La gestion électronique de documents : Ged

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1 2017/04/03 09:35 1/7 La gestion électronique de documents : Ged La gestion électronique de documents : Ged La Ged est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Quelques définitions Espace de travail (dossiers bleus) Espace dédié à la création, modification des documents de travail C est dans cet espace que vous aller gérer l évolution de vos documents (notion de versions). Cet espace est en général restreint aux membres d un projet. Espace de publication (dossiers jaunes) Espace qui permet de consulter des documents validés par des responsables de publication. Ils sont en général accessibles par l ensemble des membres connectés à la Ged. Document (Type Fichier) Un document est un conteneur qui dispose d un titre, d une description et d un contenu (un ou plusieurs fichier(s)). Version Un document étant susceptible d évoluer dans le temps, il faut pouvoir gérer ces évolutions. Cette gestion passe par la notion de version d un document. On gère l évolution des versions d un document en archivant celui-ci. Cela consiste en fait à prendre à un instant t un instantané du document (version 1, par exemple). Cette version archivé ne pourra plus

2 Last update: 2017/03/30 12:52 cri:ged:espaces_collaboratifs évoluer. On partira alors sur une nouvelle version qui deviendra une version 2 à un instant t+1 (lors du prochain archivage). Il est alors possible de restaurer des versions précédentes en cas de problème sur une version (la version courante par exemple). L'interface utilisateur Créer un document Méthode 1 : Nouveau document Se placer sur l espace de travail où vous souhaitez créer un nouveau document. Au niveau de la fenêtre centrale, cliquez sur Nouveau Document Choisissez «Fichier» en type de document. Renseignez ensuite : le Titre, la Description et cliquez sur «Parcourir» pour charger votre fichier. Cliquez enfin sur «Créer» Méthode 2 : Importation Se placer sur l espace de travail où vous souhaitez créer un nouveau document. Printed on 2017/04/03 09:35

3 2017/04/03 09:35 3/7 La gestion électronique de documents : Ged Au niveau de la fenêtre centrale, cliquez sur Importer un fichier Cliquez sur «Ajouter» puis indiquez le fichier que vous souhaitez ajouter et cliquer sur «Ouvrir». Le document se charge. Cliquez enfin sur «Envoyer» pour confirmer l envoi. Il n est pas possible d ajouter plusieurs fichiers. Seule la méthode 3 (cliquer-déposer) permet de le faire. Méthode 3: Glisser-déposer Cette méthode vous permet, depuis votre poste de travail, de glisser-déposer des documents directement dans l espace de travail Nuxeo. Lancez l'explorateur de documents. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez-glissez jusqu à la fenêtre centrale de votre espace de travail Nuxeo. Vérifiez enfin que le document est bien chargé. Modifier un document Modifier la description d'un document Pour modifier un document (changer le titre, la description ou bien changer le fichier attaché) il est nécessaire de cliquer dessus pour voir le contenu. Cliquez alors sur l onglet Modifier pour faire apparaitre les propriétés avancées du document. Vous pouvez alors modifier un certain nombre de paramètres et, par exemple, charger un nouveau fichier. Les informations que vous rentrerez (description, nature ) seront également utiles pour l indexation et la recherche. La gestion des versions est détaillée ci-dessous. Modifier le contenu d'un document Avant toute modification, si vous désirez conserver l'ancien contenu, n'oubliez pas de l'archiver - lire ci-dessous le chapître Gestion de l évolution du document (versions) N'oubliez pas de cliquer sur Verrouiler pour empêcher la modification par d'autres. Lorsque la nouvelle version du fichier sera sauvegardée, n'oubliez pas de le déverrouiller. Methode 1 : édition locale Dans l'onglet Résumé, cliquez sur le nom du fichier. Le fichier est téléchargé sur votre poste de travail. Éditez-le et sauvegarder le localement. Dans l'onglet Modifier, modifier le contenu en téléchargeant le nouveau fichier.

4 Last update: 2017/03/30 12:52 cri:ged:espaces_collaboratifs Methode 2 : édition sur le poste de travail : Nuxeo Drive A venir : Nuxeo Drive permettra d'éditer les fichiers sans avoir besoin de les télécharger à partir de Nuxeo. Methode 3 : édition en ligne (usage avancé) Obsolète : cette fontion est remplacée par Nuxeo Drive L'édition en ligne n'est pas offerte par défaut. Pour l'utiliser, lire l'aide détaillée Edition en ligne Gérer l évolution du document L espace collaboratif étant un outil de Gestion Electronique de Documents (GED), il est possible de gérer le cycle de vie de vos documents. Vous allez ainsi pouvoir gérer leur évolution et conserver un historique des versions créées. Lorsque vous modifier un document, vous avez la possibilité de monter en version mineure (vers 0.0 vers 0.1) ou majeure (vers. 0.0 vers 1.0). Le changement de version produira ainsi un archivage du document (un instantané) qui ne bougera pas. Si vous produisez une nouvelle version mais que vous souhaitez récupérer une ancienne version, vous pourrez alors restaurer la version précédemment archivée. Si vous effectuez des modifications sans faire d archivage (comme par exemple la modification du titre ou l importation d un nouveau fichier depuis l interface de modification du document), un «+» viendra s ajouter à la version courante pour indiquer que la version courante est différente de la dernière version. Par exemple si la dernière version archivée est la «2.1», après modification de celle-ci sans procéder à un nouvelle archivage, elle sera notée «2.1+». Montée en version mineure Cliquez sur l onglet Modifier, puis choisissez Montée de version mineure. Cliquez ensuite sur «Enregistrer» La nouvelle version de votre document est passée à 0.1. Montée en version majeure Cliquez sur l onglet Modifier, puis choisissez Montée de version majeure. Cliquez ensuite sur Enregistrer. La nouvelle version de votre document est passée à 1.0. Consulter / Restaurer une version Les étapes précédentes ont permis de sauvegarder des versions. Il est alors possible de consulter / restaurer les versions précédentes. Pour cela, allez sur l onglet Historique puis cliquez sur «Consulter la version archivée» Vous Printed on 2017/04/03 09:35

5 2017/04/03 09:35 5/7 La gestion électronique de documents : Ged pouvez voir par exemple que le fichier contenu dans le document précédent était différent. Vous avez alors la possibilité de restaurer la version précédent. Le document actuel reviendra alors dans la même version que la version restaurée. Publier des documents valides Publication La publication permet de mettre en ligne un document dans l espace de consultation Documents validés. Cela permet ainsi à un ensemble d utilisateurs de lire vos documents sans pouvoir les modifier. On ne publie que des versions archivées. Il faut donc avoir préalablement archivé son document. Cliquez sur l onglet Modifier Choisissez ensuite la version (par défaut, une version sera crée automatiquement lors de la publication) Dans l'onglet Publication, ouvrir Document validés et à l'endroit choisi, cliquer sur Publier ici. Un document peut-être publié à différents endroits. La liste des publications des différentes versions du document est affichée. Il est conseillé de ne publier qu'une seule version du document à la fois Outils Notifications Il est possible d être notifié par mail des évolutions (création / modification de document) au sein d un espace de travail (et de ses sous-espaces / sous-dossiers). Cette fonctionnalité est accessible via l onglet Notifications. Cliquez ensuite sur S abonner en face de l événement sur lequel vous souhaitez être notifié. Presse-papier Le presse-papier permet de copier (ou déplacer) des documents d un espace de travail vers un autre. Pour copier les documents, il faut cliquer sur la case à cocher en face du document puis cliquer sur Copier. Les documents sont alors stockés dans le presse-papier. Si vous voulez sélectionner plusieurs documents, il faudra le faire avant de cliquer sur «Copier» (le presse-papier sera écrasé). Cliquez ensuite sur l espace dans lequel vous souhaitez copier / déplacer les documents puis choisissez l action correspondante.

6 Last update: 2017/03/30 12:52 cri:ged:espaces_collaboratifs Panier Le panier ( Sélection ) offre plus d avantages que le presse-papier. En effet, il permet de copier des documents provenant d espaces de travail différents et de les conserver en mémoire (même si vous vous déconnectez). Sélectionnez le(s) document(s), puis cliquez sur «Ajouter à la sélection». Faites de même pour les autres documents à rajouter. Notez que vous pouvez supprimer des documents sélectionnés. La panier est utile pour : gérer une liste de favoris Cela vous évite de déplier l'arbre complet pour accéder à vos dossiers favoris. faire une sauvegarde locale Cliquez sur Export ZIP pour télécharger localement l ensemble du panier sur votre poste. Historique Prévisualisation du contenu Annotation Relation Workflow Approbation Parallèle Tableau de bord Le tableau de bord offre une vue unifiée de l'ensemble des actions et des documents qui vous concernent dans votre contribution au travail collaboratif. Ce sont : vos tâches à faire : accepter une demande de publication, etc.. les workflows auxquels vous participez : approuver la dernière version d'un document, etc la liste de vos espaces de travail, les derniers documents modifiés, Printed on 2017/04/03 09:35

7 2017/04/03 09:35 7/7 La gestion électronique de documents : Ged les derniers document validés From: - Wiki d'aide Permanent link: Last update: 2017/03/30 12:52