JANVIER L équipe SERIA SI vous adresse ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année. FICH INFO INTENDANCE. Informations DOMAINE GTI

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1 Rectorat SERIA SI FICH INFO INTENDANCE Dossier suivi par Sarah Jaunet Philippe Lemercier 96, rue d'antrain CS Rennes cedex 7 Site internet JANVIER 2011 L équipe SERIA SI vous adresse ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année. Les fich info intendance sont envoyées dans la boite Gestion (avec copie dans la boîte du chef d établissement) et elles sont disponibles sur l intranet de l Académie SI EPLE Documents et Infos DOMAINE Informations GTI SCONET-GFE SCONET Bourses Opérations liées au changement d année budgétaire (voir fiche N ) PRESTO SERIA SI Page 1 sur 5 03/01/2011

2 Fiche N 1 : OPERATIONS LIEES AU CHANGEMENT D ANNEE LOGICIELS GTI, GFE et PRESTO 1 - GTI : Vous devez procéder à la clôture d'exercice dans le menu Outils - Clôture d'exercice (Voir AIDE EN LIGNE GTI : Clôture d exercice) Attention : après cette opération, vous n aurez plus accès aux éditions de l année Chronologie des opérations : 1. Faire une sauvegarde de la base GTI 2010 avec l'outil Men_svg local 2. Faire une optimisation (Men_svg local/gestion tickets/gti) 3. Facultatif mais conseillé : Dans GTI (menu Outils Purge Historique des mouvements) Supprimer les mouvements de tickets des années écoulées. L historique conserve toutes les années de gestion. Il est donc conseillé d effacer les plus anciennes. 4. Faire la clôture d exercice dans le menu Outils clôture d exercice 5. Faire une sauvegarde de la base GTI «après clôture d exercice» 6. Initialiser les données pour le nouvel exercice budgétaire : Mettre à jour le découpage en trimestres dans le Menu Outils - Trimestres Mettre à jour, si changement, la valeur de chaque catégorie de tickets dans le Menu Gestion - Ajustement stock - Modification Prix 7. Faire une sauvegarde «Après changement d exercice» Attention à ne pas relancer une seconde fois le basculement d année!!

3 2 - Sconet - GFE : Voir document «fil conducteur de l utilisation» 1. Vérifier en coordination avec le service scolarité que l ultime situation financière des élèves sortants du 1 er trimestre a bien été constatée dans GFE. En effet, après le changement de trimestre, leur fiche ne sera plus accessible dans GFE 2. Vérifier et modifier si nécessaire le nombre de jours et/ou les dates du nouveau trimestre dans le menu Mise à jour découpage en trimestre. Si vous modifiez le nombre de jours ou les dates de bornage pour le trimestre, vous devrez refaire une initialisation des hébergements après avoir validé le nouveau trimestre et mis à jour les tarifs (voir 5 cidessous) 3. Sélectionner puis valider le nouveau trimestre courant : cette opération est irréversible (attention : les élèves portés sortants dans sconet Base élèves le trimestre précédent ne seront plus présents dans sconet GFE) 4. Mettre à jour les tarifs d hébergement votés au budget du nouvel exercice et les valider 5. Initialiser les hébergements uniquement si vous avez modifié le nombre de jours du trimestre ou si vous avez modifié les dates de bornage du trimestre (faire une initialisation personnalisée) 3 - Sconet - Bourses : Pour les collèges, le changement de trimestre effectué dans Sconet GFE met à jour le trimestre courant dans Sconet-Bourses. Il convient de s assurer que le changement de trimestre a bien été pris en compte dans Sconet- Bourses et corriger si nécessaire. 4 - Presto : Rappels : - La dernière version de Presto est la V5 diffusée début septembre Cette version est disponible sur le site dans la rubrique Documents et infos. Il est vivement conseillé de mettre à jour Presto à chaque nouvelle version. - Contrôle de l inventaire «en magasin» à la clôture de l exercice : Pour faciliter votre inventaire, vous pouvez éditer le document d aide proposé au menu «Voir Stock Inventaire contrôle stock» avec possibilité de tri des articles par code ou par libellé. Cet inventaire une fois imprimé, vous permet de renseigner par écrit une colonne vide intitulée «stock constaté» pour chacun des articles de votre stock.

4 Cette édition présente l inventaire de chacun des articles de votre stock en fonction des sélections précédentes : code et libellé article, stock réel, pu HT et montant TTC. Vous avez à votre disposition la valeur totale de cet inventaire. Attention, cette valeur est fonction des sélections précédentes, notamment si vous avez sélectionné une localisation en particulier Presto Base stocks alimentaires : Fin d année Purge des mouvements déjà archivés : Le traitement de fin d année est assez long ; il ne faut pas l interrompre. Il est d autant plus long qu il y a de mouvements archivés des années précédentes. Il est donc vivement conseillé, avant le lancement du traitement de fin d année,, de faire une purge des mouvements déjà archivés et qui ne sont plus utiles. Pour cela, il faut optimiser la base puis, dans le menu «Outils» - Historique des mouvements» - sélectionner les mouvements que vous souhaitez supprimer et cliquer sur la purge des mouvements archivés Traitement de fin d année : Pour le traitement de fin d année, procéder comme suit : 1. Faire un contrôle de cohérence de la base (menu Outils) 2. Faire une optimisation de la base (Dans Men_svg local ou réseau) 3. Faire une sauvegarde de la base (Dans Men_svg local ou réseau) 4. Lancer le traitement de fin d année (Menu Outils - Traitement de fin d année) Attention : Après le traitement de fin d année, vous n aurez plus accès aux éditions de l année Aussi, la procédure débute t elle par une vérification des éditions. A l issue de cette opération, les éditions obligatoires sont affichées en rouge et tant qu elles apparaissent cochées, bloquent la poursuite du traitement de fin d année. Il convient de lancer ces éditions avant de poursuivre le traitement de fin d année.

5 5. Les autres éditions dont l édition des effectifs (Edition accessible via le menu «Voir- Dotations Liste des effectifs repas servis») sont facultatives initialisation de la nouvelle année budgétaire : 1. Définir les périodes dans le menu Paramètres périodes 2. Saisir les effectifs théoriques dans le menu Paramètres Effectifs 3. Faire une sauvegarde après changement d année 4. Importer le budget à partir de Préparation budgétaire GFC ou le saisir dans PRESTO - Préparation Budgétaire : Menu Assistant de migration exportation vers Presto - PRESTO : Menu Prévision de recettes récupération GFC. 5. Faire une sauvegarde après importation du budget Presto autres a bases (produits d entretien, fournitures de bureau, etc. ) : 1. Sauvegarder la base par Men_svg 2. Lancer le traitement de fin d année (Menu Outils Traitement de fin d année) 3. Faire une sauvegarde après changement d année 4. Saisir le budget 5. Faire une sauvegarde après budget 5 - Dispositif d assistance informatique : L aide en ligne et la documentation en ligne proposées dans chacun des logiciels contiennent des informations détaillées sur la mise en œuvre de chacune des opérations informatiques abordées dans ce document, liées au changement d exercice budgétaire. Les demandes d'assistance seront à formuler par message électronique : Nous vous demandons de privilégier l'expression des demandes d'assistance par message électronique, les appels à la plate forme par téléphone étant réservés aux situations d'urgence. *N'oubliez-pas* - d'indiquer votre service ou votre établissement ainsi que l'objet précis de votre demande d assistance ainsi qu un n de téléphone permettant de vous joindre facilement, - de noter les éventuels messages d'erreur et de décrire précisément le problème posé - de préciser si GFC est implanté en monoposte ou en réseau - Indiquez clairement votre nom et l'établissement au titre duquel vous faites la demande L assistance métier à la mise en œuvre des opérations budgétaires et comptables sur stocks et immobilisations dans le cadre des opérations de fin d exercice, ne relève pas de la compétence du service informatique.

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