Avec Xerox et ScanFlowStore, l archivage numérique n a jamais été aussi facile!

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2 EQUIPEMENT PAPIER CONTRE MODERNITÉ : AVEC LE SCANNER, GAGNEZ DU TEMPS, DE L ESPACE ET DE L ARGENT «Time is money» Cette expression anglo-saxonne si irritante pour nos oreilles latines, est malheureusement, le quotidien de l avocat. L avocat mal organisé peut perdre du temps et de l argent en facturant mal ses clients. Tels sont ses deux impératifs : savoir-faire et ORGANISATION. Comment en effet s y retrouver dans vos dossiers, s ils sont tous empilés dans un endroit poussiéreux, où de surcroît, un escabeau est nécessaire pour y accéder Stop! La modernité est là pour vous aider. Dématérialiser vos documents papiers pour gagner du temps et de la place, c est possible avec l aide d un scanner et d'un logiciel adapté (O.C.R. ou Reconnaissance de caractères). Décryptage sur cet outil libérateur et créateur de temps. Les documents papier ont une qualité, la conservation du document authentique, mais deux revers, et non des moindres : un investissement dans l immobilier (la conservation du papier ajoute au loyer quelques m2) et une perte de temps (le temps physique pour aller dénicher le document voulu). Depuis 2000, le document dématérialisé est officiellement reconnu comme ayant la même valeur probatoire qu un document papier. En effet, comme vous le savez, l article L du Code civil dispose que «L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.» Ainsi, pour les cabinets confrontés à la problématique suivante : comment optimiser la place de son local et la gestion de son temps, tout en assurant la pérennité des documents probatoires et leur confidentialité? La réponse est plus que limpide : dématérialiser ses documents. Si la réponse est conceptuellement simple, elle est techniquement plus complexe car elle recouvre 5 étapes essentielles : 1- la numérisation, par l intermédiaire d un scanner ou d un multi-fonction 2- Prendre en compte la signature électronique du document. 3- l indexation des documents pour pouvoir les retrouver à l aide d un moteur de recherche et des mots clés 4- la conservation des documents, sans aucune altération 5- la restitution du document à l identique, avec n importe quel viewer (logiciel de lecture) Ainsi, la scannérisation est bel et bien la première étape de la dématérialisation et demeure donc une phase essentielle. Un mauvais départ pourrait altérer considérablement le processus. EN QUOI CONSISTE LA SCANNÉRISATION? Techniquement, la numérisation consiste à transformer des données analogiques (des caractères typographiques, des photograp- RD 47

3 EQUIPEMENT Il existe deux types de matériels : les scanners de production (uniquement scanner) et les multifonctions (scan, fax, copie, imprimantes, ). Avant d'acheter du matériel de numérisation, il convient également d'enquêter sur l'intérêt des constructeurs pour votre profession. En effet, quand HP, Kodak, Konica-Minolta, Ricoh, ou Xerox décident de vous proposer des solutions métiers, une large réflexion est menée en amont, parfois même avec vos fournisseurs de solutions de gestion. Les outils sont alors plus adaptés à votre manière de travailler. Réseaux du droit et le village de la justice se font d ailleurs régulièrement l'écho de ce type de produits. Le prix des scanners dit de "production" varie selon la quantité de pages par minutes (ppm) scannées, s il numérise noir et blanc ou couleur et sa qualité de numérisation. Cinq marques ressortent plus particulièrement sur le marché des scanners de production, soit en quantité de scanners, soit en chiffre d'affaires. Kodak est plutôt leader sur le haut volume (50 à 120 pages/mn)(5 500 euros à euros), HP, Fujitsu, Ricoh et Canon sur les segments inférieurs (20 à 90 pages/mn) (990 euros à euros). Mais, tous possèdent aussi des entrées de gamme à partir de 725 euros. Les multifonctions : scanner, photocopier, imprimer, faxer en un seul outil, sont particulièrement attractifs pour les cabinets parisiens qui manquent souvent de place. Pratiquement, tous les constructeurs d'imprimantes et de copieurs produisent des multifonctions : Canon, HP (qui est le 2éme acteur de ce marché avec 16% de part de marché, et est à l origine des multifonctions et digital sender ), Xerox, Ricoh, OCE, konica- Minolta, Brother hies) en un ensemble de données binaires (points noirs et blancs) en chiffres. Ainsi, le scanner peut aussi bien numériser du texte, du graphique que des images. La numérisation produit un fichier informatique qui est une photo composée de points noirs ou colorés ainsi que leur position dans la page. Le logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de convertir cette photo numérique en texte informatique par la reconnaissance de la forme des caractères qui s y trouvent. Il faut savoir qu il existe différentes versions de logiciels OCR. Certains ne permettent pas la reconnaissance du formatage des pages comme les colonnes ou des tableaux. Ainsi, il est impératif de bien choisir le logiciel OCR de son scanner, (le logiciel n est jamais intégré dans le scanner) pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Une fois le document scanné, il faut alors choisir le format de conservation (on peut conserver simultanément l image et le texte reconnu par OCR), Le format de conversion et la destination du document électronique (poste de travail, serveur, CD-Rom, Clé USB, , fax...). COMMENT CHOISIR SON SCANNER? En dehors du critère prix, il nous paraît important d avoir un scanner adapté à vos besoins et qui vous fasse véritablement gagner du temps. S il vous faut 1 heure pour scanner 10 pages, force est de constater que votre scanner va plus vous paralyser que vous libérer des heures productives de travail Outre la rapidité de numérisation, il vous faut un scanner rigoureux, fiable et fidèle, et disposant d un chargeur automatique de documents. Pour ce qui est de l OCR (pilote et application), il faut veiller à la qualité du logiciel qui se mesure grâce à l indicateur taux de reconnaissance. Il traduit vos fichiers en caractères numériques et la qualité de l image retranscrite. Une fois l étape de numérisation finalisée, il est alors nécessaire d indexer le document numérisé à l aide de mots clés. Si vous ne souhaitez pas investir dans un scanner, il vous reste aussi l alternative d externaliser la numérisation de vos documents. Dans ce cas, si vous optez pour une externalisation, veillez à ce que le professionnel vous propose des outils d indexation, en plus de la numérisation, pour pouvoir retrouver rapidement vos documents dématérialisés. Enfin, de plus en plus de photocopieurs numériques comportent une fonction scanner qui rend l opération aussi simple qu une photocopie. LES CRITÈRES ADAPTÉS À VOTRE PROFESSION POUR CHOISIR VOTRE MATÉRIEL Nous avons effectué une enquête auprès de sociétés spécialisées dans la numérisation pour des notaires sur les meilleures "machines". Voici ce qui est préconisé pour votre profession Comme toute profession "littéraire" la facilité d'utilisation et l'ergonomie sont des paramètres importants pour les avocats. En dehors de la facilité d utilisation, 12 paramètres sont à prendre en compte : la numérisation de documents petits (AR, cartes de visites,...), A4, A3, et documents longs (arbres généalogiques ou dossiers de plaidoiries) la numérisation en recto/verso en une seule passe l épaisseur : de la chemise cartonnée au papier pelure la numérisation en noir et blanc, niveau de gris, et couleur (photos) la vitesse de numérisation doit être supérieure à 20 pages/minute à la résolution de 200 dpi le format de sortie des fichiers doit être RD 48

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5 EQUIPEMENT au minimum : tiff mono et multipages et pdf la connectique : connection réseau et/ou USB2 l indépendance du client pour la maintenance de 1 niveau (lampes et rouleaux d'entrainement) et le nettoyage l option 1 : scanner indépendant avec connection réseau (sans poste client pour le piloter) l option 2 : "scan to file", permet de numériser directement sur le réseau sans poste pilote (par exemple sur une adresse IP) l option 3 : "scan to mail", permet de numériser directement dans une boîte mail sans poste pilote l option 4 : "scan to fax", permet de numériser directement vers un fax sans poste pilote la résolution du scanner en dpi (200, 400, 600 dpi qui va définir la qualité de l image scannée. Ainsi, scanner ses documents est aujourd hui une façon intelligente et simple de mieux gérer son temps. Mais, la numérisation des documents serait peu pratique sans une indexation intelligente de tous vos documents. En effet, comment retrouver un document scanné il y a un an? Avec quels mots clés? Quels outils? Kodak va sortir un nouvel outil le "Scan Station 100 FR1" qui nous a été chaudement recommandé car il répond à tous ces paramètres. XEROX : L INDEXATION SIMULTANÉMENT À LA SCANNÉRISATION, LE GESTE 2 EN 1 L avantage de Xerox est de rendre compatible ses photocopieurs avec les logiciels de GED des professions juridiques (voire les logiciels de gestion des cabinets ayant déjà une fonction d'archivage numérique : Secib, Ciceron ). Au moment de la copie d un document papier, il est possible de classer simultanément le document scanné dans votre système informatique. Tout est intégré dans le photocopieur : la touche «copie» du document et la touche «archivage» permettent une optimisation totale du classement de ceux-ci. Ceci est particulièrement intéressant pour numériser et classer des conclusions adverses. Comment cela fonctionne-t-il? Grâce au logiciel scanflowstore, votre photocopieur est équipé d une interface conviviale, qui vous permet d archiver vos documents en un clic directement du multifonction, sans passer par votre poste de travail. Tous les documents sont alors enregistrés sous forme de fichiers PDF et déposés dans votre serveur informatique avec un numéro de dossier. Ceci permet d avoir un seul espace de stockage des documents et de rendre ainsi tous vos dossiers absolument mobiles. Communiqués RD 50

6 Pour les professions comme les avoués, cette fonctionnalité évite de retaper les conclusions adverses «à la machine» pour en changer certains paragraphes et surtout, de communiquer les pièces numériques directement au Greffe. "LES SERVICES DE GED COPY-TOP EN NUMÉRISATION" RAPIDITÉ ET QUALITÉ Le service GED Copy-Top peut numériser jusqu à 3500 pages A4 à l heure dans une résolution standard de 300 dpi (point par pouce) ou d accroître la résolution d acquisition jusqu à 600 dpi ce à 1500 pages A4 heures. Il est tout à fait possible de travailler sur des documents A3 ou recto/verso. Lorsque le scanner est associé à un chargeur de document, ceci permettre d accroître la possibilité de numérisation en augmentant la quantité de conversion de documents à l heure. UN FORMAT DE SORTIE EN PDF Le format de sortie des fichiers sera du PDF, le PDF étant le format de fichier le plus standard aujourd hui par son caractère de multi plate-forme. Copy-Top peut ensuite vous créer une table des matières vous permettant, d un simple clic de souris, d accéder au chapitre attirant votre intérêt. Il est aussi possible de vous générer des fichiers en PDF indexé, ce qui ce traduit par la possibilité de faire une recherche de chapitre à partir d un mot clé ou d une séquence de mots clés. Troisième alternative, Copy Top peut vous fournir un fichier en PDF avec création de signets. La création des signets consiste en une création d arborescence avec des liens vous permettant d accéder directement à des sections ou des chapitres de votre fichier de plusieurs (milliers) pages, voire d accéder grâce à ces signets à d autres documents PDF ou encore d accéder à une page WEB. Ces trois solutions vous seront fournies au format PDF d archivage répondant à la norme d archivage ISO soit du PDF/A-1.4. HP EST UN ACTEUR MAJEUR DEPUIS 20 ANS SUR LE MARCHÉ DES SCANNERS Le produit plus adapté aux avocats : le Scanjet 7800 à 799 EUROS HT prix de vente conseillé. Ces scanners sont livrés avec une offre logicielle qui regroupe à la fois des solutions d'ocr (IRIS Pro OCR and OmniForm) ou de GED comme Paperport. Pour des besoins plus spcécialisés, les drivers Captiva ISIS et TWAIN sont inclus ce qui permet l'interface avec les solutions de gestion de documents du marché. Le logiciel Kofax VRS est également inclus. Il permet le traitement de documents difficiles en supprimant les effets de tâches ou de fond de page inutiles par exemple. Pour l'indexation des documents, des codes barres ou des metadata (fichier XML) peuvent être associés aux documents. Il n'y a pas de solution d'indexation active (indexation pendant la numerisation) livrée avec les machines, mais l'option "scan to application" permet d'envoyer les documents numérisés vers des applications qui le font. Pour simplifier les numérisations, les différents paramètres (qualité de numérisation, format de sortie, destination etc) peuvent être stockés dans différents "profils" qui pourront être associés aux boutons du scanner. SUR LES MULTIFONCTIONS Notre produit phare est le LaserJet 3055 Allin-One, tout-en-un laser monochrome parfaitement adapté aux travaux des professions juridiques : il permet l'impression et la copie noir et blanc, la numérisation couleur et la télécopie. Le LaserJet 3055 AiO est un appareil doté en standard d'une interface réseau, c'est-à-dire qu'il vous permet de produire et faxer des documents depuis n'importe quel poste de votre équipe de travail. Le langage d'impression utilisé assure également une intégration totale de l'appareil dans votre environnement. Pour faciliter la gestion de vos documents importants, le HP LaserJet 3055 AiO est doté de fonctions Scan to Folder (envoi numérique vers répertoire) et OCR. Prix ht : 415 EUROS HT KONICA MINOLTA ET LA DÉMATÉRIALISATION Konica Minolta, reconnu pour la performance de ses imprimantes, propose des outils complets pour numériser, imprimer et photocopier les documents. Aujourd hui, Konica Minolta propose des services propres aux professionnels du droit. Le papier a en effet envahi le bureau des cabinets car la profession à orienté son client sur ce support. Contrats/constats/ ordonnances/documents annexes, fourmillent dans les classeurs des juristes et grèvent la place et le temps consacré à la réalisation de leur propre travail. La première orientation de Konica Minolta Business Solutions est d'aider les juristes à mieux organiser leurs piles de documents et à orienter une meilleure classification des dossiers par la numérisation, voire l'archivage électronique. Konica Minolta a des propositions concernant les Applications des Avocats et les dossiers procès à numériser : «En effet, nous avons la possibilité d offrir aux avocats les classements électroniques des Jeux d écriture concernant les Echanges dans les Assignations et Conclusions qui représentent au minimum 6 exemplaires de 15 jeux par Affaire auquel s ajoute les dossiers de plaidoiries.» Il est nécessaire en ce qui concerne les différents métiers du Juridique d afficher les applications qui concerne chacune des professions et de configuer nos systèmes d impressions multifonctions pour chacun des métiers, ce que nous faisons! déclare Franck LAFAURIE - Responsable des Alliances et Partenariats SSII/VAR s et des Marchés Verticaux. D ailleurs pour les Notaires, nous avons configuré nos produits de manière à générer du scan Multipage Groupe 4 avec adressages de boîtes personnalisées par clients Ajoute-t il. KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS , route de Saint-Germain CARRIERES S/SEINE Tél: Fax: Port: Mail : franck.lafaurie@bse.konicaminolta.fr Communiqués RD 51

7 EQUIPEMENT FLASH COPY : LA PÉRENNITÉ DE VOS DOCUMENTS DE FAÇON PERSONNALISÉE Les nouvelles technologies d archivage numérique vous apportent une rapidité de recherche de vos dossiers et un confort d utilisation, ainsi qu une solution de sauvegarde, à condition de régénérer les fichiers tous les 5 ans sur un nouveau support. Notre bureau d étude peut vous proposer une solution personnalisée, après analyse de vos besoins. Nous pouvons garantir la sécurité de vos données et leur intégrité, en les traçant au laser sur microfilm argentique (support garanti 1 siècle par KODAK). Nous assurons sur devis un gardiennage aux normes des microformes. Ce process est le seul qui vous permet d envisager la destruction de vos dossiers papier, car les données pourraient être renumérisées. Flash Copy réalise tous types de travaux : - Numérisation noir & blanc, niveau de gris ou couleur de documents papier reliés ou non reliés (tous formats) - Duplication de données tous formats (TIFF, PDF, JPEG, GIF, EPS.) - Traçage laser de microfilms 35mm (traçage COM) - Travaux d indexation à définir selon cahier des charges. - Numérisation de plans (format A0+). - Numérisation à partir de microfilm 16 ou 35mm - Reconnaissance optique de caractères (OCR) - Réalisation de supports numériques avec possibilité d intégrer un moteur de recherche plein texte (utilisation de l OCR sur des documents numérisés ou à partir d une source numérique traitement de texte, tableur ). - Possibilité de duplication de cédérom (respect de la norme AFNOR Z ) ou DVD Pour ces travaux de numérisation, Flash Copy utilise les dernières technologies en matière de numérisation. Site web : LE CABINET «ZÉRO DOSSIER» EXISTE, JE L AI RENCON- TRÉ, PAR NOVAXEL «Zéro dossier» c est le gage d une politique qualité appréciée des Collaborateurs, Clients et Partenaires. Beaucoup de Cabinets ou Etudes n ont pas encore franchi cette étape. Il existe pourtant des solutions simples dont certains se félicitent. NOVA- XEL en fait partie. Créée fin 1994 par Jean- Dominique Romieux et Martine Joulia, Novaxel a mis au point un logiciel de gestion électronique de dossiers, qui porte le nom de la société, et se paramètre pour s adapter à la logique de classement du cabinet. La société propose quatre étapes simples : - Définition et mise en place d un plan de classement unique et partagé - Capture et classement dans les dossiers Novaxel de toutes les éditions informatiques (en pdf), et des documents bureautiques (Word, Excel ) - Classement direct des s et fax réseau dans les bons dossiers Novaxel - Scannérisation des documents clients (courriers, pièces, notes) dans les dossiers Novaxel Novaxel se présente sous forme d armoires contenant des rayons, des classeurs et dossiers. Ainsi chaque élément du dossier client est instantanément consulté, directement sur écran. Vous feuilletez votre dossier en tournant les pages, comme un vrai livre, grâce au visualisateur. Ce visualisateur est conçu pour supporter tous types de documents sans lancer les applications (word, Excel, PDF, papier numérisé, , fax, ) Chaque dossier peut être alimenté et enrichi en permanence par des documents, des notes, en y ajoutant des actions pour un meilleur suivi avec une véritable traçabilité. Les dossiers peuvent aussi être partagés ou échangés en toute sécurité et confidentialité par le réseau local ou par le web. Communiqués RD 52 Publicité Publicité