GUIDE DE L USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

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1 GUIDE DE L USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE

2 AVIS Les renseignements contenus dans le présent document sont fournis par Mitel Networks Corporation (MITEL ) sans aucune garantie, expresse ou implicite, quant à leur exactitude. Ces renseignements sont sujets à modifications sans préavis et ne doivent pas être considérés comme un engagement de la part de Mitel, de ses sociétés associées ou de ses filiales. Mitel, ses sociétés associées et ses filiales n assument aucune responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou omissions dans le présent document. Des révisions du présent document ou de nouvelles versions peuvent être publiées pour incorporer de tels changements. Il est interdit de reproduire ou de transmettre le présent document, en tout ou en partie, sous quelque forme et de quelque façon que ce soit électronique ou mécanique et à quelque fin que ce soit, sans l autorisation écrite préalable de Mitel Networks Corporation. Mitel Networks est une marque de commerce de Mitel Networks Corporation. Tous les autres noms de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce ou des marques de commerce déposées de leurs sociétés respectives et sont, par la présente, reconnues. Plate-forme Mitel Networks 3300 Integrated Communications Platform Guide de l usager de la messagerie vocale Version 5.1 Juillet 2004, TM, Marque de commerce de MITEL Networks Corporation Copyright 2004, MITEL Networks Corporation Tous droits réservés

3 Fiche de référence rapide Demandez à votre administrateur de vous aider à remplir le présent formulaire. Notez les numéros importants suivants et gardez-les à portée de la main lorsque vous utilisez le système. Numéro de téléphone de l entreprise : Numéro de standard automatisé : (Le standard automatisé remplace ou assiste un standard «réel» pour répondre aux appels ou pour les transférer aux postes ou boîtes vocales demandés.) Numéro du centre de messages : (Le centre de message vous permet de communiquer avec la boîte vocale d une personne et de lui laisser un message sans avoir à lui parler directement. Vous pouvez également extraire et créer des messages après vous être enregistré dans votre boîte vocale par le biais du centre de messages. Pour obtenir plus d information, consultez la rubrique «Messagerie express» à la page 14.) Votre numéro de boîte vocale : Numéro de votre boîte vocale secondaire* : Votre mot de passe par défaut : (*Les utilisateurs des systèmes Resilient 3300 ICP ont accès à deux boîtes vocales qui ont chacune un numéro unique. La boîte vocale additionnelle vous assure un accès permanent à vos messages vocaux. Utilisez le numéro secondaire seulement lorsque votre boîte vocale principale est inaccessible (tel qu indiqué par un indicateur clignotant à l écran de votre téléphone). Vous devez programmer les deux boîtes vocales.) Notez le nom et le numéro de l administrateur du système au cas où vous auriez besoin d aide pour utiliser la messagerie vocale. Nom : Numéro de poste :

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5 Table des matières Fiche de référence rapide Introduction À propos de l application de messagerie vocale Votre téléphone Comment obtenir de l aide Préparatifs Accès au système de messagerie vocale Premier appel à la messagerie vocale Prendre vos messages Utilisation du système de messagerie vocale Aperçu des menus Menu principal Écouter vos messages Dicter et envoyer des messages Options personnelles Messagerie express Transférez un demandeur extérieur à une boîte vocale Accès au standardiste automatique à partir d'une boîte vocale Prise de messages à plus d une boîte vocale Notification de message Listes de diffusion Messages d accueil de boîte vocale Points de contact personnels Renvoyer vers le courriel Conseils pratiques Accessibilité permanente par un téléphone à clavier Écoute des messages Envoi de messages Délai de conservation des messages Renvoi et transfert des messages Messages certifiés Navigation accélérée Longueur des messages et conditions Messagerie vocale visuelle

6 Guide de l usager de la messagerie vocale 6

7 Introduction Introduction À propos de l application de messagerie vocale La plate-forme de communications intégrée Mitel 3300 Integrated Communications Platform offre un système de messagerie vocale automatisé qui traite les appels téléphoniques et prend les messages vocaux. Ce système vous fournit une boîte vocale pour recevoir et envoyer des messages que vous pouvez personnaliser à votre nom, avec un message d accueil et un mot de passe confidentiel. Convivialité Utilisez le clavier de votre téléphone pour sélectionner les options des menus du système de messagerie vocale. Simples et concis, ces menus vous permettent de vous concentrer sur ce que vous devez faire et non pas sur la façon d y parvenir. Des instructions vous guident à chaque étape, en vous avisant des options disponibles. Ne craignez pas de vous tromper. Vous ne risquez pas d endommager le système, alors expérimentez et exercez-vous à utiliser toutes les fonctions offertes. Avantages Invitez vos collègues et les appelants de l extérieur à vous laisser un message dans votre boîte vocale pour vous éviter de manquer des appels ou de recevoir des messages inexacts. Enregistrez un message d accueil temporaire pour aviser ceux qui vous appellent que vous êtes absent pour la journée, en vacances ou en réunion. Vous pouvez écouter vos messages ou en laisser aux autres usagers, jour et nuit, à partir de n importe quel téléphone à clavier. Quand vous êtes à l extérieur du bureau, à un autre poste ou à l extérieur, si vous avez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire, la messagerie vocale peut vous aviser de la réception d un message. Votre téléphone Avant d utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre téléphone. Touche Message Sert à appeler le centre de messages et à accéder à votre boîte vocale. Clavier numérique Sert à sélectionner des options de menu de la messagerie vocale. Voyant Message Indique que votre boîte vocale contient des messages. Sur les téléphones qui ne sont pas munis d un voyant de message, l administrateur peut configurer le système de façon telle que celui-ci appelle le destinataire dès qu il reçoit un message. 7

8 Guide de l usager de la messagerie vocale Votre téléphone peut être doté de touches interactives facilitant la sélection d un bon nombre d options du menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît sur l afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche interactive associée, soit composer au clavier le code de l option. Comment obtenir de l aide Pour tout problème ou toute question concernant la messagerie vocale, adressez-vous à l administrateur du système ou au responsable des installations de télécommunication. Préparatifs Avant d accéder à votre boîte vocale, vous devez effectuer les trois opérations suivantes : Obtenez de votre administrateur l information suivante afin de l enregistrer dans la fiche de référence rapide qui se trouve au début du présent guide : le numéro de téléphone de l entreprise; le numéro du standard automatisé; le numéro de poste du centre de messages; votre numéro de boîte vocale; le numéro de votre boîte vocale secondaire; votre mot de passe par défaut; le nom et le numéro de l administrateur. Conseil : Les utilisateurs des systèmes Resilient 3300 ICP ont accès à deux boîtes vocales qui ont chacune un numéro unique. La boîte vocale additionnelle vous assure un accès permanent à vos messages vocaux. Utilisez le numéro secondaire seulement lorsque votre boîte vocale principale est inaccessible (tel qu indiqué par un carré qui clignote à l écran de votre téléphone). Entrez un nouveau mot de passe. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, vous devez remplacer le mot de passe par défaut par une série de chiffres connue de vous seul. Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de caractères que le mot de passe par défaut. Pour en savoir davantage sur les mots de passe, reportez-vous à la rubrique «Options personnelles» à la page 13. Préparez un message d accueil permanent. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la première fois, vous devez enregistrer votre message d accueil permanent. Ceux qui appellent entendent ce message lorsque vous ne pouvez pas répondre. Un exemple de message d accueil est donné dans les instructions de démarrage des pages suivantes, mais vous pouvez en composer un vous-même. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Messages d accueil de boîte vocale» à la page 18. 8

9 Accès au système de messagerie vocale Accès au système de messagerie vocale Premier appel à la messagerie vocale 1. Décrochez le combiné ou utilisez la fonction mains libres. 2. Composez le numéro de poste du centre de messages. Le système vous demande d entrer votre mot de passe. 3. Entrez le mot de passe par défaut. 4. Appuyez sur pour continuer. Le système vous demande d entrer un nouveau mot de passé (vous devez remplacer le mot de passe par défaut). 5. Entrez-le. Il doit avoir le même nombre de chiffres. Vous ne pouvez pas réentrer le mot de passe par défaut, ni utiliser ou dans votre nouveau mot de passe. 6. Le système vous demande de réentrer votre nouveau mot de passe pour le confirmer. Composez votre nouveau mot de passe une seconde fois 7. Le système vous demande ensuite d enregistrer votre nom. Ne prononcez que votre nom, par exemple : «Christiane Lebrun» Parlez immédiatement après la tonalité et appuyez sur n importe quelle touche lorsque vous avez terminé. 8. Appuyez sur pour accepter l enregistrement, sur pour l écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. 9. Le système vous demande d enregistrer votre message d accueil. Préparez un message court et professionnel. Voici un exemple de message d accueil : «Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu un court message. Je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l aide immédiatement, appuyez sur zéro et demandez qu on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay». 10. Appuyez sur pour accepter l enregistrement, sur pour l écouter ou sur pour le supprimer et recommencer. 11. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale; vous pouvez laisser des messages et écouter ceux qu on vous laisse. Prendre vos messages Si le voyant Message est allumé Appuyez sur la touche Message ou composez le numéro de poste du centre de messages. 2. Le système vous demande d entrer votre mot de passe. Entrez votre mot de passe. 3. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Si le voyant Message est éteint ou si l indicateur Aucun message est allumé Décrochez le combiné. 2. Composez le numéro de poste du centre de messages. 9

10 Guide de l usager de la messagerie vocale 3. Le système vous demande votre mot de passe. Entrez-le. 4. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. Appeler de l extérieur 1. Composez le numéro du standard automatisé de votre entreprise. - ou - Appelez votre numéro de poste et appuyez sur lorsque vous entendez votre message d accueil. Vous êtes alors transféré au standard automatisé. 2. Si votre boîte vocale n est pas sur le même serveur de messagerie vocale que le standard automatisé, composez le numéro de poste du centre de messages de votre serveur de messagerie vocale. Veuillez communiquer avec votre administrateur pour obtenir plus d information. 3. Quand le système vous répond, appuyez sur. 4. Entrez le numéro de votre boîte vocale. 5. Entrez votre mot de passe. 6. Appuyez sur pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner une autre option du menu principal. 10

11 Utilisation du système de messagerie vocale Utilisation du système de messagerie vocale La présente section décrit les options offertes par votre système de messagerie vocale. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale, vous pouvez choisir les menus et options montrés cidessous. Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu précédent contenant d autres options. Aperçu des menus Menu principal Après avoir ouvert votre boîte vocale, choisissez une des options suivantes : Écouter Écoutez vos messages. Faire Enregistrez et envoyez un message. Options personnelles Gérez votre boîte vocale. Quitter Quittez votre boîte vocale. Transférer à l opérateur Standard automatique Transférez l appel à l opérateur. Transférez l appel au standard automatisé 11

12 Guide de l usager de la messagerie vocale Écouter vos messages Appuyez sur pour écouter vos messages. Après avoir écouté vos messages, choisissez une option du menu «Écouter». Vous pouvez aussi utiliser ces options en écoutant un message vocal. Réécouter Répondre Réécoutez le message que vous venez d entendre. Envoyez une réponse à la personne qui vous a laissé le message. Transmettre de courriel. Enregistrer Envoyez le message à une autre boîte vocale ou à une adresse Sauvegardez le message en cours et écoutez le suivant, s il y en a un. Supprimer Supprimez le message que vous venez d écouter et écoutez le suivant, s il y en a un. Il est impossible de récupérer un message supprimé. Écouter L enveloppe du message Indique l expéditeur du message et l heure de son envoi. Vous entendez l'heure de l'envoi des messages reçus aujourd'hui, ainsi que le jour de l'envoi des messages reçus cette semaine. Les messages reçus depuis plus d'une semaine comprennent également la date de leur envoi. Message suivant Passez au message suivant. Pendant l écoute d un message, vous pouvez utiliser les options suivantes : Pause Arrêtez le message en cours d écoute. Appuyez sur n importe quelle touche pour reprendre l écoute. Avance rapide Marche arrière Sautez cinq secondes du message, puis reprenez l écoute normale. Reculez le message de cinq secondes, puis reprenez l écoute normale. Dicter et envoyer des messages Appuyez sur pour envoyer un message (voir la procédure ci-dessous). Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Conseils pratiques» à la page Entrez tous les numéros de boîte vocale et (ou) de la liste de diffusion. Pour accéder à un répertoire, appuyez sur. Suivez les instructions pour indiquer au système où envoyer le message. Continuez de créer la liste de destinataires en entrant des numéros de boîte vocale ou de listes de diffusion ou bien, en accédant au répertoire. Si vous entrez un numéro incorrect, appuyez sur pour le supprimer de la liste. Si normalement vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la boîte vocale, entrez-le avant le numéro de cette dernière. 12

13 Utilisation du système de messagerie vocale 2. Appuyez sur pour clore la liste de diffusion; puis enregistrez votre message. Après avoir enregistré votre message, vous pouvez choisir une option du menu Envoyer : Écouter l enregistrement Supprimer et réenregistrer message. Écoutez le message que vous venez d enregistrer. Remplacez le message enregistré par un nouveau Joindre Joignez un élément à votre message enregistré. Options d adressage du message du message : Offre les options suivantes pour l adressage Confidentiel destinataires. Empêchez la retransmission de votre message par le ou les Accusé de réception écouté. Demandez qu on vous avise quand votre message a été Urgent Placez le message en premier dans la boîte vocale du ou des destinataires. Quitter les options d adressage Quittez le menu d options. Envoyer le message et quitter Envoyez votre message à un ou plus d un destinataire et, si vous le désirez, composez un autre numéro de poste. Options personnelles Appuyez sur pour choisir une option du menu «Options personnelles» : Accueil Enregistrez le message d accueil permanent. Nom Enregistrez votre nom. Mot de passe Changez votre mot de passe. Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que celui par défaut. Il doit obligatoirement différer de l ancien mot de passe. Vous ne pouvez pas utiliser ni dans un mot de passe. Listes de diffusion Enregistrez des messages et envoyez-les à plus d une boîte vocale à la fois. Pour en savoir davantage, voir la rubrique «Listes de diffusion» à la page 17. Message d accueil temporaire Pour enregistrer un message d accueil temporaire valable pendant un nombre spécifié de jours ou jusqu à ce que vous le supprimiez. Choisissez le nombre de jours entre 1 et 99; votre message temporaire expirera à minuit le dernier jour. À l expiration de votre message d accueil temporaire, les personnes qui appellent entendront votre message d accueil permanent. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Messages d accueil de boîte vocale» à la page

14 Guide de l usager de la messagerie vocale Mémo Enregistrez un message à votre intention. Notification de message Demandez au système de vous aviser de l entrée de nouveaux messages dans votre boîte vocale. Cette notification peut vous parvenir par un numéro interne ou externe, par un message ou encore, par un téléavertisseur sonore ou numérique. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Notification de message» à la page 15. Points de contact personnels Programme des numéros de remplacement où les demandeurs peuvent vous joindre au lieu de vous laisser un message. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Points de contact personnels» à la page 20. Renvoyer au courriel Active ou désactive la fonction d acheminement des messages vocaux vers le courriel. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique «Renvoyer vers le courriel» à la page 21. Quitter les options personnelles Quittez le menu des options personnelles. Messagerie express La messagerie expresse vous permet de vous laisser un message, ou d en laisser à vos collègues, sans faire sonner le téléphone ni accéder à votre boîte vocale. 1. Composez le numéro de poste du centre de messages. 2. Quand le système vous répond, appuyez sur. 3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la boîte vocale, entrez-le avant le numéro de cette dernière. 4. Enregistrez le message (d au moins deux secondes). 5. Appuyez sur n importe quelle touche ou raccrochez. Transférez un demandeur extérieur à une boîte vocale Pour transférer à une boîte vocale un appel acheminé par une ligne extérieure. 1. Appuyez sur la touche de commande Trans/Conf. Si vous ne disposez pas d une telle touche, appuyez brièvement sur le crochet commutateur, puis relâchez-le. 2. Composez le numéro de poste du centre de messages. 3. Quand le système répond, si vous avez une boîte vocale, appuyez sur. si vous n avez pas de boîte vocale, appuyez sur. 4. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle le demandeur veut laisser un message. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la boîte vocale, entrez-le avant le numéro de celle-ci. 5. Raccrochez immédiatement. 14

15 Utilisation du système de messagerie vocale Conseil : Si vous tardez à raccrocher, le demandeur manquera une partie du message d accueil de la boîte vocale sélectionnée. Accès au standardiste automatique à partir d'une boîte vocale Pour composer un autre poste lorsque vous faites un appel et obtenez une boîte vocale 1. Durant le message d'accueil de la boîte vocale, appuyez sur pour accéder au standardiste automatique. 2. Composez le numéro du poste que vous désirez joindre. Si la Composition par nom est activée sur le système, vous pouvez aussi épeler au clavier le nom de la personne que vous désirez joindre. Pour appeler un autre poste lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale personnelle 1. Appuyez sur pour accéder au standardiste automatique. 2. Composez le numéro du poste que vous désirez joindre. Si la Composition par nom est activée sur le système, vous pouvez aussi épeler au clavier le nom de la personne que vous désirez joindre. Prise de messages à plus d une boîte vocale Procédez comme suit pour prendre les messages à plus d une boîte vocale au cours d un même appel au système. 1. Prenez normalement les messages de la première boîte vocale (voir «Prendre vos messages» à la page 9). 2. Une fois cette opération terminée, appuyez sur pour retourner au standard automatisé. 3. Appuyez sur lorsque vous entendez le message d accueil de l entreprise. Le système vous demande le nouveau numéro de boîte vocale. 4. Entrez-le. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque boîte vocale dont vous voulez prendre les messages. Notification de message La notification de message vous permet de quitter le bureau et d être avisé lorsque vous en recevez un. Le système peut composer un numéro de téléphone ou de téléavertisseur. Vous pouvez aussi utiliser la notification de message pour être avisé de l arrivée d un message dans votre boîte si votre téléphone n a pas de voyant Message. La Notification de message vous permet de : préciser le moment où vous voulez être avisé : lorsque l entreprise est ouverte, fermée, toujours ou jamais; indiquer que vous voulez être avisé des messages urgents seulement. 15

16 Guide de l usager de la messagerie vocale Si votre administrateur de système vous a autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale, vous pouvez : choisir le type de notification : numéro de poste interne, numéro externe, téléavertisseur à message, téléavertisseur sonore ou numérique; entrer le numéro de poste ou de téléphone auquel vous voulez être avisé. Si vous n êtes pas autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale, l administrateur du système doit programmer le type et le numéro de notification pour vous. Si votre numéro de notification est un numéro de téléphone : Le système appelle ce numéro à intervalles de 15 minutes (deux fois s'il n'y a pas de réponse, trois fois si le numéro est occupé). Si vous n'accédez pas à votre boîte vocale après le deuxième appel (le troisième en cas d'occupation), le système ne rappellera plus, même si vous recevez de nouveaux messages. Toutefois, le voyant de message en attente de votre téléphone reste allumé jusqu'à ce que vous ayez pris vos messages. Si votre numéro de notification est un numéro de téléavertisseur : le système procède comme pour un numéro de téléphone ou de poste, mais appelle le téléavertisseur chaque fois que vous recevez un nouveau message. Pour configurer la Notification de message Suivez la procédure ci-dessous pour configurer vos options de Notification de message. En tout temps, vous pouvez appuyer sur pour passer à l option suivante ou sur pour quitter la Notification de message. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour la Notification de message. 4. Indiquez le moment où vous voulez être avisé : Pour être avisé uniquement pendant les heures d ouverture, appuyez sur. Pour être avisé uniquement en dehors des heures d ouverture, appuyez sur. Pour être avisé à toute heure du jour ou de la nuit, appuyez sur. Pour désactiver la Notification de message, appuyez sur. 5. Sélectionnez les messages pour lesquels vous voulez être avisé : Pour être avisé de tous les messages, appuyez sur. Pour être avisé uniquement des messages urgents, appuyez sur. 6. Indiquez l emplacement où l avis doit vous parvenir. Pour être avisé à un poste interne, appuyez sur. Pour être avisé à un numéro externe, appuyez sur. Pour être avisé via un téléavertisseur de messagerie, appuyez sur. Pour être avisé via un téléavertisseur sonore, appuyez sur. Pour être avisé via un téléavertisseur numérique, appuyez sur. 7. Entrez le numéro à composer pour vous aviser. 16

17 Utilisation du système de messagerie vocale Listes de diffusion Vous pouvez créer plusieurs listes de diffusion, chacune contenant un groupe de numéros de boîtes vocales. Vous pouvez aussi utiliser des listes de diffusion globales définies par votre administrateur. Vous pouvez avoir jusqu à dix (10) listes de diffusion personnelles, numérotées de 050 à 059, chacune contenant au maximum 750 numéros de boîtes vocales. Quant aux listes de diffusion globales, elles sont numérotées de 001 à 049. Et enfin, le numéro 000 vous permet de diffuser un message à chaque boîte vocale du système. Utilisez toujours trois (3) chiffres lorsque vous entrez un numéro de liste de diffusion. Pour créer un numéro de liste de diffusion ou pour en ajouter un 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Ajouter. 6. Au clavier, tapez le numéro de la boîte vocale du destinataire. Le système relit le nom ou le numéro de l usager de la boîte vocale. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l usager de la boîte vocale, entrez-le avant le numéro de la boîte vocale. 7. Continuez d entrer des numéros de boîte vocale de destination. Lorsque vous aurez terminé, appuyez sur. Pour réviser une liste de diffusion 1. Appelez le système de messagerie et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Revoir. Le système lit le nom ou le numéro de toutes les entrées figurant dans la liste de diffusion. Pour supprimer un numéro de la liste de diffusion 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Supprimer. 6. Au clavier, tapez le numéro de boîte vocale à supprimer. Le système relit le nom ou le numéro de l usager de la boîte vocale. 7. Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque numéro à supprimer. 17

18 Guide de l usager de la messagerie vocale Pour nommer une liste de diffusion : 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Liste de diffusion. 4. Entrez un numéro de liste de diffusion. 5. Appuyez sur pour l option Nommer. 6. Dès que vous entendez la tonalité, enregistrez le nom de la liste de diffusion. Vous réentendrez ce nom lorsque vous adresserez un message à cette liste de diffusion. Pour utiliser une liste de diffusion : Au lieu d entrer un numéro de boîte vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser. Le système relit le nom ou le numéro de la liste de diffusion. Messages d accueil de boîte vocale Pour utiliser efficacement l option Messages d accueil de la boîte vocale Il existe deux types de messages d accueil de boîte vocale : «permanent» et «temporaire». Vous devez enregistrer votre message d accueil permanent dès qu on vous attribue votre boîte vocale. Un message temporaire remplace un message permanent pendant la durée précisée. Si aucun message temporaire n est enregistré, ceux qui accèdent à votre boîte vocale entendent votre message d accueil permanent. Un message d accueil permanent ne peut pas être très informatif, car il doit convenir à toutes les situations. Dans des situations particulières, vous voudrez créer un message d accueil temporaire qui sera diffusé pendant un nombre de jours donné. Voici deux exemples de messages d accueil temporaires : «Bonjour! Vous avez joint la boîte vocale de Julie Tremblay. Je suis en vacances du 18 au 25 juin. Je serai au bureau le lundi 28 juin. Laissez-moi un message et je vous rappellerai à mon retour. Pour une assistance immédiate, faites 0 et demandez Christine Lebrun» «Vous avez joint la boîte vocale de Sylvain Champagne. Aujourd hui, le jeudi 13 mai, je serai en réunion toute la journée et je ne pourrai pas répondre aux appels. Veuillez me laisser un message et je vous rappellerai demain». Vous pouvez modifier votre message d accueil temporaire en tout temps pour informer les gens qui vous appellent de tout changement à votre horaire. Il peut être avantageux de créer chaque jour un message d accueil temporaire. Cela montre aux gens qui vous appellent que vous utilisez réellement votre boîte vocale. Si vous ne pouvez pas répondre aux appels, vous pouvez aussi inclure dans votre message le nom d une autre personne qui pourra aider les demandeurs. 18

19 Utilisation du système de messagerie vocale À propos des messages d accueil bilingues Les demandeurs qui appellent un système bilingue peuvent changer la langue des indications vocales en appuyant sur la touche à bascule Langue. Toutefois, cela ne change pas la langue de votre message d accueil. Veuillez communiquer avec votre administrateur pour obtenir plus d information. Si votre système est bilingue, vous préférez probablement enregistrer votre message d accueil en deux langues. L exemple suivant peut vous servir de guide, la touche à bascule Langue étant le 8 : «Vous avez joint la boîte vocale de Christine Conner. Je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment. Veuillez composer le 8 et laisser votre nom et numéro, ainsi qu un court message. Si vous avez besoin d une assistance immédiate, appuyez sur le 0.» Pour modifier un message d accueil permanent Conseil : Vous créez votre premier message d accueil permanent lorsque vous accédez pour la première fois à votre boîte vocale afin d y définir votre mot de passe, d enregistrer votre nom et le message d accueil permanent. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour l option Message d accueil. 4. Enregistrez votre message d accueil. Pour mettre fin à l enregistrement, appuyez sur n importe quelle touche. 5. Appuyez sur pour accepter le nouveau message d accueil, sur pour l écouter ou sur pour le réenregistrer. Pour créer un message d accueil temporaire 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l option Message d accueil temporaire. 4. Entrez la durée, en jours, du message d accueil (de 01 à 99). 5. Si vous aviez déjà enregistré un message d accueil temporaire, le système vous le fera entendre. Appuyez sur pour accepter ce message d accueil, sur pour l écouter ou sur pour le réenregistrer. 6. Enregistrez votre message d accueil. Pour mettre fin à l enregistrement, appuyez sur n importe quelle touche. 7. Appuyez sur pour accepter le nouveau message d accueil, sur pour l écouter ou sur pour le réenregistrer. 19

20 Guide de l usager de la messagerie vocale Pour activer ou désactiver un message d accueil temporaire Après avoir créé un message d accueil temporaire, vous pouvez l activer et le désactiver au besoin, ou régler le système pour qu il revienne à votre message d accueil permanent après le nombre de jours spécifié. 1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour sélectionner l option Message d accueil temporaire. 4. Lorsque le système vous demande de définir la durée du message d accueil temporaire, appuyez sur pour désactiver un message d accueil existant, ou sur pour le réactiver. Ou bien, entrez le nombre de jours (de 1 à 99) durant lesquels le message d accueil doit demeurer en vigueur avant que le système ne revienne à votre message permanent. Points de contact personnels Points de contact personnels vous permet de stocker des numéros de remplacement où les demandeurs peuvent vous joindre au lieu de vous laisser un message. Le message d accueil indique aux demandeurs qu ils doivent appuyer sur une touche pour que leur appel soit transféré à un autre numéro, lequel ne leur est toutefois pas divulgué. Vous pouvez programmer jusqu à dix (10) points de contact personnels, en assignant un numéro (de 0 à 9) à chacun d eux. Ensuite, vous ajoutez l information relative à ces touches dans le message d accueil de votre boîte vocale. Les touches Points de contact personnel pour téléphone cellulaire (2), pour télécopieur (3) et pour téléavertisseur (7) sont prédéfinies par le système. Lorsque vous programmez ces points de contact personnels, le système vous fait entendre les messages préenregistrés pour ces différents points après le message d accueil de votre boîte vocale. Conseil : Si un numéro n a pas été programmé pour un point de contact personnel prédéfini, le message correspondant ne se fera pas entendre. Par exemple, si vous avez programmé uniquement un numéro de téléphone cellulaire, seul le message préenregistré pour ce même numéro se fera entendre. La touche Point de contact personnel 0 est généralement utilisée pour transférer l appel à l opérateur, mais vous êtes libre de l utiliser pour vos numéros de points de contact. Dans un système bilingue, il est impossible à un demandeur qui appuie sur la touche à bascule Langue d utiliser une des touches Points de contact personnels qui ont été programmées. Également, la programmation d une touche Point de contact personnel qui correspond à la touche à bascule Langue a pour effet de désactiver cette dernière. Pour en savoir davantage sur cette touche à bascule, reportez-vous à la rubrique «À propos des messages d accueil bilingues» à la page

21 Utilisation du système de messagerie vocale Le message d accueil ci-dessous indique comment joindre le propriétaire d une boîte vocale par téléphone cellulaire (le message système préenregistré pour un contact par téléphone cellulaire se fera aussi entendre après ce message d accueil) : «Vous venez de joindre Thomas Ménard. Il m est impossible de vous répondre pour l instant. Veuillez me laisser votre nom, votre numéro et un bref message. Je vous rappellerai dès que possible.» Pour me joindre sur mon téléphone cellulaire, appuyez sur 2. Si vous désirez parler avec un opérateur, appuyez sur 0 en tout temps.» Pour programmer un point de contact personnel 1. Accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 3. Appuyez sur pour accéder aux options supplémentaires. 4. Appuyez sur pour accéder à l option Points de contact personnels. 5. Sélectionnez le numéro du point de contact personnel que vous désirez. pour un numéro de téléphone cellulaire, appuyez sur, pour un numéro de télécopieur, appuyez sur, pour un numéro de téléavertisseur, appuyez sur, pour un autre type de numéro, sélectionnez un nombre quelconque entre 0 et 9, sauf 2, 3 et Au clavier, tapez le numéro de téléphone (20 caractères max.) correspondant au point de contact en question. Pour supprimer le numéro, appuyez sur. Pour passer au point de contact personnel suivant, appuyez sur. Entrez le numéro comme si vous le composiez normalement. 7. Appuyez sur après avoir terminé. 8. Mettez à jour votre message d accueil afin d inclure les indications relatives aux nouveaux numéros que vous avez assignés. Conseil : Si vous programmez un numéro non valide pour un point de contact personnel, les demandeurs seront réacheminés vers le standard automatisé lorsqu ils le choisiront. Renvoyer vers le courriel La fonction Renvoyer au courriel vous permet de réacheminer vers une adresse de courriel des messages vocaux, y compris des messages d un répondeur téléphonique. Vous pouvez choisir entre le renvoi manuel des messages vocaux ou le renvoi toujours automatique de tous les messages vocaux. Les messages vocaux sont joints à un courriel en tant que fichiers en format codage de la parole (.wav). L adresse de destination du courriel est programmée à l aide de l outil Bureau. Si vous n avez pas accès à ce dernier, votre administrateur doit le programmer pour vous. Pour configurer vos options de renvoi à un courriel, à l aide d un téléphone 1. Accédez à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur pour accéder aux options personnelles. 21

22 Guide de l usager de la messagerie vocale 3. Appuyez sur pour accéder aux options supplémentaires. 4. Appuyez sur pour l option Renvoyer au courriel. 5. Appuyez sur pour activer l option Toujours renvoyer au courriel ou pour la désactiver (pour le renvoi manuel de vos messages). 6. Appuyez sur pour activer l option Supprimer après le renvoi ou pour la désactiver. Conseil : Lorsque l'option «Supprimer après le renvoi» est désactivée, l'indicateur de message en attente de votre téléphone continue de clignoter, même après le renvoi du message au courriel. Pour éviter que votre boîte vocale ne se remplisse (ce qui empêche la réception de nouveaux messages), accédez régulièrement à celle-ci et supprimez les messages dont vous n'avez pas besoin. Conseil : Lorsque l'option «Supprimer après le renvoi» est activée, les messages ne sont supprimés qu'après avoir été correctement transmis au serveur de courriel de destination. L'indicateur de message en attente de votre téléphone s'allume lorsque vous recevez un message dans votre boîte vocale, puis il s'éteint lorsque le message est supprimé. Pour configurer vos options de renvoi à un courriel, à l aide de l outil Bureau Si vous avez accès à l outil Bureau, vous pouvez changer les options suivantes en fonction de vos préférences : Adresse électronique Renvoyer les messages manuellement ou automatiquement Supprimer les messages après le renvoi (Oui ou Non) 1. Accéder à l outil Bureau. 2. Sélectionner «Gérer mon application de messagerie vocale» dans le menu déroulant. 3. Entrer l adresse électronique du destinataire. 4. Pour renvoyer automatiquement tous les messages vocaux, régler «Messages renvoyés» à «Toujours». 5. Si vous voulez que les messages soient automatiquement supprimés après leur renvoi, réglez «Supprimer après le renvoi» à «Oui». Conseil : Lorsque l'option «Supprimer après le renvoi» est désactivée, l'indicateur de message en attente de votre téléphone continue de clignoter, même après le renvoi du message au courriel. Pour éviter que votre boîte vocale ne se remplisse (ce qui empêche la réception de nouveaux messages), accédez régulièrement à celle-ci et supprimez les messages dont vous n'avez pas besoin. Conseil : Lorsque l'option «Supprimer après le renvoi» est activée, les messages ne sont supprimés qu'après avoir été correctement transmis au serveur de courriel de destination. L'indicateur de message en attente de votre téléphone s'allume lorsque vous recevez un message dans votre boîte vocale, puis il s'éteint lorsque le message est supprimé. 6. Cliquez sur «Enregistrer». Un courriel d essai est envoyé à l adresse de courriel que vous avez entrée. 22

23 Conseils pratiques Pour renvoyer manuellement un message vocal 1. Accédez à votre boîte vocale. 2. Écoutez un message vocal. 3. Appuyez sur pour l option Transmettre. 4. Appuyez sur pour l option Courriel. Le message est alors envoyé à l adresse de courriel programmée. Conseils pratiques Accessibilité permanente par un téléphone à clavier La messagerie vocale fonctionne jour et nuit, même les jours fériés. Vous n avez besoin que d un téléphone à clavier pour prendre vos messages en tout temps, où que vous soyez. Écoute des messages Les options «Pause», «Marche arrière» et «Avance rapide» du menu «Écouter» ne sont disponibles que pour l écoute des messages. Servez-vous de ces touches pour réécouter une information que vous n avez pas entendue, pour interrompre momentanément l écoute afin de prendre des notes ou pour sauter rapidement à un autre message. Le système diffuse les nouveaux messages avant les messages archivés. Dès que vous avez écouté tous vos messages, le système vous ramène au menu principal. Envoi de messages Vous pouvez utiliser les listes de diffusion pour envoyer des messages à plusieurs boîtes vocales en même temps. Vous pouvez envoyer un message par le biais de plus d une liste de diffusion. Par exemple, si vous avez besoin d en envoyer un à plus de boîtes vocales qu une liste ne peut en contenir. Délai de conservation des messages Le système supprime un message archivé après un nombre de jours fixé par l administrateur du système (généralement 15 jours). Il est impossible de récupérer les messages supprimés. Vous pouvez utiliser Renvoyer au courriel pour envoyer à votre adresse de courriel des messages vocaux que vous voulez conserver. 23

24 Guide de l usager de la messagerie vocale Renvoi et transfert des messages Les options «Répondre» et «Transmettre» du menu «Écouter» ne fonctionnent qu avec les autres boîtes vocales de votre entreprise. Vous ne pouvez pas répondre à un message de l extérieur ni renvoyer un message à une boîte vocale de l extérieur. Messages certifiés Lorsque vous envoyez un message certifié, le système crée un avis de réception contenant le nom des destinataires du message. Cet avis de réception devient un message sauvegardé dans votre boîte vocale. En écoutant le message de l avis, vous pouvez savoir qui a écouté votre message. Lorsque tous les destinataires ont écouté le message, vous pouvez supprimer l avis de votre boîte vocale. Navigation accélérée Vous n êtes pas obligé d écouter les instructions jusqu à la fin avant de faire une sélection; ce ne sont que des aide-mémoire. Si vous savez quelles touches utiliser, vous pouvez les entrer et naviguer dans le système aussi rapidement que vous le désirez. Longueur des messages et conditions Il n y a pas de longueur maximale pour les messages, mais après cinq minutes, le système interrompt l appelant et lui demande s il désire continuer. Si ce dernier ne répond pas, le système coupe l enregistrement et raccroche. La même chose se produit si l appelant cesse de parler pendant plus de quelques secondes ou si la connexion téléphonique est faible. Si l appelant se trouva dans un endroit très bruyant, comme une usine ou une voiture roulant avec les vitres ouvertes, le système risque de couper la communication. Le cas échéant, l appelant doit rappeler d un endroit plus silencieux. Un message dont la durée est inférieure à deux secondes n est pas enregistré. Messagerie vocale visuelle Si vous disposez d un appareil IP 5140, 5230 ou 5240, vous pouvez utiliser l application Messagerie visuelle vocale pour accéder à vos messages vocaux. Comme les options de messagerie vocale ne sont pas toutes disponibles à partir de cette application, reportez-vous au guide de l usager des appareils IP pour en savoir davantage. 24

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