Procédure de rentrée scolaire avec l'application ADELE

Transcription

1 Le 07/08/2014 Procédure de rentrée scolaire avec l'application ADELE 1. Pré requis et remarque La procédure décrite ci-dessous est réalisée avec la dernière version d'adele téléchargeable sur le ftp de la DAN : Cette version intègre une fonction «Changer d'année scolaire» dans son menu. Mais nous ne l'utiliserons pas car dans certains cas (fichiers à nom long), elle peut dysfonctionner. Une nouvelle version devrait voir le jour rapidement pour corriger ce problème. 2. Procédure pour changer d'année avec ADELE pour les élèves a. Si vous le souhaitez, faites une sauvegarde des mots de passe des utilisateurs Ouvrez ADELE et allez dans Outils / Exportation / Personnalisée / Eleves

2 Sélectionnez et ajoutez un à un et dans le bon ordre les champs suivants : NOM ; PRENOM ; INE ; DateNaissance ; Login ; MotPasse Puis cliquez sur Générer : ADELE génère un fichier.csv. Indiquez l'emplacement de sauvegarde et son nom. Conservez bien ce fichier, il faudra le réimporter une fois le changement d'année effectué.

3 b. Renommer le dossier Eleves Dans la partition DATA puis dans le dossier Adele2k3, trouvez le dossier Eleves et renommez le. Par exemple, nommez le Eleves_ Vous pouvez le partager en donnant des droits de sécurité sur ce dossier aux professeurs uniquement et mettre le raccourci du partage sur le bureau du profil profs. Ainsi, dès qu'un élève aura besoin d'un document qu'il avait créé l'année dernière, il demandera à son professeur de lui transférer de son ancien dossier personnel vers le nouveau. Cette méthode permet de faire un tri des données importantes d'une année sur l'autre. Le dossier Eleves_ pourra être supprimé au bout d'un certain temps bien défini avec les utilisateurs. c. Supprimer les comptes Eleves dans AD Ouvrez Utilisateurs et ordinateurs Active Directory et sélectionner l'ou Eleves : Sélectionnez tous les comptes présents dans cette OU et faites un clic droit / supprimer :

4 d. Importer les nouveaux comptes élèves Récupérez le fichier ElevesSansAdresses.xml sur SIECLE dans le menu Export (voir l'administration). ATTENTION : il faut que la base SIECLE ait été mise à jour avec les données de la nouvelle année. Dans ADELE, cliquez sur Compte / Importer / Elèves : Indiquez l'emplacement du fichier ElevesSansAdresses.xml Sélectionnez toutes les classes et cliquez sur Créer. Durant cette étape, n'utilisez plus le serveur au risque que l'affichage se freeze et que vous ne sachiez plus où en est ADELE. Cette étape est assez longue, soyez patient.

5 e. Si vous le souhaitez, ré-import des anciens mots de passe Dans ADELE, cliquez sur Outils / Importer des mots de passe / élèves Une fenêtre vous indique le format d'import à impérativement respecter. Cliquez sur OUI. Récupérez le fichier.csv généré dans le a. Une fenêtre vous indique que l'import est terminé.

6 Vous pouvez vérifier que l'import s'est bien passé en allant consulter le fichier : C:\ProgramFiles(x86)\Adele2k3\resultatsModifsLogin.txt Si des échecs apparaissent, ce sont en général des élèves qui étaient présents l'année dernière et qui ne sont pas dans la base de la nouvelle année (les anciens élèves de 3eme par exemple). Il ne faut pas s'en inquiéter. f. Rétablissement des sécurités Pour finir, rétablissez les sécurités sur l'ensemble des répertoires d'adele. Allez dans Outils / Rétablir les partages... Une fois validée la fenêtre d'avertissement, le rétablissement des sécurités s exécute (cela peu prendre beaucoup de temps). Une fenêtre vous avertit lorsque c'est fini.

7 3. Procédure pour changer d'année avec ADELE pour les professeurs Il y a deux possibilités pour les professeurs : soit on refait exactement la même procédure que pour les élèves (un peu fastidieux) soit on ne supprime pas les comptes et on ré-importe directement par dessus le nouveau fichier de la base STS. Dans ce cas, c'est la même procédure que le d. pour les élèves mais en utilisant le fichier sts_emp_rne_2014.xml récupéré sur STSWeb / export / emploi du temps (voir avec l'administration). Il faudra bien sûr sélectionner profs et non élèves dans le menu d'adele. L'avantage de cette méthode est qu'elle ne supprime pas les mots de passe des professeurs (et donc pas besoin de faire de ré-import) et qu'elle conserve leurs données personnelles. L'inconvénient est qu'il faut supprimer manuellement les professeurs partis d'une année sur l'autre (non obligatoire mais plus propre).