Fiche pratique Cegid Service assistance progiciels

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1 Fiche pratique Cegid Service assistance progiciels Edition du budget primitif M14, M4 Logiciel : Gestion financière Février 2017 Cette fiche a pour but de vous guider dans l enchaînement des tâches à effectuer, elle ne rentre pas dans le détail de chaque fenêtre. Pour rappel : l édition officielle des budgets s effectue uniquement par l intermédiaire du fichier de dématérialisation appelé Totem. Nous vous demandons de ne plus utiliser l édition classique Cegid. Ainsi, la démarche de production des éditions budgétaires sera identique pour l ensemble des collectivités (dématérialisation budgétaire ou non). Cette fiche pratique a été revue pour intégrer ces nouvelles dispositions. Attention : La saisie de vos emprunts dans le module Dette du logiciel de gestion financière est maintenant obligatoire pour la génération des annexes liées à la dette. Prenez rapidement contact avec nous si vos emprunts ne sont pas encore saisis dans ce module spécifique. Sommaire 1 Création des nouvelles opérations d investissement Création des nouveaux comptes Préparation du détail des subventions La saisie des prévisions et la prise en compte des reports dans le budget La prise en compte des propositions dans la colonne vote Contrôle papier de la saisie du budget Validation de la saisie du budget Saisie des annexes Colonne pour mémoire (Budget précédent) Génération du fichier dématérialisé au format xml Edition officielle Transmission dématérialisé du budget en préfecture Transmission des budgets à la trésorerie ANNEXE 1 : Liste des erreurs possibles à la génération du fichier xml ANNEXE 2 : Installation de l outil TOTEM Edition du budget primitif M14, M4 1 / 21

2 1 Création des nouvelles opérations d investissement Prendre le menu Fichier / Comptabilité / Paramétrage des comptes / Chapitres (se reporter à la fiche pratique correspondante). Attention : par convention, le code de vos nouvelles opérations doit être supérieur à 1000 afin d éviter toute ressemblance avec les chapitres par nature. 2 Création des nouveaux comptes Prendre le menu Fichier / Comptabilité / Nomenclature comptable (se reporter à la fiche pratique correspondante). Vérifier le paramétrage (ordre-réel) des comptes. Attention si vos comptes sont d ordre, les chapitres, en M14 et M4x, doivent être 040, 041, 042 ou 043. Important : Afin de ne pas éditer des pages opérations vierges lors de l édition officielle, supprimer tous les comptes associés aux opérations terminées depuis N-2. 3 Impression d un état préparatoire au budget Prendre le menu Budgets / Editions / Préparatoire ou Budgets / Edition / Liste de contrôle. Astuce 1 : 3.1 Astuces pour cette édition Afin d alléger la lecture de l édition des pages d investissement, nous vous conseillons de décocher la case groupes d articles de la zone détail d impression. Astuce 2 : Si vous voulez une balance cocher «Résumé» dans la zone «Document». Astuce 3 : Pour que vos restes à réaliser inscrits sur l exercice du CA apparaissent dans la colonne report, il vous faut au préalable aller dans le menu Budgets / Budget primitif et cliquer sur le bouton «Générer» (cf chapitre 5 de cette fiche). 3.2 Particularité pour la dette et l inventaire Afin de connaître vos prévisions budgétaires pour : La dette Sans gestion des ICNE (Intérêts courus Non Echus) Prendre le menu Dette / Impression / Etat des emprunts par org. prêteur Avec gestion des ICNE (Intérêts courus Non Echus) Prendre le menu Dette / Impression / Tableau budgétaire des emprunts Edition du budget primitif M14, M4 2 / 21

3 3.2.2 Inventaire Pour budgétiser vos écritures d amortissements (comptes 68 et 28 ) prendre le menu Divers / Immobilisations / Interrogation des cumuls. Dans la zone «Type d affichage» choisir «Par article». Bien sûr d autres éditions sont possibles. Pour vos écritures de cessions, ne prévoir que votre recette au compte Préparation du détail des subventions versées Comptes concernés : 6573, 6574, 6743, 6744, 6745, 6746, 6748, 2041, Cette liste est susceptible d être modifiée en fonction des changements de la nomenclature. A vérifier. Au budget, deux formules de présentation d attribution des subventions de fonctionnement et d investissement sont possibles : Forme 1 : Vote d une somme globale par compte sans individualisation par organisme. Saisir la somme directement sur le compte officiel approprié. Une délibération distincte du vote du budget devra alors définir la liste des bénéficiaires. Forme 2 : Une individualisation des crédits par bénéficiaire sur une page annexe au budget : B1.7 Subventions versées dans le cadre du vote du budget. Ne concernent que les subventions dont l attribution n est pas assortie de conditions d octroi (ex : obligation d établir une convention, réalisation d une prestation, montant inférieur à ). Attention : cette individualisation vaut décision d attribution des subventions en cause. NB : L impression du détail par bénéficiaire directement sur la page Détail des dépenses n est pas possible avec Totem. La forme 2 implique la création d un compte interne sur lequel vous pourrez budgétiser et mandater une somme aux organismes bénéficiaires d une subvention. La démarche de création de comptes internes vous est présentée ci-dessous : Prendre le menu Budgets / Edition / Détail des subventions. Saisir dans la case «Raccourci» le code de l article de subvention suivi d un numéro d ordre (exemple : ) Saisir dans la case libellé le nom de l organisme subventionné (exemple : Centre de loisirs). Sélectionner la section fonctionnement dépense Composer en face de la section, le code du compte officiel (exemple ici : 6574). Enregistrer (avec le bidon) puis reprendre cette procédure (avec le bouton organismes bénéficiaires d une subvention. de la barre d outils) pour tous les Les sommes prévues seront renseignées dans la saisie du budget primitif (voir paragraphe ci-dessous). A noter : vous pouvez toujours créer un détail de type Non encore affectée. L attribution de cette enveloppe devra alors donner lieu à délibération pour son individualisation et donc son versement. Edition du budget primitif M14, M4 3 / 21

4 5 La saisie des prévisions et la prise en compte des reports dans le budget Prendre le menu Budgets / Budget primitif. Les opérations sont à réaliser dans l ordre indiqué ci-dessous Le bouton «Génération...» Permet d'initialiser la saisie du budget en créant une liste des comptes budgétaires avec des montants à zéro et une reprise automatique des restes à réaliser s'il doivent être inscrits au budget primitif. Nous vous rappelons que la saisie des restes à réaliser se fait sur l exercice N-1 dans le menu Budgets / Compte Administratif / Restes à réaliser. Le logiciel récupère automatiquement dans cette étape ces valeurs lors de la génération du budget. Cette génération peut être lancée autant de fois que nécessaire (notamment pour rajouter des comptes créés après la 1ère génération). Le logiciel conservera les sommes déjà saisies. A la question «Doit-on écraser les reports déjà saisis?» cliquer toujours sur NON. 2 - La zone «Saisie des montants» : Sélectionner : Le type de saisie ("Reports", ou "Propositions" ou "Votes"). La section concernée ("Investissement" ou "Fonctionnement"). Cliquer sur le bouton «Dépenses» ou «Recettes». Une fenêtre de ce type apparaît. D B C A E Edition du budget primitif M14, M4 4 / 21

5 A -Colonne de saisie : Rechercher le compte concerné par la saisie. Cliquer dans la colonne «Prop. Saisie» en face du compte concerné puis saisir la somme proposée. Vous remarquerez que la somme se duplique dans la colonne «Proposition». Pour : Passer d'un compte à l'autre : utiliser simplement les flèches haut et bas du clavier. Effacer une somme : mettre zéro dans la colonne de saisie en face du compte concerné. Modifier une somme : se placer dans la colonne de saisie en face du compte et changer le montant. Attention : la saisie sur les comptes 001 et 002 devra être faite avec les centimes, celle-ci ne devra pas être arrondie. Prévoir des centimes sur un autre compte afin d avoir un arrondi à l uro sur le total de vos prévisions. Exemple : 001 (Investissement Dépense) : 2000, (Investissement Dépense) : Important! La saisie des subventions versées avec individualisation des crédits par bénéficiaire La somme doit être saisie au niveau du compte détaillé (ex : Centre de loisirs) et non sur le compte officiel (6574 dans notre exemple) sinon la somme sera doublée. B Colonne Libellé : Noter la présence du code de l opération suivi du libellé du compte budgétaire. C Les jumelles : Après avoir sélectionné un compte, vous pouvez visualiser sa situation et son paramétrage par le bouton «Jumelle». Ceci est utile notamment pour savoir si le compte est créé en réel ou en ordre (de section à section ou à intérieur de la section). D - Le bouton «Balance» : permet de contrôler le total et l équilibre des sections au fur et à mesure de l inscription des sommes E - Le bouton «Quitter» : Attention! Les données ne seront enregistrées qu après avoir appuyé sur «Quitter» dans cette fenêtre. Si un problème (coupure électrique ) intervenait avant cette manœuvre, toutes les sommes saisies seraient effacées. Il est donc souhaitable de quitter périodiquement cette saisie pour enregistrer les données. Le bouton quitter vous ramène à la fenêtre «Simulation du budget primitif», vous pouvez alors sélectionner un autre type de saisie (fonctionnement dépenses par exemple). Edition du budget primitif M14, M4 5 / 21

6 6 La prise en compte des propositions dans la colonne vote Prendre le menu Budgets / Budget primitif Le bouton "Vote = Proposition..." : Permet de "basculer" toutes les propositions dans la colonne "Vote" du budget. Ce bouton peut être utilisé autant de fois que nécessaire. Attention : Si vous avez déjà utilisé le bouton «Vote=Proposition» et que vous apportez une modification sur les propositions, il faudra de nouveau cliquer sur ce bouton pour rectifier le vote. 2 - Le bouton balance : Permet d'afficher la balance du budget (l'équilibre entre les différentes sections du budget). Attention, si vous avez saisi des reports le logiciel vous indique que votre section d investissement n est pas équilibrée. Ne tenez pas compte de cette remarque (pour avoir une balance correcte en visuel prendre le menu Statistiques / Consultations / Comptes). 7 Contrôle papier de la saisie du budget 3 éditions sont possibles : Menu Budgets / Edition / Préparatoire. NB : Dans la zone détail d impression décocher éventuellement la ligne groupes d articles pour alléger la lecture de l édition. Menu Budget / Edition / Simplifiées (cette édition peut également vous servir de support pour la présentation de votre budget). Si les entêtes de colonnes «Propositions» et «votes» n apparaissent pas il faudra aller les renseigner dans l annexe «Titre des colonnes propositions et votes». Pour cela prendre le menu Budget / Edition / Annexes. Menu Budget / Edition / Liste de contrôle, renseigner l écran comme ceci : Edition du budget primitif M14, M4 6 / 21

7 1 3 2 L avantage de cette édition : elle fait apparaître les comptes internes de type «Détail des subventions» dès lors que l on coche la case «Comptes» de la zone Détail. Si d après les éditions de contrôle votre budget doit être corrigé, alors il faudra aller de nouveau en saisie des propositions (menu Budgets / budget primitif). Une fois que toutes les modifications ont été apportées ne pas oublier de cliquer sur le bouton «Vote =Proposition» pour actualiser la colonne vote, puis de relancer une édition de contrôle. 8 Validation de la saisie du budget Si d après les éditions de contrôle votre budget est correct, il faudra alors le valider. Pour cela prendre à nouveau le menu Budgets / Budget primitif puis cliquer sur le bouton «Valider». Si vous avez des reports, il se peut que le logiciel vous informe que votre budget n est pas équilibré alors qu il l est, dans ce cas poursuivre l opération. La validation du budget est une opération qui permet : de mettre à jour les cumuls et donc de rendre disponible les prévisions. Vous pouvez vous en rendre compte dans le menu Statistiques /Consultation /Comptes. d'interdire la modification des prévisions. de supprimer les inscriptions nulles dans la saisie du budget. Le bouton «Valider» devient grisé, le bouton «Invalider» devient disponible. Vous pouvez l utiliser pour apporter de nouvelles modifications sur le budget. 9 Saisie des annexes Prendre le menu Budgets / Edition / Annexes. Compléter les annexes qui concernent le budget sur lequel vous travaillez. Ci-dessous quelques informations particulières pour certaines d entre elles. Edition du budget primitif M14, M4 7 / 21

8 9.1 Annexe page de garde Vérifier les informations et notamment le Code INSEE Si cette zone n est pas renseignée, vous aurez l erreur suivante lors de la génération du budget : 9.2 Annexe Titre des colonnes Propositions et Votes du CCAS et Caisse des écoles Cette annexe doit être paramétrée comme ci-dessous pour les budgets CCAS et Caisse des écoles. 9.3 Annexes de la dette A l édition des budgets, et pour certaines de ces annexes, le logiciel va chercher les informations directement dans le module dette, sans passer par les annexes. Aussi : la gestion des emprunts avec le module Dette du logiciel est obligatoire. l initialisation et/ou la saisie dans ces annexes sont inutiles. Pour mémoire, voici, la liste des annexes générées directement à partir du module dette : o A2.2 - Répartition par nature de dette o A2.3 - Répartition des emprunts par structure de taux o A2.4 Répartition de l'encours o A2.6 - Dette pour financer l'emprunt d'un autre organisme o A2.7 - Autres dettes o B1.1 Etat des emprunts garantis par la commune (avec une saisie de dossier de type Caution) Pour mémoire, ci-dessous la liste des annexes de la dette avec saisie dans les annexes o A2.1 - Détail des crédits de trésorerie o A2.5 Détail des opérations de couverture Edition du budget primitif M14, M4 8 / 21

9 9.1 Particularité de l annexe dette A2.4 Répartition de l encours Comme évoqué ci-dessus, cette annexe est valorisée automatiquement à l édition du budget avec les informations récupérées du module dette. Pour mémoire, nous décrivons ci-dessous le paramétrage recherché par le logiciel au moment de l édition de cette annexe. Prendre le menu Dette/Dossiers/Onglet Annexes Il suffit de caractériser le code typologie de chaque emprunt. Le bouton d aide donne la liste des structures et indices composante du code typologie. Par défaut, chaque emprunt est valorisé à A1 ce qui correspond à un risque faible et concerne la grande majorité de vos dossiers de dette. 9.2 Annexe Subventions versées dans le cadre du vote du budget L information sur le détail des subventions à verser, doit obligatoirement être générée dans l annexe B1.7 - Subventions versées dans le cadre du vote du budget. Auparavant, ce détail pouvait être visualisé directement à partir de la page Dépense détail. Ce n est plus le cas avec l édition Totem. Dans cette annexe, utiliser le bouton ligne investissement et fonctionnement). puis supprimer les lignes inutiles (sauf la 9.3 Annexe Page arrêté et signatures Point 1 : Afin d éviter les problèmes de saisie sur la page Arrêté et signature 2 versions sont maintenant possibles. Choisir la version : TOTEM Point 2 : la saisie de la liste des signataires est possible à partir du bouton Signataires. Au niveau de la saisie des signataires, vous devez saisir le prénom nom et la qualité de l élu. Exemple : Jean Dupont, 1 er adjoint. Attention : la saisie des signataires ne ressort que sur l édition effectuée avec l outil TOTEM. Edition du budget primitif M14, M4 9 / 21

10 10 Colonne pour mémoire (Budget précédent) Afin de remplir la colonne «Pour mémoire Budget Précédent» de votre BP il faut aller dans le menu Budget / Edition / Calcul du budget précédent pour le BP. Attention : si à la génération, le logiciel affiche des comptes inconnus alors : Soit l article a été supprimé de la nomenclature comptable (exercice N) lors de la mise à jour du plan de compte de l exercice. Exemple : en 2016 l article 616 a été remplacé par l article 6161, 6162 et 6168). Soit que vous avez supprimé l article pour nettoyage dans la nomenclature comptable (exercice N). Solutions : Cas 1 : après le calcul du budget précédent, prendre le menu Budgets / Edition / Saisie du budget précédent pour le BP. Sélectionner la section puis affecter la somme de N-1 sur un compte voisin. Exemple : une somme de 1200 a été budgétisée en 2015 sur l article 616, alors j affecte 1200 sur l article 6161 dans ce tableau. Une fois l opération effectuée, je ne relance pas l option Calcul du budget précédent pour le BP. Cas 2 : Deux choix possibles. Soit je réalise la même opération que le cas 1, soit je recrée l article dans la nomenclature comptable de l exercice N et je relance l option Calcul du budget précédent pour le BP. Pour plus de détail prendre l aide à la rubrique Les prévisions budgétaires / Le budget primitif/ L édition officielle du budget / L impression du budget. 11 Génération du fichier dématérialisé au format xml Important! L impression officielle se fait maintenant à partir du fichier budgétaire dématérialisé, aussi seule l édition par le bouton Export Totem sera validée par le service assistance progiciels. L édition classique ne doit plus être utilisée pour l ensemble des collectivités, et ce, même si vous n avez pas débuté la transmission dématérialisée des actes en préfecture Accès et présentation Prendre le menu Budgets/Edition/Officielle Sélectionner les paramètres : Type d édition, Simulation, niveau vote d investissement et fonctionnement. Cliquer sur le bouton Export TOTEM Ps : les autres options Détail des subventions, Ne pas éditer les comptes non mouvementés, Précalcul, Annexes, Impression ) ne doivent plus être utilisées, l édition officielle étant déportée avec le bouton Export TOTEM Edition du budget primitif M14, M4 10 / 21

11 La fenêtre de génération Totem s affiche : Zones de génération du fichier budgétaire au format xml. Zones de gestion du fichier xml. Les différentes options sont accessibles si le logiciel Totem est installé et si un fichier xml est généré. Edition du budget primitif M14, M4 11 / 21

12 11.2 Génération du fichier dématérialisé au format xml La dématérialisation budgétaire consiste à générer avec votre logiciel de gestion financière un fichier de données au format xml respectant le cadre réglementaire actuel (maquette officielle avec les annexes). L outil TOTEM doit être installé pour finaliser ce flux : visualisation, scellement (cf ci-après). La visualisation du fichier xml au format pdf vous permettra l impression papier officielle de votre document budgétaire. Suivre les différentes étapes afin de générer votre fichier xml sur votre ordinateur ou votre serveur. 1-Saisir les informations de la zone Paramètres. Nb : Cocher Semi budgétaires comme type de provisions 2- Cliquer sur le bouton Précalcul. Laisser le traitement se dérouler. 3- Cliquer sur le bouton Générer. Laisser le traitement se dérouler. 4- Une liste éventuelle d anomalies peut exister (voir ci-dessous). Elle peut être sauvegardée via le bouton Export. 5- Enregistrer votre fichier dans l arborescence du PES. Exemple : c:\demat\budget (voir détail cidessous) Gestion des anomalies A la génération du fichier xml vous pouvez rencontrer 2 types d anomalies : Fonctionnelle (en bleu) : elles concernent le contrôle des comptes. Des corrections sont à apporter comme indiqué en annexe 1. Ces erreurs n empêchent pas la génération du fichier mais doivent être corrigées. Technique (en rouge) : elles concernent des erreurs de renseignement de champs (SIRET manquant, format de date incorrect, ) et bloquent la génération du fichier. Solutions : suivre les consignes données en annexe 1. Attention : une fois les anomalies corrigées en comptabilité, il faudra refaire les étapes 1, 2 et 3 de ce paragraphe. Tant que le fichier comporte des erreurs, celui-ci ne pourra pas être scellé. Il est donc impératif de corriger les anomalies. Edition du budget primitif M14, M4 12 / 21

13 11.4 Enregistrement de votre fichier Lorsque la génération ne détecte plus d erreur, enregistrer votre fichier xml dans l arborescence du PES. La création d un dossier par année est conseillée. Exemple : c:\demat\budget\2017\ Le logiciel nomme votre fichier de la manière suivante : totem- année mois jour heure minute seconde Exemple : totem xml En principe, il n est pas recommandé de modifier le nom du fichier attribué par l application. Néanmoins, pour faciliter l identification du flux xml après génération, il est admis de rajouter un additif au nom généré à l origine. Exemple : totem bpcne.xml pour la génération du fichier xml du budget primtif de la commune. Dans tous les cas, le nom du fichier ne doit pas perdre son extension.xml Votre fichier est déposé sur le disque de votre ordinateur dans le dossier que vous avez choisi. Grâce au bouton parcourir Vous pouvez rappeler un fichier généré précédemment pour lui appliquer un traitement (visualisation ; scellement ), il est donc important de le conserver. 12 Edition officielle 12.1 Précisions importantes Les boutons Visualiser, Sceller et Pesv2 sont accessibles uniquement : o Si Totem est installé. o et si un fichier est proposé aux traitements Si les boutons sont grisés, procéder à l installation de TOTEM. La procédure est disponible en annexe 2. Lorsque le logiciel Totem a été installé, celui-ci est capable de détecter automatiquement les mises à jour. Un message vous indique la version installée et la version disponible. Cliquer sur le bouton lancer l installation de Totem pour exécuter la mise à jour. Edition du budget primitif M14, M4 13 / 21

14 12.2 Edition officielle Une fois le fichier généré et sans anomalie, imprimer votre budget pour contrôle et signatures manuscrites, pour cela : Cliquer sur le bouton Visualiser. Un traitement sur fond noir est lancé. Patienter jusqu à l ouverture de l édition officielle au format pdf. Si des erreurs sont rencontrées, la visualisation de la maquette débute par un rapport d analyse. Les traitements s appliquent sur le fichier désigné dans cette zone. Si entre temps, vous êtes sortie de la fenêtre, il faudra rechercher votre fichier généré afin de lui appliquer les traitements disponibles ici (visualisation, scellement ). Imprimer le document PDF. Enregistrer le fichier pdf dans le même dossier que le fichier xml généré précédemment. Nommer le fichier pdf permettant une identification facile du budget. Exemple : c:\demat\budget\2016\bpcne2017.pdf Les collectivités qui n ont pas encore intégré le dispositif ACTES au moment de l édition budgétaire envoient comme d habitude l édition papier du budget en préfecture. L envoi du fichier Totem en préfecture ne concerne que les collectivités entrées dans le dispositif ACTES. 13 Transmission dématérialisé du budget en préfecture Ce paragraphe concerne seulement les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité vers la préfecture Scellement du fichier xml Lorsque le flux Totem est conforme à ce qui a été voté par l'assemblée délibérante, celui-ci doit être scellé pour ensuite être envoyé à la préfecture. L'étape de scellement est obligatoire, la préfecture n accepte que des flux scellés. Après cette étape, le flux ne peut pas être modifié, cela garanti que le document budgétaire (BP ou BS ou DM ou CA) est identique en collectivité et en préfecture. Attention : un fichier qui n a pas été au préalable visualisé ne sera pas correctement scellé. Cliquer sur le bouton Sceller. Edition du budget primitif M14, M4 14 / 21

15 Un écran sur fond noir apparaît et disparaît après traitement. Le fichier est alors transmissible à la préfecture par l intermédiaire de votre tiers de télétransmission (cf paragraphe correspondant). Rappel : il n est pas possible de sceller le flux si des anomalies existent dans le fichier. Attention : un fichier scellé ne doit pas être ouvert manuellement (double-clic sur le fichier), sinon il sera rejeté pour flux non conforme Dépôt des documents budgétaires sur la plateforme STELA Afin de faire parvenir les documents dématérialisés à la préfecture, il est nécessaire de disposer d une plateforme de télétransmission utilisée dans le cadre du projet ACTES, telle que la plateforme Stela proposée par le service assistance progiciels du CDG43. Cet envoi, qui remplace l envoi papier de la maquette, doit comprendre le fichier xml scellé ainsi qu un scan de la page arrêté et signatures de l édition officielle. Les signatures sur la page d'arrêté doivent être manuscrites afin de rendre exécutoire la délibération budgétaire. Pour le dépôt du BP et des DM : Se connecter, comme d habitude, sur la plateforme Stela : Dans le menu Contrôle de légalité, sélectionner le choix Déposer un acte budgétaire. Renseigner les champs habituels de dépôt d un acte. o Date de la décision o Numéro interne : exemple 2017BPCNE, pour le budget primitif communal o Les champs nature de l acte et code matière sont automatiquement renseignés avec les valeurs suivantes : Nature de l acte : Documents budgétaires et financiers Code matière de l acte : Finances locales / Décisions budgétaires o Objet de l acte : exemple Budget primitif communal 2016, o o o Document de l acte : ajouter le fichier xml correspondant à votre document budgétaire dématérialisé (celui-ci commence par Totem), Annexe(s) : ajouter la page arrêté et signatures de l édition papier signée par l ensemble des présents et scannée au format pdf. Si vous êtes concernés par les biens de section, vous pouvez aussi rajouter en annexe l état spécial biens de section demandé par la préfecture, Envoyer. Ps : l état papier Accusé de réception de documents budgétaires demandé par la préfecture n a plus d intérêt en procédure dématérialisée. Précisions complémentaires concernant le dépôt des décisions modificatrices (DM) : Chaque DM votée suit le même processus de dématérialisation. Il faut donc générer un fichier xml, puis le sceller avant de le déposer sur STELA (comme un budget ou un CA). La page arrêté et signatures peut être remplacée par votre délibération si vos DM ne sont pas votées à partir de l édition de la maquette officielle. Retour en anomalie : Si votre envoi en préfecture revient avec l anomalie la pièce jointe ne respecte pas le schéma XSD, alors votre fichier n a certainement pas été scellé correctement (soit vous avez ouvert le fichier xml avant le dépôt sur Stela, soit vous n avez pas visualisé le fichier avant le scellement). Recommencer la procédure de génération, visualisation et de scellement à partir de la fenêtre Export Totem, puis déposer à nouveau sur Stela vos documents (attention un nouveau N d acte doit être attribué). Edition du budget primitif M14, M4 15 / 21

16 14 Transmission des budgets à la trésorerie Ce paragraphe concerne l ensemble des collectivités. En l absence de règle établit par la DGFIP au niveau national et/ou départemental, il est préférable, de consulter votre trésorerie pour lui demander sous quelle forme l envoi budgétaire est attendu : format papier et fichier Indigo (comme les années précédentes) ou fichier xml. Ci-dessous vous trouverez les deux modes d envoi Production du fichier au format Indigo Budget Génération du flux Indigo Budget Prendre le menu Budgets / Transfert INDIGO (M14 et M4 ). Attention : la validation du budget doit avoir été effectuée. Cocher «cumul» dans la zone «Code mouvement», Laisser la case "Ajout du reste à réaliser" non cochée si votre trésorier a déjà intégré ces sommes dans son applicatif métier. Laisser les cases "Fin de fichiers (1A)" et "Convertir" telles qu'elles sont. Décocher la case "Transfert de tous les comptes", pour ne transmettre que les comptes mouvementés (ayant des prévisions). Cocher les cases de niveau de vote pour l'investissement (inv.) et le fonctionnement (fonc.). Cocher la case du "budget" à transmettre. Dans la zone Nom du fichier : sélectionner le dossier Windows et inscrire le nom du fichier souhaité. Cliquer sur le bouton «générer le fichier de transfert» Envoi du fichier Indigo Attention : comme il s agit du protocole Indigo, le dépôt sur le portail DGFIP se fera avec l ancien code destinataire GHEL450. Ce fichier revêt une seule fonction pour le comptable : Il alimente l'application Hélios avec les sommes du budget. Il ne remplace pas le document budgétaire papier (maquette du BP, BS, DM) ayant valeur probante. Edition du budget primitif M14, M4 16 / 21

17 14.2 Production du fichier au format PES La solution consiste à envoyer le fichier Totem au format xml, générer précédemment, en l encapsulant dans un flux PES-PJ typé «budget» Génération du flux PES Budget Toujours dans la fenêtre de génération Totem (menu Budgets/Edition/Officielle), séléctionner le fichier xml généré précédemment à transférer en trésorerie. Cliquer sur le bouton PESV2. Le fichier Xml est encapsulé dans un flux PES. Le traitement s applique sur le fichier désigné ici. Enregistrer votre fichier dans l arborescence du PES. Exemple : c:\demat\budget\... Le nommage du fichier reprend les spécificités du PES, vous pouvez appliquer les mêmes principes décrits précédemment Envoi du fichier PES budget Le fichier doit être déposé sur le portail DGFIP, par le menu Passerelle de transmission comme d habitude. Saisir le code destinataire habituel, Saisir GHELPES2 dans le champ Application, Laisser le champ PARM vide, Sélectionner votre fichier à envoyer dans l arborescence de génération de vos fichiers PES. Attention : le fichier à envoyer est celui qui commence par PESALR et non pas par Totem. Ce fichier revêt deux fonctions pour le comptable : Il remplace le document budgétaire papier (maquette du BP, BS, DM) ayant valeur probante. Il alimente l'application Hélios en remplaçant le flux indigo budget. Toutefois, à ce stade, l'ordonnateur continue d attester le caractère exécutoire en transmettant au comptable une version papier de la page arrêtés et signatures ou la délibération qui accompagne le flux PES. En effet, le PESJ typé budget ne permet pas pour l instant, d encapsuler une autre PJ que le flux Totem. Edition du budget primitif M14, M4 17 / 21

18 15 ANNEXE 1 : Liste des erreurs possibles à la génération du fichier xml 15.1 Conseils Retrouver les plans de comptes officiels sur le site : menu Finances locales Chaque année, pour éviter des anomalies, il est obligatoire d utiliser la mise à jour de la nomenclature comptable de chaque budget (menu Fichier / comptabilité / nomenclature comptable). Il est préférable aussi après l ouverture de l exercice N+1 de supprimer tous les comptes non utilisés depuis plus de 2 ans. Un article non réglementaire ne peut et ne doit pas être modifié dans la nomenclature comptable. Il faut ajouter le nouveau compte. Un article non réglementaire peux être supprimé que s il n est pas rattaché à un mouvement comptable sur l année (mandat, titre, engagement, BP, BS, DM, budget pour mémoire). Si l article non réglementaire a été utilisé l année précédente, il faudra aussi penser, pour le BP, à modifier la colonne pour budget mémoire précédent dans le menu (Budgets / Editions / Saisie du budget précédent pour le BP) Si un article ne s affiche pas en création dans la nomenclature comptable, alors il faudra : o o Le créer dans le menu Fichier / Comptabilité / Paramétrage des comptes / Articles Le créer dans le menu Fichier / Comptabilité / nomenclature comptables 15.2 Listes des erreurs possibles L identification du budget principal Si cette zone n est pas renseignée, vous aurez l erreur suivante lors de la génération : Solution Sélectionner votre budget principal (généralement le budget communal) Prendre le menu Fichier/Comptabilité/Entités comptables/budgets Cocher cette case pour identifier le budget principal Contrôle de l'utilisation du plan de compte règlementaire Les articles utilisés doivent être présents dans le plan de compte règlementaire. L'utilisation (dépense/recette, réel/ordre) de l'article doit permettre de le rattacher à un chapitre. Voici des exemples d erreur que vous pouvez rencontrer à la génération du fichier xml. Solution : L article utilisé n est pas le plus détaillé de la nomenclature. Il existe des articles 6541 ou Les prévisions doivent être portées sur l un de ces comptes. Il faut donc créer le compte en nomenclature comptable, puis invalider votre budget et effectuer le transfert des sommes d un article sur l autre. Solution : L article utilisé en 2013 est plus détaillé que ne le prévoit la nomenclature. Il faut utiliser l article Les prévisions doivent être portées sur ce compte. Il faut donc créer le compte en nomenclature comptable, puis invalider votre budget et effectuer le transfert des sommes d un article sur l autre. (erreur sur budget 2013) Edition du budget primitif M14, M4 18 / 21

19 Solution : L article utilisé en N-1 est plus détaillé que ne le prévoit la nomenclature de l année en cours. Il faut utiliser l article Les prévisions de l exercice N-1 (ici 2012) doivent être portées sur ce compte. Il faut donc créer le compte en nomenclature comptable, puis saisir votre prevision N-1 sur cet article en Budget/Edition/Saisie du budget précedent pour le BP Contrôle de la présence d'une opération sur un compte non autorisé Les opérations d'équipement ne peuvent être utilisées que sur les articles décrits dans le plan de compte comme étant des articles d'équipement. Voici un exemple d erreur : Solution : l article ne doit pas être rattaché à un chapitre opération mais au chapitre 10. Il faut créer correctement cet article en nomenclature des comptes puis transférer les prévisions de compte à compte Contrôle de l'utilisation correcte des montants liés aux restes à réaliser Seules les opérations réelles portant sur un compte différent de 001, 002, 020, 022, 68, 78 peuvent avoir des restes à réaliser. Il n est pas possible d en avoir sur les opérations d ordre Contrôle du code opération En M14 et M4, si le code opération est renseigné, dans le cas d'une opération votée, il doit s'agir d'un nombre supérieur à 10. Solution : Créer chaque opération concernée avec un code supérieur à 10 puis contacter le service informatique du CDG43 afin d effectuer la conversion des comptes et des écritures sur ces nouveaux chapitres-opérations Comptes de tiers (45) et contrôle du numéro de convention Si l article commence par 45, alors le numéro de convention doit obligatoirement être renseigné dans le champ N convention dans la nomenclature comptable. Exemple : si l article créé est il faudra mettre dans la zone N convention la valeur 02. Pour info : - Lors de l envoi du fichier PESV2 en trésorerie, c est l article (458101, , , ) complet qui sera envoyé. - Lors de l envoi du fichier TOTEM, le numéro de convention sera déduit de l article. Ainsi il n y aura pas d erreur lors du contrôle de la nature. Et la zone n de convention permettra de dispatcher les montants Contrôle des écritures mixtes Si un article est paramétré en «Ecriture mixte», d office le logiciel le converti en ordre (Exemple 1068) Annexe Page arrêté et signatures En cas d erreur sur cette page, vous pouvez essayer la solution suivante : Revenir sur l annexe, Initialiser l annexe Refaire la saisie (les dates doivent être sous le formation jj/mm/aa) Relancer Totem. Edition du budget primitif M14, M4 19 / 21

20 15.3 Précautions Mise à jour du plan comptable Il n est pas possible de sceller le flux si des articles non règlementaires sont utilisés Gestion des ICNE Dans TotEM, le montant voté des ICNE pour les articles et 7622 doit correspondre à la différence entre l ICNE de l année N et l ICNE de l année N-1. Ces montants sont à saisir via le menu Budgets/Edition/Annexes : Nomenclature M14 : Informations statistiques et fiscales (et 66112, 7622) Nomenclature M4. : Saisie de la répartition du et du Contrôle des articles d ordre Règlementairement, une écriture d ordre ne doit jamais être affectée à une opération. S il existe des articles d ordre sur des chapitres opérations, ils seront importés dans TotEM sans erreur mais ils seront ignorés dans l affichage et la totalisation. Si un article est paramétré en «Ecriture mixte», d office le logiciel le converti en ordre (Exemple 1068) Edition du budget supplémentaire : Informations sur les différentes éditions Dans le cadre d un budget supplémentaire et d une décision modificative, les montants du «budget précédent» correspondent au budget de l année N et non du budget précédent N-1. Edition du budget primitif M14, M4 20 / 21

21 16 ANNEXE 2 : Installation de l outil TOTEM Les étapes de visualisation, de scellement du fichier xml et éventuellement de saisie d annexes nécessitent l installation de l outil TOTEM. Attention : un accès internet est obligatoire pour télécharger l outil TOTEM. Pour lancer l installation de l outil, cliquer sur le bouton ci-dessous : Si l outil n est pas installé alors il sera téléchargé (patienter) et l installation se lancera comme ci-dessous : -cliquer sur le bouton Suivant, - accepter les termes du contrat de licence, - confirmer le reste de l installation en cliquant sur les boutons suivant. - Ne pas cocher la case Créer une icône sur le bureau (ne sert à rien). - Décocher la case Exécuter TOTEM Information technique sur TOTEM Accès au site officiel avec l adresse suivante : Guide d utilisation de totem : Edition du budget primitif M14, M4 21 / 21