Gestion Electronique des Documents

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1 Gestion Electronique des Documents Emetteur : AIDEL Date : 24/10/2005 Superdoc premium propose 2 niveaux pour la gestion électronique des documents. Le premier consiste à faire un lien vers un document pour pouvoir l ouvrir après la consultation de la notice. Le second, permet une recherche en texte intégral grâce à l import dans la base de tous les mots du document. 1. Lier un document à un enregistrement 2 a. Le champ Lien 2 b. Saisie du lien dans l enregistrement 2 c. Activation du lien dans les modèles 2 2. Recherche en texte intégral : Importer le contenu du document 3 a. Le champ «Texte intégral» 3 b. Importer un document 4 c. Importer un document dans un enregistrement existant 4 AIDEL 1 / 5 24/10/2005

2 1. Lier un document à un enregistrement Fiche pratique : Gestion électronique des documents Il est possible de lier un document électronique à un enregistrement. Ainsi, après consultation de la notice, on peut accéder directement au document primaire en cliquant sur un lien. Le document n est pas chargé dans la base : cela implique que le document soit dans un espace partagé, accessible à tous les utilisateurs ayant besoin de l ouvrir et ne soit pas déplacé. Le document est ouvert avec le programme correspondant au document. Si un utilisateur souhaite consulter un document PDF, il doit donc avoir Acrobat Reader. a. Le champ Lien Le champ qui permettra de faire le lien est un champ dédié ; il est défini dans la structure de la base comme un champ de type Texte. Dans la suite du document, ce champ est appelé «Documents associés». Pour ajouter ce champ, il faut aller dans la structure de la base : - Maintenance, éditer structure de base - Cliquer sur Editer champ - Saisir le nom du nouveau champ documents associés - Ajouter - Dans l onglet type et indexation, choisir Texte (il n est pas nécessaire de paramétrer de validation) Il faudra ensuite ajouter une boite de modèle pour ce champ dans votre modèle d édition pour pouvoir saisir l information. b. Saisie du lien dans l enregistrement Dans le champ «Documents associés», saisir le chemin d accès et le nom du fichier (avec son extension). Ex : S:\procédure Superdoc premium\texte intégral.doc Remarque : La fonction «Parcourir», n est pas disponible. Pour faciliter la saisie et éviter les erreurs, il faut donc mieux passer par l Explorateur Windows et copier le chemin et le nom du fichier. c. Activation du lien dans les modèles A ce stade, le nom du fichier n est pas actif (vous ne pouvez cliquer dessus pour ouvrir le fichier). Pour que ce lien soit actif, il faut encadrer le nom du fichier par : <file:// > Pour ne pas devoir saisir ce texte dans chaque enregistrement, il est possible (si ce champ est dédié au lien vers un fichier) d ajouter ce texte dans les modèles de rapport et d affichage. Pour modifier les modèles, il faut aller dans le concepteur de modèle puis ajouter une boite contenant le champ «Documents associés» : - Affichage, concevoir un modèle - Sélectionner le modèle pour lequel vous souhaitez faire apparaître le lien - Ajouter une boite (clic droit, ajouter boîte) AIDEL 2 / 5 24/10/2005

3 - Dans l onglet Contenu : sélectionner «Documents associés» et cliquer sur Ajouter - Dans l onglet Format, choisir l onglet texte ajouté : - Saisir dans la partie texte de début : <file:// - Saisir dans la partie texte de fin : > - Saisir dans la partie Séparateur de texte : > <file:// En ajoutant ce texte dans vos modèles de rapport et d affichage, vous aurez un lien actif. Remarque : le lien ne peut être actif en saisie/modification (modèle d édition). 2. Rechercher en texte intégral : Importer le contenu du document Pour pouvoir faire une recherche sur chaque mot du document, il est possible d importer dans un champ dédié et indexé mot à mot, l ensemble des mots du document. Pour cela Superdoc premium utilise la technologie IFilter. Le champ dédié pourra ensuite être ajouté à l écran de recherche. Par contre, il ne sera pas afficher puisqu il ne conserve pas la mise en forme du document : c est le lien permettant d ouvrir le document dans son format d origine, qui sera affiché. La technologie IFilter est installée avec Microsoft Index Server, qui est inclus dans les systèmes d exploitation Microsoft Windows 2000/XP. Elle est aussi supportée sur Windows NT 4.0 avec Option Pack installée. L installation du pack Microsoft Office inclue les «ifilter» nécessaires à l import des documents correspondants (Word, Excel, ). Par contre pour importer des documents au format PDF, il faut télécharger et installer sur votre poste le «ifilter» : Télécharger Adobe Ifilter V.6.0 Remarque : pour les version antérieure de Windows, l import de documents nécessite l installation d un module supplémentaire : Import Filter. Pour cela, contacter la société Aidel (aidel@aidel.com ) a. Le champ «Texte intégral» Les mots du document sont importés dans un champ défini par l utilisateur. Il est conseillé d ajouter un champ dédié. Dans la suite du document, ce champ est appelé «Texte intégral». Pour ajouter ce champ, il faut aller dans la structure de la base : - Maintenance, éditer structure de base - Cliquer sur Editer champ - Saisir le nom du nouveau champ «Texte intégral» - Ajouter - Dans l onglet type et indexation, choisir Texte et cocher l option Index Mot à mot (il n est pas nécessaire d avoir un index Terme ou de paramétrer de validation) Le champ document associé créé précédemment permettra de signifier le nom du fichier importé et de faire le lien vers celui-ci. AIDEL 3 / 5 24/10/2005

4 b. Importer un document Pour importer un document, la procédure est la suivante : - Ouvrir la base - Fichier, importer un document - Choisir le document à importer et cliquer sur Ouvrir - Spécifier les options d importation : - Onglet champs du document : définir le champ qui contiendra tous les mots du document (Texte intégral) et celui qui contiendra le nom du fichier (Documents associés). L option Inclure le chemin permettra d avoir dans le champ document associé directement le chemin et le nom du document nécessaire pour faire le lien. - Onglet Options Ajouter/remplacer, décocher l option Vérifier les doublons - Valider L import du document va créer un nouvel enregistrement dont les champs Texte intégral et Documents associés seront complétés. Il faudra ensuite modifier cet enregistrement pour compléter les autres champs. Remarque : Comme l import ne remplit que ces 2 champs, il n est pas possible d utiliser cette fonction, si un autre champ est défini comme obligatoire. c. Importer un document dans un enregistrement existant La méthode décrite précédemment créé un nouvel enregistrement. Si vous souhaitez que le document importé complète une notice déjà existante, il faut ajouter lors de l import, un contrôle des doublons. Ce contrôle se fait sur le nom du fichier (et son chemin). Il nécessite donc que le champ Documents associés soit renseigné par vos soins. L import se déroule de la façon suivante : - Ouvrir la base - Fichier, importer un document - Choisir le document à importer et cliquer sur Ouvrir AIDEL 4 / 5 24/10/2005

5 - Spécifier les options d importation : - Onglet champs du document : Fiche pratique : Gestion électronique des documents Cocher l option Inclure le chemin du document si vous avez saisi ce chemin - Onglet Options Ajouter/remplacer, cocher l option Vérifier les doublons Avec les options ci-contre, Superdoc Premium recherchera l enregistrement qui possède le nom du fichier importé. S il trouve un enregistrement qui correspond, il ajoutera les mots du document dans le champ Texte intégral. Sinon, il créera un nouvel enregistrement (Si pas trouvés, accepter). Si vous ne souhaitez pas qu il crée un nouvel enregistrement, il faut cocher l option rejeter le nouvel enregistrement. - Valider L enregistrement contenant le nom du fichier correspondant est modifié. AIDEL 5 / 5 24/10/2005