NOTE CIRCULAIRE LE STATUT SPECIAL DES MEMBRES DE LA FAMILLE DU PERSONNEL DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES. ( 10 janvier 2013)

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1 Aux Organisation internationales établies en Belgique nos références P1.3/PRO NOTE CIRCULAIRE LE STATUT SPECIAL DES MEMBRES DE LA FAMILLE DU PERSONNEL DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES ( 10 janvier 2013) Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement présente ses compliments aux Organisations Internationales établies en Belgique et a l honneur de les informer ci-après des dispositions en matière de statut spécial des membres de la famille des membres du personnel des Organisations Internationales. Le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement saisit cette occasion pour renouveler aux Organisations Internationales établies en Belgique, l assurance de sa très haute considération.

2 LE STATUT SPECIAL DES MEMBRES DE LA FAMILLE DU PERSONNEL DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES (10 janvier 2013) TABLE DES MATIERES 1. Introduction 2. Le conjoint ou partenaire légal non-marié 2.1 Conjoint Définition Principes généraux pour l attribution d un statut spécial Le conjoint est résident permanent ou de nationalité belge 2.2 Partenaire légal non-marié 3. Les enfants 3.1 Principe général 3.2 Catégories d enfants Enfants de moins de 5 ans Enfants entre 5 et 25 ans Enfants adoptés Enfants sous tutelle 4. Les ascendants 5. Formalités administratives pour l obtention d une carte d identité spéciale

3 1. Introduction Conformément aux accords de siège conclus entre la Belgique et les organisations internationales qui y sont établies, les fonctionnaires internationaux et les membres de leur famille à leur charge ne sont pas soumis aux dispositions limitant l immigration ni aux formalités d enregistrement des étrangers. Sauf si la notion de membres de la famille à charge est définie différemment dans l Accord de siège, la Direction du Protocole prend en compte les personnes suivantes : le conjoint ou partenaire légal, les enfants de moins de 25 ans et les ascendants au premier degré du titulaire et de son conjoint/partenaire légal enregistré à la Direction du Protocole. Pour pouvoir être inscrit dans le registre du Protocole et obtenir un titre de séjour spécial, les membres de la famille doivent vivre sous le même toit que le titulaire de la fonction et être à sa charge, c està-dire n avoir aucun revenu d activité professionnelle ou rémunérée. En cas de divergence entre l Accord de siège et la présente circulaire, les dispositions de l Accord de siège sont appliquées. 2. Le conjoint ou le partenaire légal non marié 2.1 Conjoint Définition En Belgique, le terme «conjoints» est utilisé pour deux personnes unies en couple par l institution du mariage civil. En Belgique, le mariage civil peut être conclu entre personnes de sexe différent ou entre personnes de même sexe. Le partenariat enregistré en Allemagne, au Danemark, en Finlande, en Islande, en Norvège, au Royaume-Uni et en Suède est considéré comme équivalent à un mariage en Belgique. Le mariage polygamique est considéré comme contraire à l ordre public et aux bonnes mœurs et n est dès lors pas accepté comme mariage légal en Belgique Principes généraux pour l attribution d un statut spécial Le statut spécial est accordé par l Etat hôte au conjoint conformément la fonction exercée par le membre du personnel de l organisation, et donc sur base de l appartenance à la catégorie de personnel, telle que mentionnée dans l accord de siège. Selon les usages en vigueur en Belgique, trois conditions doivent être impérativement respectées par le conjoint pour pouvoir bénéficier d une carte d identité spéciale émise par la Direction Protocole P1.3, c.-à-d. : vivre sous le toit du membre du personnel de l organisation et titulaire de la fonction, être entièrement à charge du membre du personnel de l organisation et titulaire de la fonction ne pas exercer d activité lucrative en Belgique.

4 Le conjoint recevra le même type de carte d identité spéciale que le titulaire Le conjoint est résident permanent et/ou de nationalité belge Il est à noter toutefois qu un titre de séjour spécial, correspondant à un statut privilégié, ne peut être délivré à un conjoint belge (même s il y a double nationalité) ou à un résident permanent en Belgique. Une personne est considérée comme «résident(e) permanent(e)» dès que son séjour en Belgique dépasse la durée de six mois (c.-à-d. inscrite au registre national des personnes physiques et donc titulaire d un titre de séjour ordinaire délivré par l administration communale de sa résidence). 2.2 Partenaire légal(e) non-marié(e) Définition Toute personne n étant pas mariée légalement (voir sous point 1.1.), mais vivant en couple avec une autre personne de sexe différent, ou avec une autre personne du même sexe, dans une relation stable et de longue durée, est considérée comme «partenaire». Toutefois seuls les «partenaires légaux et officiels», dont le partenariat ou la cohabitation repose sur une base légale peuvent introduire une demande en vue de l obtention d un statut privilégié de l Etat hôte. Comme base légale d un partenariat légal est comprise toute institution légale ou contrat spécifique, acté devant l Office d Etat civil du domicile de l un des partenaires ou passé devant une autorité officielle compétente de l Etat d origine ou de l Etat d accueil, qui reconnaît ou qui enregistre l engagement des partenaires de mener une vie en couple et d assumer l un envers l autre les droits et devoirs découlant de ce partenariat. Par analogie à ce qui est demandé aux conjoints en vue d obtenir un statut privilégié, et pour éviter toute discrimination, les mêmes formalités administratives seront d application pour les partenaires légaux, qui souhaitent obtenir un statut privilégié. La présentation des mêmes types de documents justificatifs pourra donc être demandée par la Direction du Protocole P1.3, p.ex. pour les partenaires, la présentation d une copie de l acte de partenariat (comme l acte de mariage pour les conjoints). Une simple attestation ne suffira pas. Le «partenariat», dont la relation n a aucune base légale, c.à.d. «la cohabitation de facto» ne pourra pas donner lieu à un statut privilégié. Le «partenariat polygamique» est considéré en Belgique comme contraire à l ordre public et aux bonnes mœurs et n est dès lors pas accepté comme partenariat légal en Belgique

5 3 Les enfants 3.1 Principe général Les enfants d un fonctionnaire international inscrit au Protocole, ou éventuellement ses beaux-enfants (enfants de son conjoint ou de son(sa) partenaire légal(e)), sont considérés comme membres de sa famille et peuvent donc obtenir une carte d identité spéciale du même type que celle du titulaire, s ils remplissent les conditions suivantes : - être célibataire, - être âgé de moins de 25 ans, - vivre sous le même toit que le titulaire, - être entièrement à charge du titulaire, et n avoir donc aucun revenu propre d activité professionnelle ou rémunérée. Cela exclut donc les jobs d étudiant et les stages rémunérés. Bien que l inscription des enfants au Registre du Protocole est possible jusqu à 25 ans, la Direction du Protocole conseille vivement aux enfants majeurs de s inscrire à la commune tant qu ils sont encore étudiants. En effet, lorsqu après leurs études ils n auront plus droit à une carte d identité spéciale, il sera plus difficile pour eux d obtenir le droit de séjourner en Belgique, surtout s ils n ont pas d emploi. De plus, si l enfant majeur introduit une demande d inscription en commune alors que son parent titulaire est toujours en fonction et est donc en possession d une carte d identité spéciale, la Direction du Protocole peut appuyer sa demande. 3.2 Catégories d enfants Enfants de moins de 5 ans Les enfants de moins de 5 ans reçoivent une carte d identité de type E, comme stipulé dans l article 5 de l Arrêté royal du 30 octobre 1991 relatif aux documents de séjour en Belgique de certains étrangers. La première carte est valable jusqu à l âge d un an, la deuxième carte de 1an à 3 ans, la troisième de 3 ans à 5 ans Enfants de 5 à 25 ans Les enfants entre 5 et 25 ans reçoivent le même type de carte d identité spéciale que leurs parents. Suivant le cas, celle-ci a une durée de validité de cinq ans, ou est valable jusqu à l âge de 25 ans. Cependant, sa durée de validité ne peut

6 dépasser celle de la carte du parent titulaire de la fonction. A partir de 18 ans, la Direction du Protocole demande qu une attestation de prise en charge signée par le parent titulaire soit annexée à la demande de carte d identité spéciale Enfants adoptés Les enfants adoptés et célibataires d un fonctionnaire ou agent d une organisation internationale et de son conjoint ou de son (sa) partenaire légal(e), sont considérés comme membres de la famille et peuvent par conséquent obtenir une carte d identité spéciale a condition de : - remplir les conditions énumérées en point 3.1, - présenter une copie conforme d un acte légal d'adoption, légalisé par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent, sinon les règles du droit commun sont d application ; - présenter une copie conforme d un acte de naissance, légalisé par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent La durée de validité de leurs cartes d identité spéciale dépend de l âge et de la date d arrivée en Belgique Enfants sous tutelle Les enfants sous tutelle et célibataires d un fonctionnaire ou agent d une organisation internationale et de son conjoint ou de son (sa) partenaire légal(e), sont considérés comme membres de la famille et peuvent par conséquent obtenir une carte d identité spéciale à condition de : - remplir les conditions énumérées en point 3.1, - présenter une copie conforme d un acte officiel de tutelle établi par un tribunal, légalisée par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent, sinon les règles du droit commun sont d application ; - présenter une copie conforme d un acte de naissance, légalisée par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent. Si ces conditions sont remplies, les enfants concernes peuvent être titulaires d une carte d identité spéciale jusqu à la majorité légale en Belgique, c.-a-d. 18 ans, ensuite le droit commun est applicable. La durée de validité de leurs cartes d identité spéciale dépend de l âge et de la date d arrivée en Belgique. 4 Les ascendants Les ascendants au premier degré d un fonctionnaire ou agent d une organisation internationale ou de son conjoint ou partenaire légal(e) sont considérés comme

7 membres de sa famille et peuvent donc obtenir une carte d identité spéciale, s ils remplissent les conditions suivantes : - vivre sous le même toit que le titulaire, - être entièrement à charge du titulaire, et n avoir donc aucun revenu propre d activité professionnelle ou rémunérée. Les documents justificatifs suivants sont à déposer lors de la demande de carte d identité spéciale : - Une copie du passeport, - Un certificat médical certifiant que le demandeur n est atteint d aucune des maladies reprises en annexe de la loi du 15 décembre 1980, délivré par le médecin de l Ambassade belge lors de la demande de visa ou par un médecin en Belgique pour les personnes dispensées de visa, - La preuve officielle du lien familial, - Un document rédigé par le titulaire, attestant qu il apporte au demandeur un soutien permanent d ordre financier, matériel ou moral, - La preuve que le titulaire a souscrit une assurance valable en Belgique, couvrant les soins de santé, l hospitalisation et le rapatriement pour les membres de sa famille. 5 Formalités administratives pour obtenir une carte d identité spéciale Lors de la notification d arrivée, l Organisation concernée informe la Direction Protocole P1.3 sur la fonction exercée et la catégorie de personnel à laquelle le nouveau membre de son personnel appartient, ainsi que sur les membres de famille qui l accompagnent (conjoint/partenaire légal, enfants). Lors de la demande de carte d identité spéciale pour un membre de la famille d un fonctionnaire ou agent, l Organisation Internationale joindra les documents suivants : Une notification officielle avec mention de la fonction du titulaire ainsi que sa durée planifiée ; Deux exemplaires du formulaire de renseignements dûment remplis et signés par le chef de l organisation ou son délégué, selon les instructions qui y figurent ; Trois photos (format passeport) par personne ; Une photocopie lisible du passeport en cours de validité muni éventuellement d un visa adéquat, ou de la carte d identité nationale ; Une copie conforme des documents officiels permettant de justifier le lien avec le titulaire (acte de mariage, de partenariat légal, acte de naissance, de tutelle, d adoption, ) ; Le cas échéant, une déclaration de prise en charge; D autres documents probants peuvent être demandés par la Direction du Protocole si nécessaire (pour les enfants majeurs et les ascendants).