DECOUVRIR L ECRAN OUTLOOK... 2 LA MESSAGERIE...

Transcription

1 OUTLOOK 2010 SOMMAIRE DECOUVRIR L ECRAN OUTLOOK... 2 LA MESSAGERIE... 3 PREPARER UN MESSAGE... 3 ENVOYER UN MESSAGE... 4 AJOUTER UN AUTRE DOCUMENT (WORD, EXCEL, POWERPOINT, UNE IMAGE.) EN FICHIER JOINT... 4 DEFINIR L IMPORTANCE D UN MESSAGE... 4 CONSULTER UN MESSAGE REÇU... 5 REPONDRE A UN MESSAGE... 6 FAIRE SUIVRE UN MESSAGE... 6 IMPRIMER LE CONTENU DES MESSAGES... 7 RESTONS ORGANISES!... 8 COMMENT GERER LES MESSAGES REÇUS FORMAT DU COURRIER AFFICHAGE "ACTIONS RAPIDES" LE CALENDRIER CHOISIR L ECHELLE DE TEMPS CREER UN RENDEZ-VOUS REPETER UN ELEMENT AFFECTER UNE CATEGORIE ET UNE COULEUR CREER UNE REUNION REPONDRE A L INVITATION A UNE REUNION AFFICHER LE BILAN DES REPONSES ANNULER UNE CONVOCATION IMPRIMER LE CALENDRIER PARTAGER SON CALENDRIER LES CONTACTS COMMENT ENTRER UN NOUVEAU CONTACT CREER UNE LISTE DE DISTRIBUTION LES TACHES COMMENT CREER UNE TACHE? COMMENT VISUALISER LES TACHES? PARTAGER UNE TACHE F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 1 sur 24

2 DECOUVRIR L ECRAN OUTLOOK Outlook permet de gérer des informations personnelles et professionnelles (messages électroniques, rendez-vous ), de partager des informations avec un groupe ou avec d autres programmes Office et également de se connecter sur Internet. Vous pouvez lancer Outlook par le menu Démarrer et Programmes ou par l icône de raccourci placée sur le bureau. Le volet Outlook permet d accéder aux différents groupes : Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches. Courrier Calendrier Contacts Tâches contient les messages que vous avez reçus contient vos rendez-vous, des évènements, des réunions planifiées. contient les adresses électroniques de vos interlocuteurs contient la liste des tâches à effectuer Pour visualiser le contenu d un groupe, pointez le nom du groupe (le pointeur de la souris prend la forme d une main) puis cliquez. Dans le groupe Courrier, on utilise surtout les dossiers suivants : Boite de réception Boîte d envoi Brouillons Eléments envoyés Eléments supprimés contient les messages reçus contient les messages qui doivent être envoyés contient les messages non terminés stocke tous les messages que vous avez envoyés stocke tous les messages que vous avez supprimés F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 2 sur 24

3 LA MESSAGERIE Préparer un message Dans le ruban ACCUEIL cliquez sur l icône "NOUVEAU MESSAGE" La fenêtre suivante s'affiche : Adresse du destinataire Copie pour information Objet du message Zone de saisie du message Comment entrer l'adresse du destinataire 1. Vous pouvez écrire directement l'adresse de votre correspondant dans la zone A Attention, une adresse électronique ne contient jamais d'espace. 2. Vous pouvez l'insérer à partir de votre carnet d'adresses. Pour cela Cliquez sur le bouton A ou Cc, la fenêtre Choisir des noms : Contacts s ouvre. Destinataire principal Copie pour information Destinataire caché Faites un double clic sur le nom de la personne à laquelle vous souhaitez écrire et son adresse électronique s affichera automatiquement dans la zone A Ensuite, utilisez la zone de saisie pour renseigner le texte et, si besoin est, faites la mise en forme de ce texte. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 3 sur 24

4 Particularité des zones Cc et Cci : Les adresses inscrites dans la zone Cc s'affichent sur les postes de tous les destinataires du message. C'est l'équivalent de Copie pour information. Les adresses inscrites dans la zone Cci ne s'affichent pas sur les postes des destinataires du message. C'est un moyen discret d'envoyer le même message à un ensemble de personnes sans qu'aucune ne puisse connaitre les autres destinataires. Pour afficher la zone Cci il faut aller sur le bouton OPTIONS et activer le bouton Cci Si vous devez interrompre la saisie d un message, utilisez la commande FICHIER ENREGISTRER. Le message est alors classé dans le dossier BROUILLONS du groupe Mes raccourcis. Une fois le message prêt, il faut l'envoyer à votre destinataire. Envoyer un message Pour envoyer le message, activez le bouton ENVOYER du ruban ACCUEIL Si l envoi a été possible, le message est classé dans le dossier Eléments envoyés. Si l envoi n a pu être effectué, le message est stocké dans le dossier Boîte d envoi. Ajouter un autre document (Word, Excel, PowerPoint, une image.) en fichier joint Activez le bouton trombone Le fichier joint apparaît ici Définir l importance d un message Cliquez sur le bouton Indicateurs situé sur la barre d outils. Importance : Faible ou Haute F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 4 sur 24

5 Options de suivi : Pour demander la confirmation de la lecture du message Les messages ayant une importance haute sont notés d un point d exclamation rouge. Consulter un message reçu Cliquez sur le dossier Boîte de réception. Les messages non lus sont présentés en caractères gras et ils sont précédés d une enveloppe fermée. Faites un double clic sur le message à consulter. Le message est affiché dans une nouvelle fenêtre qui rappelle entre autres, le nom de l expéditeur et celui des différents destinataires. Lorsque le message est lu, l enveloppe est ouverte. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 5 sur 24

6 Répondre à un message Pour répondre à l expéditeur du message, utilisez la commande ACTIONS, REPONDRE ou le bouton Répondre de la barre d outils Une fenêtre de réponse RE apparaît : Outlook reprend le nom de l expéditeur du 1 er message en tant que destinataire de la réponse et il fait précéder l objet des caractères RE. Le message d origine est intégralement repris dans la zone de saisie du texte et est précédé de l information Message d origine. L'adresse de votre destinataire s'affiche aussitôt sur votre message de réponse avec une zone de saisie au-dessus du message d'origine Adresse de votre correspondant Zone de saisie du message de réponse Message d'origine Faire suivre un message Il est possible de transférer un message à un autre destinataire. Pour cela ACTIONS TRANSFERER ou bouton de la barre d outils Transférer. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 6 sur 24

7 Etre prévenu de l arrivée de nouveaux messages Sélectionnez FICHIER OPTIONS COURRIER l onglet Dans la zone Réception des messages, cochez les boutons les boutons qui vous intéressent. Imprimer le contenu des messages Pour imprimer un seul message, sélectionnez-le et activez le menu FICHIER, puis IMPRIMER F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 7 sur 24

8 RESTONS ORGANISES! Comment gérer les messages reçus. La plupart des messages vont pouvoir être supprimés une fois traités. A ce moment-là ils vont se mettre dans le dossier Eléments supprimés, et de temps en temps, vous devrez vider ce dossier Eléments supprimés. Si vous ne vous sentez pas la fibre ménagère, vous pouvez demander au programme de vider le dossier Eléments supprimés chaque fois que vous quittez le programme. Pour cela, activez le menu FICHIER, OPTIONS, puis l'onglet Options avancées. Cochez ensuite la case Vider le dossier Eléments supprimés à la fermeture d'outlook. En ce qui concerne les messages que vous souhaitez garder un certain temps, il est possible de les ranger dans des dossiers spécifiques. Par exemple, dans la boite de réception ci-contre, nous avons créé différents dossiers de classement et sous-dossiers : ADMR, DIVERS, ECORIS, ESSAI, Présence & Action. Dans le dossier ADMR figurent encore 4 sous-dossiers. Comment créer un nouveau dossier de classement Sélectionnez le dossier Boîte de réception Cliquez sur le bouton droit de la souris et sur Nouveau dossier, nommez ce nouveau dossier. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 8 sur 24

9 Comment déplacer les messages dans ces dossiers : Méthode manuelle Vous déplacez le ou les messages concernés vers le dossier souhaité soit avec un Couper / Coller soit en faisant glisser le message en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé vers le dossier voulu. Méthode automatique Vous demandez au système de les classer automatiquement grâce à des "règles". Pour cela, Menu FICHIER, GERER LES REGLES ET ALERTES, puis Nouvelle règle. Par exemple, vous pouvez souhaiter que tous les messages émanant d'un même destinataire se rangent dans un dossier spécifique, ou les messages qui font référence à un objet particulier. Dans l'exemple ci-contre, je souhaite que tous les messages provenant de l'émetteur ADMR Plateau se classent dans le dossier ADMR. Un conseil : Vous constaterez rapidement que de nombreux messages publicitaires, absolument pas intéressants, circulent sur la messagerie électronique. Si vous ne voulez pas avoir des tonnes de messages à supprimer, vous pouvez demander au système de mettre dans le dossier Courrier indésirable les messages émanant de contacts que vous ne connaissez pas. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 9 sur 24

10 Il faudra quand même vérifier de temps en temps qu'il n'y ait pas de messages émanant de personnes pour lesquelles vous n'avez pas pu encore enregistrer l'adresse dans votre carnet d'adresses. Format du courrier Menu FICHIER, OPTIONS et COURRIER Signature : si vous avez besoin de mettre plusieurs informations dans votre signature (par exemple, Nom, Prénom, Adresse et Téléphone), il est possible d'enregistrer le texte pour pouvoir ensuite l'insérer de façon automatique sans avoir à le réécrire. Papier à lettres : il est possible de choisir un fond pour rendre vos messages agréables à la vue. Attention toutefois, parfois cela rend la lecture difficile! Papier à lettres On peut choisir un Thème, c'està-dire un fond On peut choisir la police, la taille, la couleur Exemple de papier à lettres F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 10 sur 24

11 Signature Pour entrer une signature, cliquer sur NOUVEAU oisissez un nom pour cette signature, puis OK. Dans la fenêtre suivante, inscrivez votre texte dans la zone de saisie, appliquez la mise en forme que vous voulez et enregistrer la signature. Affichage Par défaut, les messages s'affichent dans l'ordre d'arrivée, mais il est possible de les faire apparaitre selon un ordre différent. Vous choisissez l'ordre des messages en cliquant sur les intitulés de colonnes, soit sur DE, c'est l'ordre alphabétique sur le nom des émetteurs, sur Objet pour l'ordre sur les objets etc. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 11 sur 24

12 On peut également obtenir un aperçu partiel des messages qui s'affichera soit à droite, soit en bas du message, on appelle cela un volet de lecture. Activez le ruban AFFICHAGE puis le bouton Volet de lecture. Volet de lecture à droite : F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 12 sur 24

13 Volet de lecture en bas : Volet de lecture Inactif Il est possible de classer ses messages par couleur, le système appelle cela des CATEGORIES. Ces couleurs nous permettront de repérer certains messages dans la liste des éléments reçus avant qu'on les range dans les dossiers de la boite de réception. Les noms donnés aux catégories peuvent correspondre à des personnes ou à des actions. On peut renommer, supprimer les catégories, modifier les couleurs. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 13 sur 24

14 On peut assurer un suivi aux messages reçus. "ACTIONS RAPIDES" Par exemple, si vous devez régulièrement faire suivre des messages à votre responsable hiérarchique, vous pouvez le faire très vite, si vous utilisez l'option "Transférer au responsable" Autres "actions rapides" possibles : 1. Faire suivre à une personne en particulier 2. Faire suivre à mon chef préféré 3. Mettre un courrier directement dans un dossier particulier 4. Faire suivre à mes collègues préférés 5. Pour les messages peu importants : répondre et supprimer F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 14 sur 24

15 LE CALENDRIER Le calendrier est un outil qui vous permet d organiser et de gérer au mieux votre emploi du temps. Trois sortes d activités sont gérées : les rendez-vous, les réunions, les évènements. Dans la barre Outlook, cliquez sur le raccourci Calendrier. L affichage du calendrier est composé de 2 volets : le navigateur de dates et un agenda comprenant les différents événements programmés. Navigateur de dates Agenda Choisir l échelle de temps Il est possible d afficher un jour, une semaine de travail, une semaine entière, un mois. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 15 sur 24

16 Afficher les numéros de semaine dans le navigateur de dates FICHIER OPTIONS onglet Calendrier Créer un rendez-vous Activez le jour du rendez-vous puis faites un double clic dans la zone correspondant à l heure du rendez-vous. Une fenêtre s affiche : Dans la zone Objet entrez la description du rendez-vous. Si nécessaire, entrez les heures de Début et de Fin du rendez-vous. Vous pouvez aussi indiquer si vous souhaitez un rappel et quelle sera votre disponibilité. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 16 sur 24

17 Lorsque vous avez terminé, vous devez enregistrer et le rendez-vous s affiche sur le calendrier. Répéter un élément Il s agit de programmer automatiquement un rendez-vous, un événement ou une réunion à intervalle régulier. Lors de la création ou de la modification de l élément, utilisez la commande OPTIONS PÉRIODICITÉ de la barre d outils. Affecter une catégorie et une couleur On peut définir des catégories pour repérer les différents RDV du calendrier et affecter une couleur à chaque catégorie, comme pour le courrier F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 17 sur 24

18 Inviter plusieurs personnes à une réunion Les avantages sont multiples : gain de temps pour répondre, gain de temps pour vous car vous voyez directement dans votre boite de réception qui a accepté et qui a refusé l'invitation, de plus, le RDV s'inscrit automatiquement dans les calendriers de chaque personne concernée. Créer une réunion Une réunion est un rendez-vous qui fait appel à plusieurs personnes. ACTIONS ORGANISER UNE REUNION Cliquez sur le bouton Inviter d autres personnes pour ajouter les participants à la réunion. Pour chaque participant, sélectionnez la liste d adresses dans laquelle figure son nom grâce à la liste Afficher les noms de, sélectionnez son nom et indiquez si sa présence est obligatoire ou facultative grâce aux boutons Obligatoire et Facultatif. Les noms des participants s inscrivent dans la boîte de dialogue. La grille du temps située à droite de la boîte affiche les plages de disponibilité des personnes spécifiées. Une légende aide à la compréhension de cette grille. Pour informer les participants, Cliquez sur le bouton Définir une réunion. Indiquez les caractéristiques de la réunion : son objet, son lieu et cliquez sur Envoyer pour envoyer la demande de réunion. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 18 sur 24

19 Chaque participant reçoit un message dans sa boîte de réception. Répondre à l invitation à une réunion Vous pouvez Accepter, accepter Provisoirement ou Refuser l invitation. Une fenêtre apparaît. Choisissez l une des 3 options suivantes : Modifier la réponse avant l envoi Envoyer une réponse maintenant Ne pas envoyer de réponse pour saisir un commentaire à associer à votre réponse pour envoyer la réponse sans commentaire pour ne pas envoyer de réponse Cliquez ensuite sur Envoyer. Afficher le bilan des réponses Ouvrez la réunion à laquelle vous avez convié d autres utilisateurs en réalisant un double-clic dessus. Dans l onglet Rendez-vous, Outlook affiche le bilan global des réponses reçues. Dans l onglet Disponibilité des participants, activez l option Etat des participants afin d afficher le bilan par participant. Annuler une convocation Sélectionnez la réunion à supprimer, puis EDITION SUPPRIMER. Cliquez sur l option Envoyer l annulation et supprimer la réunion si une notification d annulation doit être envoyée aux différents participants. Dans le cas contraire, activez la seconde option. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 19 sur 24

20 Si vous avez choisi d envoyer un message d annulation, tapez éventuellement un commentaire puis cliquez ensuite sur le bouton Envoyer de la fenêtre Réunions. Les réunions annulées avec envoi d annulation apparaissent dans la boîte de réception des participants et l objet est précédé de la mention Annulé. Imprimer le calendrier Menu FICHIER IMPRIMER et faites votre choix dans les paramètres : Partager son calendrier En réseau, il est important de partager les calendriers. Si vous souhaitez noter vos RDV personnels, il suffit de les noter comme "privés", les personnes extérieures verront que vous êtes occupé mais ne sauront pas à quoi! Comment partager son calendrier? F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 20 sur 24

21 LES CONTACTS Le dossier CONTACTS permet de stocker tous types d information concernant vos correspondants (noms, adresses, numéros de téléphone.) Comment entrer un nouveau contact Cliquez sur Nouveau contact et entrez les informations que vous souhaitez, puis enregistrez. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 21 sur 24

22 Créer une liste de distribution Une liste de distribution est comparable à une liste de diffusion : lorsque vous envoyez un message à une telle liste, vous l adressez du même coup à tous les correspondants enregistrés dans cette liste. Activez le carnet d'adresses, puis sélectionnez FICHIER NOUVEAU GROUPE DE CONTACTS Dans la liste proposée, double cliquez sur l option Nouveau Groupe de contacts. Attribuez un nom au groupe en cours de création. Cliquez sur le bouton Ajouter des membres. Sélectionnez les membres que vous souhaitez enregistrer dans la liste. Enregistrez la liste. Les groupes de contacts sont obligatoirement enregistrés dans le carnet d adresses. F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 22 sur 24

23 LES TACHES De nombreux utilisateurs conservent une liste des tâches à effectuer, sur papier, dans une feuille de calcul ou en utilisant une combinaison de supports papier et électronique. Dans Microsoft Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, dotée de rappels et d options de suivi. Comment créer une tâche? Dans Tâches, sous l onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle tâche. Comment visualiser les tâches? F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 23 sur 24

24 Partager une tâche F. MARTIN 15/09/2014 Outlook 2010 Page 24 sur 24