Manuel utilisateur Xpert.Meeting. Mobile V2

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1 Groupe Page 1 de 13 Manuel utilisateur Xpert.Meeting Mobile V2 Abréviation Date Rédaction : TIERH Supervision : TILIA Approbation : TINAF Page 1/13

2 Groupe Page 2 de 13 Table des matières 1. OBJET / BUT DOMAINE D APPLICATION DEFINITIONS, VOCABULAIRE UTILISATION LE FONCTIONNEMENT LES VUES Les vues d affichage des séances Tous les attachements Tous les attachements publiés Tous les attachements en convocation POINT DE L ORDRE DU JOUR Attachement Note PARAMETRAGE Fiche paramètres Droits d accès DOCUMENTS DE REFERENCE TABLE DES ILLUSTRATIONS ANNEXES Page 2/13

3 Groupe Page 3 de Objet / But Ce document a pour but de détailler le fonctionnel de la version 2 de la base Mobile d'xpert.meeting. 2. Domaine d application Définitions, vocabulaire Base Documents, XM_main, Xpert.Meeting Documents : Base de données qui contient les documents : Les séances, objets, sous-objets, décisions, sous-décisions. Base Labels, XM_Label, Xpert.Meeting Label : Base de données qui contient les labels nécessaires pour l affichage en plusieurs langues de Xpert.Meeting. Base Mots-Clés, XM_MC, Xpert.Meeting Mots-Clés : Base de données qui contient l arborescence de routine et les listes à choix paramétrables. Base Suivi, XM_Suivi, Xpert.Meeting Suivi : Base de données qui contient les suites à donner aux décisions prises dans les séances. Base mobile, XM_Mobile, Xpert.Meeting Mobile : Equivalent de la base documents pour affichage sur tablettes et smartphones. Un objet est un document de premier niveau dans l'arborescence de la séance (ex : titre de niveau 1). Un sous-objet est un document de deuxième niveau dans l'arborescence de la séance (ex : titre de niveau 2 = fils de l'objet). Une décision est un document de troisième niveau dans l'arborescence de la séance (ex : titre de niveau 3 = fils du sous-objet). Une sous-décision est un document de quatrième niveau dans l'arborescence de la séance et correspond au niveau le plus bas (ex : titre de niveau 4 = fils de la décision). Schéma de la hiérarchie des points Séance Objet Sous-objet Décision Sous-décision Page 3/13

4 Groupe Page 4 de Utilisation 4.1 Le fonctionnement La base mobile est une base "relais" permettant la lecture des documents de la base Xpert.Meeting Documents sur un support mobile (smartphone ou tablette). Les documents ne sont pas stockés dans cette base. Par conséquent, on retrouve les mêmes rôles que dans la base Documents. On définira des droits d accès identiques à ceux de la base précitée. L accès se fait depuis un browser mobile (par ex. Safari sur ipad). L affichage est formaté pour une utilisation mobile. Cette base sert uniquement à la consultation. Les documents ne peuvent pas être modifiés depuis cette base à l exception des notes. Illustration 1 : Fonctionnement base Mobile Cette nouvelle version a été spécialement conçue pour un rendu optimal sur les tablettes et sur les smartphones. Les plateformes prises en compte sont ios (iphone et ipad) et Androïd (smartphones et tablettes). L écran d une tablette étant plus grand que celui des smartphones, l écran est séparé en deux volets. Sur la gauche le volet de navigation vous permet de vous déplacer dans les vues et les points. Sur la droite, le volet de visualisation affiche les informations. Illustration 2 : Affichage sur une tablette Sur un smartphone, le volet de navigation prendra tout l écran jusqu à la sélection du point. Page 4/13

5 Groupe Page 5 de Les vues Comme dans la base Documents, on retrouve une vue par statut de séance. La page d accueil comporte les vues disponibles en fonction du ou des rôles de l utilisateur. Illustration 4 : Menu conseiller Illustration 3 : Menu secrétaire De la même manière que dans la base Documents, on peut ajouter n importe quelle vue à un utilisateur en cochant le rôle correspondant dans son profil d accès. La visualisation d une vue, ne donne pas le droit de la modifier. Page 5/13

6 Groupe Page 6 de Les vues d affichage des séances Par souci de lisibilité, les vues pour l affichage des séances se font sur deux niveaux. Le premier niveau présente les séances ayant le statut correspondant. Les séances sont regroupées par mois et année. Le second niveau correspond à l arborescence de la séance. On y retrouve les objets, sous-objets, décisions et sous-décisions. Sur cette vue, vous pouvez ouvrir et consulter chaque point de l ordre du jour. Illustration 5 : Liste des séances Les vues concern ées sont : En Création En Préparation En Convocation En Séance PV pour approbation PV Approuvé Historique Illustration 6 : Détail d une séance Page 6/13

7 Groupe Page 7 de Tous les attachements Permet de visionner tous les fichiers attachés regroupés par séance. Les attachements sont classés dans l ordre des points de la séance Tous les attachements publiés Permet de voir les fichiers attachés qui ont été publiés regroupés par séance. Les attachements sont classés dans l ordre des points de la séance. Illustration 7 : Vue tous les attachements Tous les attachements en convocation Permet de voir uniquement les attachements des séances au statut «en convocation». Pour chaque point du l ordre du jour, on affiche le numéro et le dicastère concerné en dessous duquel on retrouver les attachements. Page 7/13

8 Groupe Page 8 de 13 Les Documents 4.3 Point de l ordre du jour Les documents "Objet", "Sous-objet", "Décision" et "Sous-décision" sont affichés de la manière cidessous. On peut choisir de masquer certaines informations dans les paramètres de l application. Il est possible de consulter les fichiers attachés en cliquant sur l icône en forme de trombone. Les notes s affichent sous forme de post-it. Illustration 8 : Point de l'ordre du jour Attachement Pour afficher les attachements, cliquer sur l icône trombone ou allez dans la vue "Tous les attachements". D un simple clic, vous ouvrez l attachement. Attention, certains formats de fichiers ne sont pas supportés par toutes les tablettes. Page 8/13

9 Groupe Page 9 de 13 Illustration 9 : Attachement Note Vous pouvez saisir des notes sur les points de l ordre du jour. Ces notes sont des remarques postées par un utilisateur à propos de l objet traité. Chaque rédacteur peut, au choix, publier ou non sa note personnelle au moyen de la case à coché en haut à droite. Chaque utilisateur ne peut saisir qu une seule note par point. Les notes privées sont visibles uniquement par son auteur. Illustration 10 : Saisie d une Note Page 9/13

10 Groupe Page 10 de 13 Dans les points de l ordre du jour, les notes sont marquées de deux manières différentes. Une icône en forme de post-it jaune avec un "+" indique que personne n a encore saisi de note. Une icône en forme de post-it simple indique qu une ou plusieurs notes ont été publiées. Illustration 11 : Icônes de note Pour visualiser les notes, cliquer sur la seconde icône. Un volet s ouvre sur la droite. Les notes publiques s affichent ainsi que votre note. Pour éditer votre note, il faut cliquer sur l icône crayon. Illustration 12 : Liste des notes Page 10/13

11 Groupe Page 11 de Paramétrage Fiche paramètres Les paramètres de la base mobiles sont gérés depuis un client Lotus Notes. Les paramètres sont les suivants : Illustration 13 : Fiche paramètres Emplacement des bases de l application : choisir entre serveur et local. Nom du Serveur : indiquer le nom du serveur Serveur Web : URL du serveur web Adresses des bases : Chemin physique des bases "Documents", "Suivi", "Labels" et "Mots-clés". Options d affichage : Liste des champs à masquer dans les points. Page 11/13

12 Groupe Page 12 de Droits d accès La gestion des accès correspond à ceux de la base Xpert.Meeting Documents. On retrouve les mêmes Rôles. Pour plus d informations voir la documentation administrateur d Xpert.Meeting. Illustration 14 : Droits d'accès Page 12/13

13 Groupe Page 13 de Documents de référence Documents Xpert.Meeting : Xpert.Meeting Guide de l utilisateur Xpert.Meeting Documentation administrateur Xpert.Meeting Amélioration Nous vous encourageons à lire le document amélioration. Y sont détaillées toutes les améliorations et modifications apportées à Xpert.Meeting. Vous profiterez ainsi de toutes les nouveautés. 6. Table des Illustrations Illustration 1 : Fonctionnement base Mobile 4 Illustration 2 : Affichage sur une tablette 4 Illustration 3 : Menu secrétaire 5 Illustration 4 : Menu conseiller 5 Illustration 5 : Liste des séances 6 Illustration 6 : Détail d une séance 6 Illustration 7 : Vue tous les attachements 7 Illustration 8 : Point de l'ordre du jour 8 Illustration 9 : Attachement 9 Illustration 10 : Saisie d une Note 9 Illustration 11 : Icônes de note 10 Illustration 12 : Liste des notes 10 Illustration 13 : Fiche paramètres 11 Illustration 14 : Droits d'accès Annexes --- Page 13/13