PROCEDURE OFFICIELLE EQUIPE

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1 Comité d Organisation des Courants de la Liberté 12 rue de la chapelle CAEN Tél. : equipe@lescourantsdelaliberte.com PROCEDURE OFFICIELLE EQUIPE Edition 2017 NOUVEAU : le chef d équipe ne saisit plus d inscription. Les participants doivent créer leur compte individuel sur notre site Internet et entrer le code avantage correspondant à leur équipe au moment de leur inscription pour l intégrer.

2 NOUVEAU : le chef d équipe ne saisit plus d inscription. Les participants doivent créer leur compte individuel sur notre site Internet et entrer le code avantage correspondant à leur équipe au moment de leur inscription pour l intégrer. Sommaire : I. QUI PEUT CREER UNE EQUIPE?... 1 II. FORMULES CONDITIONS... 1 a. La formule «Festival»... 1 b. La formule «Rose»... 1 c. La formule «Rollers» AVANTAGES... 2 III. INFORMATIONS PRATIQUES TARIFICATION CATEGORIES D AGE CHALLENGE EQUIPES... 4 IV. RESPONSABLE D EQUIPE SUIVI DES INSCRIPTIONS COMMUNICATION FINALISATION RETRAIT DES DOSSARDS... 6 V. COMMENT CREER SON EQUIPE? OUVERTURE D UN ESPACE EQUIPE INSCRIPTION PAR LE PARTICIPANT TRANSFERT DES JUSTIFICATIFS OBLIGATOIRES... 8 a. Justificatif d aptitude... 8 b. Autorisation parentale FINALISATION... 9 VI. RETRAIT DES DOSSARDS AUTORISATION PARENTALE CERTIFICAT MEDICAL POUR LES EPREUVES DE COURSE A PIED CERTIFICAT MEDICAL POUR LES ROLLERS DE LA LIBERTE... 12

3 I. Qui peut créer une équipe? La création d une équipe nécessite le respect des 5 conditions suivantes : 1- Appartenir à une structure : collectivité, association, entreprise, club ou CE ; 2- Respecter le Règlements Officiels 2017 des Courants de la Liberté disponible sur ; 3- Déterminer un responsable d équipe qui sera le lien direct entre le Comité d Organisation des Courants de la Liberté et l équipe ; 4- Finaliser l équipe avant le 10 mai 2017 ; 5- Respecter le nombre minimum de participants à inscrire d une formule ; Si vous respectez ces 5 conditions, vous pouvez créer une équipe et choisir une des 3 formules proposées ci-dessous. II. Formules Les formules sont applicables pour les épreuves suivantes : Les Rollers de la Liberté, La Rochambelle, Le 10 km Crédit Agricole Normandie, Le Semi-marathon Pegasus, Le Marathon de la Liberté et Le Marathon relais. 1. Conditions a. La formule «Festival» Pour créer une équipe avec la Formule «Festival», vous devez inscrire au minimum un total de 10 participants sur l ensemble des courses labellisées FFA : Marathon de la Liberté, Semi-marathon Pegasus et 10 km Crédit Agricole Normandie. Vous avez également la possibilité d inscrire des participants aux autres épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (L Echauffement, Les Rollers de la Liberté, La Rochambelle et Le Marathon relais). b. La formule «Rose» Pour créer une équipe avec la Formule «Rose», vous devez inscrire au minimum un total de 30 participantes à la Rochambelle. Attention, aucune réservation de places ne sera faite. Vous avez également la possibilité d inscrire des participants aux autres épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (L Echauffement, Les Rollers de la Liberté, Le 10 Km Crédit Agricole Normandie, Le Semi-marathon Pegasus, Le Marathon de la Liberté et Le Marathon relais). 1

4 c. La formule «Rollers» Pour créer une équipe avec la Formule «Rollers», vous devez inscrire au minimum un total de 10 participants aux Rollers de la Liberté. Vous avez également la possibilité d inscrire des participants aux autres épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté (L Echauffement, La Rochambelle, Le 10 Km Crédit Agricole Normandie, Le Semi-marathon Pegasus, Le Marathon de la Liberté et Le Marathon relais). 2. Avantages 1 er tarif d inscription pour Le Marathon de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le 10 Km Crédit Agricole Normandie du 5 décembre 2016 au 10 mai 2017 dans la limite des places disponibles ; Ouverture d un espace sur notre plateforme interactive pour le suivi des inscriptions ; Création d une dynamique interne au sein de votre structure ; Possibilité de retrait groupé des dossards par le chef d équipe ; Participation éventuelle au Challenge Equipe des Courants de la Liberté ; Envoi des résultats de l équipe par mail. 2

5 III. Informations pratiques 1. Tarification La participation en équipe permet de profiter du 1 er tarif d inscription du 5 décembre 2016 au 10 mai 2017 pour Le Marathon de la Liberté, Le Semi-marathon Pegasus et Le 10 Km Crédit Agricole Normandie. L Echauffement, Les Rollers de la Liberté, La Rochambelle et Le Marathon relais ont un tarif unique. Epreuve Tarif / personne Remise sur tarif HT TVA TTC le plus élevé Echauffement 7,50 1,50 9,00 - Rollers de la Liberté 10,00 2,00 12,00 - Rochambelle inscription 7,50 1,50-16,00 don à la lutte contre le cancer du sein 7,00 0,00 10 km Crédit Agricole Normandie 10,00 2,00 12,00 33% Semi-marathon Pegasus 15,00 3,00 18,00 28% Marathon de la Liberté 35,00 7,00 42,00 22% Marathon relais (pour les 4 relayeurs) 100,00 20,00 120,00 - Important : A la clôture de l équipe, si le nombre minimum d inscrits pour constituer une équipe n est pas atteint, la facturation se fera au tarif en vigueur pour les inscriptions individuelles à la date d inscription des participants et le retrait des dossards se fera de manière individuelle. 2. Catégories d âge Les inscriptions aux différentes épreuves organisées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté sont soumises à des limites d âges. Ces limites sont établies en fonction des catégories d âges acceptées suivant les distances des épreuves d après la Règlementation des Manifestations Hors Stade établie par la Fédération Française d Athlétisme. Epreuve Age min Année de naissance Echauffement 16 ans 2001 et avant Rollers de la Liberté 7 ans 2010 et avant Rochambelle Coureuse 16 ans 2001 et avant Marcheuse 7 ans 2010 et avant 10 km de la Liberté 16 ans 2001 et avant Semi-marathon Pegasus 18 ans 1999 et avant Marathon de la Liberté 20 ans 1997 et avant Marathon relais 16 ans 2001 et avant 3

6 3. Challenge Equipes Les équipes sont automatiquement inscrites au Challenge Equipe des Courants de la Liberté si dans les résultats leur composition intègre : 1 participant au Marathon de la Liberté minimum ; 2 participants au Semi-marathon Pegasus minimum ; 3 participants au 10km Crédit Agricole Normandie minimum. Pour les résultats, les équipes sont réparties en trois catégories : Clubs FFA Associations et clubs hors FFA Entreprises Les trois premières équipes de chaque catégorie seront récompensées lors du protocole de remise des prix le dimanche 11 juin 2017 après-midi et toutes les équipes participant au Challenge recevront le classement par mail. 4

7 IV. Responsable d équipe Le responsable d équipe est le représentant officiel de l équipe qui assurera le lien entre les membres de son équipe et le Comité d Organisation des Courants de la Liberté. Il a quatre missions : Suivi des Inscriptions, Communication, Finalisation et Retrait des dossards. 1. Suivi des inscriptions Le responsable d équipe ne fait plus de saisie, ce sont les participants qui intègrent l équipe au moment de leur inscription 1. (Cf. V. Comment créer son équipe). Le rôle du responsable d équipe à cette étape est d accompagner les membres de son équipe dans leur démarche d inscription en faisant par exemple des notes explicatives sur la marche à suivre ou des permanences pendant lesquelles il assiste les membres de son équipe dans leur inscription. 2. Communication Le responsable d équipe constitue le lien entre les membres de son équipe et le Comité d Organisation des Courants de la Liberté. Il doit donc être joignable à la fois par les membres de son équipe et par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté avant et pendant le week-end de l évènement. Afin de répondre à toutes les interrogations des membres de son équipe, le responsable d équipe doit s informer sur : Le règlement Officiel 2017 des Courants de la Liberté ; Les informations envoyées par le Comité d Organisation des Courants de la Liberté ; Les services proposés aux participants. Le responsable d équipe doit communiquer aux membres de son équipe, en anticipant leurs besoins, toutes les informations nécessaires au bon déroulement de leur participation. 3. Finalisation Le responsable d équipe doit finaliser son équipe avant le 10 mai Pour que l équipe soit finalisée, il faut que : les inscriptions des membres de l équipe soient saisies ; les justificatifs obligatoires soient envoyés ; le paiement soit effectué (pour une équipe ayant créé un espace avec paiement unique). 1 Cf. «V. Comment créer son équipe» 5

8 4. Retrait des dossards Quel que soit le mode de retrait, le responsable d équipe devra informer les membres de son équipe de la méthode, des dates, des horaires et lieux où ils pourront récupérer leur dossard 2. Important : Chaque dossard doit être distribué à la personne inscrite. Les informations fournies sur le compte en ligne sont utilisées par l équipe de secouristes pour identifier le participant, avoir ses informations de santé et contacter sa famille en cas de problème. Le responsable d équipe sera tenu pour responsable en cas d échange de dossard. V. Comment créer son équipe? 1. Ouverture d un espace équipe Le responsable d équipe doit contacter le Comité d Organisation des Courants de la Liberté par téléphone au à partir du 5 décembre 2016 pour créer un espace équipe. Les informations à fournir pour l ouverture de l espace sont les suivantes : Formule choisie ; Nom d Equipe ; Nom de la Structure représentée ; Type de structure ; Adresse de facturation ; Nom et prénom du responsable d équipe ; Téléphone du responsable d équipe (joignable le week-end de l évènement) ; du responsable d équipe ; Mot de passe choisi (8 caractères minimum). Afin de respecter au mieux le fonctionnement de l équipe au sein de sa structure, le chef d équipe va pouvoir choisir : le mode de paiement des inscriptions, les épreuves ouvertes aux membres de son équipe et le fonctionnement des inscriptions de son équipe en déterminant quel type de code il souhaite utiliser. Mode de paiement : o Par le participant au moment de son inscription (paiement par carte bancaire). o Paiement global à la clôture de l équipe en un versement unique de la totalité des inscriptions. Epreuves concernées : o Les participants de l équipe peuvent s inscrire sur toutes les épreuves sans distinction. o L équipe ne concerne qu une ou plusieurs épreuves. 2 Cf. «VI. Retrait des dossards» 6

9 Les types de codes Code unique pour toute l équipe Un code par membre de la structure Général Code sous la forme «préfixe de l équipe»-«code» Exemple : cocl-2017 Déterminer le nombre d inscriptions possibles, c est-à-dire le nombre de fois où le code pourra être utilisé. Code sous la forme «préfixe de l équipe»-«matricule» Exemple : cocl Le matricule doit être différent pour chaque membre de la structure : Préparer un fichier Excel avec la liste des matricules. Déterminer le nombre d inscriptions possibles par membre de la structure, c està-dire le nombre de fois où les codes peuvent être utilisés. L équipe ne concerne pas toutes les épreuves. Un code par épreuve. Exemple : cocl-10km2017 Déterminer le nombre d inscriptions possibles pour chaque épreuve, c est-à-dire le nombre d utilisations possibles du code pour chaque épreuve. Un préfixe différent par épreuve. Exemple : cocl-10km Déterminer le nombre d inscriptions possibles par membre de la structure pour chaque épreuve, c est-à-dire le nombre d utilisations possibles des codes pour chaque épreuve. 2. Inscription par le participant Chaque participant aux Courants de la Liberté doit créer son compte sur la plateforme d inscription de notre site Internet : L adresse permettant la connexion au compte, chaque compte doit avoir une adresse propre. Une fois le compte créé, les participants pourront y revenir à tout moment pour le suivit de leur dossier d inscription ou pour corriger leurs informations personnelles. L an prochain, les comptes seront conservés et les participants dont les coordonnées n ont pas changé n auront pas à les ressaisir. Les participants effectuent leur inscription depuis leur compte en cliquant sur «M inscrire à une épreuve». Pour intégrer l équipe, ils doivent entrer le code avantage qui leur aura été communiqué par leur responsable d équipe au moment du choix de l épreuve sur laquelle ils souhaitent s inscrire. Si l équipe a opté pour le paiement au global à la clôture de l équipe, les participants n auront rien à régler au moment de leur inscription. 7

10 3. Transfert des justificatifs obligatoires On entend par justificatifs obligatoires : Le justificatif d aptitude nécessaire pour participer à L Echauffement, La Rochambelle pour les coureuses, Les Rollers de la Liberté, Le 10 km Crédit Agricole Normandie, Le Semi-marathon Pegasus, Le Marathon de la Liberté et Le Marathon relais L autorisation parentale nécessaire pour les participants mineurs à la date de l évènement. Important : Date limite de réception des justificatifs : 10 mai A cette date, toutes les participantes à la Rochambelle en coureuses qui n auront pas fourni leur justificatif d aptitude seront basculées en marcheuses. Le transfert des justificatifs obligatoires peut être réalisé par : Internet : Le participant ajoute son justificatif sur son compte en ligne. Courrier : Comité d Organisation des Courants de la Liberté Service inscription 12, rue de la Chapelle Caen. Important : Le dossier d un participant ne sera complet qu après réception ET validation du ou des justificatif(s). Un mail sera envoyé au participant pour lui indiquer la mise à jour de son compte en ligne, il devra alors aller vérifier sur son compte si son justificatif a été validé ou refusé. a. Justificatif d aptitude i. L Echauffement, La Rochambelle pour les coureuses, Le 10 km Crédit Agricole Normandie, Le Semi-marathon Pegasus, Le Marathon de la Liberté et Le Marathon relais (Annexe II) Extrait de la Règlementation des Manifestation Hors Stade applicable au 1 er novembre 2016 : «Toute participation à une compétition est soumise à la présentation obligatoire par les participants à l organisateur : d une licence Athlé Compétition, Athlé Entreprise, Athlé Running ou d'un «Pass' J aime Courir», délivrés par la FFA, en cours de validité à la date de la manifestation ; ou d une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation, délivrée par une fédération uniquement agréée, sur laquelle doit apparaître, par tous moyens, la non contre-indication à la pratique de l'athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition ; ou d une licence compétition délivrée par la FFCO, la FFPM ou la FF Tri, en cours de validité à la date de la manifestation ; ou d une licence délivrée par l'unss ou l'ugsel, en cours de validité à la date de la manifestation, et dans la mesure où l'engagement est valablement réalisé par l'établissement scolaire ou l'association sportive scolaire ; ou d un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l'athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, datant de moins de un an à la date de la compétition. Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la possession du certificat médical. L organisateur conservera, selon le cas, la trace de la licence présentée (numéro et fédération de délivrance), l original ou la copie du certificat, pour la durée du délai de prescription (10 ans).» Le Comité d Organisation des Courants de la Liberté conservera une copie du justificatif d aptitude quel que soit le document présenté. 8

11 ii. La Rochambelle pour les marcheuses Il n y a pas besoin de justificatif d aptitude pour les marcheuses. iii. Les Rollers de la Liberté Tous les participants aux Rollers de la Liberté doivent joindre à leur dossier d inscription une photocopie lisible d un des documents suivants : Certificat médical de non contre-indication à la pratique du roller en compétition, datant de moins d un an à la date de la compétition. ou Licence de type compétition délivrée par la Fédération Française de Roller Sports, en cours de validité à la date de la manifestation. b. Autorisation parentale Les participants mineurs à la date de la manifestation doivent demander à leur représentant légal de fournir une autorisation parentale (Annexe I) sur laquelle doivent apparaitre les éléments suivants : Nom et prénom du représentant légal ; Lien de parenté ; Nom et prénom du participant mineur ; Date de naissance (jj/mm/aaaa) du participant mineur ; Epreuve concernée ; Date de réalisation du document et signature du représentant légal. 4. Finalisation Seul le responsable d équipe peut finaliser l équipe en cliquant sur «clôturer mes inscriptions» de son espace équipe. L équipe doit être finalisée avant le 10 mai Une équipe est finalisée quand : Toutes les inscriptions sont effectuées (aucune réservation de places et aucun délai supplémentaire ne seront accordés) ; Tous les justificatifs obligatoires sont transmis ; Le paiement est effectué (pour les équipes ayant créé un espace avec paiement unique). Important : Au 10 mai 2017, toutes les inscriptions en équipes seront bloquées automatiquement. A cette date, toutes les participantes à la Rochambelle en coureuses qui n auront pas fourni leur justificatif d aptitude seront basculées en marcheuses. 9

12 VI. Retrait des dossards Le responsable d équipe peut choisir entre trois méthodes pour le retrait des dossards (et des teeshirts de la Rochambelle) : Le retrait groupé de l ensemble des dossards (et tee-shirts de la Rochambelle) par le chef d équipe sur l espace retrait des dossards du village expo au parc des expositions de Caen le vendredi 09 juin 2017 et le samedi 10 juin 2017 sur rendez-vous ; L option d envoi postal de l ensemble des dossards (et tee-shirts de la Rochambelle) au chef d équipe entre le 29 mai 2017 et le 2 juin Cette option est facturée 2 TTC par participant. L envoi se fera uniquement si l ensemble des dossiers sont complets et après paiement de l option. Le retrait individuel se fait par le participant sur présentation d une pièce d identité sur l espace retrait des dossards du village expo au parc des expositions de Caen le vendredi 09 juin 2017 et le samedi 10 juin Si l équipe n atteint pas le nombre minimum d inscrits pour constituer une équipe ou si le dossier n est pas complet pour le 10 mai 2017, le retrait des dossards se fera de manière individuelle. Important : Certains membres de l équipe pourront ne pas avoir reçu les informations sur les modalités de retrait de leur dossard et venir au retrait des dossards individuels sur le week-end de l évènement. Le responsable d équipe doit donc être joignable à ce moment au numéro communiqué lors de la création de l équipe. Chaque dossard doit être distribué à la personne inscrite. Les informations fournies sur le compte en ligne sont utilisées par l équipe de secouristes pour identifier le participant, avoir ses informations de santé et contacter sa famille en cas de problème. Le responsable d équipe sera tenu pour responsable en cas d échange de dossard. 10

13 Annexe I AUTORISATION PARENTALE POUR LA PARTICIPATION D UN MINEUR AUX EPREUVES ORGANISEES PAR LE COMITE D ORGANISATION DES COURANTS DE LA LIBERTE Je soussigné(e), Nom et prénom. Agissant en qualité de : Père Mère Représentant légal Autorise Nom et prénom. Né(e) le (JJ/MM/AAAA) : A participer à l épreuve suivante : L ECHAUFFEMENT, le dimanche 2 Avril 2017 LES ROLLERS DE LA LIBERTE, le samedi 10 juin 2017 LA ROCHAMBELLE, le samedi 10 juin 2017 LE 10 KM DE LA LIBERTE, le dimanche 11 juin 2017 LE SEMI-MARATHON PEGASUS, le dimanche 11 juin 2017 LE MARATHON RELAIS, le dimanche 11 juin 2017 DATE : SIGNATURE :

14 Annexe II CERTIFICAT MEDICAL POUR LES EPREUVES DE COURSE A PIED Je soussigné Dr.., Docteur en médecine, certifie que l examen de M/Mme Date de naissance (jj/mm/aaaa) :. Age :. ne révèle pas de contre-indication à la pratique de la course à pied en compétition. Certificat établi à : Date: (jj/mm/aaaa).. I the undersigned, Dr., doctor of medecine, certify that I have examined Mr/Mrs.. whose date of birth is (mm/dd/yyyy):.and is:...years old. There are no contraindications for her/him to take part in running competitions. Certificate established in:.. Date: (dd/mm/yyyy). Tampon et signature du médecin : Stamp and signature of the doctor:

15 Annexe III CERTIFICAT MEDICAL POUR LES ROLLERS DE LA LIBERTE Je soussigné Dr..., Docteur en médecine, certifie que l examen de M/Mme. Date de naissance (jj/mm/aaaa) :.... Age :.. ne révèle pas de contre-indication à la pratique du roller en compétition. Certificat établi à : Date : (JJ/MM/AAAA). I the undersigned, Dr., Doctor of medicine, certify that I have examined Mr/Mrs. Date of birth (mm/dd/yyyy):.. Age:.years old. There are no contraindications for her/him to take part in roller skating competitions. Certificate established in:.. Date: (DD/MM/YYYY) Tampon et signature du médecin : Stamp and signature of the doctor: