Demanderesse LOTO-QUÉBEC DÉCISION

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1 Commission d accès à l information du Québec Dossier : Date : Commissaire : M e Diane Boissinot GARNEAU, VERDON, MICHAUD, SAMSON, société en nom collectif d avocats Demanderesse c. LOTO-QUÉBEC Organisme ou Loto-Québec et SOCIÉTÉ DES LOTERIES VIDÉO DU QUÉBEC Organisme ou SLVQ DÉCISION L OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D ACCÈS formulée en vertu de l article 135 de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1. [1] Le 30 juillet 2002, la demanderesse s adresse à la Responsable de l accès de Loto-Québec afin d obtenir copie des documents suivants : 1 L.R.Q., c. A-2.1 ci après appelée «la Loi».

2 Page : 2 [ ] tous les procès[-]verbaux, résolutions émanant de Loto-Québec et de la Société des loteries vidéo du Québec concernant les appareils de loterie vidéo ainsi que ceux se rapportant au jeu pathologique. (Les inscriptions entre crochets sont de la soussignée.) [2] Le 6 août 2002, Loto-Québec reconnaît avoir reçu la demande le 1 er août précédent et requiert un délai supplémentaire de 10 jours pour y répondre. [3] Le 28 août 2002, la Responsable de l accès de Loto-Québec, Lynne Roiter (la Responsable), refuse l accès aux documents demandés se prévalant des exceptions à l accès prévues aux articles 35, 37, 21 et 22 de la Loi. [4] Le 24 septembre 2002, la demanderesse requiert la Commission de réviser cette décision et une audience se tient en la ville de Québec les 20 et 21 novembre L AUDIENCE A. ABANDON DE CERTAINS MOTIFS DE REFUS [5] Au cours de l audience, l avocate des organismes annonce que ces derniers abandonnent les motifs de refus basés sur les articles 21, 22 et 37 de la Loi, ne conservant que l article 35. B. LA PREUVE i) des organismes [6] Il est admis par les parties que SLVQ est une filiale à part entière de Loto- Québec, que cette dernière détient toutes les actions de SLVQ. Il est également admis que SLVQ est un organisme public. Témoignage de Me Marie-Christine Tremblay [7] Selon le témoignage de Me Marie-Christine Tremblay, Directrice, Secrétariat général de Loto-Québec, la Responsable de l accès de Loto-Québec, madame Lynne Roiter, est également Responsable de l accès de SLVQ. [8] Me Tremblay assiste la Responsable dans le traitement des demandes pour les deux organismes. C est elle qui a effectué le repérage des documents dans les deux organismes.

3 Page : 3 [9] Elle explique comment ce repérage a été fait puis elle affirme que les seuls procès-verbaux pouvant répondre à la demande d accès sont les suivants pour chacun des deux organismes : CEUX DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE LOTO-QUÉBEC 1) Procès-verbal de l assemblée du 31 mars 1994 décision ; 2) Procès-verbal de l assemblée du 20 mars 1998, décision ; 3) Procès-verbal de l assemblée du 19 juillet 2000, décision ; 4) Procès-verbal de l assemblée du 26 septembre 1997, décision ; 5) Procès-verbal de l assemblée du 25 février 2000, décision ; CEUX DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE LA SLVQ 6) Procès-verbal de l assemblée du 13 septembre 1993, décisions SLVQ-006 et SLVQ-008; 7) Procès-verbal de l assemblée du 21 mars 1994, décision SLVQ-020; 8) Procès-verbal de l assemblée du 29 août 1994, décision SLVQ-033; 9) Procès-verbal de l assemblée du 6 juin 1997, décision SLVQ-55A; [10] Me Tremblay affirme qu il n existe pas d autres procès-verbaux des conseils d administration des deux organismes qui sont susceptibles de répondre à la demande d accès. [11] Elle déclare que les procès-verbaux des organismes relatent presque toujours le résultat des discussions du conseil d administration, se limitant à consigner la décision à laquelle il en arrive. Quelquefois, une mise en contexte ou une présentation précède le texte de la décision. ii) de la demanderesse [12] La demanderesse ne présente aucun élément de preuve. C. REPRÉSENTATIONS i) des organismes [13] L avocate des organismes prétend que l article 35 de la Loi vise à protéger autant la partie décisionnelle des procès-verbaux des assemblées en cause que la partie relatant les discussions des membres du conseil d administration.

4 Page : 4 [14] Elle soutient que le processus décisionnel que l article 35 tend à protéger doit logiquement comprendre tant le cheminement de la pensée, le raisonnement et les discussions des décideurs qui ont entouré et précédé la décision que la décision elle-même. [15] Elle ne propose cependant aucune jurisprudence pour appuyer cette position. ii) de la demanderesse [16] L avocat de la demanderesse réfère la Commission à l abondante et unanime jurisprudence 2 sur la question en litige qui a toujours limité la protection accordée par l article 35 à la partie des procès-verbaux réservée aux discussions et aux délibérations des décideurs, permettant toutefois l accès à la partie des procèsverbaux relatant la décision sur laquelle débouchent ces discussions ou ces délibérations. DÉCISION [17] La disposition de la Loi qui est applicable au cas qui nous occupe est l article 35 : 35. Un organisme public peut refuser de communiquer les mémoires de délibérations d'une séance de son conseil d'administration ou, selon le cas, de ses membres dans l'exercice de leurs fonctions, jusqu'à l'expiration d'un délai de quinze ans de leur date. [18] La Commission a examiné les neuf (9) procès-verbaux en litige, comprenant les dix décisions désignées ci-haut. [19] L examen de ces textes confirme le témoignage de Me Tremblay : presque tous les extraits des procès-verbaux en cause ici ne contiennent que la décision des conseils d'administration. Deux seuls extraits (décisions et SLVQ-55A) relatent brièvement, sous la rubrique «attendu que» une forme de délibération ou de cheminement du raisonnement des décideurs. 2 Lire à ce sujet Duplessis, Yvon et Hétu, Jean. L accès à l information et la protection des renseignements personnels : loi indexée, commentée et annotée, volume 2, Brossard : C.C.H., mis à jour, p

5 Page : 5 [20] La Commission est d avis que la partie des procès-verbaux relatant la décision de l organisme est accessible en accord avec la jurisprudence unanime sur ce point. Les textes sous les rubriques «attendu que» ne sont toutefois pas accessibles. [21] Les noms et/ou profession de certains individus apparaissent en deux occasions (décisions et ). Ces renseignements sont nominatifs et doivent faire l objet d une protection en vertu des articles 53, 54 et du premier alinéa de l article 59 de la Loi. [22] POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE en partie la demande de révision; ORDONNE à Loto-Québec de remettre copie des procès-verbaux en litige qui la concerne à la demanderesse à l exception du texte des attendus au procès-verbal de la décision ainsi que les noms et/ou profession des personnes physiques apparaissant aux décisions et ; et ORDONNE à SVLQ de remettre copie des procès-verbaux en litige qui la concerne à la demanderesse à l exception du texte de l attendu au procèsverbal de la décision SLVQ-55A. REJETTE la demande de révision quant au reste. Québec, le 13 juillet Avocate de l organisme : M e France Bonsaint Avocat de la demanderesse : M e Jean-Paul Michaud DIANE BOISSINOT Commissaire