REGLEMENT ETABLISSANT LES CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DES SALLES OU ESPACES DU PARC PHOENIX

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1 1 REGLEMENT ETABLISSANT LES CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DES SALLES OU ESPACES DU PARC PHOENIX ARTICLE 1 Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles les salles ou espaces du Parc Phœnix pourront être mises à la disposition d'associations ou d'organismes publics ou privés qui en feront la demande. ARTICLE 2 En ce qui concerne les organismes, seuls ceux légalement constitués et ayant déposé leurs statuts à la Préfecture, pourront solliciter l'autorisation d'utiliser les salles ou espaces. Le fait de présenter une demande comporte l'acceptation sans aucune réserve du présent règlement. ARTICLE 3 La demande d'utilisation devra parvenir au moins trois mois avant la date prévue, à la Ville de Nice, Direction du Parc Phoenix, pour les locations soumises à la présentation d'un dossier de Sécurité auprès de la Commission Départementale de Sécurité. Toute annulation devra être signalée au Parc Phoenix, au plus tard 5 jours avant la date de prise de possession des lieux et confirmée par écrit. Toute annulation qui ne respecterait pas ce délai, entraînera l'émission d'un titre de recettes représentant 20% du montant du tarif arrêté au titre de la présente autorisation d'occupation du domaine public si l'annulation intervient entre 120 heures et 72 heures avant la manifestation, 50% si l'annulation intervient entre 71 heures et 48 heures avant la manifestation et 100% si l'annulation intervient entre 47 heures et le jour de la manifestation. ARTICLE 4 A l'appui de chaque demande, devront être joints obligatoirement : 1. Le programme détaillé de la manifestation (la mise à disposition étant subordonnée à l'acceptation de la Ville de Nice.)

2 2 2. Copie du contrat d'assurance Responsabilité Civile et annulation, prise par l'organisation à l'occasion de la manifestation. 3. Une liste détaillée du matériel technique utilisé lors de la manifestation. 4. La SACEM devra être tenue informée par l organisateur de toutes manifestations musicales qui aura lieu au sein du Parc Phoenix. 5. En cas de représentation, le double de la déclaration par laquelle la Société des Auteurs autorise la représentation (SACD). L organisateur devra également déclarer directement ses recettes auprès de l Association pour le Soutien du Théâtre Privé (ASTP). 6. Le récépissé de la déclaration informant la Direction des contributions indirectes de la représentation. 7. La liste complète des membres du bureau de l'association avec l'adresse de chacun et le numéro de téléphone du responsable. 8. Un exemplaire des statuts déposés en Préfecture et la copie du récépissé d'insertion au journal officiel. Lorsque des cachets sont versés aux artistes participant à des spectacles, le numéro d'immatriculation de l'association ou groupement des institutions sociales de spectacle (G.R.I.S.S). ARTICLE 5 La vente de tickets d entrée permettant l accès aux espaces pris en location par les utilisateurs est subordonnée à l autorisation expresse délivrée par la Ville de Nice et au règlement d une indemnité correspondant à une occupation du domaine public, conforme au recueil des tarifs des services publics de la Ville de Nice. La vente ou la distribution de boissons et denrées alimentaires est interdite dans l'enceinte du Parc Phoenix sauf autorisation expresse de la Ville de Nice, et moyennant une tarification d occupation du domaine public conforme au recueil des tarifs des services publics de la Ville de Nice. - Les organisateurs seront tenus de fournir des invitations ou des billets d'entrée à leur manifestation, à leurs visiteurs, en fonction de la capacité des sites retenus. Un spécimen devra être remis préalablement à la Direction du Parc Phoenix. Les invitations seront réclamées à l'entrée, le nombre de visiteurs ne pouvant, en aucun cas, dépasser la capacité des salles ou sites mis à disposition - La Ville de Nice peut autoriser, à titre exceptionnel, la vente de cassettes, disques, livres etc dans le cadre d'une association, d'un organisme inscrit au Registre des Métiers ou de Commerce, ou dans le cas d'une profession libérale sous réserve d un règlement d une taxe d occupation du domaine public conforme au recueil des tarifs des services publics de la Ville de Nice.

3 3 ARTICLE 6 Il est interdit aux organisateurs de placer dans l'enceinte du Parc, des produits publicitaires (affiches, dépliants, annonces etc ) sauf avec l'autorisation expresse de la Ville de Nice. ARTICLE 7 Seront exclues systématiquement les associations qui de part leurs activités inciteraient au racisme, à la xénophobie ou à toute forme d atteinte aux droits de l homme et à la liberté de l individu. Un spécimen détaillé et exhaustif du programme de la ou des manifestations devra être remis au gestionnaire de la salle ou de l'espace utilisé. ARTICLE 8 Aucun document autre que le programme de la manifestation ne pourra être distribué à l'intérieur du Parc sauf avec l'autorisation expresse de la Ville de Nice. ARTICLE 9 Les frais de publicité, impression, location de matériel, cachets d'artistes, et de prestations de services diverses sont à la charge et sous la responsabilité des organisateurs, ils n'incomberont en aucune manière à la Ville de Nice. ARTICLE 10 Les utilisateurs et producteurs s'engagent à déclarer et à régler les charges sociales afférentes aux spectacles, ainsi que les redevances prévues par la SACEM ou la SACD, et dégagent les de ce fait la Ville de Nice de toute responsabilité envers ces organismes. ARTICLE 11 Les utilisateurs des salles ou espaces s'engagent à constater l'état des lieux et du matériel mis à leur disposition par les gestionnaires et à en assurer le paiement ou le remplacement en cas de détérioration ou de perte. En cas de non règlement du litige, sous 30 jours, le dépôt de garantie sera mis à encaissement dans son intégralité. La Ville de Nice ne peut en aucun cas être tenue pour responsables du vol «d effets personnels» des utilisateurs ou du matériel entreposé par ses soins dans les espaces pris en location par ces derniers. Les effets sont sous l'entière responsabilité des utilisateurs des salles ou espaces. Ils en assureront le gardiennage et la conservation par leurs propres moyens. De même, la Ville de Nice décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation des véhicules à l intérieur du parking mis à disposition.

4 4 ARTICLE 12 Le Service des Sapeurs Pompiers ou de Police peut être obligatoire pour certaines manifestations, dans ce cas, il est à la charge des utilisateurs des salles ou espaces. De plus, en conformité avec l'article AT 3 du règlement de Sécurité, approuvé par arrêté ministériel du 23 mars 1965, toute société, groupement ou personne privée présentant un programme comportant l'emploi d'artifices ou de flammes, doit au préalable (au moins huit jours avant la manifestation prévue), solliciter une autorisation spéciale auprès de la Commission Départementale de Sécurité. Cette autorisation devra obligatoirement être présentée à la Direction du Parc Phoenix. Le Parc Phoenix assurera la sécurité dans les limites de son enceinte avec les moyens dont il dispose au moment de la manifestation. Si ces moyens sont jugés insuffisants par l'organisateur et la Direction du Parc ainsi que les services de sécurité, il appartiendra à l'organisateur de faire appel, à ses frais, à une entreprise agréée par la Ville de Nice. ARTICLE 13 Le nombre de personnes autorisé à pénétrer simultanément dans le Parc, dans la serre, le nombre de personnes appelées à utiliser les salles ou espaces ne devra, en aucun cas, dépasser les chiffres communiqués par la Commission de Sécurité. En cas d'annulation, suite au non respect de la réglementation, aucun recours auprès de la Direction du Parc ou de la Ville de Nice ne pourra être requis par le contrevenant, la redevance restant due. ARTICLE 14 La sortie du public devra s'effectuer obligatoirement par les issues destinées à cet effet. Dans le cas de manifestation hors horaire d'ouverture du Parc, l'accès se fera par le parking bus situé à l'arrière de la serre. ARTICLE 15 Il est formellement interdit de faire du bruit tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'établissement, au delà de 22 heures, selon les règlements mêmes qui régissent la tranquillité publique. ARTICLE 16 Les associations ou organismes privés ou publics doivent acquitter le montant des locations des salles ou espaces louées au moment de leurs réservations. Toute annulation n intervenant pas par écrit 48 heures avant la date retenue ne pourra donner lieu à remboursement.

5 5 ARTICLE 17 Le dépôt de garantie, à l'ordre du Trésor Public, sera versé au Régisseur du Parc, au moment de la réservation, c'est-à-dire lors de la signature de la convention d'occupation du domaine public. Le montant du dépôt de garantie sera restitué après l'état des lieux final qui suivra la manifestation, si aucune détérioration n'est constatée et si la redevance a été acquittée auprès du Régisseur du Parc Phoenix ou de la Trésorerie Municipale lors de mandat administratif. En cas de détérioration sur la salle, le Parc, ou ses équipements, le dépôt de garantie sera conservé par le Régisseur du Parc Phoenix (article 11). Si le montant des détériorations est supérieur au montant du dépôt de garantie, un titre de recettes complémentaire sera émis en sus du dépôt de garantie. ARTICLE 18 Pour tout ce qui n'est pas prévu au présent règlement, les organisateurs se conformeront à la décision de la Direction du Parc Phoenix. ARTICLE 19 : Règles générales d'utilisation Les utilisateurs seront tenus de respecter le règlement intérieur du Parc et toutes suggestions qui leur seront imposées par le gestionnaire du Parc. Ils devront veiller au respect des végétaux et animaux présents sur le Parc. L organisateur sera tenu responsable du comportement de son public. Dans le cadre d un comportement non conforme au règlement intérieur, les contrevenants seront expulsés sans pouvoir prétendre à indemnité. L accès des animaux domestiques est interdit. Si les organisateurs souhaitent apporter du matériel ou faire des installations particulières, ils devront en donner le détail à la Direction du Parc, communiquer les délais de mise en place ou de montage, ainsi que les délais de démontage et de remise en état. Ils devront obtenir, pour toutes ces dispositions, l'accord écrit de la Direction du Parc. Si pour les besoins de la manifestation, l'organisateur doit apporter des modifications dans la disposition des équipements, il devra impérativement remettre en place ces équipements à leur emplacement d'origine dès la fin de l'occupation, sous le contrôle de la Direction du Parc ou de son représentant. L'ensemble : montage, démontage, nettoyage des lieux et agents de sécurité ou de surveillance supplémentaires, sont à la charge de l'organisateur de la manifestation. Les contrats relatifs à ces prestations devront être présentés à la Direction du Parc au moins 10 jours avant la manifestation. L utilisateur devra prévoir les poubelles et containers à déchets nécessaires à la tenue de la manifestation et prévoir leur évacuation à l issue de cette dernière. Une occupation pour répétitions ou installations techniques spécifiques sur le site, d'une durée de 4 heures, est comprise dans le tarif de location. Celle-ci devra être effectuée

6 6 pendant les heures d'ouverture du Parc et ne pas entraver ou gêner le bon fonctionnement du dit site dans le cadre d'autres locations. Au-delà de ces conditions, il sera appliqué le tarif en vigueur. En aucun cas, le Parc Phoenix ne mettra à disposition d'autres équipements que ceux qui figurent dans son patrimoine. Toutes prestations supplémentaires seront à la charge des organisateurs, et sous leur responsabilité. Elles devront être approuvées par la Direction du Parc. Le Parc Phoenix étant un établissement recevant du public de 1 ère catégorie, l organisateur s engage à respecter le règlement de sécurité concernant les établissements recevant du public du 25/06/1980. L accès des salles est interdit aux animaux hormis les chiens guides d aveugles. ARTICLE 20 - Occupation de la Salle multifonction (Salle LINNE) Il est formellement interdit de fumer dans les couloirs et dans la salle, de même il est interdit d'y consommer des boissons et des denrées alimentaires. Les utilisateurs devront impérativement se conformer aux règles de sécurité, aucune flamme vive (bougie, photophore ) ne devra être placée dans les locaux équipés. Aucune étuve à gaz ne devra être placée dans les locaux occupés. En cas de non respect de ces dispositions, l'occupation sera résiliée de plein droit et la manifestation annulée. Un planning précis de l'utilisation de la salle sera établi par l'occupant avec l'accord du responsable de la salle. Seul le technicien de l organisateur et éventuellement le personnel de sécurité mis à disposition des organisateurs par le Parc Phoenix est autorisé à pénétrer en salle de régie et à se servir du matériel et de l'équipement technique de cette salle. La capacité de la salle Linné est de 293 places. HORAIRES : Les occupations sont définies comme suit : journée de.8h00 à 19H30 1/2 journée de 5 H comprises entre 8H00 et 19H30 soirée de 18 H à 24 H Le loueur s engage à respecter le règlement de sécurité des établissements recevant du public du 26 juin 1980 dans le type d activité dévolu. ARTICLE 21 - Occupation de l'espace exposition (salle Emeraude : capacité maximale : 600 personnes) Cet espace est normalement destiné à des expositions ponctuelles, il peut toutefois être mis à disposition pour des événements particuliers.

7 7 En raison de multiples contraintes liées à la sécurité, le demandeur devra s'assurer des possibilités et des conditions de mises à disposition de cet espace auprès de la Direction du Parc Phœnix. Pour toute manifestation ne correspondant pas aux scénarii déposés à la Commission Consultative Départementale de Sécurité et d Accessibilité, il est impératif de signer le cahier des charges dévolu à cet effet. HORAIRES : Les occupations sont définies comme suit : journée de.8 H00 à 19H30 1/2 journée de 5 H comprises entre 8H00 et 19H30 soirée de 18 H à 24 H Il est formellement interdit de fumer dans la salle. Les utilisateurs devront impérativement se conformer aux règles de sécurité, aucune flamme vive (bougie, photophore ) ne devra être placée dans les locaux équipés. Aucune étuve à gaz ne devra être placée dans les locaux occupés. Il est signalé à l utilisateur que l alimentation électrique pour le son et l éclairage est basée sur une source commune ; ce dernier fera son affaire de l installation éventuelle d un transformateur d isolement. En cas de non respect de ces dispositions, l'occupation sera résiliée de plein droit et la manifestation annulée. La capacité de la salle est de 600 personnes debout et peut varier selon la configuration souhaitée (Cf. scénarii déposés à la Commission Consultative Départementale de Sécurité et d Accessibilité). La salle étant munie d un sol souple, toute dégradation et salissure sera à la charge de l utilisateur. Le loueur s engage à respecter le règlement de sécurité des établissements recevant du public du 26 juin 1980 dans le type d activité dévolu. ARTICLE 22 - Occupation de la serre L utilisateur est informé du fait que le Parc Phoenix ne dispose pas d éclairage décoratif dans la serre. Il est strictement interdit de fumer dans celle-ci. L utilisation de gaz est strictement interdite. Des points cocktail peuvent être implantés côté tortue, jardin d enfants et à l entrée de la serre aux iguanes. Afin d éviter toute dégradation volontaire et piétinement, l utilisateur installera des potelets en guise de barrières (de type bambou avec des cordons rouges) à mi-hauteur sur les points les plus délicats de la serre pour bien délimiter les zones de déplacements et les zones végétales. Sur ces barrières, seront apposés des panneaux portant inscription : interdit de fumer, de piétiner les végétaux, de vider vos verres sur les plantes et dans l eau. L utilisateur est informé du fait que le Parc Phoenix ne dispose pas de retour son dans la serre.

8 8 Si l utilisateur décide de poser de la moquette sur les grilles de chauffage, ce dernier fournira à la Direction du Parc Phoenix le procès verbal déclarant que la moquette qui sera posée est de type M1. ARTICLE 23 - Parking-Bus A compter de 17h00 et le week-end, l utilisateur et ses convives pourront stationner à titre gratuit pendant les heures d ouverture de la manifestation. Néanmoins un contrôle de la qualité des visiteurs devra être impérativement assuré par l utilisateur, lequel devra mettre en place une ou plusieurs personne(s) pour filtrer la manifestation (la Direction du Parc décidera du nombre de personnes qui assureront le filtrage). ARTICLE 24 - Le Parc Si l utilisateur désire louer la pelouse centrale en soirée, étant donné que l unique partie du parc éclairée et sécurisée est le corps central de cette dernière, seul celui-ci sera accessible aux invités. En effet, tout autre déplacement dans le parc pourrait être dangereux (risque de noyades etc ). Toutes les voies d accès au reste du Parc seront donc équipées de barrières ; de ce fait, l utilisateur devra placer des agents de sécurité auprès de celles-ci. Le jardin d enfants sera également fermé. ARTICLE 25 Dans le cas d'une manifestation organisée par un tiers, la ville de Nice ne pourra être tenue pour responsable d'un quelconque problème concernant les exposants ou clients du tiers, celui-ci gardant l'entière responsabilité du bon déroulement de la manifestation. ARTICLE 26 Toutes dispositions particulières n'entrant pas dans le cadre du présent règlement pourront être envisagées, sous réserve de leurs définitions précises et de l'accord de la Direction du Parc, dans le seul cadre de la délibération d'ouverture de régies. ARTICLE 27 Ce règlement est remis en double exemplaire aux associations ou organismes publics ou privés souhaitant bénéficier des services proposés. Un exemplaire dûment daté et signé est à retourner à la Direction du Parc Phoenix. Fait en deux exemplaires NICE, le.. Bon pour acceptation du présent règlement. Tampon et signature