PRÊTS - Fiche relative aux obligations des emprunteurs

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1 D Centre national des arts plastiques - CNAP Les prêts et les dépôts PRÊTS - Fiche relative aux obligations des emprunteurs Le CNAP et sa mission de diffusion Le Centre national des arts plastiques (le CNAP), établissement public administratif, acquiert et gère pour le compte de l État les œuvres et objets d'art inscrits sur les inventaires du fonds national d'art contemporain dont il a reçu la garde. Le fonds national d art contemporain représente, avec ses achats réguliers sur la scène artistique nationale et internationale, une collection d importance majeure. Les dernières acquisitions, ainsi qu un ensemble d œuvres acquises entre 1998 et 2008, sont consultables sur le site rubrique «Collections». Le cadre réglementaire des prêts et dépôts des œuvres et objets d art inscrits à l inventaire du fonds national d art contemporain est fixé par le décret n du 29 août Lorsqu une œuvre est demandée en prêt ou en dépôt, le Bureau du mouvement des œuvres et de la régie assure le suivi de ces demandes. Il instruit le dossier, assure le secrétariat du comité consultatif des prêts et dépôts et organise au plan administratif et logistique les mouvements des œuvres. Le comité des prêts et dépôts (composé des responsables des collections et de l'équipe de régie) se réunit une fois par mois pour examiner chaque dossier. Le projet scientifique et les conditions de mise en valeur des œuvres empruntées, ainsi que les garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport et sur le lieu de dépôt sont étudiés, avant que la décision soit prise. 1. Calendrier de la procédure Toute demande de prêt doit parvenir au CNAP quatre mois avant l ouverture de l exposition. Un courrier de demande de prêt officiel à en-tête de l établissement demandeur doit être adressé au Directeur du CNAP, avec copie au chef de Département du fonds national d art contemporain. Il présente le projet scientifique de l exposition, et la liste des œuvres demandées doit y être jointe. Afin que la demande soit traitée dans les délais requis (quatre mois avant l ouverture de l exposition) l'emprunteur peut éventuellement envoyer aux deux gestionnaires de prêts du bureau du mouvement des œuvres et de la régie une version scannée du courrier officiel (cf. 15. Contacts). Le prêt doit faire l objet d un avis de la commission des prêts et dépôts, qui se réunit chaque début de mois (sauf au mois d août) et qui se prononce sur l opportunité de la demande. L accord de prêt est confirmé par courrier (ou courriel) à l emprunteur. Une convention de prêt en 2 exemplaires est adressée à l emprunteur qui doit les retourner paraphées et signées dans les meilleurs délais afin que celles-ci soient ensuite signées par le représentant du ministère de la Culture et de la Communication et le directeur du CNAP. 1

2 Un exemplaire est alors envoyé à l emprunteur, le second est archivé au CNAP. La convention doit être signée par chaque partie avant le début de l exposition 2. Obligations générales de l emprunteur L emprunteur est tenu : - D accompagner sa demande de toutes informations relatives à la structure et au projet (Titre de l exposition, sous-titre, date de présentation, «facilities report» du lieu d exposition, adresse, etc.) ainsi que les coordonnées du responsable administratif et financier de l'organisme ; - D informer par courrier le CNAP de tout changement du lieu de présentation des œuvres et de demander une autorisation spécifique en cas de changement d'adresse ou d'intitulé de l'organisme emprunteur; - De restituer les œuvres au CNAP, à l issue des dates d exposition prévues, au plus tard dans un délai de trois semaines suivant la clôture de l exposition en France, quatre semaines pour les œuvres présentées à l étranger ; - D adresser toute demande de prorogation du prêt au moins un mois avant la fin de l exposition (pour être soumise à l examen du comité des prêts et dépôts.) Cette prorogation fait l objet d une nouvelle convention de prêt. 3. Budget : implications financières d une mise à disposition des œuvres Tout emprunteur doit prendre en charge un certain nombre de frais en fonction des œuvres demandées. S il y a lieu, des devis de protection, de restauration, de copies (multimédias) sont demandés par l établissement et adressés à l emprunteur. À réception des devis, l emprunteur envoie les bons de commande aux entreprises avec copie au Bureau des mouvements des œuvres et de la régie. Ces bons de commande sont indispensables pour permettre la mise à disposition des œuvres. Pour l ensemble des œuvres demandées, l emprunteur doit prendre en charge : - tous les matériaux nécessaires à l'emballage ainsi que les caisses quand elles sont demandées ; - la réalisation des emballages et des déballages sur le lieu de départ et de restitution des œuvres ; - les transports aller et retour ; - le coût d installation des œuvres entre les réserves du CNAP ou leur lieu de dépôt et le lieu de l exposition ; - la souscription d une assurance clou à clou couvrant la durée de l exposition ; En outre, le CNAP peut demander la prise en charge : - des frais de fournitures diverses permettant l activation des œuvres ; - les frais relatifs au convoiement par un agent du CNAP ; - les frais de «contribution en savoir-faire» lorsqu un agent du CNAP est seul compétent pour installer les œuvres ; - les frais d un restaurateur agréé pour réaliser des constats d état. 2

3 Il est donc important de prévoir, dès la demande, un budget dédié à l opération. Le CNAP peut apporter son aide pour cette évaluation. 4. Assurance Sauf exception, l emprunteur doit souscrire une assurance clou à clou en valeur agréée sans franchise couvrant les risques de vol, de perte ou de détérioration des œuvres prêtées pour un montant déterminé par le CNAP. Cette assurance doit être à renonciation à recours envers les transporteurs et doit être agréé par le CNAP. L attestation d assurance des œuvres pour le transport et la durée du prêt doit impérativement parvenir au Bureau de la régie et des mouvements des œuvres AVANT l enlèvement des œuvres. 5. Transport L emprunteur s engage à organiser, sous le contrôle du CNAP, l'emballage, le déballage et le transport aller et retour des œuvres, depuis et jusqu à leur lieu de conservation au moment de la demande (les réserves du CNAP ou le lieu de dépôt des œuvres). Chaque transport doit impérativement être réalisé par au moins deux personnes pour permettre d'assurer la surveillance du véhicule à chacun de ses arrêts. L emprunteur doit transmettre au CNAP le descriptif du véhicule qui sera utilisé pour transporter les œuvres. Celui-ci doit être équipé d'un verrouillage des ouvertures. Dans le cas de transports nécessitant des stationnements intermédiaires, l emprunteur doit avertir le CNAP des lieux de mise en sécurité du véhicule. 6. Emballage En l absence de caisse de transport préexistante, l emprunteur doit impérativement prendre en charge la réalisation et les fournitures d emballage. Le CNAP indique à l'emprunteur quel type d emballage est adapté et nécessaire pour assurer la conservation des œuvres pendant leur transport. Dans le cas d'un transport vers l'étranger ou d œuvres particulièrement fragiles, les caisses type «musée» sont obligatoires. Dans le cas de transports en France, des cadres de voyages peuvent être demandés pour les peintures fragiles ou les photographies de grands formats. Les tamponnages sont autorisés uniquement pour les transports sur de petites distances, et pour des œuvres peu fragiles. 7. Convoiement Le CNAP peut exiger que les œuvres empruntées fassent l'objet d'un convoiement. Dans ce cas, l emprunteur s engage à payer les frais de voyage aller et retour, l hôtel et les indemnités de séjour du convoyeur désigné par le CNAP. Le séjour du convoyeur peut être prolongé à la charge de l'emprunteur si la durée des opérations de déballage, de remballage et de constat des œuvres le nécessite. 3

4 8. Conditions d installation des œuvres L installation des œuvres doit être effectuée selon les indications fournies par le CNAP : fiche technique et/ou protocole de montage. Les locaux ainsi que les installations muséographiques devront être prêts au moment de l installation des œuvres. Si l installation des œuvres nécessite la présence d une personne compétente du CNAP, des indemnités de «contribution en savoir-faire» peuvent être demandées en plus des frais de convoiement. 9. Conditions de sécurité et de conservation L emprunteur s engage à placer les œuvres dans un lieu offrant toutes les garanties de sécurité (dégradation, vol, incendie) et de conservation et à appliquer les normes de conservation requises : température (20 c (+ ou 1 )), hygrométrie (50 % (+ ou 5 %)), éclairage inférieur ou égal à 50 lux pour les œuvres sur papier, les photographies, et les tissus. Ces garanties doivent être mentionnées dans le «facilities report» adressé au CNAP dès la demande de prêt. 10. Constat d état des œuvres Au départ du CNAP, ou du lieu de dépôt des œuvres, il est dressé un constat d'état. L emprunteur est tenu de faire un constat à l arrivée des œuvres du lieu de l exposition et au départ du dit lieu d exposition. Il doit les communiquer au CNAP dès la fin de l exposition. En cas d exposition itinérante, un constat d état doit être réalisé à chaque étape (départ et arrivée). Lors du retour des œuvres au CNAP ou sur leur lieu de dépôt, un constat d état est établi. 11. Sinistre ou disparition L emprunteur a l obligation de signaler la détérioration d'une œuvre dans les plus brefs délais au CNAP (Département du fonds national d art contemporain, Bureau du mouvement des œuvres et de la régie). Une déclaration de sinistre doit être établie. En cas de détérioration d'une œuvre pendant son transport, un devis de restauration est produit par une personne désignée par le CNAP. Il est adressé à l'emprunteur qui fait son affaire, avec son assureur, du paiement de l intégralité des frais correspondant. En cas de détérioration d'une œuvre pendant la durée de son exposition, un devis de restauration est produit par une personne désignée par le CNAP, ou désignée en accord avec le CNAP et dûment habilitée. L'emprunteur le transmet à son assureur. En cas de détérioration constatée au retour d'une œuvre, un devis de restauration est produit par une personne désignée par le CNAP et adressé à l emprunteur qui fait son affaire, avec son assureur, du paiement de l intégralité des frais correspondants. 4

5 L emprunteur a l obligation de signaler la disparition d'une œuvre et d adresser au CNAP une copie de la déclaration de vol ou de disparition faite auprès des services de police. Le CNAP est habilité à émettre, dans ce cas, un titre de perception d un montant équivalent à la valeur d assurance déclarée de la pièce. 12. Reproduction des œuvres et photographies Le CNAP autorise l emprunteur à reproduire les œuvres prêtées dans le cadre strict de la promotion de l exposition. Il appartient à l emprunteur, pour les œuvres non tombées dans le domaine public, de procéder aux demandes d autorisation et au paiement des droits de propriété littéraire et artistique aux artistes ou à leurs ayants droit. Le CNAP peut éventuellement remettre à l emprunteur une reproduction photographique numérique des œuvres prêtées. L emprunteur peut utiliser gratuitement ces images pour tous supports non commerciaux, qui doivent être accompagnées des mentions photographiques obligatoires qui lui seront fournies. Dans le cas d utilisation des images remises à des fins d éditions commerciales (catalogue, cartes postales, posters, etc.), l emprunteur doit en faire la demande préalable au CNAP (photo.cnap@culture.gouv.fr). Il s engage également à s acquitter du versement des droits éventuels demandés par les photographes ayant réalisé les images utilisées. 13. Communication et mentions obligatoires L emprunteur s engage à rédiger sur tous supports (documents de communication, notices pour publications, cartels...) la légende des œuvres prêtées, comme suit : Nom de l artiste Titre de l œuvre année FNAC Centre national des arts plastiques (ajouter la mention France, si le prêt est à l étranger) L emprunteur s engage à mentionner sur l ensemble de ses outils de communication, l organisme prêteur des œuvres, le Centre national des arts plastiques. La mention retenue par l emprunteur doit être validée par le service de la communication du CNAP (communication.cnap@culture.gouv.fr). Dans le cadre d une exposition qui ne comprend que des œuvres du CNAP, l emprunteur s engage à ajouter au titre de l exposition le sous-titre suivant: «Œuvres du Centre national des arts plastiques», ainsi qu un texte de présentation du CNAP dans les outils de communication de l exposition (dossier de presse, communiqué de presse, site internet, etc.). Le logo de l établissement doit alors être présent sur l ensemble des outils de communication de l emprunteur. Une convention de co-production entre le CNAP et l emprunteur peut être rédigée afin de préciser les termes de la collaboration. 14. Communication et publications L emprunteur s engage à remettre au CNAP un exemplaire de la revue de presse de l exposition ainsi qu un exemplaire de l ensemble des outils de communication, au plus tard un mois après la fin de l exposition. Il transmet également au CNAP des éléments statistiques liés à la fréquentation du public. 5

6 L emprunteur s engage à remettre au CNAP deux exemplaires de tout catalogue ou autre document publié à l occasion de l exposition ainsi que des images numériques haute définition de l exposition où figurent les œuvres prêtées. L emprunteur fait son affaire de l obtention des droits de reproduction de ces images auprès du photographe. 15. Contacts Centre national des arts plastiques Département du fonds national d art contemporain Tour atlantique 1 place de la pyramide PARIS LA DEFENSE Téléphone : +33(0) Télécopie : +33(0) Adresse de livraison et de retrait des œuvres : Centre national des arts plastiques Département du fonds national d art contemporain 70 voie des sculpteurs PUTEAUX Richard Lagrange Directeur du centre national des arts plastiques Nn Chef de département du fonds national d art contemporain Christelle Demoussis Chef du bureau du mouvement des œuvres et de la régie T : +33 (0) christelle.demoussis@culture.gouv.fr Katia Blanchard Gestionnaire des prêts d œuvres T : +33 (0) katia.blanchard@culture.gouv.fr Marielle Barascud Gestionnaire des prêts d œuvres T : +33 (0) marielle.barascud@culture.gouv.fr Aude Bodet Chef du bureau des collections Responsable des collections issues de la commande publique aude.bodet@culture.gouv.fr Pascal Beausse Responsable des collections photographiques pascal.beausse@culture.gouv.fr 6

7 Claire Bernardi Responsable des collections modernes ( ) Helene Bouillon Correspondante du bureau des collections pour le site cnap.fr Pascale Cassagnau Inspecteur de la création artistique Responsable des collections audiovisuelles, vidéo et nouveaux médias Sébastien Faucon Inspecteur de la création artistique Responsable des collections arts plastiques (à partir de 1982) Xavier-Philippe Guiochon Chef de la mission de récolement Responsable des collections historiques ( ) Virginie Inguenaud Responsable des collections historiques ( ) Emilia Philippot Responsable des collections arts décoratifs, métiers d art et création industrielle emilia.philippot@culture.gouv.fr 7