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1 PLAN DE MANAGEMENT ET PLAN OPERATIONNEL DE GIL HOUINS, DIRECTEUR GÉNÉRAL DE LA POLITIQUE DE CONTRÔLE DE L'AGENCE FÉDÉRALE POUR LA SÉCURITÉ DE LA CHAÎNE ALIMENTAIRE (AFSCA) VERSION DÉFINITIVE Cette version 2 du P.M. et du P.O. a été remaniée en fonction des suggestions faites par l'administrateur délégué de l'afsca et le Cabinet du Ministre. I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 1 sur 1

2 TABLE DES MATIÈRES I. Missions de la Direction générale Politique de contrôle... 3 I.1. La loi du 4 février I.2. L'arrêté royal du 16 mai I.3. L'arrêté royal du 16 novembre I.4. Le règlement de sélection pour le directeur général... 4 II. Le plan de management de la DG Politique de contrôle... 5 II.1. Résumé de management... 5 II.2. Analyse de la situation actuelle de la politique de contrôle... 5 II.2.1. Le "business plan" de l AFSCA... 5 II.2.2. Le plan organisationnel pour la Politique de Contrôle... 5 II.2.3. Les processus principaux... 6 II.2.4.L organigramme... 7 II.2.5. Autres éléments à prendre en compte :... 7 II.3. Objectifs pour l avenir... 8 II.3.1. Objectifs stratégiques jusqu'a II.3.2. Objectifs stratégiques jusqu'à II 3.3. Les objectifs opérationnels jusqu'a fin II.4. Gestion des risques...10 II.5. Résumé des moyens financiers...11 III. Plan opérationnel...11 III.1. Résumé du management...11 III.2. Plan d'action politique de contrôle...13 I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 2 sur 2

3 I. Missions de la Direction générale Politique de contrôle Les missions de la DG Politique de contrôle se retrouve dans : I.1. La loi du 4 février 2000 relative à la création de l'afsca définit les objectifs et missions de l'agence à l'article 4. (cfr. plan de management de l'administrateur délégué). Les missions de la DG Politique de contrôle relèvent plus particulièrement de l'article 4 : 3, 4, 3, 5, 3, 6, 3, 7, 4 et 5. I.2. L'arrêté royal du 16 mai 2001 fixant le lieu d'établissement, l'organisation et le fonctionnement de l'afsca qui définit plus précisément encore ces tâches en son art er comme suit : Art er. L'administration de la politique de contrôle est chargée de : a) l'élaboration et l'intégration de mesures qui concernent l'analyse et la gestion dans toute la chaîne alimentaire et dans chacun de ses maillons, des risques susceptibles d'affecter la santé des consommateurs, la santé animale, le bien-être des animaux ou la santé des végétaux ; N.B. : En ce qui concerne le bien-être des animaux, il fut ultérieurement décidé que la politique et la gestion des contrôles relevaient du SPF, l'afsca effectuant les contrôles au sein de la chaîne alimentaire où elle est normalement présente. b) l'élaboration et l'intégration des mesures et de programmes de contrôle en vue de la protection de la santé des consommateurs, de la santé animale, du bien-être des animaux, et de la santé des végétaux dans le cadre de l'application des lois visées à l'article 5, alinéa 2, de la loi ; c) l'élaboration et la mise en œuvre d'une politique de prévention, si nécessaire en concertation avec les communautés et les régions, en vue de la protection de la santé des consommateurs, de la santé animale, du bien-être des animaux, ou la santé des végétaux ; d) l'élaboration préventive des scénarios d'organisation qui doivent être appliqués en vue de répondre aux situations de crise qui menacent la santé des consommateurs, la santé animale, le bienêtre des animaux ou la santé des végétaux ; e) l'élaboration et l'intégration d'autres mesures dans le cadre de l'application des lois visées à l'articles 5, alinéa 2, de la loi et d'autres tâches confiées à l'agence, en particulier celles à effectuer pour le compte des tiers ; f) l'élaboration et l'intégration de systèmes d'identification et de traçage des produits alimentaires et leurs matières premières tout au long de la chaîne alimentaire ; g) la collecte, le classement, la gestion, l'archivage et la mise à disposition de toute information relative à sa mission y compris la gestion des bases de données ; I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 3 sur 3

4 h) la remise à l'intention des autorités et des services compétents, d'avis sur la législation existante et future dans le cadre des missions de l'agence, en particulier lors de la transposition de la législation internationale en droit belge ; i) la participation à la concertation organisée par des instances nationales ou internationales concernant la politique de contrôle et la législation dont l'application relève de la compétence de l'agence, ainsi que concernant la connaissance scientifique qui en forme la base ; j) l'organisation du secrétariat du Comité scientifique et le support de et la concertation avec le comité consultatif..2. Au sein de l'administration de la politique de contrôle il est créé trois directions d'administration, respectivement compétentes pour : - la production et le commerce des végétaux et des produits végétaux, y compris les matières premières et les pesticides ; - la production et le commerce des animaux des produits animaux, y compris les matières premières, les médicaments et l'exercice de la médecine vétérinaire ; - la fabrication et le commerce des denrées alimentaires. I.3. L'arrêté royal du 16 novembre 2001 confiant à l'afsca des missions complémentaires. Dans ce contexte, la DG Politique de contrôle prendra en charge l'élaboration des protocoles éventuels avec les organismes payeurs pour compte desquels l'agence opéreraient des contrôles relatifs aux interventions et aides de l'ue (art. 3). I.4. Le règlement de sélection pour le directeur général de la Politique de contrôle apporte encore des précisions supplémentaires en indiquant dans les exigences de la fonction : 1. finalités permanentes : - Collabore avec le comité de direction à la mise en œuvre du plan stratégique et de management de l'afsca, en dépassant l'intérêt de son propre département. - Assure la rédaction et le suivi des plans opérationnels au sein de son propre département en vue de la réalisation du plan stratégique et de management. - Développe au sein de sa propre direction en conformité avec la stratégie qui a été conçue par le Conseil stratégique une vision à propos du rôle et de l'organisation du contrôle de la chaîne alimentaire. - Élabore un plan de management qui vise à garantir un contrôle effectif de la chaîne alimentaire. - Répertorie de façon permanente la structure de la chaîne alimentaire. - Détermine les zones à risques et définit les méthodes et l'intensité des contrôles au prorata des risques. - Élabore des procédures uniformes, en appui de la division "contrôle", et donne des indications concernant les contrôles à réaliser. - Élabore des programmes en matière de traçage et de monitoring. - Adapte les schémas de contrôle sur base des données du comité scientifique, notamment sur le plan de l'analyse de risques. I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 4 sur 4

5 - Transpose les normes de produits telles qu'elles ont été élaborées par le SPF dans les programmes de contrôle, et informe le secteur. - Assiste à la concertation avec les secteurs pour la fixation des cotisations qui doivent être versées par les secteurs pour le financement des contrôles par l'afsca. - Entretient les relations internationales de l'afsca. - Assure une gestion efficace du personnel et des moyens accordés. - Pilote, motive, évalue et assure les possibilités de développement des collaborateurs directs en vue de la réalisation des objectifs fixés. - Réalise les processus de changement nécessaires au sein du département. - Établit un plan de compétences afin d'attirer ou de développer les compétences nécessaires. - Participe à l'élaboration d'un plan d'intervention de crise, avec évaluation régulière. 2. Finalités temporaires : - Implémente le projet BPR qui a été défini pour la politique de contrôle dès le moment de sa désignation. - Aide à l'implémentation du projet Copernic au sein du département. II. Le plan de management de la DG Politique de contrôle II.1. Résumé de management La DG Politique de Contrôle de l'afsca veille à ce que la sécurité de la chaîne alimentaire soit mieux garantie grâce à : - l'instauration de mesures préventives chez les opérateurs ; - la mise à la disposition des services de contrôle de lignes directrices et de programmes coordonnés élaborés sur une base scientifique d'analyse des risques ; - la contribution aux décisions internationales visant une harmonisation de ces mesures. II.2. Analyse de la situation actuelle de la politique de contrôle Ce plan de management doit tenir compte de l environnement dans lequel la Politique de Contrôle de l AFSCA se met en place : II.2.1. Le "business plan" de l AFSCA Approuvé par le gouvernement, il évoque les concepts d autocontrôle (pt 1), les programmes de monitoring (pt 2) et le rôle de la Politique de Contrôle (pt 4.1) (cfr. site web : Ces concepts restent des acquis parmi les objectifs de la DG Politique de Contrôle. II.2.2. Le plan organisationnel pour la Politique de Contrôle Un plan organisationnel pour la Politique de Contrôle, pour le secrétariat du Comité scientifique et les relations internationales de l AFSCA font partie des plans organisationnels développés par l AFSCA au cours du 1 semestre 2002 (cfr site web : Il en est tenu le plus grand compte pour l élaboration des présents plans de management et opérationnels. I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 5 sur 5

6 II.2.3. Les processus principaux Le schéma ci-joint résume les processus principaux auxquels la DG Politique de Contrôle participe sur base des documents précédents. Processus principaux SPF Organisations internationales Informations et concertations Normes de produits et contaminants DG POLITIQUE DE CONTRÔLE - gestion du risque - réglementations Avis sur projets lois et AR de compétence AFSCA Demandes d avis infos avis Organismes tiers Régions Protocoles - contrôle pour tiers - échanges infos Comité scientifique Evaluation du risque Secteurs professionnels - programmation - méthodologie contrôles-audit Banque de données - problèmes structurels - feed back DG CONTRÔLE Commentaires relatifs aux processus principaux. Le SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement détermine les normes relatives aux produits de la chaîne alimentaire et la stratégie de base en matière de protection de la santé. La DG Politique de Contrôle élabore les réglementations relatives au contrôle de la sécurité de la chaîne alimentaire en tenant compte de ces normes de produits. Elle définit les normes de productions, d'autocontrôle, de traçabilité, de contrôle qu'elle traduit sous forme réglementaire. Elle se base pour ce faire sur l'avis sollicité ou spontané du Comité scientifique chargé de l'évaluation du risque. Elle remet également au SPF un avis sur tout projet de réglementation (lois, AR) touchant aux matières de compétence de l'afsca. Les accords passés avec les Régions ou des organismes tiers (BIRB, organismes certificateurs, etc.) font l'objet de protocoles ou conventions élaborés par la DG Politique de Contrôle. La participation aux réunions internationales et leur suivi sont coordonnés entre SPF et la DG Politique de contrôle sur base d'un protocole à établir. La DG Politique de Contrôle élabore une programmation intégrée des contrôles à exercer annuellement par l'afsca et développe des outils à l'intention de la DG Contrôles (la méthodologie des contrôles et audits). Elle définit la structure des banques de données alimentées surtout par la DG Contrôle et la DG laboratoire et exploitées en commun. Elle en utilise les résultats afin de faire évoluer la Politique de Contrôle en tenant compte des risques. I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 6 sur 6

7 La DG Politique de Contrôle organise les concertations et échanges d'informations avec les secteurs professionnels + filières. II.2.4.L organigramme de la DG Politique de contrôle émanant du plan de management de l administrateur délégué et des deux documents précités devra être affiné et se présente comme suit : DG Politique de contrôle Staff Secrétariat Comité scientifique DG Contrôle Banques de données Service Relations internationales Direction Protection des Végétaux et Sécurité des Produits Végétaux Direction Santé des animaux et Sécurité des Produits animaux Direction Transformation et distribution des denrées alimentaires Engrais - Pesticides - Contaminants Aliments pour animaux médicaments vétérinaires contaminants Risques microbiologiques Phytosanitaire Qualité des Végétaux Santé animale Production animale primaire (viande-laitœufs) Risques physiques et chimiques Qualité et Etiquetage II.2.5. Autres éléments à prendre en compte : - Facteurs internes : D une structure éclatée à une structure intégrée : la Politique de contrôle de la chaîne alimentaire est suivie au niveau international et élaborée au niveau national par des fonctionnaires expérimentés mais dispersés entre plusieurs entités : - Inspection générale des Denrées alimentaires du Ministère de la Santé publique compétente pour les denrées en général ; - L Institut d Expertise vétérinaire, parastatal du Ministère de la santé publique, compétent pour les viandes, les organismes marins, le gibier ; - La direction générale 4 du Ministère de l Agriculture pour les matières premières livrées aux entreprises agricoles, et les végétaux avant leur première transformation(aspects phytosanitaires, et qualité à l exception du matériel de reproduction ) - La direction générale 5 du même ministère pour les aspects vétérinaires et qualité des produits animaux (lait, œufs). I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 7 sur 7

8 Le transfert de tous les agents concernés vers l AFSCA et leur regroupement physique sera effectif, progressivement,d ici la fin 2002 et devrait permettre la mise sur pied d une direction générale vraiment opérationnelle à partir de cette date. De nombreux agents remplissent une fonction double, voire triple (politique de contrôle, organisation des contrôles, activité normative pour les produits).un transfert des connaissances utiles à cette direction générale devra être envisagée en fonction de l affectation des agents qui la détienne.(dg Contrôle, SPF etc ). Les directeurs des 3 services de la DG (n-2) ne sont pas encore désignés (sélection COPERNIC).Il en est de même pour les responsables du Service des Relations internationales et du Secrétariat scientifique. L expertise dans des domaines cruciaux pour la Politique de Contrôle n est présente que chez un nombre limité d agents (HACCP,traçabilité,évaluation du risque, conception de banques de données). Les incertitudes concernant le financement de l AFSCA (neutralité budgétaire et contrôles autofinancés par les secteurs)peut influencer l ambition et la faisabilité des objectifs de contrôles. Toutefois, un point positif est certainement la dynamique nouvelle liée à la mise sur pied concrète de l AFSCA alors que les entités de départ sont dissoutes, ainsi que les perspectives de synergie et d échanges d expertises liées au regroupement de personnel d origines diverses au sein d une même entité. - Facteurs externes. Les choix de l'autorité politique de tutelle à l'égard de certaines propositions de la Politique de Contrôle seront déterminants pour l'élaboration des différentes options. L évolution profonde des réglementations CE comme suite à l adoption du Livre blanc sur la sécurité des denrées alimentaires. Plusieurs textes de base sont encore en discussion (hygiène, contrôles )et leur contenu final aura une influence déterminante sur la politique de contrôle que l AFSCA pourra développer. L attitude du secteur privé dont la collaboration est attendue afin de renforcer la protection du consommateur et la sécurité de la chaîne alimentaire en général. L expertise et les moyens limités au sein d un grand nombre de PME et en conséquence les difficultés, voire les réticences à l instauration des mesures d autocontrôle et de traçabilité. Le nombre restreint d experts au sein du Comité scientifique et la disponibilité limitée de ses membres. II.3. Objectifs pour l avenir II.3.1. Objectifs stratégiques jusqu'a Les objectifs stratégiques peuvent se scinder en objectifs à court terme ( ) et à plus long terme ( ) : Phase : * développement d'initiatives dont l'urgence est évidente pour rendre à la fois la direction générale opérationnelle (phase de construction et d'intégration du personnel) et à améliorer rapidement la protection du consommateur (autocontrôle, traçabilité, fonctionnement du Comité scientifique, etc.). I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 8 sur 8

9 Phase initiatives visant à mettre en place des instruments en vue de simplifier la vie des sociétés : e- goverment et simplification administrative - benchmarking pour les services de contrôles et les sociétés (bonus-malus) - démarches en vue de l'accréditation EN (Bélac). II.3.2. Objectifs stratégiques jusqu'à La direction générale Politique de contrôle s inscrit dans les objectifs stratégiques définis dans le plan de management de l administrateur délégué et contribue à concrétiser la vision et à soutenir les valeurs projetées pour l AFSCA en A cet effet, les objectifs stratégiques (OS) suivants sont poursuivis : OS1 Réalisation du plan de personnel pour la DG OS2 Formation du personnel de la DG OS3 Élaboration et implémentation d une politique de contrôle rénovée OS4 Optimalisation des activités du Comité scientifique OS5 Optimalisation les relations extérieures de l AFSCA OS6 Élaboration des critères en vue de développer un nouveau système de financement de l AFSCA OS7 Transposition des réglementations CE OS8 Intégration des banques de données des entités actuelles. II 3.3. Les objectifs opérationnels jusqu'a fin La traduction des objectifs stratégiques en plans opérationnels jusqu à fin 2003 est présentée dans le tableau ci-après, avec la date cible envisagée. Objectif stratégique Objectif opérationnel Date de début Date cible réalisation OS1 :réalisation du plan de personnel pour la DG OO1.1 :création de la structure d accueil de la DG OO1.2 élaboration des profils et 15/10/02 15/10/02 30/11/02 détermination du nombre d agents nécessaire OS2 :formation du personnel de OO2.contribution de la DG au permanent la DG plan de formation AFSCA et à sa mise en œuvre OS3 :élaboration et OO3.1.réglementation 1/09/02 01/07/03 implémentation d une politique de contrôle rénovée enregistrement de tous les opérateurs de la chaîne alimentaire OO3.2.projet de réglementation autocontrôle sur l ensemble de la chaîne alimentaire 1/09/02 1/02/03 OO3.3.projet de réglementation traçabilité sur l ensemble de la chaîne alimentaire 1/09/02 1/02/03 I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 9 sur 9

10 Objectif stratégique Objectif opérationnel Date de début Date cible réalisation OO3.4.développement d un programme de contrôle intégré 1/09/02 Permanent 31/08/03 (1 propos.) OO3.5.mise au point de 1/01/03 15/07/03 nouvelles procédures d audit OS4 :optimalisation des activités du Comité scientifique OO4.1.constitution secrétariat comité scientifique 1/11/02 (provis.) 01/2/03 (définitif) OO4.2.évaluation,adaptation et planning des activités 1/09/02 15/12/02 OO.4.3.clarification du rôle du Comité 1/9/02 15/12/02 01/06/03(adaptation textes OS5 :optimalisation des relations extérieures de l AFSCA OS6 :imput à l élaboration d un nouveau système de financement AFSCA OS7 :transposition en droit national des réglementations CE OS8 :intégration des banques de données OO.5.1.dresser l inventaire des partenaires de l AFSCA OO.5.2.protocole avec les Régions ou autres autorités OO.5.3 :affinage du protocole SPF/AFSCA OO.5.4 :procédure concernant défense du point de vue belge au niveau international OO.5.5. :contacts avec agences homologues et représentations belges à l étranger OO.6.1.élaboration de critères objectifs en vue de l application de la loi de financement OO7.1.projets d arrêtés ou de circulaires OO.7.2.information des secteurs OO.8.1.redéfinition de la structure et du contenu des banques de données actuelles réglem.) 1/9/02 31/12/02 1/08/02 31/12/02 15/11/02 1/9/02 31/12/02 permanent 1/10/02 31/05/03 permanent permanent 1/01/03 31/12/03 II.4. Gestion des risques OS1. : Le nombre d agents affectés à la DG sera soumis à un arbitrage interne et on peut craindre que son cadre, lié aux possibilités budgétaires et aux agents transférés des différentes entités fusionnées, ne couvre pas les besoins réels permettant de rendre la DG opérationnelle. Si certaines expertises(profils)devaient manquer, il y aurait lieu de procéder à des recrutements d agents contractuels dans un premier temps, de manière à combler ces lacunes. OS3. : La disponibilité,en nombre suffisant, d agents qualifiés au sein de la DG conditionne bien sûr le respect des échéances.(cfr OS1) La liberté de décision peut être entravée par : * l évolution des discussions relatives aux propositions de nouvelles réglementations CE. Certains principes de base sont cependant déjà connus : c est le cas pour le règlement 178/2002 qui définit les principes généraux de la législation alimentaire et la proposition de règlement relatif à l hygiène des denrées alimentaires qui fait l objet d un accord politique. Certaines propositions que nous seront amenés à faire anticiperont les règles européennes et devront donc être soumises à l accord de la Commission (notification de normes nouvelles) ; I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 10 sur 10

11 * la capacité des opérateurs à mettre en œuvre des mesures nouvelles (niveau de formation insuffisant du personnel, coût ). Une attention particulière devra dans ce contexte être accordée aux entreprises agricoles et aux PME au sujet de l applicabilité des mesures envisagées. Un phasage dans le temps peut aussi rendre les mesures plus acceptables. Des incitants financiers et un encadrement technique relevant d'autres niveaux de pouvoir constituent des aspects tout aussi importants. *la capacité de la DG Contrôle à appliquer les nouvelles dispositions (nombre d agents possédant les compétences requises, par ex dans le domaine de l audit).une formation ad-hoc devra le cas échéant être organisée. OS4. : Un gentlement agreement entre le Conseil supérieur d Hygiène (sections 3 et 4) et le Comité scientifique conditionne une répartition cohérente et efficace des tâches entre ces deux institutions afin d éviter les doubles emplois et d utiliser au mieux l expertise présente.une bonne collaboration entre le SPF et l AFSCA est aussi indispensable pour aboutir. La rationalisation des travaux du Comité Scientifique dépendra aussi du début réel et du contenu des activités de l Autorité européenne pour la sécurité alimentaire et de l accord des autorités politiques pour les adaptations de la législation. OS5. :La signature de protocoles avec les tiers (Régions, ACSA, BIRB etc )est tributaire de l accord de ces partenaires mais également du respect de l obligation d autofinancement des activités de contrôle de l AFSCA. OS6. : La possibilité de définir des classes de risque sur des bases objectives comme critères de financement de l AFSCA conditionne l acceptation de ces critères par le Conseil d Etat et les opérateurs. Des précédents pouvant être pris en compte existent déjà,dans les pays anglo-saxons notamment et les propositions seront discutées au sein des Comités scientifiques et consultatifs de l AFSCA OS8. :les propositions relatives aux structures et aux contenus des banques de données devront être concertées avec l ICT en ce qui concerne la faisabilité.l aspect budgétaire sera également un élément à prendre en compte pour l évolution des programmes. Résumé des moyens financiers Le budget 2003 étant le premier budget à proprement parler de l'afsca, il est composé au départ des budgets transférés des entités fusionnées (top down) et non encore selon le système bottom-up (cfr plan de management de l'administrateur délégué). Le budget de la DG Politique de contrôle est essentiellement lié au coût du personnel centré à Bruxelles et à ses moyens de fonctionnement (matériel de bureau, informatique, participation aux réunions internationales, formations). III. Plan opérationnel III.1. Résumé du management Le plan opérationnel développé ci-après contribue à la réalisation des objectifs stratégiques en respectant un calendrier extrêmement serré. I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 11 sur 11

12 Une désignation rapide des 3 directeurs (n 2) et du responsable du Service des Relations internationales serait de nature à favoriser le respect des échéances mais dépend de la procédure de sélection (SELOR-COPERNIC). Le directeur général de la Politique de Contrôle s'inscrit dans la démarche générale de l'afsca en contribuant à l'élaboration des plans de personnel et de formation des agents. L'intention est de permettre à l'équipe qui sera mise en place d'acquérir rapidement l'expertise voulue dans les domaines liés aux systèmes de qualité, aux méthodologies d'audit et à la gestion des risques. Cette DG est en effet le premier interlocuteur des associations professionnelles pour les questions techniques. Par ailleurs, une nouvelle approche du rôle des services publics dans le contrôle de la chaîne alimentaire consiste à responsabiliser les opérateurs, à les inciter à instaurer ou améliorer un système d'autocontrôle fiable, et à exercer un contrôle sur cet autocontrôle. Cette démarche nécessite des initiatives multiples sur le plan réglementaire que nous accomplirons dans un esprit de concertation et de transparence avec les secteurs concernés. Les sujets prioritaires sont : - l'identification de tous les opérateurs actifs au sein de la chaîne alimentaire, ce qui va au-delà des obligations légales actuelles, tant au plan national qu'européen - la définition d'un cadre légal incitant à la mise en place de systèmes d'autocontrôle et au développement d'une bonne traçabilité des produits. Ces initiatives sont de nature à prévenir les non conformités des produits, tant sur le plan qualitatif que sur celui de la sécurité alimentaire et à faciliter le rappel des produits en cas d'incident. La DG Politique de Contrôle doit également et progressivement développer des outils à destination de la DG Contrôle. Elle réexaminera et harmonisera les procédures d'audit avec élaboration de "check listes" et établira un programme de contrôle intégré. Ce dernier, basé sur une évaluation du risque et l'expérience acquise au sein des entités regroupées, sera disponible pour les contrôles exercés à partir de Le Comité scientifique de l'afsca, qui se verra doté d'un secrétariat scientifique de qualité, jouera un rôle de plus en plus important dans l'évaluation du risque en rapport avec les missions dévolues à l'agence. Une attention particulière est réservée aux relations internationales ou très souvent Agence et SPF se côtoieront. La complémentarité des activités de ces deux instances et leur champ d'action respectifs devra ressortir du protocole relatif à la répartition de leurs tâches. D'autres conventions devront être établies avec les Régions ou des tiers pour lesquelles l'afsca seraient amenée à effectuer des contrôles ou auxquels elle en déléguerait. La DG veillera aussi à une transposition en temps utile des directives CE relevant de ses compétences, s'inscrivant par là dans la volonté affichée du gouvernement de respecter les engagements pris à l'égard de l'ue. I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 12 sur 12

13 III.2. Plan d'action politique de contrôle Objectif stratégique Objectif opérationnel Action & initiative Date cible Nouvelle Indicateur initiative 0.S.1. Réalisation du plan de personnel pour la DG Création de la structure d'accueil élaborer un organigramme détaillé de la structure 15/10/02 oui Disponibilité organigramme Élaboration des profils et du nombre d'agents nécessaire/profil avec le manager du changement, examiner les tâches relevant de la Politique de contrôle exercées au sein des entités fusionnées + initiatives nouvelles 30/11/02 oui Disponibilité des fiches de profils en vue de l'appel aux candidatures 0.S.2. Formation du personnel de la DG Contribution de la DG au plan de formation de l'afsca établir avec les chefs de services actuels les besoins en formation spécifiques (HACCP, méthodologie, audit, évaluation du risque,...) Permanent oui Propositions introduites auprès des Services généraux 0.S.3. Elaboration et implémentation d'une politique de contrôle rénovée Enregistrement de tous les opérateurs * inventorier les lacunes dans les législations actuelles et créer une base légale via la loi-programme * proposer les projets d'arrêtés adhoc 01/04/03 * publier les arrêtés ad-hoc 01/07/03 31/12/02 oui Respect des délais indiqués pour les différentes étapes Autocontrôle sur l'ensemble de la chaîne alimentaire * informer Comité consultatif des intentions * proposer un projet d'ar à un groupe de travail du C. cons. * présenter le projet d'ar au Comité scientifique 9-10/02 10/02 01/03 oui Respect des délais indiqués pour les différentes étapes I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 13 sur 13

14 Objectif stratégique Objectif opérationnel Action & initiative Date cible Nouvelle initiative * présenter projet d'ar au Comité 01/03 consultatif * présenter projet d'ar à la CIPA 01/03 * notifier projet à la Commission CE 02/03 * consulter le Conseil d'etat 04/03 Indicateur Traçabilité sur l'ensemble de la chaîne alimentaire Développement d'un programme de contrôle intégré * informer Comité consultatif des intentions * inventaire des dispositions réglementaires et initiatives existantes * proposer un projet d'ar à un groupe de travail au Comité consultatif * présenter le projet d'ar au comité 9-10/02 oui Respect des échéances indiquées pour les différentes étapes 31/10/02 12/02 01/03 consultatif et au Comité scientifique * présenter le projet d'ar à la CIPA 02/03 * notifier projet à la Commission CE 02/03 * consulter le Conseil d'etat 04/03 * inventaire des activités de contrôle actuellement exercées/an par les divers services * propositions de rationalisations 31/12/02 (PIF, criées...) et d'initiatives nouvelles (risques émergents...) * élaboration d'un projet de 01/05/03 programme intégré * consultation du Comité scientifique 06/03 et du Comité Consultatif * Communication à la DG Contrôle 31/08/03 30/11/02 oui Respect des échéances indiquées pour les différentes étapes Mise au point de nouvelles procédures d'audit * comparaison des procédures actuellement en vigueur dans les services fusionnés oui Respect des échéances indiquées pour les différentes étapes I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 14 sur 14

15 Objectif stratégique Objectif opérationnel Action & initiative Date cible Nouvelle initiative * état de la formation des agents en 31/12/02 ce domaine + inventaire outils existants * développement de procédures 01/05/03 avec check listes adaptées aux secteurs * essai d'application des nouvelles 5-6/03 procédures par 2 unités pilotes de la DG contrôle * adaptation éventuelle et 15/08/03 communication des procédures à la DG contrôle Indicateur O.S.4. Optimalisation activités du Comité scientifique Constitution secrétariat Comité scientifique * établissement des profils avec le président du Comité scientifique * appel aux candidatures parmi les agents mis à disposition * affectation des agents ayant le profil ad-hoc et recrutement extérieur si emplois non pourvus * secrétariat opérationnel et regroupé 1/12/02 oui Respect des échéances avec désignation définitives avant 1/05/03 12/02 1/02/ Evaluation, adaptation et planning des activités * examen avec secrétaires provisoires et chef de services des réalisations antérieures, des activités en cours ou projetées * examen avec président du Comité des améliorations à apporter, risques émergents, rôle du secrétariat, des synergies possibles avec le CSHP * proposition au Comité directeur de l'afsca * priorités 2003 remises au Comité scientifique 15/11/02 15/12/02 oui Disponibilité proposition I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 15 sur 15

16 Objectif stratégique Objectif opérationnel Action & initiative Date cible Nouvelle initiative * réunion de concertation avec non Clarification du rôle du secrétaire + présidents sections 3 (initiative 2001 Comité et 4 du CSHP, président du Comité restée sans suite) scientifique et représentant SPF * proposition de protocole au Comité 15/12/02 directeur AFSCA et SPF * proposition d'adaptation de texte 1/06/03 réglementaires sur base de l'expérience acquise Indicateur Respect des échéances prévues O.S.5. Optimalisation relations extérieures de l'afsca Dresser un inventaire des partenaires de l'afsca * consultation des services fusionnés Banque de données disponible pour diverses DG de l'afsca * établissement d'une banque de données 31/12/02 oui Etablir des protocoles avec les Régions * présenter cahier de charge pour délégations réciproques de contrôles * adoption de la convention Déchets animaux révisée 01/12/02 oui Disponibilité document finalisé 31/12/02 non Affinage du protocole SPF/AFSCCA * inventaire de répartition des compétences basé sur les tâches des services fusionnés 15/11/02 non (en cours) Disponibilité document finalisé Procédure concernant défense du point de vue belge au niveau international Contacts avec Agences homologues et représentations belges à l'étranger * établissement d'une procédure de concertation préalable, de rapportage et d'archivage des informations * établissement d'une banque de données des points de contacts utiles 31/12/02 oui Disponibilité proposition finale au dir. com 31/12/02 oui Fichier disponible I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 16 sur 16

17 Objectif stratégique Objectif opérationnel Action & initiative Date cible Nouvelle initiative Indicateur 0.S.6. Input à l'élaboration d'un système de financement AFSCA Elaboration de critères objectifs en vue de l'application loi de financement * proposition de classes de risque pour les Ets contrôlés 31/05/03 oui Disponibilité de la proposition approuvée par Comité de direction O.S.7. Transposition en droit national des réglementations CE Projets d'arrêté ou de circulaires * faire l'inventaire des textes à transposer et tenir à jour banque de données * établir les projets d'arrêtés et circulaires permanent non Transposition de 75 % des textes dans les délais Information des secteurs * consultation et information des secteurs permanent non Courrier ou réunions de concertation avec secteurs concernés O.S.8. Intégration des banques de données des entités actuelles Redéfinition de la structure et du contenu des banques de données actuelles * inventaire du contenu 1/04/03 oui Cahier de charge disponible pour ICT avant 1/10/03 * redéfinition de la structure du contenu en fonction des besoins et de l'expérience acquise 31/12/03 I:agence/pol cont/ managementplan - houins.dat Page 17 sur 17