DiamantStock pour GED-en-ligne

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1 DiamantStock pour GED-en-ligne Solution de stockage et de diffusion de documents numériques Br-ged-en-ligne-2014a Du 12/02/2014 DIA-LOG S.A.R.L. au capital de EUROS - RCS DOLE - SIRET APE 5829C - TVA Intracommunautaire FR

2 Sommaire Introduction... 3 Interfaces utilisateur... 4 Modules logiciels... 5 Gestion des licences flottantes et/ou fixes...5 Base de Données... 6 Structure de stockage... 6 Classement... 6 Version et statut... 6 Attributs... 7 Utilisation conviviale... 7 Fonctionnalités... 7 Fonctions communes... 7 Connexion sécurisée Annuaire d'entreprise LDAP...7 Accès aux documents, onglet Classement...8 Accès aux documents, onglet Recherche...8 Exploitation d'une liste de documents...9 Affichage des documents... 9 Fonctions accessibles en mode 'modif' et 'admin'...10 Indexation Fonctions accessibles en mode 'admin'...11 Sécurité, droits d'accès Résumé des évolutions de la version Gestion des droits d'accès avec LDAP...13 Version ''full web'' Statistiques d'utilisation Recherche en accès direct Interfaces utilisateur Archivage automatique Prérequis techniques Serveur Configuration conseillée Postes 'Client' Configuration conseillée : /14

3 Introduction Ce document présente les caractéristiques et avantages de la solution de stockage et de diffusion de documents DiamantStock pour GED-en-ligne. DiamantStock pour GED-en-ligne est un logiciel destiné à rendre accessible en toute sécurité les documents bureautiques, en environnement Windows et Web multiplateforme. Les objectifs majeurs de la solution sont: le rangement sécurisé et facilement archivable de tous les documents de l'entreprise le classement hiérarchique des documents dans une arborescence telle que définie par l'utilisateur l'association assistée des attributs d'indexation la gestion du suivi des évolutions de version et de statut (workflow) la définition de droits de gestion, pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs, avec possibilité de lien LDAP depuis windows et web la recherche des informations par requêtes mémorisables l'affichage des documents directement dans l'application pour les documents numérisés (TIFF, jpeg...), avec Adobe reader pour les formats PDF... ou avec les applications externes installées localement pour les autres documents (MS-Office, AutoCAD...) l'impression de liste de documents ou leur diffusion numérique, par messagerie, DVD, extranet... les outils de sauvegarde, d'import, d'export des données les outils de déploiement facile, tant en mode Windows qu'en mode Intranet La solution DiamantStock pour GED-en-ligne est adaptée à tout type de besoin, depuis la simple numérisation des documents d'un service administratif, technique ou reprographie, jusqu'à la GED d'entreprise contenant plusieurs centaines de milliers de documents, accessibles de façon sécurisée 'dans la seconde'. Il s'agit d'une solution ouverte, dont l'ensemble des personnalisations est maintenu à chaque nouvelle évolution. C'est ainsi depuis 1996 que les premiers utilisateurs ont pu voir évoluer leur solution logicielle sans remise en cause de leur mode de stockage et d'archivage. 3/14

4 Interfaces utilisateur DiamantStock pour GED-en-ligne dispose de deux interfaces 'utilisateur', l'une en mode Windows et la seconde en mode Web. Les clients Windows supportés sont XP-Vista-Seven, et les serveurs Windows Pour les clients Intranet, les navigateurs Internet Explorer, FireFox, Opera, Chrome sont supportés, ils doivent disposer du droit d'exécution Javascript, et, optionnellement, de Java pour l'affichage via des applets. Interface Windows Interface Web 4/14

5 Modules logiciels Il existe trois niveaux d'accès : DiamantStock pour ged-en-ligne.admin : module administrateur. Seul ce niveau d'accès permet de créer les armoires (choix du lieu de stockage) et les profils détaillés des utilisateurs et des contenants. DiamantStock pour ged-en-ligne.modif : module de modification, il permet d'enregistrer et de modifier les informations dans la Base de Données. DiamantStock pour ged-en-ligne.consult : module de consultation, il permet de parcourir la structure de classement, effectuer des recherches, afficher et diffuser les documents, selon les droits attribués. Gestion des licences flottantes et/ou fixes DiamantStock pour GED-en-ligne utilise un serveur de licences évolué permettant une gestion 'simultanée' des licences flottantes et des licences fixes, attribuées à des utilisateurs nommés, indifférenciées pour les modes Windows et Web. Cela signifie qu'un système de 'distribution de jetons' permet de gérer le nombre maximum d'utilisateurs connectés à un instant donné. Un système de contrôle permet de libérer automatiquement les licences flottantes immobilisées sans activité (30 minutes). 5/14

6 Base de Données La Base de données centralise toutes les informations de structure, d'indexation et de droits d'accès, les documents étant localisés séparément. Il est à noter que la Base est utilisée simultanément par les interfaces Windows et Web, supprimant tout besoin de synchonisation ou de réplication. Il n'y a pratiquement pas de limite quant à la quantité d'éléments indexés (143 millions!). La Base livrée en standard ne nécessite aucune administration et peut être déployée sans limite du nombre d'utilisateurs. Optionnellement, il est possible d'utiliser des bases SQL telles que Oracle, SQL Server,... Structure de stockage Classement DiamantStock pour GED-en-ligne permet de gérer tous types de documents burautiques, principalement PDF et TIFF, mais également MS-Office, OpenOffice, DAO, CAO, images, textes, tableaux... ou matériels, par simple association de leur lieu physique de stockage : cartes à fenêtre, classeurs... Les documents sont enregistrés suivant une structure de stockage de type arborescente: armoire, tiroir, classeur sans limite d imbrication. Version et statut Chaque document est caractérisé par son indice et son statut. Les automatismes de gestion de statut et d'indice sont paramétrables par contenant ou pour l'ensemble de la Base. Deux catégories principales d'utilisateur existent : ceux qui accèdent à toutes les versions de document, et ceux qui n'accèdent qu'aux documents 'diffusion'; de plus, dans ce mode, un avertissement indique si un document existe à un indice supérieur non encore diffusable. Le cycle de changement de statut ou de version est paramétrable selon les procédures en place chez les Clients : gestion de plusieurs version 'diffusion' ou non, mise au statut 'archivage' automatique des anciennes versions... Le contrôle d'unicité des documents peut être effectué 'par contenant' ou sur toute la Base. 6/14

7 Attributs Chaque document et chaque contenant est caractérisé par un ensemble d'attributs. Ceux-ci sont soit 'système' (15), soit personnalisables de type 'indexés' (12) ou non indexés (illimités). Les attributs peuvent être contraints : type, masque de saisie, liste de choix... Les intitulés des attributs sont sensibles à la langue utilisée (mais pas le contenu!). Le schéma des attributs peut être différencié pour chaque armoire de stockage. Utilisation conviviale L'interface de DiamantStock pour GED-en-ligne ne laisse visible à l'utilisateur que les informations utiles. Ainsi, en mode windows et en mode web, les menus et autres paramétrages sont accessibles grâce aux menus contextuels, accessibles par le clic droit de la souris. L'utilisateur est averti de la présence des menus contextuels grâce aux curseurs affichés lors du survol des différents éléments affichés à l'écran. En mode windows et en mode web, la disposition de l'écran peut être adaptée par chaque utilisateur, selon ses préférences. Fonctionnalités Fonctions communes Connexion sécurisée Annuaire d'entreprise LDAP La connexion à l'application s'effectue en indiquant ses nom et code d'accès. Si l'utilisateur 'connecté' est déclaré comme utilisateur DiamantStock pour GED-en-ligne, seul le mot de passe est nécessaire. La gestion des comptes utilisateurs peut être liée à l'annuaire d'entreprise LDAP (Active Directory...). Le nom de l'utilisateur définit, selon son profil, le mode et Avantages : les droits d'accès : il existe accès sécurisé, lien LDAP, une seule distribution pour multi-langues, tous les profils et toutes les une seule distribution pour tous les modes langues (français, anglais,...) d'utilisation gage d'un déploiement facile. En connexion LDAP, il suffit de créer des groupes d'utilisateurs pour DiamantStock pour GED-en-ligne tels que DS-expert, DS-modif, DS-visu... dans l'annuaire d'entreprise et d'y ajouter les utilisateurs. Dans DiamantStock pour GED-en-ligne, seul le groupe est défini afin d'associer les droits nécessaires : cela permet à l'administrateur système une gestion simplissime des comptes, uniquement depuis LDAP. 7/14

8 Accès aux documents, onglet Classement L'utilisateur peut consulter les documents, dès qu il possède les droits d accès. Le mode le plus simple est de parcourir l'arborescence, tel qu'on le ferait dans un explorateur de dossiers et de fichiers. Il est important de noter que sont toujours affichés clairement l'arborescence, la liste des documents du contenant choisi, les attributs du document sélectionné et, d'un simple clic, la prévisualisation ou l'affichage en pleine page avec l'afficheur intégré (TIFF, PDF) ou l'application associée (MS-Word, AutoCAD...). Plusieurs documents peuvent être 'cochés' puis exportés, diffusés (impression, messagerie, gravure)... Accès aux documents, onglet Recherche Le module de recherche permet deux types de recherche: l'accès direct et instantané sur un attribut indexé, de type commence par, multi-critères, multi-conditions avec opérations booléennes sur les attributs de document définis lors de l indexation. La recherche peut s'effectuer sur la totalité de la Base ou sur une armoire choisie. Chaque recherche peut être mémorisée pour une utilisation personnelle ou partagée pour tous les utilisateurs. La liste résultat peut être personnalisée sous forme de tableau, et exportée pour utilisation externe. Comme pour la consultation dans l'onglet 'Classement', plusieurs documents peuvent être 'cochés' puis diffusés (impression, messagerie...), exportés... De plus, les utilisateurs ayant des droits de modification peuvent utiliser ce résultat pour effectuer des modifications par lots des attributs associés aux documents. 8/14

9 Exploitation d'une liste de documents Pour rappel, à chaque fois qu'une liste de documents est accessible, depuis les onglets 'Classement' et 'Recherche', il est possible d'effectuer, pour chaque document : l'affichage du document avec DiamantZoom disponible en standard dans DiamantStock pour GED-en-ligne, avec un afficheur externe ou avec l application de création du document; pour l'ensemble des documents regroupés (cochés) : déplacement en volume vers 'Classement' impression directe export vers dossier, messagerie, site FTP... modification d'attributs par lot Avantages : arborescence facile à parcourir, recherches mémorisables, correction d'attributs par lot, fonction de diffusion directe sur une sélection de documents Affichage des documents DiamantStock dispose d'un module d affichage de documents rasteur intégré, DiamantZoom. Tous les documents rasteur monochrome, TIFF G4 (multi-pages), CALS et couleur, JPEG, PNG, TIFF sont affichés instantanément, ainsi que les fichiers DWG/DXF/DWF, HPGL et CGM. Les manipulations accessibles sont l agrandissement, la rotation de l image. Une fonction d impression directe de la partie affichée sur toute imprimante Windows est également disponible. L intérêt de cet afficheur intégré est de disposer d un outil, la visionneuse, qui permet de parcourir le contenu du tiroir ou du classeur dans lequel on se trouve, ou les documents résultat d une recherche multi-critères. Il est aussi possible d afficher des documents extérieurs à la Base, choisis dans le système de fichiers. En mode Windows, pour les documents TIFF G4, il est permis d'utiliser l'afficheur pour des retouches élémentaires, avec les droits nécessaires : rotation, symétrie, redressement... En mode Web, l'afficheur est un applet Java, ne nécessitant pas l'installation d'un outil sur le poste Client. Pour les documents PDF, DiamantStock pour GED-en-ligne gère leur prévisualisation directement au sein de l'application, comme pour les documents rasteur, en invoquant Adobe Reader. 9/14

10 Fonctions accessibles en mode 'modif' et 'admin' Indexation DiamantStock pour GED-en-ligne propose une méthode d indexation interactive lors de l entrée des documents dans la base. Les documents sont choisis dans les dossiers 'système' ou simplement en utilisant le glissé/déposé. Chaque document est défini par son nom et son indice. De nombreux attributs peuvent lui être associés pour faciliter la recherche. Pour simplifier l enrichissement de ces caractéristiques, il est possible d utiliser des menus de valeurs par défaut, de gérer des masques de saisie, de récupérer automatiquement les dernières valeurs saisies ou de les importer si elles existent déjà dans d autres applications (Access, Excel, ou fichier texte). Des automatismes existent pour décomposer le nom du fichier en champs comme le nom, l'indice, les attributs... Il est possible d'importer un ensemble de documents par lot. Associées aux caractéristiques utilisateur (12 critères), des informations système (15 critères) telles que les dates de création et de dernière modification, le type de données ou le lieu physique de stockage contribuent à faciliter la gestion de la base. Pour les documents rasteur comme TIFF G4, l' application permet d afficher automatiquement le fichier sur la zone du cartouche où se trouvent les informations pertinentes. Puis, pour chaque attribut choisi, le zoom est automatique sur la zone de cartouche correspondante, facilitant les opérations de saisie. Des commandes simples de retouche sont directement accessibles dans DiamantStock pour GEDen-ligne: rotation, nettoyage, redressement, Avantages : indexation rapide de tout type de documents, saisie assistée des attributs, retouche rapide des documents numérisés 10/14

11 Fonctions accessibles en mode 'admin' Sécurité, droits d'accès Dorénavant accessible en mode web! DiamantStock pour GED-en-ligne permet une gestion fine des droits d accès à de nombreuses fonctions comme la consultation, l annotation, la modification ou l impression. Des groupes d utilisateurs peuvent être créés afin de faciliter l administration des accès. Il existe une quinzaine de fonctions paramétrables par utilisateur ou groupe d'utilisateur. Par exemple, il est possible de définir qu un utilisateur puisse visualiser les annotations des documents mais sans pouvoir en ajouter. Il est également possible de ne laisser visible que les documents en version DIFFUSION mais en avertissant qu il existe éventuellement une modification en cours. L'administrateur a le choix d'imposer les mots de passe ou de laisser chaque utilisateur le choisir. Le récapitulatif des droits peut être affiché pour une gestion simplifiée. Initialement, tous les utilisateurs peuvent accéder à toutes les armoires. Mais l administrateur peut définir des restrictions d accès à chacune des armoires, par utilisateur ou par groupe d utilisateurs. Ces options offrent toutes les sécurités d accès, en particulier, lors du partage de la Base de données par plusieurs clients chez un prestataire. 11/14

12 Il existe des fonctions de traitements par lots pour l'import et l'export en volume. Plusieurs formats sont supportés pour l'échange de données : XML, CSV, INI, DAT... Les exports et les états peuvent être effectués pour toute la Base ou pour les documents modifiés sur une période précisée. Il est ainsi aisé de synchroniser la Base de DiamantStock pour GED-en-ligne avec des applications associées comme un PLM, un ERP, une GPAO... Les armoires peuvent être exportées/importées d'un clic, facilitant les structures qui travaillent par projets/affaires de durée de vie limitée ou permettant la distribution de sous-ensembles de la Base vers des filiales, partenaires, soustraitants... Il est à noter que DiamantStock pour GED-en-ligne peut fonctionner depuis un support optique : il est par exemple aisé de distribuer un sous-ensemble de la Base avec l'applicatif, gravé sur DVD. Aucune licence n'est nécessaire dans ce cas, pour la consultation depuis le DVD : cette solution est utilisée pour par exemple diffuser des catalogues ou notices techniques à des Clients ou Partenaires. L'historique de tous les accès, des opérations de création/modification de la Base, des diffusions est accessible pour contrôle et statistiques. Enfin, tous les outils d'administration de la Base sont directement accessibles depuis l'application : contrôle de l'existence des contenus, ré-indexation, purge... 12/14

13 Résumé des évolutions de la version 8 Gestion des droits d'accès avec LDAP DiamantStock pour GED-en-ligne permet une gestion des utilisateurs totalement intégrée dans votre Annuaire LDAP (Active Directory...). Jusqu'alors, seule la version windows permettait de ''sous-traiter'' la gestion des mots de passe à LDAP. Dorénavant, que ce soit la version windows ou la version web, il n'est plus nécessaire de gérer les utilisateurs localement dans DiamantStock pour GEDen-ligne, seul le profil générique des groupe d'utilisateurs s'effectue dans l'application (voir 'Connexion sécurisée'). Par ailleurs, la liste des utilisateurs et des groupes peut être exportée et/ou importée au format Excel par l'administrateur, pour rendre possible une gestion 'externe' des droits. Version ''full web'' L'interface web de DiamantStock pour ged-en-ligne.net a été entièrement refondue en utilisant les nouvelles possibilités Ajax et web2.0 des navigateurs du marché. Ce sont maintenant tous les modes d'utilisation qui sont accessibles depuis un navigateur jusqu'à l'administration et l'indexation. Statistiques d'utilisation La version 8 intègre de nouveaux fichiers historiques enrichis. Un outil de statistiques permet de suivre l'utilisation détaillée de l'application : nombre et durée des connexions, nombre de documents indexés, modifiés... Recherche en accès direct Il est maintenant possible depuis les différents onglets d'effectuer des recherches en accès direct, pour par exemple accèder aux différentes instances d'un nom de contenant ou d'un document dans la liste affichée. Interfaces utilisateur C'est surtout la version Web qui subit la plus importante transformation. Des tables paramétrables, triables, étirables font leur apparition. Le style d'affichage peut être choisi par l'utilisateur, dynamiquement. L'utilisation devient plus conviviale mais surtout l'utilisation est optimisée pour un accès encore plus rapide et efficace aux informations enregistrées dans la ou les Bases de données. L'interface Windows a été également améliorée pour plus de confort : nouvelle sélection des onglets paramétrable, mémorisation des habitudes de l'utilisateur... Archivage automatique En option, DiamantStock pour GED-en-ligne dispose dorénavant d'une possibilité d'archiver les documents anciens en les déplaçant vers des bases associées externes. Par exemple, tous les documents non modifiés depuis un certain délai peuvent être régulièrement exportés (manuellement ou en automatique) vers des espaces dissociés (annuel, bisannuel...). Les fonctions de recherche sur le nom du document s'exécutent sur l'ensemble de toutes les bases, un accès direct est proposé pour accéder aux contenus et aux attributs des documents archivés. 13/14

14 Prérequis techniques Serveur Le serveur doit héberger les données (Base et contenus) et, en mode web, le serveur d'application Intranet. Configuration conseillée Windows Serveur 2003/2008/2012, avec IIS6+ pour option DiamantStock.net Intel Xeon 2.4Ghz ou supérieur 2 Go de RAM 1 Go libre sur le disque dur pour l'application (programmes, historiques...) Estimation espace nécessaire aux contenus: 1 Go pour 5000 plans/documents 1 Port USB disponible pour clé de protection Le serveur Windows doit être configuré avec le nombre de licences correspondant au nombre d'utilisateurs accédant à l'application. Le serveur peut être virtualisé, mais dans ce cas, il faut installer la protection sur un des postes du réseau (avec port USB et toujours sous tension!). Postes 'Client' Configuration conseillée : Windows XP / Vista / Windows 7 / Windows 8 Intel Pentium IV 2 GHz / Amd Athlon ou supérieur 1 Go de RAM pour XP, 1,5 Go pour Vista/7/8 512 Mo libre sur le disque dur (documentation, fichiers temporaires..) Pour application en mode web Navigateur internet interprétant java/javascript et acceptant les applications Web : Internet explorer 10 et supérieur Environnement Java 1.6 ou plus DIA-LOG 2 rue Léon Guignard F MONT SOUS VAUDREY Tél. : Messagerie : contact@ged-en-ligne.fr 14/14 Diamant est une marque déposée de la société DIA-LOG - Version du 12/02/14 - Les caractéristiques décrites dans ce document ne sont pas contractuelles et peuvent évoluer sans préavis. Tous les noms cités de produits, marques et sociétés sont déposés par leurs propriétaires respectifs