Les satellites d OCÉAN. Regnet. Publinet. Inscrinet. Delibnet. Organet. Lotanet. Epsnet. Notanet

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1 Les satellites d OCÉAN Delibnet Délibérations Lotanet Notation Publinet Publication des résultats Notanet Notation DNB Épreuves en CCF SERIA OCEAN Regnet Saisie de la réglementation Epsnet Notation et harmonisation des notes en EPS Inscrinet Inscription en ligne Organet Organisation des examens Océan permet aux services gestionnaires des Rectorats et Inspections Académiques, l organisation et la gestion des examens et concours. Autour d Océan, différentes applications Internet ont été développées : La saisie de la réglementation est assurée par REGNET, Inscrinet est un service permettant les inscriptions des candidats. L organisation des examens dans les centres comme l attribution de salles pour les candidats, l édition de listes ou d étiquettes de table peut-être gérée par l application Organet. Epsnet est une application Web de gestion des notes de l Éducation Physique et Sportive aux baccalauréats général et technologique. Avec Notanet, les établissements saisissent les notes globales du contrôle continu en cours de formation pour les candidats au Diplôme National du Brevet. L'application Lotanet permet aux correcteurs de saisir les notes des épreuves en contrôle en cours de formation ou en contrôle ponctuel à partir de bordereaux de notation. Quant à l'application DELIBNET, elle favorise la gestion des opérations déconcentrées dans les centres d examen lors des délibérations des jurys, et permet d intégrer rapidement les notes et décisions modifiées vers les bases centrales OCEAN afin de faciliter le suivi et la publication des résultats. Enfin, l affichage de listes de candidats admis ou admissibles ainsi que l affichage de résultat individuel sont assurés par l application Publinet. 1

2 Généralités Délibnet exapro : outil de gestion des délibérations des jurys dans les centres Permet de modifier les notes dans le centre de délibération Fournit les listes d affichage des candidats admis Autorise l édition des relevés de notes après délibération du jury Permet au chef de centre d orchestrer les délibérations Réduit les délais de publication des résultats DELIBNET est alimenté par la base de données OCEAN suite au processus de saisie des notes des candidats et du calcul de décisions. Suite à chaque délibération de jury, les notes modifiées sont saisies et les décisions sont recalculées immédiatement. Après vérification à l'aide des listes de contrôle, les listes d affichage des admis sont éditées dans le centre. Suivant le choix du gestionnaire académique les relevés de notes pourront ou non être édités dans le centre. Le rôle du chef de centre est essentiel, il orchestre l'ensemble des délibérations. Il a la possibilité de modifier une note avant délibération en cas d'erreur dûment constatée, il a également les prérogatives pour marquer un candidat suspecté de fraude et suivre les demandes d inscription sur liste rouge des publications de résultats. L'utilisation de l'outil DELIBNET permet de réduire les délais de publication des résultats. 2

3 Délibnet exapro un outil disponible pour Les examens concernés Baccalauréat professionnel Brevet de technicien supérieur La version Délibnet BCG-BTN est disponible pour les baccalauréats général et technologique. Elle offre les moyens d organiser et de suivre les délibérations des 1 er et 2 nd groupes. L outil DELIBNET exapro a été conçu pour suivre les délibérations du baccalauréat professionnel dans un premier temps. Il a été expérimenté pour suivre les délibérations du brevet de technicien supérieur dans quelques académies en 2005, son utilisation est généralisée pour la session Il convient de préciser qu il existe une autre version de l outil. DELIBNET 'BCG-BTN' est disponible pour les baccalauréats général et technologique. Elle offre les moyens d organiser et de suivre les délibérations des premier et deuxième groupes. 3

4 Les différents services Une application composée de 4 services dédiés au gestionnaire académique aux jurys de délibération aux chefs de centre au service informatique académique DELIBNET est composé de 4 services. Le gestionnaire du service des examens est chargé de paramétrer les fonctions accessibles aux jurys, d ouvrir et de fermer les délibérations et d en suivre l état d avancement. Il utilise pour cela le service GESTIONNAIRE. Le service JURY s adresse à chacun des jurys pour lui permettre, à l issue des délibérations, de saisir les notes modifiées, l édition des listes de résultats et éventuellement des relevés de notes. Il existe également un service dédié au chef de centre afin qu il suive l état d avancement des délibérations. Il peut gérer les candidats suspects de fraude et suivre les demandes d inscription sur liste rouge des publications de résultats. Charge aux informaticiens des rectorats d installer, de paramétrer l application DELIBNET et de gérer les échanges avec l'application Océan via le service informatique. 4

5 Délibnet et Océan Des services initialisés à partir d Océan Rectorat / académie Service Gestionnaire 5 Publications Publinet... Centre de délibération Service Jury, Service chef de centre Océan WEB Délibnet - Candidats - Notes, décisions Jurys 1 Délibnet Notes, décisions modifiées Listes Affichage Relevés Notes Delibnet est un produit dont les données sont initialisées à partir d une base examen OCEAN. DELIBNET est donc piloté par la réglementation issue du produit OCEAN. Celle-ci a été validée par le Ministère de l Éducation Nationale. Les candidats à l examen qui auront été préalablement affectés dans des centres de délibération et éventuellement à des jurys dans le produit OCEAN seront chargés dans le produit DELIBNET. Il faut noter que dans l outil DELIBNET, le jury désigne une unité de délibération, qui représente une spécialité de l'examen ou bien un jury «réel», si dans OCEAN, il existe des candidats affectés à un jury. Concernant les examens professionnels, les délibérations se déroulent à différentes dates, il est donc possible d effectuer des chargements partiels et progressifs. Après l ouverture des délibérations, les services Jury et Chef de Centre permettent de saisir les notes modifiées, en direct ou suite aux délibérations, avec recalcul immédiat des décisions. Une fois les décisions contrôlées, les listes d affichage des admis sont éditées directement dans le centre. Suivant le choix du gestionnaire académique, les relevés de notes pourront être édités : soit directement dans le centre après délibération soit à partir d'ocean après la remontée des notes. Dans le centre, il est important de marquer la fin des délibérations pour que le gestionnaire académique renvoie au plus vite les notes et décisions modifiées vers la base OCEAN afin d'accélérer la publication des résultats. 5

6 Catherine Fontaine Motif pr imante 4/12/01 im Le poste de travail Des outils accessibles par les établissements centres de délibération via un réseau sécurisé WEB Délibnet Un ordinateur de génération actuelle disposant d un accès rapide à Internet (ADSL ou Numéris) doté des outils suivants : un navigateur Internet Explorer 6 ou sup., Mozilla firefox, Netscape 7,... le logiciel «Acrobat Reader» téléchargeable sur internet connecté à une imprimante pour l édition des listes et des relevés de notes Un SERIA vidéo Rennes projecteur - Diffusion à disposition dans les salles peut favoriser les délibérations en direct DELIBNET est accessible dans les centres de délibération. Cet outil gérant des données particulièrement sensibles, son accès doit se faire impérativement à partir du réseau sécurisé RACINE. Chaque centre doit disposer de postes de travail en nombre suffisant pour gérer au mieux l accès à l application DELIBNET par l ensemble des jurys. Chacun des postes doit être équipé d un logiciel de navigation comme Internet Explorer 6 ou version supérieure, Nescape 7.0 ou supérieur ou Mozilla firefox 1.7 par exemple. Les documents produits par l application DELIBNET sont au format PDF et nécessitent l installation du logiciel Acrobat Reader, il est téléchargeable à l adresse indiquée. Si les relevés de notes sont imprimés dans le centre d examen il est nécessaire de disposer de papier infalsifiable. Il est utile de préciser que la mise à disposition d'un vidéo projecteur dans les salles de délibération peut favoriser la saisie en direct des notes modifiées avec recalcul immédiat des totaux et décisions. 6

7 La page d accueil Un accès aux différents services avec authentification Service Jury Saisir votre code, votre mot de passe Service chef de centre Valider votre saisie Votre accès est sécurisé et vous est personnel Que vous soyez chef de centre ou membre d un jury, vous accédez au service DELIBNET dans un environnement sécurisé. La page d accueil du service vous permet de vous authentifier. Selon le service demandé vous devez saisir soit votre code établissement soit votre code jury puis votre mot de passe avant de cliquer sur le bouton «Valider». Après authentification, vous avez accès aux différentes fonctions du service. Nous rappelons que le jury désigne une unité de délibération, qui représente une spécialité de l'examen ou bien un jury "réel", si dans OCEAN, il existe des candidats affectés à un jury. Les mots de passe vous sont communiqués par le gestionnaire académique. En cas d oubli, vous devrez contacter votre correspondant de la Division des Examens et Concours. A noter qu il ne peut y avoir deux utilisateurs connectés en même temps pour le même jury. La connexion la plus récente annule la connexion précédente qui n est donc plus active. Ce principe évite de rencontrer des situations de blocage en cas de problèmes lors d une déconnexion par exemple.

8 L ergonomie Une disposition d écran normalisée L entête présent sur tous les écrans Le menu contextuel d accès aux fonctions Le contenu de l écran DELIBNET adopte une disposition d écran normalisée suivant la charte ergonomique des EPLE. L écran est composé de 3 zones : - L entête présent sur tous les écrans regroupe les informations d identification, les accès à l aide et à la documentation, - Le menu d accès aux fonctions qui évolue suivant le service en ligne mais également suivant l état d avancement de la délibération, - Le contenu de l écran qui affiche les éléments correspondant à la fonction en cours et éventuellement les commandes utiles.

9 Une aide en ligne et une assistance à tout instant L ergonomie Un lien vers le manuel utilisateur Une déconnexion rapide de l application Un accès à l aide contextuelle Les personnes à contacter SERIA Rennes - si Diffusion besoin d assistance Sur chaque écran, des accès immédiats - A l Aide afin d obtenir des informations propres à la fonction activée, - Au manuel utilisateur au format pdf Par le lien Contact, vous visualisez les coordonnées des personnes à joindre si vous avez besoin d assistance. Vous pouvez quitter rapidement le service par un simple clic sur Quitter. 9

10 Le service gestionnaire Le pilotage des délibérations au sein du service des examens de l académie Paramétrage Ouverture / Verrouillage - Délibération anonyme - Édition relevés de notes - Contrôle nombre candidats Délibnet Service gestionnaire - Ouverture délibérations - Verrouillage délibérations Modification candidat Suivi - Modification note avant délibération - État avancement délibérations Le gestionnaire du service des examens se connecte au service Gestionnaire de DELIBNET. Deux profils d utilisateur sont prévus pour accéder à ce service : - le gestionnaire avec des droits de mise à jour, il a accès à toutes les fonctionnalités du service, - le gestionnaire ayant seulement des droits de consultation, il peut suivre l avancement des délibérations. A noter qu il ne peut pas y avoir deux utilisateurs connectés au service en même temps avec les droits de mise à jour. Le paramétrage s applique à l ensemble des jurys. Le gestionnaire déclare si oui ou non les délibérations se font en anonyme. Si oui, dans le service jury, les noms, prénoms et dates de naissance des candidats ne sont pas affichés sur les écrans de consultation des candidats et de saisie des notes. Le gestionnaire indique si les relevés de notes peuvent être édités directement dans les centres de délibération. Il précise également si les jurys comptent et saisissent le nombre de candidats par type de décision avant de valider la délibération. Le processus de délibération est géré par étapes (ouverture, saisie des notes modifiés, éditions) : - Le gestionnaire académique procédera à l ouverture des délibérations soit pour l ensemble des jurys soit en sélectionnant les jurys concernés. En fin de délibération, le gestionnaire contrôle le verrouillage des délibérations afin de renvoyer les notes et décisions modifiées vers la base académique OCEAN. - Le gestionnaire peut suivre l état d avancement des délibérations. Il peut modifier l étape d une délibération en avançant ou reculant dans le processus. - La fonction de modification d un candidat permet de modifier une note avant délibération en cas d'erreur dûment constatée. 10

11 Le service jury Deux étapes dans le processus de délibération d un jury Saisie des notes modifiées Contrôle des décisions Validation des modifications de notes Édition des listes pour affichage Fonctions accessibles en fonction de l état d avancement de la délibération Édition ou non des relevés de notes Verrouillage de la délibération et tout au long du processus des fonctions particulières accessibles uniquement par le chef de centre Le processus de délibération d'un jury est découpé en deux étapes. La première étape propose les fonctions suivantes : - la saisie des notes modifiées, - l édition des listes pour contrôle et enfin la validation qui marque la fin de cette étape. La seconde étape donne accès aux fonctions d édition des listes pour affichage et éventuellement des relevés de notes. Elle se termine par le verrouillage de la délibération. Cette action de clôture est très importante puisqu elle donne le feu vert pour les remontées de notes vers la base centrale OCEAN. Certaines fonctions du service jury, que nous présenterons plus loin, ne sont accessibles que par le chef de centre. 11

12 La modification des notes Service Jury Choisir le candidat dans la liste anonymée ou non Et saisir la ou les note(s) modifiée(s) Re-calcul immédiat du total des points et de la décision La fonction Modification de notes permet aux membres du jury de saisir les notes modifiées suite à la délibération. La liste des candidats du jury peut être affichée dans l ordre qui vous convient, il suffit de cliquer sur l entête de colonne de votre choix. il faut noter que si le gestionnaire académique a choisi les délibérations en anonyme, les noms, prénoms et dates de naissance des candidats ne sont pas affichés sur les écrans de saisie des notes modifiées. L accès à l écran de saisie des notes pour un candidat se fait par simple clic sur son numéro. Après modification d une ou plusieurs notes, le total des points est immédiatement recalculé et la nouvelle décision est affichée. 12

13 Les éditions pour contrôle Service Jury Des listes de pointage à votre disposition pour vérifier les notes modifiées Liste de tous les candidat du jury classés dans l ordre d édition des procès verbaux Liste des candidats pour lesquels une note au moins a été modifiée Au cours de l étape de saisie des notes modifiées, des listes de contrôle sont à votre disposition : - la liste de pointage de tous les candidats du jury, - la liste des candidats pour lesquels une note au moins a été modifiée, entraînant le recalcul de la décision. Pour faciliter le contrôle, les candidats sont édités dans le même ordre que sur les procès verbaux. Il convient de rappeler que les listes générées dans DELIBNET sont au format PDF, ce qui nécessite le logiciel Acrobat Reader sur votre poste de travail. 13

14 La validation Service Jury La validation marque la fin de la première étape du processus de délibération Valider l étape -Saisie de notes modifiées - pour passer à l étape - Éditions - Après la saisie et le contrôle des notes modifiées, vous validez l étape de saisie des notes pour accéder à l étape Éditions. A noter que suivant le choix du gestionnaire académique, avant de valider cette étape, vous devez ou non renseigner le nombre de candidats par décision afin d'opérer à un contrôle. Il est important de savoir qu après la validation, toute modification de notes est impossible. Si la validation est faite par erreur, pour revenir à l étape précédente, il faudra utiliser la fonction Retour sur le jury. Celle-ci n est autorisée qu'au chef de centre. 14

15 La fin de la délibération Service Jury Les éditions disponibles en fin de processus de délibération Les documents pour communication Les listes de travail Liste d affichage des admis Liste des admis par établissement Les relevés de notes Liste des non admis Liste des suspects fraudeurs Liste des candidats inscrits sur liste rouge des publications A cette étape du processus vous éditez : - la liste des admis pour affichage, les candidats sont classés par ordre alphabétique, - la liste des admis par établissement d'origine, les candidats sont également classés par ordre alphabétique. A noter que suivant le choix du service académique, vous pourrez éditer ou non les relevés de notes dans le centre de délibération. A ce stade, vous disposez également de listes de travail comme : la liste des non admis, la liste des suspects fraudeurs ou encore la liste des candidats inscrits sur la liste rouge des publications. 15

16 Le verrouillage Service Jury Le verrouillage marque la fin du processus de délibération Valider l étape Editions pour verrouiller la délibération Le verrouillage met fin à toutes les opérations de délibération. Suite à cette action, les notes et décisions modifiées peuvent être remontées rapidement vers la base OCEAN afin d'accélérer le suivi et la publication des résultats. Il est important de savoir que si le verrouillage est fait par erreur, il est possible de revenir à l étape précédente, par la fonction Retour sur le jury. Celle ci n est autorisée qu'au chef de centre.

17 Les fonctions particulières Service Jury Des actes de gestion de la responsabilité du chef de centre Modifier l état d avancement d une délibération par la fonction Retour sur le jury Modifier une note avant délibération Inscrire un candidat sur la liste rouge des publications Marquer un candidat suspecté de fraude Authentification du chef de centre par saisie du code établissement et de son mot de passe Certaines fonctions du service jury sont réservées au chef de centre, leur accès est soumis à saisie du code établissement et mot de passe pour authentification du responsable. Il a les habilitations pour modifier l état d avancement d une délibération. Cette fonction sera utilisée, entre autre, si l étape de validation (ou bien celle de verrouillage) est franchie par erreur. Cette fonction sera également activée si le chef de centre est amené à modifier une note avant délibération. En effet il est indispensable de revenir à l état initial du processus de délibération pour avoir accès à la fonction Modifier une note avant délibération. Cette procédure permet d ajouter une note absente ou de modifier une note pour laquelle une erreur a été dûment constatée. Nous attirons votre attention sur le fait que cette action peut avoir des incidences sur les autres opérations. Le chef de centre peut également inscrire un candidat qui le demande, sur la liste rouge des publications pour qu il soit exclut des listes d affichage. Enfin il a la possibilité de marquer un candidat suspecté de fraude. 17

18 La synthèse du processus Service Jury La chronologie des états d avancement de la délibération Paramétrage Ouverture délibération Saisie des notes modifiées Validation Editions Verrouillage Délibération terminée Retour sur le jury Saisie note avant délibération Le retour arrière ou l avancement dans le processus sont des prérogatives du chef de centre Pour terminer la présentation du service jury, nous vous proposons un récapitulatif des étapes du processus de délibération. Après le chargement des notes et décisions des candidats dans la base DELIBNET, le jury est à l état "Paramétrage". La délibération du jury est déclarée ouverte par le gestionnaire académique. L état passe alors à "Saisie des notes modifiées". Les membres des jurys vont saisir les notes modifiés après délibération et contrôler les décisions modifiées avant de valider la délibération. L état d avancement dans le processus est maintenant "Editions". Les listes d affichage, listes de travail et éventuellement les relevés de note sont alors édités dans le centre. En fin de processus, la délibération est verrouillée et l'état d avancement devient "Délibération terminée". Les informations peuvent alors remontées vers la base centrale OCEAN. Tout au long du processus, le chef de centre peut modifier l état d avancement de la délibération. Il peut entre autre positionner la délibération à l état "Saisie de notes avant délibération" pour corriger une note suite à une erreur de saisie par exemple. 18

19 Le service chef de centre Un service dédié pour un meilleur suivi des délibérations Suivre l avancement des délibérations des jurys du centre Modifier l état d avancement d une délibération Inscrire un candidat sur la liste rouge des publications Marquer un candidat suspecté de fraude Ces fonctions sont également accessibles au chef de centre via le service Jury Delibnet propose au chef de centre un service dédié pour un meilleur suivi des délibérations qui se déroulent dans son établissement. Par la fonction État des Jurys, il visualise sous forme de liste l état d avancement de l ensemble des délibérations. Il peut choisir un affichage par centre de délibération, par numéro de jury ou encore par état d avancement. Il est le seul à avoir les habilitations pour modifier l état d avancement d une délibération. Pour rappel, cette fonction sera utilisée, entre autre, si pour un jury donné, l étape de validation (ou bien celle de verrouillage) est franchie par erreur. Comme dans le service Jury, il peut inscrire un candidat sur la liste rouge des publications de résultats ou bien marquer un candidat "suspecté de fraude". 19