Aux membres de la caisse de compensation des banques suisses

Transcription

1 Circulaire Nr. 162 Aux membres de la caisse de compensation des banques suisses Zurich, avril 2008 Introduction du nouveau numéro AVS à 13 positions Instructions d application avec une planification du 1 er juillet 2008 au 31 mars 2009 Madame, Monsieur, En novembre 2006, nous vous avions informé par notre circulaire Nr. 158, que le système actuel du numéro AVS sera remplacé en Au 1 er juillet 2008, l Assurance vieillesse et survivant AVS, l assurance invalidité AI et le régime des allocations pour perte de gain APG passeront du numéro d assuré AVS à 11 chiffres à celui à 13 chiffres. A ce changement est lié la nouvelle publication du certificat d assurance. Ce dernier est en principe édité une seule fois et il se présente sous un format de carte de crédit. A part cet avantage, il contient uniquement des informations qui répondent aux exigences sur la protection des données soit le nom, le prénom, la date de naissance ainsi que le nouveau numéro AVS totalement anonyme. Afin de vous faciliter la planification de l introduction du nouveau numéro d assuré AVS, nous vous donnons les informations suivantes au sujet des procédures appliquées par notre caisse de compensation. Lors de l introduction du nouveau numéro d assuré AVS et du nouveau certificat d assurance AVS, il faut porter une attention particulière aux points suivants : 1. Annonce des nouveaux employés à partir du 1 er juillet Allocations pour perte de gain et allocations de maternité dès le 1 er juillet Communication et livraison du nouveau numéro d assuré à 13 chiffres 4. Mise à disposition du nouveau certificat d assurance AVS (format carte de crédit) aux employeurs respectivement à leurs employés 5. Traitement en fin d année de la déclaration des salaires 2008 / déclaration des salaires Communication et livraison du nouveau numéro d assuré à 13 chiffres et mise à disposition du nouveau certificat d assurance AVS aux indépendants et aux rentiers

2 Au sein de l AVS elle-même, le nouveau numéro d assuré est déjà attribué à chaque assuré. Selon les directives de l Office fédéral des assurances sociales (OFAS), les caisses de compensation AVS sont autorisées à communiquer le nouveau numéro d assuré AVS à partir du 1 er juillet A partir du 1 er juillet 2008, il est recommandé aux employeurs d utiliser le nouveau numéro d assuré; ceci n a pas un caractère obligatoire. La compatibilité entre l ancien et le nouveau numéro est assurée pour une période indéterminée. Si des salaires sont annoncés après le 1 er juillet 2008 au moyen de l ancien numéro, ceux-ci seront inscrits dans le compte individuel (CI) de l ancien numéro. Les personnes qui entreront pour la première fois à partir du 1 er juillet 2008 dans l AVS recevront de leur caisse de compensation seulement un nouveau numéro d assuré AVS. C est pourquoi, les logiciels de salaires doivent être capables de travailler avec les numéros à 13 chiffres dès cette date. Veuillez prendre connaissance des instructions suivantes : 1. Annonce des nouveaux employés à partir du 1 er juillet 2008 Dès le 1 er juillet 2008, vous disposerez d un nouveau formulaire d annonce «Annonce pour un certificat d assurance». Ce nouveau formulaire d annonce sera disponible sur notre site Internet et contiendra toutes les données nécessaires pour l attribution du nouveau numéro d assuré AVS et l obtention du nouveau certificat d assurance AVS. Nous vous prions d utiliser uniquement ce nouveau formulaire. Dès cette date, il ne sera plus nécessaire de nous remettre l ancien certificat AVS (carte grise). Sur la base de votre annonce, l employé sera enregistré et la caisse de compensation établira le nouveau certificat d assurance AVS ainsi que l attestation d assurance nouvellement prévue sous la forme d une lettre. Cette dernière devra être remise par vos soins à votre employé et lui servira d attestation comme quoi vous l avez annoncé à votre caisse de compensation. En définitive, elle remplace le no de la caisse de compensation (p. ex. : 89) qui était estampillé sur la carte grise. L ancien certificat AVS (carte grise) reste valable et reste en la possession des employés. A partir du 1 er juillet 2008, les modifications usuelles au sujet de la personne (nom, sexe, nationalité) doivent être aussi annoncées, comme par le passé, à la Caisse de compensation. En fait, la procédure d annonce ne connait pas de modification essentielle. 2. Allocations pour perte de gain et allocations de maternité dès le 1 er juillet 2008 Le traitement et le paiement des allocations pour perte de gain et allocations de maternité ne connaissent pas de modification au 1 er juillet Comme le système PISA (Système d information de l Armée) établira les cartes d APG encore sous l ancien numéro AVS, celles-ci seront encore pour un certain temps traitées avec l ancien numéro AVS. D une manière générale, l allocation en cas de service ou l allocation de maternité seront traitées sous le numéro d assuré AVS qui se trouvera sur la carte APG respectivement sur la demande (ancien ou nouveau). Comme il est possible d être en présence d un nouveau numéro d assuré AVS, il faut que votre application informatique puisse assurer le traitement du cas ayant un numéro d assuré à 13 chiffres. 2

3 Information pour les employeurs qui transmettent leurs données APG au moyen d un support de données: Le format du support de données ne change pas. Si vous avez une carte APG avec un nouveau numéro d assuré AVS à 13 chiffres à annoncer, il vous suffit de remplacer les trois premiers chiffre du numéro (756) par le signe «moins» et ainsi le nouveau numéro AVS trouve sa place dans l enregistrement à 11 positions (p. ex.: > < = > <). Le même principe peut être appliqué pour l échange des données des annonces des salaires dans l ancien format, si vous n utilisez pas la procédure unifiée de la communication des salaires (PUCS) en format XML ( ). 3. Communication et livraison du nouveau numéro d assuré à 13 chiffres L AVS prévoit la communication aux salariés via les employeurs du nouveau numéro d assuré AVS durant la période allant du 1 er septembre 2008 à la fin de l année. Plusieurs de nos affiliés ont émis le désir d obtenir la liste de concordance prévue à cet effet le plus vite possible. La liste de concordance contient les éléments suivants : l ancien numéro AVS le nouveau numéro d assuré AVS à 13 chiffres le nom le prénom le sexe la date de naissance Le jour de référence pour la liste de concordance sera le 31 juillet Cette liste contiendra les données personnelles de toutes les personnes qui figuraient comme actives au 31 décembre 2007 sur la liste des salaires 2007 et des nouvelles personnes qui auront été annoncées par vos soins dans le courant de l année 2008 et ceci pour toutes les annonces faites avant le 1 er juillet La liste de concordance est présentée sous la forme papier. Si vous le désirez, vous pouvez l obtenir sur un support électronique. En collaboration avec l association eavs/ai ( les caisses de compensation se sont mis d accord sur un format unique. D autres informations peuvent être obtenues sur le site Internet de l AVS/AI à l adresse suivante: Dans le cas où vous désirez obtenir la liste de concordance sous la forme électronique, nous vous prions de la demander avant le 30 mai 2008 au moyen du formulaire remis en annexe. Sans nouvelle de votre part, la liste de concordance vous sera envoyée sous la forme papier. 3

4 L envoi de la liste de concordance est prévu dans le courant de la semaine 35 (fin août). 4. Mise à disposition du nouveau certificat d assurance AVS (format carte de crédit) aux employeurs respectivement à leurs employés. L AVS prévoit la remise du nouveau certificat d assurance aux employeurs pour leurs salariés dans le courant du 4 ème trimestre 2008 ainsi qu au premier trimestre Du fait que la plupart des affiliés à la Caisse de compensation des banques suisses emploient un grand nombre de salariés, nous avons décidé de vous offrir une prestation spéciale de circonstance. Nous vous proposons et ceci pour autant que vous ayez plus de 100 salariés que la Caisse de compensation des banques suisses remette directement le nouveau certificat AVS à vos employés. Pour pouvoir bénéficier de cette prestation de la Caisse de compensation des banques suisses, il faut vous annoncer au moyen du formulaire remis en annexe (coupon réponse : liste de concordance et envoi direct aux salariés des certificats d assurance). Sans réponse de votre part, nous partons du principe que vous voulez remettre vous-mêmes à vos salariés les certificats d assurance que nous vous enverrons pour l ensemble de votre personnel. La réalisation de cette prestation est prévue de la manière suivante: remise par vos soins avant le 31 août 2008, sur un support électronique, de la liste complète des adresses de l ensemble de votre personnel avec le numéro AVS correct à 11 chiffres. Vous avez la possibilité de remettre aussi bien une base de données texte (champs avec des colonnes séparées par (;)) ou en format XML. La base de données est constituée des champs suivants: No d affilié (MR - Nr.) No AVS (11 chiffres) 6 lignes d adresse Nous donnerons encore des informations aux affiliés qui se seront annoncés sur la constitution finale du support de données. Nous procéderons à la lecture de ces données, nous imprimerons les nouveaux certificats contenant le nouveau numéro à 13 chiffres et nous les enverrons directement à vos salariés. Les certificats qui reviendront en retour de la poste, seront rassemblés par nos soins et vous seront remis afin d en effectuer la distribution. Afin de garantir la protection des données, nous détruirons, après son utilisation, votre support de données remis pour l envoi des certificats d assurance. L envoi direct des certificats d assurance aux salariés est prévu durant la période allant de la mi-octobre à fin novembre Ceci permettra un allégement des travaux de fin d année de part et d autre. Les affiliés qui ne désirent pas l envoi direct des certificats à leur personnel, recevront les certificats après le traitement du décompte final des salaires 2008, c est-à-dire au début de l année Ceci sera également le cas pour les affiliés ayant moins de 100 salariés. 4

5 5. Traitement en fin d année de la déclaration des salaires 2008 / déclaration des salaires 2009 L attestation des salaires pour l année 2008 pourra contenir aussi bien l ancien ou le nouveau numéro AVS ou encore les deux. A partir de 2009, l attestation des salaires devrait contenir seulement les nouveaux numéros. Si le nouveau numéro d assuré AVS n est pas connu, il y a dans des cas exceptionnels toujours la possibilité d annoncer le salarié sous l ancien numéro AVS. 6. Communication et livraison du nouveau numéro d assuré à 13 chiffres et mise à disposition du nouveau certificat d assurance AVS aux indépendants et aux rentiers L AVS prévoit que le nouveau certificat d assurance soit remis aux indépendants et aux rentiers AVS dans le courant du troisième trimestre La Caisse de compensation des banques suisses remettra le certificat d assurance aux rentiers AVS en août et aux indépendants dans le courant du mois de septembre. Cette information aux membres sera également publié sur notre site internet d où vous aurez également la possibilité d accéder directement au site internet désiré. Tout en restant à votre disposition pour d éventuels renseignements complémentaires, nous vous prions d agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Caisse de compensation des banques suisses Daniel Cerf Gérant de la caisse Walter Lo Martire Service des cotisations Annexe: coupon réponse pour la liste de concordance et l envoi direct des certificats d assurance 5