Mounir Boudraa Olivier Champel Romain Montizon Thierry Vu. Cahier des charges Annuaire des étudiants

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1 Mounir Boudraa Olivier Champel Romain Montizon Thierry Vu Cahier des charges Annuaire des étudiants Master Informatique Promotion

2 Sommaire 1. Présentation générale... 3 A. Contexte... 3 B. Projet Expression fonctionnelle du besoin... 5 A. Fonctions de service principales... 5 B. Contraintes Cadre de réponse... 8 A. Assurer un suivi de l'insertion professionnelle des étudiants... 8 B. Améliorer la gestion des offres de stages C. Maintenir un lien constant entre les étudiants D. Cas d utilisations Outils de maintenance A. Gestion des entreprises: B. Gestion des offres: Maquettes A. Inscription d une entreprise B. Edition d un profil étudiant C. Visualisation d un profil étudiant D. Dépôt d une offre E. Recherche d offre Perspectives d évolution technologique A. Permettre un suivi du stage en cours B. Mise en place d'un forum d'échanges... 24

3 1. Présentation générale A. Contexte La loi sur les Libertés et Responsabilités des Universités du 11 août 2007 (LRU) a modifié les missions de l université. L insertion professionnelle est désormais l une d entre elles. Ainsi, pour mener à bien cette mission, les universités doivent se doter d un nouvel outil : le Bureau d Aide à l Insertion Professionnelle (BAIP) dont le Service Commun Universitaire d Information et d Orientation (SCUIO) aura la charge. Par ailleurs, le financement des universités a également été réformé et l insertion professionnelle est désormais un indicateur important dans la part de ce dernier. Mettre en place un outil de suivi des étudiants et développer les relations avec le bassin économique régional sont donc devenus des éléments importants dans la stratégie politique de l Université d Avignon et des Pays de Vaucluse (UAPV). B. Projet a. Finalités Maintenir un lien constant avec les étudiants pour faciliter leur suivi professionnel. Favoriser les liens avec le monde professionnel pour améliorer l insertion (motiver les entreprises à déposer des offres de stages et d emplois). Un moyen est de développer un annuaire en ligne des étudiants (actuels et anciens) de l UAPV et de les mettre en lien avec des professionnels de leur domaine de formation. Cet annuaire devra, à court terme, améliorer la gestion des offres de stages et d emplois que reçoit l université à destination de ses étudiants, puis, à moyens et longs termes, de suivre l insertion professionnelle des étudiants de l université.

4 b. Retour sur investissement Avec cet outil, l UAPV pourra alors assurer un suivi statistique de l insertion professionnelle de ses étudiants et ainsi améliorer l offre de formation. Elle pourra perfectionner sa gestion des stages grâce à une centralisation des données et proposer en plus grand nombre des offres personnalisées correspondant au profil de l étudiant et aux enseignements qui lui sont dispensés. Elle pourra pérenniser ses relations avec le tissu économique régional et accroître sa notoriété nationale. Enfin, l annuaire favorisera les rencontres entre anciens et nouveaux étudiants afin que ces derniers puissent aborder le monde professionnel avec moins d appréhensions. Pour les entreprises: c. Enoncé du besoin Dépot facilité des offres de stages et d'emplois Interlocuteur unique pour les entreprises Accès au profil des étudiants qui ont postulés à leurs offres Pour les étudiants: Accès à un annuaire de tous les étudiants de l'université (actuels et anciens) et à l'annuaire des personnels Choix des informations à partager (identité, cursus, CV, emploi en cours etc.) Postuler à des offres de stages et d'emplois grâce à une plate forme unique de gestion de stages Réception automatique par mail des offres correspondant au profil Moteur de recherche d offres de stages/emplois Faciliter le contact avec les anciens étudiants pour échanger les expériences Pour les personnels (Enseignants, administratifs) Accès à un annuaire unique de tous les personnels en fonction des services et à l'annuaire des étudiants Accès au cursus des étudiants (enseignants uniquement) Possibilité de déposer une offre de stage/emploi sur demande de l'entreprise (uniquement pour les enseignants).

5 Pour le SCUIO Permettre un suivi statistique de l'insertion professionnelle des étudiants Faciliter les mises en relations entre étudiants d'un même cursus mais pas de la même génération 2. Expression fonctionnelle du besoin A. Fonctions de service principales a. Assurer un suivi de l'insertion professionnelle des étudiants Pourquoi cette fonction existe t elle? Pour améliorer l'offre de formation et faciliter l'insertion des étudiants dans le monde professionnel. Après le départ de l'université il est très dur pour celle ci de savoir comment s'est passé le passage dans la vie active de ses anciens étudiants et ainsi de savoir si les formations proposées sont en phase avec le niveau d'exigence des entreprises. Avec un suivi amélioré et des outils permettant d'analyser ces informations, des ajustements sur l'offre de formation seront plus faciles à mettre en place. A cause de quoi cette fonction existe t elle? Parce qu'il n'existe aucun outil dans l'université, à l'heure actuelle, qui garde une trace de l'activité des étudiants une fois leurs études terminées. De plus l'insertion professionnelle des étudiants est une nouvelle mission de l'enseignement supérieur et sera un critère déterminant dans l'attribution du budget de l'université par le gouvernement. b. Améliorer la gestion des stages à l'université Pourquoi cette fonction existe t elle? Pour faciliter la gestion administrative des stages, ainsi que faciliter la mise en contact des entreprises et des étudiants. Il n'est pas toujours facile pour les étudiants de connaitre quelles entreprises peuvent les accueillir et pour les entreprises de savoir quelles formations proposent un enseignement en phase avec les activités.

6 A cause de quoi cette fonction existe t elle? Parce qu'aujourd'hui, il n'existe aucune plate forme de centralisation des stages. Les Unités de Formation et de Recherche gèrent elles mêmes le dépôt des offres, la candidature des étudiants et le suivi de leurs étudiants. De même une entreprise en lien avec une UFR n'est pas mise en relation avec l'ensemble de l'université. Ainsi, les relations avec le bassin économique local ne sont pas pérennes. c. Maintenir un lien constant entre les étudiants Pourquoi cette fonction existe t elle? Pour permettre aux étudiants de communiquer entre eux et de garder un contact ( à la fois entre eux et avec l'université et son personnel ) une fois leur formation terminée. A cause de quoi cette fonction existe t elle? Parce qu'actuellement il n'existe pas réellement d'outils permettant aux étudiants de communiquer, qui plus est pour les anciens étudiants. Il est par exemple très dur pour un étudiant actuel de contacter un ancien étudiant pour lui demander des informations. B. Contraintes Respecter la loi Informatique et Libertés Nous nous devons d'être conformes aux recommandations et exigences de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés pour cela nous devrons respecter ces contraintes: Garantir la sécurité des fichiers La CNIL demande à ce que les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données soient prises. Garantir la confidentialité des informations L'annuaire représentant une somme d'informations sensibles, la confidentialité de celui ci est primordiale, ainsi seules les informations que les utilisateurs voudront mettre à disposition seront visibles et cela aux seuls groupes de personnes qu'ils désirent.

7 Informer les utilisateurs Informer les personnes sur les informations détenues, leur finalité de traitement, ses droits, la nécessité de remplir ou non certaines informations est obligatoire d'un point de vue légal. Garantir la cohérence du traitement des données Les informations détenues doivent être utilisées uniquement dans le cadre de l'objectif pour lequel elles ont été collectées et ne doivent en aucun cas servir à d'autres fins. Continuer à mettre à jour les informations sur les étudiants une fois ces derniers sortis du cursus universitaire: Les anciens étudiants de l'uapv devront pouvoir facilement mettre à jour la suite de leur cursus ou leur parcours professionnel. Ceci dans le but de pouvoir suivre leur insertion professionnelle ou la suite de leur cursus et de pouvoir réaliser des statistiques. Faciliter le dépôt des offres de stages Proposer des offres de stages à des universités peut s'avérer laborieux pour une entreprise, un outil simple d'accès et d'utilisation leur facilitera la tâche et les incitera peut être à augmenter le nombre d'offres. Du point de vue des étudiants l'avantage est double, une grande partie des offres sera centralisée et l'accès leur sera grandement facilité. Permettre aux étudiants de contacter les entreprises et non l'inverse L'annuaire n'ayant pas pour but premier d'être une agence d'emplois, les entreprises ne doivent pas pouvoir se servir de celui ci comme d'un outil de recrutement. Ainsi les prises de contacts doivent se faire dans le sens étudiants entreprises et non l'inverse. Tout cela dans le but de laisser les étudiants sur un pied d'égalité, l'entreprise ne pouvant ainsi pas sélectionner l'étudiant convenant le mieux au profil recherché dans la base pour le débaucher. Garantir l'intégrité des offres de stages déposées D'un point de vue légal et éthique, les offres de stages une fois publiées ne doivent plus pouvoir être modifiées. Ceci notamment dans le but d'éviter à l'entreprise de pouvoir changer la rémunération, le poste proposé etc.

8 Intégration à l'environnement Numérique de Travail L'annuaire se doit d'être totalement intégré au reste du système de l'université, pour en facilité l'accès aux étudiants. Les outils mis à sa disposition seront ainsi tous centralisés. Intégration au système d'information de l'université Une grande partie des données nécessaires (informations sur les élèves, sur leur formation, sur leurs notes) étant déjà présentes dans le système d'information de l'université, il est obligatoire pour nous que nos données soient intégrées et s'interfacent avec le système d'information existant. Garantir l'anonymat des étudiants lors des études statistiques En conformité avec les lois informatiques et libertés et de la position de la CNIL sur la finalité du traitement de l'information, les données collectées à des fins statistiques doivent garantir l'anonymat de l'étudiant. Les statistiques ont pour but de donner une vue d'ensemble et en aucun cas d'accéder à des informations sur des personnes ciblées, ceci notamment pour éviter tout facteur discriminant. 3. Cadre de réponse A. Assurer un suivi de l'insertion professionnelle des étudiants a. Générer des statistiques sur l'insertion professionnelle des étudiants Les statistiques concernant l'insertion professionnelle, incluant: Les durées de période de chômage faisant suite à la formation Les durées moyennes des emplois Le taux de correspondance entre les emplois et la formation Les périodes de chômage Pourront être générées automatiquement par notre application et visualisable par le SCUIO. Déclenchement: Manuel, sur demande du SCUIO, au clique de "Générer statistiques"

9 Données nécessaires: Date de fin d'études à l'uapv Dates des embauches Domaines des emplois Durées des emplois Données calculées: Durée de la période de chômage consécutive à la fin de cursus Durées des embauches Nombre d'emplois Nombre d'emplois correspondant au cursus Sortie: Temps moyen pour trouver une première embauche Durée moyenne d'un emploi Pourcentage d'étudiants ayant trouvé un emploi correspondant à leur cursus Nombre de périodes de chômage b. Envoi automatique de mails de demandes de complétions du parcours des étudiants: Chaque début d'année scolaire, un message sera automatiquement envoyé aux anciens étudiants afin de leur demander de compléter leur parcours scolaire ou la suite de leur cursus universitaire. Ce message contiendra un lien qui pointera directement vers la page d'édition des parcours, une fois identifié ils pourront compléter puis valider leur parcours. Déclenchement: Automatique, à chaque début d'année scolaire Données nécessaires: E mail de l'étudiant

10 Données calculées: Etudiant encore au sein de l'uapv pour l'année à venir ou non (complétion automatique dans ce cas) Sortie: Envoi d'un e mail aux étudiants concernés B. Améliorer la gestion des offres de stages La solution consiste à mettre en place une plateforme unique pour l'ensemble de l'université. Les entreprises désireuses de gérer ou déposer elles mêmes leurs offres pourront le faire grâce à un portail dédié, les autres pourront contacter directement un UFR ou le SCUIO pour que l'offre soit mise en ligne. a. Un annuaire unique de toutes les entreprises Inscriptions des entreprises Elles devront renseigner les champs suivants: Nom de l entreprise ou de l organisme (obligatoire) Siret (obligatoire) > Champ texte Secteur d activités (obligatoire) > Liste déroulante Nombre de salariés (obligatoire) > Liste déroulante ("Moins de 20" ; "entre 20 et 499" ; "plus de 499") Adresse (obligatoire) > Champ texte CP (obligatoire) > Champ texte Ville (obligatoire) > Champ texte Pays (obligatoire) > Champ texte Site web > Champ texte avec lien hyper texte Personne à contacter : o Nom (obligatoire) > Champ texte o Prénom (obligatoire) > Champ texte o Téléphone (obligatoire) > Champ texte o Fax > Champ texte o Mail (obligatoire) > Champ texte o Champ utiliser ce mail pour candidater > check box (Si cette case est cochée, ce sera toujours ce mail qui sera utilisé pour les candidatures)

11 Attention : Les inscriptions des entreprises seront validées par un administrateur. Modification des informations Conformément à la loi Informatique et libertés, les organismes pourront modifier leurs informations. Cas d'un compte d'entreprise validé Les entreprises validées pourront modifier depuis leur compte l'ensemble des informations qui s'y trouve excepté le nom de l'entreprise et le numéro de SIRET. Pour modifier ces informations, l'entreprise devra joindre directement l'administrateur de l'application et demander les modifications en apportant les pièces justificatives. Cas d'un compte d'entreprise non validée ou en attente de validation Les entreprises non validées ou en attente de validation pourront modifier toutes les informations qu'elles souhaitent depuis leur compte. Cependant les offres qu'elles déposeront ne seront pas publier tant que le compte n'aura pas été validé. Pour les entreprises b. Une plateforme unique de gestion des stages/emplois Les entreprises qui désirent gérer des offres de stages/emplois peuvent le faire grâce à un portail unique qui leur est dédié. Deux possibilités : Les entreprises désirent gérer elles mêmes leurs offres Dans ce cas, les entreprises devront créer un compte sur la plateforme comme cela est décrit dans le point précédent. Les entreprises laissent au SCUIO ou à un UFR la gestion de leurs offres o En passant par le portail elles devront, à chaque fois, remplir deux formulaires: Un formulaire d'identification comprenant les champs vus dans le point précédent puis le détail de l'offre Un formulaire de dépôt d'offres décri ci après.

12 o En contactant directement par mail l'ufr ou le SCUIO et dans ce cas, la personne qui a reçu le mail, si c'est un enseignant ou l'administrateur de l'application au sein du SCUIO, pourra ajouter l'offre sur l'ent en se connectant à son compte. Déposer des offres Il s'agit de remplir un formulaire comprenant les champs suivants : Type de contrat (Obligatoire) > Liste déroulante ("CDD", "CDI", "Stage", "Alternance") Intitulé de l'offre (Obligatoire) > Champ texte Secteur d'activité (Obligatoire) > Liste déroulante Mots clés > Champ texte Durée du contrat (Obligatoire) > Champ texte Début du contrat > Champ texte rempli grâce à un calendrier Description de l'offre (Obligatoire) > Champ texte Rémunération > Champ texte Type de candidature (Obligatoire) > Liste déroulante ("Par mail", "Par courrier Postal") Adresse de candidature (Obligatoire) > Champ texte pré rempli si la case "utiliser ce mail pour candidater" a été cochée et que le type de candidature est "Par mail". Modifier des offres Les offres peuvent être modifiées tant que le dépôt n'est pas validé. Une fois l'offre consultable par les étudiants, elle ne pourra plus être modifiée. Il faudra alors la retirer de la publication puis en créer une nouvelle. Supprimer des offres Il n'est pas possible de supprimer une offre. On pourra seulement la publier ou non. Accéder aux profils des étudiants qui ont postulés à l'offre Cette fonctionnalité n'est offerte qu'aux entreprises dont le compte a été validé par l'administrateur de l'application. Lorsque les entreprises se connectent sur leur compte. Elles pourront voir pour chacun des stages/emplois qu'elles auront déposés les profils des étudiants qui y auront postulés. Pour cela, il y aura un bouton "Postulants" à coté de chaque offre de stage déposés.

13 Ce bouton donnera accès à une liste de liens qui pointeront vers le profil des étudiants concernés. Les profils seront accessibles uniquement durant la période de publication de l'offre. Au delà, les profils redeviendront inaccessible pour l'entreprise. Toutes les offres ajoutées par une entreprise ou un organisme quel qu'il soit, sera validé par le responsable de la publication des offres. Pour les Etudiants Postuler à une offre Après avoir recherché et trouvé le stage/emploi qui les intéresse, les étudiants pourront postuler à ce dernier. Pour cela il suffira de cliquer sur le bouton "Postuler" situé en bas de la description de l'offre. Si le type de candidature choisi par l'entreprise est le mail Ils pourront ainsi grâce à 2 champs "parcourir" envoyer leur CV et Lettre de motivation par mail à l'entreprise Si le type de candidature choisi par l'entreprise est le courrier postal Une page les informera que l'entreprise concernée aura accès à leur profil tant que l'annonce est publiée mais, pour valider la candidature, il faudra envoyer par courrier postal un CV et une lettre de motivation à l'adresse indiquée. Recevoir des offres Chaque étudiant recevra automatiquement par mail des offres de stages/d'emploi en fonction de sa formation. Ce mail contiendra les éléments suivants : l'intitulé de l'offre la description de l'offre un lien pointant vers l'offre de stage sur l'ent pour plus de détail un lien pour se désabonner de la mailing list.

14 C. Maintenir un lien constant entre les étudiants a. Visibilité du profil Les informations affichées dans le profil d'un étudiant sont gérées par l'étudiant lui même. Il pourra choisir les informations qu'il souhaite partager sur l'annuaire en cochant des cases situées à coté. Par défaut, seuls les noms, prénoms et adresses mail de type etd.univavignon.fr seront partagés. b. Rechercher un profil Un moteur de recherche sera mis à disposition aux étudiants afin de leur permettre de rechercher d autres étudiants. Le résultat de la requête sera une liste de noms d'étudiants classés alphabétiquement. En cliquant dessus l'étudiant verra le profil de l'étudiant avec les informations que ce dernier a choisi de partager. c. Contacter d'autres étudiants Le contact entre deux étudiants se fait selon les informations mis à disposition sur leurs profils. Il peut être fait soit par téléphone, soit par mail.

15 D. Cas d utilisations a. Cas d utilisations d acteurs non identifiés

16 Pour ces cas, l annuaire proposera seulement 2 choix quelques soient les acteurs, s identifier ou s enregistrer. L annuaire sera effectivement un ensemble de données privées et seules les personnes autorisées doivent pouvoir y accéder. Notons tout de même qu une entreprise non enregistrée et non identifiée peut soumettre une offre de stage ou d emploi que sera soumise à validation du SCUIO. b. Cas d utilisations d acteurs identifiés Les entreprises identifiées peuvent, contrairement aux entreprises non enregistrées, accéder aux CV des étudiants à condition que ces derniers aient postulé à l une de leurs offres. Le dépôt d offres d emplois ou de stages, bien que toujours soumis à validation du SCUIO, sera accéléré, puisque l entreprise sera déjà reconnue. Enfin l entreprise pourra paramétrer son compte, ce qui inclut: le changement de certaines de ces informations, sa visibilité, le choix de recevoir ou non des candidatures spontanées de la part d étudiants. L étudiant authentifié étant la cible première de l annuaire il aura un vaste choix d actions possibles:

17 Visualiser les autres étudiants que les options de visibilité permettent, et ceci de plusieurs façons: o Tout l annuaire o En naviguant par année o En naviguant par formation o Sous la forme d une carte, où les étudiants seront placés selon leur lieu de résidence Visualiser les offres de plusieurs manières: o Par type o Par métier o Par entreprise Paramétrer son compte, ce qui inclut: o Ses choix de visibilité par rapport aux autres étudiants et aux entreprises o Ses options de contact et de notifications accepte t il d être contacté par des entreprises accepte t il d être contacté par d autres étudiants, si oui, par lesquels: ceux de sa promotion, ceux de formation, tous accepte t il d être contacté par le SCUIO o Modification de certaines de ses informations 4. Outils de maintenance A. Gestion des entreprises: Activation du compte entreprise Quand une entreprise enverra une demande de création de compte, l'administrateur devra valider l'inscription à partir de son interface d'administration après vérification de l'exactitude des renseignements. Deux cas s'offrent alors à lui: Tous les renseignements sont valides : l'administrateur peut alors valider l'inscription L'inscription est invalide, un ou plusieurs champs sont incorrects: l'administrateur refuse la demande d'inscription de l'entreprise et spécifie dans un champs texte les raisons. L'entreprise peut alors revenir pour modifier les informations qu'elle a rentrées et soumettre à nouveau son compte à validation.

18 Désactivation d'une entreprise Si une entreprise est reconnue comme non conforme, l'administrateur peut alors décider de désactiver l'entreprise, un mail de notification lui est alors envoyé pour l'avertir de la désactivation de son compte. B. Gestion des offres: Validation d'une offre: A la réception d'une offre de stage ou d'emploi l'administrateur sera notifié et devra, à partir, de son interface d'administration choisir de valider ou non l'offre. S'il choisit de ne pas la valider, l'offre n'est alors pas publiée et l'entreprise aura la possibilité de la modifier pour la soumettre, de nouveau, à validation. Retirer une offre de la publication L'administrateur peut à tout moment empêcher l affichage une offre qui lui semble nonconforme en se rendant sur la page de l'offre.

19 5. Maquettes A. Inscription d une entreprise Maquette montrant la page d inscription à laquelle aura accès une entreprise lorsqu elle désire s inscrire. L adresse et le mail sont des champs qui seront ensuite utilisés par défaut lors de la soumission d offres.

20 B. Edition d un profil étudiant. Maquette de la page sur laquelle l étudiant aura accès à toutes ses informations de profil. Il peut aussi via cette page renseigner son parcours professionnel. Une liste de case à coché lui permet d autre part de gérer la confidentialité des données qu il a renseignées en fonction des différents utilisateurs de l annuaire. Il est à noté que les entreprises ne peuvent consulter les profils des étudiants, que s ils ont une candidature en cours relative à l une de ces offres.

21 C. Visualisation d un profil étudiant. Maquette de la page de profil d un étudiant. Elle contient toutes les informations pour lesquels l étudiant à autorisé la diffusion.

22 D. Dépôt d une offre Maquette de la page de dépôt d une offre avec les champs à renseigner. Les champs marqués d un * sont des champs obligatoire.

23 E. Recherche d offre Maquette de la page de recherche d'offres de stages et d'emplois, sur laquelle on peut filtrer toutes les offres selon les critères suivant : Leur intitulé Leur date de soumission Leur type Leur secteur d'activité

24 6. Perspectives d évolution technologique A. Permettre un suivi du stage en cours Il pourrait être utile aux tuteurs et aux étudiants d'avoir un moyen de contact grâce à l'annuaire après le début du stage. On peut par exemple imaginer des formulaires à remplir pour les étudiants permettant de saisir la façon dont le stage se passe, les difficultés rencontrées, l'avancement de son rapport etc. B. Mise en place d'un forum d'échanges Un des souhaits annexes du SCUIO est la mise en place d'un forum d'échange. Ce forum devra être complètement paramétrable avec notamment une gestion des droits forte. Par exemple chaque utilisateur devra pouvoir décider quel groupe (promotion/étudiant/personnel/entreprise) peut voir ce qu'il écrit.