Comment insérer la carte de visite de Brocom dans vos lettres types de BRIO?

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1 Comment insérer la carte de visite de Brocom dans vos lettres types de BRIO? Introduction Pour insérer la carte de visite de Brocom dans les lettres types de BRIO, il existe différentes manières de procéder : Soit créer un paragraphe répétitif reprenant la carte de visite de Brocom et ensuite insérer ce paragraphe répétitif dans chacune des lettres types. Soit insérer la carte de visite de Brocom dans chacune des lettres types de BRIO. Ces 2 procédures sont détaillées ci-dessous. Remarques importantes 1. Quelle que soit la procédure choisie, il est obligatoire de sauvegarder d abord la carte de visite de Brocom transmise dans le mail sur votre PC. Comment? Cliquez sur le lien de l «Téléchargez ici le nouveau logo de Brocom» Le logo apparaît dans une fenêtre d Internet Explorer Cliquez sur l image avec le bouton droite de la souris Choisissez 'Enregistrer l image sous' ( Save picture as ) Dans la fenêtre qui s affiche, choisissez par exemple le bureau (desktop) et cliquez sur 'Enregistrer' Le fichier est enregistré sur le bureau : vous pouvez commencer l une des 2 procédures 2. Quelle procédure choisir? Le paragraphe répétitif présente l avantage de ne devoir être créé qu une seule fois. Il vous suffit ensuite de l'insérer dans les lettres types où vous souhaitez le voir apparaître. De cette manière, toute modification ultérieure au paragraphe répétitif sera unique et répercutée automatiquement à l ensemble des lettres types contenant ce paragraphe répétitif. Si vous choisissez d'insérer la carte de visite de Brocom directement dans vos lettre types (et/ou avis d'échéance) et qu'une modification survient ultérieurement dans celle-ci, vous devrez réaliser autant de modifications que vous avez de lettres types reprenant la carte de visite. Page 1

2 Comment Procédure insérer 1 : la carte de dans vos lettres types de Créer un paragraphe répétitif reprenant la carte de visite Brocom et insérer le paragraphe dans les lettres types 1. Création du paragraphe répétitif La création d un paragraphe répétitif se fait à partir du menu Outils Lettres types. La fenêtre de recherche 'Lettre type' apparaît. Cliquez dans le menu Accès sur Paragraphe répétitif : la fenêtre de Recherche paragraphe répétitif s affiche. Cliquez dans le menu Actions sur Créer paragraphe répétitif. L'écran suivant apparaît : Déterminez le contexte : le paragraphe doit être créé dans le contexte Générique. Choisissez la langue du paragraphe. Cliquez sur OK. NB. Si vos lettres types existent dans les 2 langues, vous devez créer un paragraphe répétitif reprenant la carte de visite de Brocom par langue (avec un nom différent)! Page 2

3 Dans la fenêtre suivante : Nommez votre paragraphe et encodez une description. Cliquez sur Créer document Word. Choisissez une page blanche et cliquez sur OK. Dans Word, placez le curseur à l endroit où vous souhaitez insérer la carte de visite. Cliquez sur Insérer - Image. Dans la fenêtre qui apparaît, recherchez la carte de visite précédemment enregistrée sur le bureau. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Insérer. La carte de visite est insérée dans le document. Cliquez sur le bouton Sauver dans la fenêtre BRIO dans le coin inférieur droit pour enregistrer le paragraphe répétitif. Page 3

4 Le paragraphe répétitif est créé. A présent, il doit être inséré dans chacune des lettres types. 2. Insertion du paragraphe dans une lettre type Recherchez la lettre type via le menu Outils - Lettres types. Encodez un critère de recherche et cliquez sur Chercher. La lettre apparaît à l écran. Cliquez sur le bouton Modifier et ensuite sur Modifier Document Word dans le menu Actions. Page 4

5 La lettre s affiche à l écran. Positionnez le curseur à l endroit où vous souhaitez insérer le paragraphe. Cliquez sur le bouton Paragraphes dans la fenêtre BRIO. La liste des paragraphes existants apparaît : sélectionnez le paragraphe Brocom et cliquez sur Insérer. Page 5

6 Le paragraphe est inséré dans la lettre : Include_Brocom_ Cliquez sur le bouton Sauver dans la fenêtre BRIO pour enregistrer : la lettre peut à présent être utilisée et contiendra la carte de visite de Brocom. Remarque Cette opération (l insertion du paragraphe dans la lettre type) doit être répétée dans chacune des lettres types de BRIO. Page 6

7 Procédure 2 Insérer la carte de visite de Brocom dans chaque lettre type et/ou avis d'échéance Remarque : un avis d'échéance est une lettre type utilisée en comptabilité. Nous vous réexpliquons page 10 comment y accéder. Cette procédure est à appliquer si vous ne souhaitez pas utiliser les paragraphes répétitifs. Recherchez la lettre dans la quelle vous souhaitez insérer la carte de visite de Brocom via le menu Outils - Lettres types. La fenêtre de recherche apparaît. Encodez un critère de recherche et cliquez sur Chercher. La lettre apparaît à l écran Cliquez sur le bouton Modifier et ensuite sur Modifier Document Word dans le menu Actions. Page 7

8 Dans la lettre, placez le curseur à l endroit où doit se trouver la carte de visite. Cliquez sur Insérer - Image : dans la fenêtre qui apparaît, recherchez la carte de visite précédemment enregistrée sur le bureau. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Insérer. Page 8

9 La carte de visite est insérée dans la lettre. Cliquez sur le bouton Sauver dans la fenêtre BRIO pour enregistrer. Remarque : Cette procédure est à répéter dans chacune des lettres types où vous souhaitez insérer la carte de visite de Brocom. Page 9

10 A propos des avis d'échéance Si vous souhaitez introduire la carte de visite de Brocom dans vos avis d'échéance, voici comment faire : Recherchez l avis d échéance dans lequel vous souhaitez insérer la carte de visite de Brocom via le menu Comptabilité Outils Définition avis et rappels. La fenêtre de recherche apparaît. Cliquez sur Chercher pour afficher la liste des avis d'échéance. La liste des avis apparaît à l écran. Page 10 Cliquer sur l avis que vous souhaitez modifier

11 Cliquez sur le bouton Modifier. La lettre apparaît à l écran. Il ne vous reste plus qu'à suivre les mêmes instructions que pour une lettre type 'normale' (explications à partir du bas de la page 7). *** Page 11