Rappel du calendrier REA et modalités de fixation du taux de remboursement. Quoi Qui Quand Rapport d étape année civile Etablissement

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1 Guide méthodologique d aide au remplissage du rapport d étape annuel (REA) du contrat de bon usage des médicaments, produits et prestations (CBUMPP ) Année 2014 Rappel du calendrier REA et modalités de fixation du taux de remboursement Quoi Qui Quand Rapport d étape année civile Etablissement Avant le 1 er avril année N N-1 Proposition de taux de Directeur Général ARS Avant le 15 mai remboursement Observations écrites éventuelles Etablissement Dans les 10 jours suivant communication du taux proposé Arrêt du taux de Directeur Général ARS Au plus tard le 1 er juin année N remboursement Application du Taux de remboursement Assurance Maladie Du 15 juin année N au 15 juin année N+1 Sommaire : Partie I Présentation de l outil et modalités pratiques d utilisation Partie II Consignes de remplissage Page de garde Onglet CBUMPP Onglet Focus Onglet PCpar DM (prise en charge par dispositif médical) Onglet PCMedicamenteuse (prise en charge médicamenteuse) Onglet Focus_continuite_tt (continuité du traitement) Guide REA 2014 Page 1 sur 18

2 Partie I Présentation de l'outil et modalités pratiques d'utilisation L'outil informatique est développé sous Excel (compatible avec versions et 2010). Le Rapport d Etape Annuel est pré-identifié et pré-renseigné (notamment avec les résultats des indicateurs nationaux) pour chaque établissement. Il lui est donc propre. En conséquence les fichiers ne peuvent pas être échangés entre établissements. Une zone de commentaires a été prévue dans le cas où l'établissement de santé souhaiterait corriger des données pré-renseignées erronées. A défaut, il peut faire figurer ses remarques sur un fichier Word annexe en précisant le critère concerné. Les feuilles de calcul contiennent des programmes (ou macros), des formules et des liens entre elles ; les cellules qui les contiennent sont en principe masquées et/ou protégées en écriture mais il est impératif de : ne pas ajouter ou supprimer de ligne ou de colonne et ne pas modifier l'emplacement des feuilles. Ainsi, après téléchargement, à l ouverture du fichier, un message (parfois sous forme d une bande jaune ou message d avertissement) peut apparaitre selon votre version de Microsoft Excel : Il convient de cliquer sur «Activer la modification» et/ou «Activer le contenu» et/ou «Activer les macros» afin de pouvoir remplir les grilles, activer les boutons «contrôles» et obtenir les résultats. Excel Version 2010 : Guide REA 2014 Page 2 sur 18

3 Excel Version 2007 : Excel Version 2003 : Voir la procédure microsoft au lien suivant : En conséquence, le fichier initial transmis devra impérativement être : enregistré sous le format «Classeur Excel (prenant en charge les macros) c est-à-dire avec extension (*.xlsm)» et icône : renommé sous la forme nom initial + REA2014 : exemple : «codefiness _raisonsociale_rea2014.xlsm» Guide REA 2014 Page 3 sur 18

4 La navigation d un volet à l autre est possible d un simple clic au niveau de la barre d onglets située en bas de page : Le Rapport d Etape Annuel (REA) est présenté sous forme de check-list c est-à-dire une liste de critères à vérifier a posteriori pour s assurer que tout a été fait. L onglet «CBUMPP» reprend l ensemble des engagements conformes au contrat-type : des liens hypertexte permettent d accéder aux onglets suivants dans lesquels sont détaillés les critères correspondants. Guide REA 2014 Page 4 sur 18

5 Pour le REA 2014, l établissement renseigne : l état des lieux (colonne L de chaque onglet), autant que faire se peut, les résultats 2014 (colonne M de chaque onglet). Volets figés pour les titres Les cellules prévues à cet effet sont identifiées : soit par le texte «A saisir». Un clic sur la cellule permet d afficher la liste déroulante de choix dans laquelle il convient de sélectionner la réponse. soit par un fond de couleur. La réponse n est pas figée dans le cadre d une liste déroulante de choix ; elle est attendue sous forme de valeur chiffrée, date, etc. en fonction de l item. Pour les critères chiffrés correspondant à un taux, le renseignement des deux données numérateur et dénominateur déclenchera le calcul automatique de l indicateur «taux de.». Guide REA 2014 Page 5 sur 18

6 En fonction de l activité de l établissement, l outil REA préfigure la réponse à certains critères en «non applicable» (cellules colorées en noir) ; conformément aux règles de barème, le nombre de points maximum a alors été d ores et déjà attribué. L'établissement n'a pas à les compléter. Toutes les réponses, y compris les résultats «Non pris en compte» dans le barème, contribuent à l'évaluation du rapport d'étape : Les points relatifs au critère «Le Dispositif de suivi et l'évaluation qui en est faite figurent dans le REA» du «Titre II : Procédure d'autoévaluation» sont donc attribués de la manière suivante : - l engagement est réputé atteint et la réponse est «oui» si tous les critères ont été renseignés, - l engagement est réputé non atteint et la réponse est «non» en l absence de renseignement de certains critères sans justification pertinente. Ainsi, un bouton «contrôle» est placé en haut de chaque feuille : à la fin de la saisie de la feuille, cliquer sur le bouton. Un message apparait si toutes les cellules n ont pas été renseignées : les cellules non complétées de la colonne «résultat 2014» sont indiquées l une après l autre. Guide REA 2014 Page 6 sur 18

7 En fonction des réponses sélectionnées, le calcul des points obtenus est automatiquement attribué selon les règles du barème (cf. Annexe A) et des années cibles figurant dans l annexe 1. Puis ces points se cumulent dans des scores intermédiaires au regard de chaque chapitre (affichage de couleur). Les sous-totaux maximum figurent au regard de chaque item ou onglet. Les points obtenus pour les critères détaillés dans les onglets sont automatiquement reportés au regard du critère correspondant de l onglet «CBUMPP». Une fois la check-list complétée, la page de garde synthétise tous les points attribués et affiche le taux de remboursement théorique selon l abaque arrêtée en juin 2014 (cf. Annexe A). Guide REA 2014 Page 7 sur 18

8 Partie II Consignes de remplissage PAGE DE GARDE Page pré-renseignée au nom et numéro FINESS de l établissement et permettant les liens vers les données officielles de l établissement : A NE PAS MODIFIER ONGLET CBUMPP Ligne Critère Consigne 9 Management de la qualité : L'établissement dispose d'un système de management de la qualité visant à assurer la qualité et la sécurité de la prise en charge médicamenteuse et par DMI du patient. Ce SMQ s'inscrit dans la politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins et la gestion des risques associés aux soins de l'établissement mentionnées à l'art. L du CSP. si l'établissement n'est pas concerné par les DMI, répondre oui (pour le médicament) 55 Patients atteints de maladie rare : 71, 82, 91, 101, 110 Fournir l'état quantitatif et qualitatif des primoprescriptions de médicaments orphelins ou utilisés dans le traitement des maladies rares, en précisant pour chacune d'entre elles quel centre de référence ou compétence a été consulté et l'application de la circulaire du 25/01/10 Respect des RBU pour les produits de santé hors GHS 73 DMI hors GHS : Nombre total d'implants posés dans le cas où l établissement n aurait pas pris en charge de tels patients, répondre oui et préciser dans zone commentaire adjacente «aucune primo-prescriptions de médicament pour la prise en charge de patient atteint de maladie rare cette année» Ne pas omettre de cliquer sur non concerné si besoin Dans l attente de l exhaustivité, préciser en document annexe comment l établissement a évalué ce critère 83, 92, 102, 111 Médicaments hors GHS : Nombre de prescriptions En l absence de consignes nationales, la prescription à considérer est celle établie pour la première fois pour un patient donné dans une indication donnée ou un protocole donné. Si l indication change pour une même spécialité, il s agit d une nouvelle prescription. Exemples : 1) Remicade 8 cures = 1 Guide REA 2014 Page 8 sur 18

9 prescription 2) Avastin-Folfox puis Avastin- Folfiri = 2 prescriptions 3) PPSB : passage en janvier puis septembre = 2 prescriptions 4) Prise en charge d un patient sur trois ans sans changement de traitement = compter une prescription chaque année. Pour le suivi semestriel des prescriptions des produits de santé Hors GHS et l analyse médicopharmaco-économique des progressions des dépenses, il est convenu, en l absence de consignes nationales, de : Utiliser le fichier élaboré lors du test national réalisé début 2014 pour la remontée des prescriptions hors RBU, Poursuivre l utilisation de la méthode d analyse et du fichier Excel correspondant mis à disposition par l OMEDIT-MiP (cf. fichier «8 mois» adressé pour le REA lors de l itération du CBUMPP ). 128 Le dispositif de suivi et d'audit interne pour s'assurer de l'application des engagements souscrits du CBUMPP : ( ) * communique auprès de l'ensemble du personnel impliqué directement ou indirectement dans la prise en charge médicamenteuse et/ou par DMI. 129 Procédure d'autoévaluation Le Dispositif de suivi et l'évaluation qui en est faite figurent dans le REA Si la communication est faite PARTIELLEMENT, répondre NON et apporter commentaires dans zone adjacente - l engagement est réputé atteint et la réponse est «oui» si tous les critères ont été renseignés, - l engagement est réputé non atteint et la réponse est «non» en l absence de renseignement de certains critères sans justification pertinente. Guide REA 2014 Page 9 sur 18

10 ONGLET FOCUS Ligne Critère Consigne la liste des médicaments et dispositifs médicaux stériles dont l'utilisation est préconisée dans l'établissement (livret thérapeutique) : avec DCI est disponible, accessible et actualisé Préciser si besoin en zone commentaire le champ du livret (médicament +/- dispositifs médicaux) 20 Thèmes des préconisations en matière de prescription couverts Préciser en zone commentaire (ou document annexe si besoin) 30 Indicateur national ICATB 2 Une équivalence entre les critères d ICATB1 (pour l état des lieux) et d ICATB2 est fournie en annexe C 39 Version de la certification Choisir l intitulé «procédure cloturée» si V2010 cloturée (correspond à la mention publiée sur Scope santé) 42 Cotation du critère 20a Pré-renseigné uniquement pour l état des lieux A renseigner par l établissement ONGLET PC par DM Ligne Critère Consigne 15 Etude des risques Nombre de cartographies Le nombre de cartographies à réaliser est défini par l établissement. Il peut donc être égal à 1 ou supérieur. 43 Audit sur la traçabilité des DMI L OMEDIT fournit l outil support de l audit que l établissement utilise s il n a pas mis en place une organisation équivalente L outil est à disposition sur le site e- Omedit et transmis avec le REA sur le share-point. Guide REA 2014 Page 10 sur 18

11 ONGLET PC Médicamenteuse Ligne Critère Consigne 19 Etude des risques Nombre de cartographies Le nombre de cartographies à réaliser est défini par l établissement. Il peut donc être 46 Taux de personnel formé/sensibilisé, ou ayant participé à une RMM "Médicament", annuellement par catégorie professionnelle (prescripteurs / équipe pharmaceutique / IDE, AS, AP, manip radio ) avec pour objectif final l'ensemble des catégories visées égal à 1 ou supérieur. Le calcul du taux sera défini et à renseigner pour le REA 2016 (première date cible). Les valeurs sont à renseigner lignes 49, 52 et 55 et éclairent la réponse 94 Audits sur Respect des référentiels Le calendrier d articulation des audits en fonction des recueils IPAQSS est fourni en annexe B 118, 121, 122 Délivrance nominative ou projet en lien = POINTS BONUS attribués si renseignés 122 Projet spécifique à la délivrance nominative A détailler sur un document annexe 124, 125, 126 Taux de préparations de médicaments anticancéreux réalisées en unité centralisée sous responsabilité pharmaceutique (indicateur I6 national) Programmé «Applicable» pour tous les établissements dès lors qu ils ont effectué l administration de médicaments anticancéreux injectables, que ce soit en qualité d établissement «autorisé» ou «associé» pour l activité de chimiothérapie et même si la préparation est sous-traitée à une autre PUI. En conséquence, l état des lieux 2013 ayant été pré-rempli avec les réponses saisies par les établissements dans le REA2013, la réponse «NC» n est donc pas obligatoirement recevable. Pour les établissements effectivement non concernés, c est-à-dire aucune administration de médicaments anticancéreux pour 2014 = renseigner «1» au numérateur et dénominateur et préciser expressément en zone commentaire «non concerné». En cas de sous-traitance des préparations : L établissement prestataire ne comptabilise pas les préparations réalisées pour le compte de son (ses) donneur(s) d ordre, L établissement bénéficiaire renseigne au numérateur le nombre de préparations réalisées dans l unité centralisée du prestataire et au dénominateur ce nombre éventuellement abondé des préparations réalisées en dehors de l unité centralisée. Guide REA 2014 Page 11 sur 18

12 ONGLET CONTINUITE TT Ligne Critère Consigne 18 Résultats obtenus pour le TDP3 lors du dernier recueil L établissement doit renseigner le IPAQSS TDP-MCO critère à partir des saisies IPAQSS- 33 L'établissement s'est engagé dans une démarche visant à améliorer la continuité des traitements médicamenteux en amont et en aval de l'hospitalisation TDP qu il a réalisées A détailler sur un document annexe Guide REA 2014 Page 12 sur 18

13 Annexe A Guide REA 2014 Page 13 sur 18

14 Guide REA 2014 Page 14 sur 18

15 Guide REA 2014 Page 15 sur 18

16 Guide REA 2014 Page 16 sur 18

17 Annexe B Guide REA 2014 Page 17 sur 18

18 Annexe C Guide REA 2014 Page 18 sur 18