT LEUR PRÉSENCE. À titre de précaution, téléphonez une dernière fois à tous les clients et clients recommandés pour vous assurer de leur présence au séminaire et éviter les absences imprévues. ÉTAPE 14 DONNEZ SUITE AUX APPELS À L ACTION. L objectif premier d un séminaire pour les clients est de susciter chez les participants le désir de vous rencontrer personnellement par la suite. Idéalement, vous devriez savoir avant la fin du séminaire quels sont les clients qui aimeraient discuter avec vous des produits. Les formulaires d évaluation vous aideront à trouver les clients intéressés et certains vous demanderont un rendez-vous de suivi. De toute façon, il est important que les clients vous manifestent leur intérêt par un appel à l action et vous devez souligner ce point à votre auditoire. Vous déciderez peut-être de téléphoner à chaque participant au cours des quelques jours suivant le séminaire. La meilleure méthode, toutefois, consiste à vous faire confirmer par chaque participant, avant son départ, s il aimerait vous rencontrer pour discuter avec vous des sujets abordés durant le séminaire, de leur incidence dans sa vie personnelle et de ce que vous pouvez faire pour l aider. LE GUIDE COMPLET DES SÉMINAIRES POUR LES CLIENTS 7

8 LE SOUTIEN DONT VOUS AVEZ BESOIN Avec la Financière Sun Life, vous bénéficiez du meilleur soutien qui soit. Vous faites partie de nos partenaires de distribution et, à ce titre, votre première source de renseignements est toujours votre conseiller en planification successorale ou votre spécialiste de l assurance. Et, si vous avez besoin d un coup de pouce supplémentaire, nous sommes là pour vous aider. Visitez notre site en tout temps pour prendre connaissance de notre vaste gamme d outils et de services de soutien, notamment nos concepts de vente exclusifs, le bulletin L informateur financier, un vaste choix d articles de référence et d études de cas, des exposés PowerPoint à l intention des clients, un logiciel d analyse des besoins et des guides complets sur les produits. L équipe de soutien, vente et marketing, de la Financière Sun Life Pour poser des questions ou demander conseil, communiquez avec nous entre 8 h 30 et 16 h 30 (heure de l Est) en téléphonant sans frais au SUN (4786), option 4. Votre appel sera pris en charge par un spécialiste qui comprend vos besoins et qui peut répondre à vos questions sur nos produits, nos logiciels et nos outils d aide à la vente. Bureaux de distribution régionaux Votre conseiller en planification successorale ou votre spécialiste de l assurance peut téléphoner au bureau de distribution régional pour vous permettre de rencontrer un conseiller qui pourra vous fournir de l assistance à la réalisation d un contrat, ou de l aide sur les questions complexes en matière de planification fiscale ou successorale. Composez le SUN (4786), option 5. Pour obtenir plus de renseignements sur la Financière Sun life, composez le SUN ( ) ou visitez le site Web La Financière Sun Life, qui a été constituée en 1865, est une organisation de services financiers de premier plan à l échelle internationale qui offre aux particuliers et aux entreprises une gamme diversifiée de services et de produits dans les domaines de l assurance et de la constitution de patrimoine. Avec ses partenaires, la Financière Sun Life exerce aujourd hui ses activités dans d importants marchés du monde, notamment au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, à Hong Kong, aux Philippines, au Japon, en Indonésie, en Inde, en Chine et aux Bermudes. Les actions de la Financière Sun Life inc. sont inscrites à la Bourse de Toronto (TSX), à la Bourse de New York (NYSE) et à la Bourse des Philippines (PSE) sous le symbole «SLF». * Le contenu de ce guide a été mis au point par Paul Karasik. Les conseillers financiers trouveront d autres conseils utiles pour assurer leur réussite dans le site Sun Life du Canada, compagnie d assurance-vie,