CE RÈGLEMENT REMPLACE RGM-CA-19 LEQUEL A ÉTÉ ÉMIS LE 1ER MAI 1981, RÉVISÉ LE 11 NOVEMBRE 1998 Cliquer ici et lancer pour imprimer -->

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1 RÈGLEMENT RGM-CA-19 CONFLITS D'INTÉRÊTS DES CADRES SUPÉRIEURS ET INTERMÉDIAIRES, DU PERSONNEL, DES CHERCHEURS ET DES PROFESSIONNELS DE L 'ÉTABLISSEMENT Émetteur : Conseil d'administration Approuvé par : Conseil d'administration Date d'entrée en vigueur : Date de révision prévue : 2004 Date de révision : Code de classification : ADM-140 Original signé par : Suzanne Philips-Nootens CE RÈGLEMENT REMPLACE RGM-CA-19 LEQUEL A ÉTÉ ÉMIS LE 1ER MAI 1981, RÉVISÉ LE 11 NOVEMBRE 1998 Cliquer ici et lancer pour imprimer --> OBJECTIF VISÉ : Le présent règlement a pour objet d établir les normes applicables à un cadre supérieur ou à un cadre intermédiaire en matière de conflit d intérêts. Il a également pour objet d établir les mesures pour prévenir ou faire cesser les conflits d intérêts dont ceux relatifs à l octroi de contrats entre l établissement et une personne qu il emploie, à qui il attribue des privilèges ou qui y exerce sa profession ou l un de ses proches ou entre l établissement et l entreprise à l égard de laquelle ces personnes ont un intérêt direct ou indirect. DÉFINITIONS : Pour les fins d application du présent règlement, à moins que le contexte ne le veuille autrement, les mots et expressions qui suivent ont le sens ci-après, à savoir : conseil d'administration désigne le conseil d'administration de l Institut universitaire de gériatrie de Sherbrooke; directeur général désigne le directeur général de l établissement; Page 1

2 personne désigne : a) Cadre supérieur : une personne qui occupe un poste régulier d encadrement à temps complet ou à temps partiel et dont la fonction est classée par le ministre à un niveau de direction supérieure, à l exclusion des fonctions de direction générale et de direction intermédiaire, mais incluant les fonctions de cadre supérieur adjoint à 80 % ou plus et celles de directeur général adjoint à moins de 80 %, et qui bénéficie des régimes collectifs d assurance visés au chapitre 3 du Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des conseils régionaux et des établissements de santé et de services sociaux (S-5, r , D ); b) Cadre intermédiaire : une personne qui occupe un poste régulier d encadrement à temps complet ou à temps partiel et dont la fonction est classée par le ministre à un niveau de direction intermédiaire, à l exclusion des fonctions de direction générale ou supérieure, de chef du service de pharmacie et de chef du département de pharmacie, mais incluant les fonctions de cadre supérieur adjoint à moins de 80 %, et qui bénéficie des régimes collectifs d assurance visés au chapitre 3 du Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des conseils régionaux et des établissements de santé et de services sociaux. c) Chercheur : personne détenant un statut de chercheur actif ou associé octroyé par le conseil d'administration. d) Personne à l emploi d un établissement : toute personne qui est partie à un contrat de travail individuel ou collectif avec l établissement et non limitativement, tout salarié hors-cadre (à l exception du directeur général), cadre, professionnel, ou salarié syndiqué ou syndicable mais non syndiqué. e) Personne qui exerce sa profession dans tout centre exploité par l établissement : toute personne, qu elle soit salariée ou non de l établissement qui y exerce une profession ou qui est titulaire d un permis délivré par un ordre professionnel et qui est inscrite au tableau de ce dernier conformément au Code des professions (L.R.Q., c. C-26). proche désigne : conjoint légal ou de fait, l enfant, le père, la mère, le frère et la sœur d une personne. Elle pourrait également englober le conjoint et les enfants des personnes mentionnées précédemment, ainsi qu un associé. conflit d intérêts : constitue une situation de conflit d intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle, qui est objectivement de nature à compromettre l indépendance et l impartialité nécessaires à l exercice d une fonction, ou à l occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage indu à une tierce personne. Il y a deux catégories de conflit d intérêts : d abord ceux qui comportent une incompatibilité avec la fonction elle-même, ensuite ceux qui sont de nature à poser une difficulté ponctuelle à l occasion de l exercice de la fonction. Alors que les premiers doivent faire l objet d une Page 2

3 prohibition, les seconds doivent faire l objet d aménagements marqués au coin de la transparence. La notion d intérêt individuel est beaucoup plus vaste que les seuls aspects économiques ou pécuniaires. Il y a notamment les intérêts personnels, moraux et partisans. Les conflits d intérêts peuvent au surplus survenir à l occasion de quatre rapports : ces conflits peuvent impliquer le rapport avec l argent, avec l information, avec l influence ou avec le pouvoir. entreprise constitue l exploitation d une entreprise : l exercice, par une ou plusieurs personnes, d une activité économique organisée, qu elle soit ou non à caractère commercial, consistant dans la production ou la réalisation de biens, leur administration ou leur aliénation, ou dans la prestation de services. Cette expression regroupe notamment les corporations sociétés ou associations à but lucratif ou non lucratif. RÈGLEMENT : CHAMP D'APPLICATION 1. Le présent règlement s applique aux cadres supérieurs et intermédiaires, au personnel et aux chercheurs de l établissement, ainsi qu aux personnes qui y exercent leur profession. 2. Le directeur général est chargé de l application du présent règlement. CONFLIT D INTÉRÊTS ET DISCRÉTION 3. Toute personne doit éviter en tout temps de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel, incluant celui de l un de ses proches, et celui de l établissement. 4. Une personne ne peut avoir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel ou celui de l un de ses proches et celui de l établissement. 5. Une personne ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l information obtenue dans l exercice ou à l occasion de l exercice de ses fonctions. 6. Une personne ne peut accepter aucun cadeau, marque d hospitalité ou autres avantages, sauf s ils sont d usage et qu ils ont une valeur modeste. Tout autre cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être retourné au donateur ou remis à l établissement. 7. Une personne ne peut, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur ou un avantage pour elle-même ou pour un tiers en échange d'une prise de Page 3

4 position, d une intervention ou d un service. 8. Toute personne doit s abstenir d utiliser ou de permettre l utilisation, à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés, des ressources, biens ou services de l établissement ou d utiliser l autorité de sa fonction pour son intérêt personnel ou celui d un tiers. 9. Toute personne qui a cessé d exercer ses fonctions auprès de l établissement doit se comporter de façon à ne pas tirer d avantages indus de ses fonctions antérieures auprès de l établissement ou de nuire aux intérêts de l établissement. 10. Toute personne qui a cessé d exercer ses fonctions ne doit pas divulguer une information confidentielle ou privilégiée qu elle a obtenue dans l exercice de ses fonctions ou à l occasion de l exercice de ses fonctions auprès de l établissement. LA DÉCLARATION ET LA DÉNONCIATION D INTÉRÊT 11. Toute personne doit, sous peine de sanction, déclarer, par écrit, au directeur général ou, à défaut, à son supérieur immédiat, tout intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui est susceptible de la placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel ou celui de l un de ses proches et celui de l établissement. Toute personne doit, selon le cas, s abstenir de siéger et de participer à toute délibération ou décision lorsqu une question portant sur l entreprise dans laquelle elle a cet intérêt est débattue. 12. La déclaration d intérêt <-- Cliquer ici est faite au moyen de l un ou l autre des formulaires annexés au présent règlement, selon qu il s agisse d un intérêt de relations commerciales entre employés et bénéficiaires ou autre. <-- Cliquer ici «Déclaration dans le cas de relations commerciales entre employés et bénéficiaires» 13. Ne constitue pas un conflit d intérêts le fait pour une personne d être actionnaire minoritaire d une personne morale qui exploite une entreprise visée par le présent règlement, si les actions de cette personne morale se transigent dans une bourse reconnue et si la personne en cause ne constitue pas une initiée de cette personne morale au sens de l article 89 de la Loi sur les valeurs mobilières (L.R.Q., c. V-1.1). 14. Toute personne doit dénoncer auprès du directeur général ou, à défaut, à son supérieur immédiat, tout intérêt susceptible de la placer en conflit d intérêts et, selon le cas, s abstenir de siéger et de participer à toute délibération ou décision où son intérêt ou celui de l un de ses proches est en cause. 15. Le directeur général, ou, à défaut, le supérieur immédiat, pourra prendre les mesures propres à sauvegarder l intérêt de l établissement. Page 4

5 SANCTION 16. Toute personne qui contrevient au présent règlement est susceptible de sanction conformément au régime qui lui est applicable. 17. Dans le cas spécifique d un cadre supérieur ou d'un chercheur, la décision prise aux termes du présent règlement revient au conseil d administration. Dans le cas d un cadre intermédiaire, d un employé ou d un professionnel, la décision est prise par le directeur général. Cette décision doit être soumise par écrit à la personne concernée qui disposera alors d un délai de trente (30) jours de la date de l avis écrit pour demander une révision de la décision qui lui a été communiquée. Le cadre supérieur ou intermédiaire, l employé, le chercheur ou le professionnel pourra alors avoir l aide d un représentant de son choix et pourra fournir tout renseignement ou document qu il jugera opportun à l appui de ses prétentions à l encontre de la directive adoptée. Suite à la demande de révision décrite au paragraphe précédent, le directeur général devra, dans les trente (30) jours suivants, convoquer la personne en question pour lui permettre d exposer les motifs à l encontre de la décision prise et le directeur général, devra, dans un délai raisonnable, aviser de nouveau la personne impliquée de la décision finale qui pourra être celle déjà adoptée ou modifiée, selon le cas. La nouvelle décision communiquée par écrit, suite à cette procédure de révision, sera finale et sans appel et ne sera pas soumise à la procédure de révision prévue par le présent paragraphe. Les effets de la décision soumise à la procédure de révision ci-haut indiquée seront suspendus dès la réception par le directeur général de la demande de révision également ci-haut décrite jusqu à ce que le directeur général ou le conseil d'administration, le cas échéant, prenne une nouvelle décision conformément aux dispositions des présentes. Le défaut de la personne concernée de faire une demande de révision dans les délais précédemment indiqués devra être considéré comme son acceptation de la décision qui lui a été fournie et son consentement à s y conformer intégralement. Annexes : Mots-clés : Cadre intermédiaire, Cadre supérieur, Chercheurs, Conflits, Directeur général, Intérêts, Règlement Diffusé à : Chefs de service, Directeurs Page 5

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