Information à l'attention des utilisateurs de ce document

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1 Information à l'attention des utilisateurs de ce document... 1 Point de vigilance... 1 Votre contribution... 1 Fusion sans requête... 2 Fusion avec requête pour gérer les conditions, les lignes vides, les commutateurs... 2 Création d'une formule si alors sinon... 2 Décomposition de la formule Si alors sinon... 4 La gestion des lignes vides dans une fusion... 4 Exemple d'une fusion classique... 4 Exemple d'une fusion avec gestion des lignes vides... 4 Les commutateurs de champ texte... 4 Les commutateurs de champ au format numérique... 5 Combinaison des commutateurs texte et numérique... 5 Décryptage d'une formule complète... 5 Fusion avec regroupement et saut de colonne... 6 «Nom_objet»... 6 Interprétation de la formule en français... 6 Point de vigilance... 6 Manipulation à faire... 6 Fusion avec 2 regroupements... 6 Manipulation à faire... 7 Fusion avec intégration de picto ou d'image... 7 Fusion : usage des titres pour génération de table des matières... 7 Point de vigilance... 9 Aller encore plus loin avec les macros... 9 Où trouver des infos sur word et les fusions Information à l'attention des utilisateurs de ce document Ce document à pour objet de vous faire partager mes connaissances acquises lors de 8 jours de formation sur word + de nombreuses heures de recherches perso et de l'échange d'expérience avec les autres animateurs Sitra (Cédric Reynier, Thomas Collet, Philip Newel ) La mise en œuvre des fonctionnalités énumérées dans ce document exige la parfaite connaissance de la fonction fusion / publipostage. Ce document a été réalisé car il propose des fonctionnalités avancées de la fusion rarement abordées dans les formations word basiques qui permettent de réaliser des documents entiers en une seule manipulation et de les regénérer autant de fois que nécessaire en un clic et quelques secondes. L'adoption de ces méthodes de fusion doit "révolutionner" vos méthodes de travail actuelles et vous faire parvenir à de la vraie mono saisie et ainsi vous faire gagner des dizaines voire des centaines d'heures de travail par an pour certaines structures. Point de vigilance à la livraison de vos documents suite à votre fusion vous constaterez très certainement des anomalies dans la mise en forme. Il faut impérativement modifier ces fautes de frappe dans Sitra, regénérer l'export et la fusion sans quoi les corrections apportées dans votre document word seront perdues. Votre contribution Vous pouvez me signaler toutes les astuces, autres méthodes ou éventuelles erreurs qui pourraient apporter une plus value à ce document.gardons l'esprit réseau, profitons mais faisons aussi bénéficier de nos expériences. Je n'assure en aucun cas l'assistance à l'exception des membres de Haute-Savoie. Merci de vous rapprocher de votre animateur départemental si vous avez des questions. Document réalisé par Cyril Noel Page 1

2 Fusion sans requête «Nom_objet» Lieu de la manifestation «Nom_lieu» «Ville_objet» Descriptif «Descriptif_court» Du «Date_début_de_la_période_douverture» au «Date_fin_de_la_période_douverture» Fusion avec requête pour gérer les conditions, les lignes vides, les commutateurs Il faut cliquer dans la barre d'outils publipostage sur le bouton "insérer un mot clé" puis utiliser la fonction "Si alors sinon" Si votre la barre d'outil"fusion et publipostage" est absente sous votre barre de menu, cliquez sur affichage, barre d'outils, fusion et publipostage Création d'une formule si alors sinon Se mettre dans le document à l'endroit désiré Insérer un mot clé / si alors sinon Définir la condition à remplir Animaux acceptés = Oui (Attention à bien respecter la casse dans la saisie, par exemple si vous tapez oui au lieu de Oui votre requête ne marchera pas) Type de PCU = Sites et monuments Date >= 20/02/2008 On peut également exclure en choisissant différent de, est vide, n'est pas vide Document réalisé par Cyril Noel Page 2

3 Dans le premier champ "insérer le texte suivant" vous pouvez mettre le texte à inclure en cas de réponse positive à votre requête Dans le second champ "sinon celui-ci" le texte en cas de réponse négative à votre requête. Leur remplissage est facultatif Si vous voulez intégrer le contenu d'un champ de fusion, il faut valider l'écran ci-dessus Cliquer sur ALT F9 si vous ne voyez pas les formules s'afficher, se positionner à l'endroit où vous voulez intégrer le contenu du champ puis insérer le champ de fusion Vous pouvez également insérer un retour à la ligne soit après le 3 ème " soit le 5 ème " en vous positionnant avec votre curseur et en cliquant sur la touche entrée Document réalisé par Cyril Noel Page 3

4 Décomposition de la formule Si alors sinon 1ère série de guillemets définit la condition à remplir cela peut être si le champ ville contient Chambéry IF «Ville»="Chambéry" ou si le champ classement est supérieur à 2 IF «Classement»>2 2 ème série de guillemets définit la valeur à attribuer si l'enregistrement remplit la condition 3 ème série de guillemets définit la valeur à attribuer si l'enregistrement ne remplit pas la condition cela peut être intégration de texte (Les Chambériens sont invités à se présenter ) intégration de texte + contenu d'un champ de la base de données (Résa : contenu du champ réservation dans la base de données) intégration de pictos ou images Pour voir le contenu de la formule et intervenir dessus, il faut après l'avoir insére, cliquer sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs La gestion des lignes vides dans une fusion Nécessite l'usage des formules si alors sinon Exemple d'une fusion classique «Nom_objet» Lieu de la manifestation «Nom_lieu» «Ville_objet» Descriptif «Descriptif_court» Si le lieu de la manifestation n'est pas renseigné dans notre base de données, nous aurons une ligne qui commencera par "Lieu de la manifestation" mais qui sera suivi de rien. Or il semblerait plus logique de ne pas afficher "Lieu de la manifestation". Exemple d'une fusion avec gestion des lignes vides Nous allons gérer cela dans la fusion avec si...alors sinon Lieu de la manifestation Office de Tourisme Communal Les Carroz d'arâches Pour bien comprendre la formule afficher le dans les barres d'outils et cliquer dessus En orange, la requête se lit ainsi : si le champ de fusion Nom_Lieu n'est pas vide (<>"") En noir la 2 ème série de guillemets définit la valeur à attribuer si l'enregistrement remplit la condition " signifie que si le nom du lieu n'est pas vide on génère un retour à la ligne (touche entrée) puis on inscrit Lieu de la manifestation suivi du contenu du champ Nom_Lieu En bleu la 3 ème série de guillemets définit la valeur à attribuer si l'enregistrement ne remplit pas la condition Dans le cas présent on ne fait rien puisqu'il n'y a aucun champ ni aucune valeur Les commutateurs de champ texte Ce sont des formules qui permettent de changer l'affichage d'une donnée «VILLE_OBJET» met le nom de la ville en majuscule «Ville_objet» met la première lettre du mot ou de la phrase en majuscule «ville_objet» met le nom de la ville en minuscule Document réalisé par Cyril Noel Page 4

5 «Ville_Objet» met la première lettre de chaque mot en majuscule Pour voir le contenu de la formule et intervenir dessus, il faut après l'avoir inséré, cliquer sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs Les commutateurs de champ au format numérique Ce sont des formules qui permettent de changer l'affichage d'une donnée au format numérique comme une date «Date_début_de_la_période_douverture» La première série de d va calculer le jour de la date et mettre lundi, mardi La deuxième série de d va préciser le jour au format numérique (en mettant dd les 0 seront affichés alors qu'en mettant un seul d, il n'affichera le 09 février mais le 9 février) La troisième série de M permet de définir le format du mois, MM va mettre le mois en chiffre, MMM va mettre les 3 premières lettres du mois, MMMM va écrire le mois en toutes lettres La quatrième série de y va définir l'année, yy pour mettre les 2 derniers chiffres de l'année, yyyy pour mettre l'année sur 4 chiffres Exemples de restitution de la date suivante : 04/02/08 en fonction des commutateurs utilisés \@ "ddd dd MMMM yy" lun 04 février 08 \@ "dddd dd/mm/yy" lundi 04/02/08 \@ "dddd d-mmm-yyyy" lundi 4-fév-2008 \@ "dddd d MMMM yyyy" lundi 4 février 2008 Combinaison des commutateurs texte et numérique \@ "dddd d MMMM yyyy"\* Upper LUNDI 4 FEVRIER 2008 Pour voir le contenu de la formule et intervenir dessus, il faut après l'avoir inséré, cliquer sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs Décryptage d'une formule complète Pour voir le contenu de la formule, cliquer sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs «NOM_OBJET» Lieu de la manifestation Office de Tourisme Communal Les Carroz d'arâches Les Carroz-d'Arâches Parents, venez avec vos bambins pour décorer votre lutin ou participer à la fresque de la nouvelle année. Du mercredi 26 décembre 07 au samedi 29 décembre 07 Interprétation de la formule en français légende Champs de fusion Commutateurs (\...) Code généré par word ( ) J'intègre le "nom de l'objet" et je demande à word (\* Upper) de convertir le texte en majuscule. (IF)Si le champ correspondant au "nom du lieu" dans mon export csv Sitra (<>"") n'est pas vide (" ) alors je génère un retour à la ligne puis je marque "Lieu de la manifestation" suivi du contenu du champ "nom du lieu" ("") sinon je n'intègre aucune info. (IF)Si le champ correspondant à "la ville de l'objet" dans mon export csv Sitra (<>"") n'est pas vide (" ) alors je génère un retour à la ligne puis j'intègre le contenu du champ "nom du lieu" (""=) sinon je n'intègre aucune info. (IF)Si le champ correspondant au " descriptif court" dans mon export csv Sitra (<>"") n'est pas vide (" ) alors je génère un retour à la ligne puis j'intègre le contenu du champ " descriptif court " ("") sinon je n'intègre aucune info. (IF)Si le champ correspondant à la "date de début" dans mon export csv Sitra (=) est égal au champ correspondant à la "date de fin" dans mon export csv Sitra (" ) alors je génère un retour à la ligne puis j'intègre le texte "Le" suivi du contenu du champ " date de début" que je convertis au format (\@ "dddd dd MMMM yy") le jour en toutes lettres le jour en chiffre le mois en toutes lettres et les 2 derniers chiffres de l'année(" ) sinon je génère un retour à la ligne puis j'intègre le texte "Du" suivi du contenu du champ " date de début" que je convertis au format (\@ "dddd dd MMMM yy") le jour en toutes lettres le jour en chiffre le mois en toutes lettres et les 2 derniers chiffres de l'année puis j'intègre le texte "au" suivi du contenu du champ " date de fin" que je convertis au format (\@ "dddd dd MMMM yy") le jour en toutes lettres le jour en chiffre le mois en toutes lettres et les 2 derniers chiffres de l'année Document réalisé par Cyril Noel Page 5

6 Fusion avec regroupement et saut de colonne «Ville_objet» «Nom_objet» «Descriptif_court» Erreur! Aucun champ de fusion n'a été trouvé dans les enregistrements d'en-têtes de la source de données. Interprétation de la formule en français A chaque changement de type d'équipement, je ne l'affiche que s'il est différent de celui de l'enregistrement précédent et en plus j'insère un saut de colonne. J'intègre le nom de la ville en mauve Puis le nom de l'objet Le descriptif court Et un numéro de tél s'il en existe Point de vigilance Pour que la formule fonctionne correctement cela impose un tri préalable sur la colonne sur laquelle on veut procéder au regroupement dans le fichier csv provenant de Sitra Manipulation à faire Il faut modifier le contenu de la balise Mergefield en fonction du champ sur lequel vous voulez regrouper. Fusion avec 2 regroupements Document réalisé par Cyril Noel Page 6

7 «Nom_objet» Manipulation à faire Il faut modifier le contenu de la balise Mergefield en fonction du champ sur lequel vous voulez regrouper. Il faut aussi intervenir sur la balise SET et REF en modifiant la valeur de référence (ZZ dans le 1 er regroupement par type d'activités d'équipement et YY dans le 2 nd regroupement sur la ville objet) Fusion avec intégration de picto ou d'image Tout d'abord stocker vos pictos ou images dans un dossier où ils ne seront jamais supprimés Pour trouver le code à insérer dans la fusion procéder de la façon suivante Insertion / image / à partir du fichier / indiquer votre répertoire et votre image ou picto Ne pas valider avec insérer mais cliquer sur la flèche vers le bas, à droite du mot "insérer" puis cliquer sur "Lier au fichier" cela va vous générer le code suivant Pour voir le contenu de la formule, cliquer sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs Sélectionner toute la balise puis l'intégrer dans la fusion Dans le cas présent, si la ville de l'objet est Morillon, je lui demande d'intégrer le logo de Morillon. Pour voir le contenu de la formule, cliquer sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs Fusion : usage des titres pour génération de table des matières SI vous voulez faire une table des matières car votre document est long, vous avez intérêt à insérer des titres dans votre fusion et notamment sur le nom de l'objet si vous faites une édition sur les sites touristiques. Pour affecter un style Sélectionner le champ de fusion Dans la barre d'outils (où c'est marqué normal), cliquer sur la flèche vers le bas à droite Document réalisé par Cyril Noel Page 7

8 Choisissez le titre 1 ou 2 ou 3 La mise en forme des titres est bien sûr personnalisable Ensuite lorsque votre document est terminé Vous mettre à l'endroit où vous souhaitez intégrer la table des matières (souvent en début de document) Insertion / références / tables et index Choisir l'onglet table des matières Vous pouvez la personnaliser en affichant uniquement les titres de niveau 1 ou de niveaux 1 et 2 Dans le cadre d'une liste de sites touristiques, les titres de niveau 1 peuvent être affectés aux communes puis les titres de niveau 2 aux objets ou inversement Document réalisé par Cyril Noel Page 8

9 Lorsque vous validez la table des matières apparaît Si une formule apparaît, cliquez sur ALT F9 ou outils / options / affichage / codes de champs pour voir la table des matières Point de vigilance Si vous n'aviez pas terminé votre document lors de l'insertion de la table des matières et que vous l'enrichissez par la suite, votre table des matières ne sera plus à jour Pour l'actualiser, il suffit de se positionner dessus clic droit, mettre à jour les champs mettre à jour toute la table Cela va intégrer vos nouveaux titres et éventuellement actualiser les N de page si vous avez inséré des sauts de page ou de colonne Aller encore plus loin avec les macros Les macros permettent de mémoriser tout un tas de manipulations opérées dans word et de les réexécuter par la suite en un clic Document réalisé par Cyril Noel Page 9

10 Vous pouvez donc imaginer de faire une macro qui ouvre votre document de fusion, aille chercher le fichier sitra et lance la fusion en intégrant une table des matières. Vous pouvez même imaginer créer un menu dans word spécifique Sitra avec des raccourcis sur les macros dont vous avez régulièrement besoin Où trouver des infos sur word et les fusions En formation via votre UDOTSI ou FDOTSI Sur des forums, essayer de faire des recherches sur google en tapant forum word par exemple Sur l'aide de word Sur le site de microsoft Document réalisé par Cyril Noel Page 10