Politique de subventions de l ADSEG En vigueur à partir du 27 Février 2012 Telle qu'adoptée par l'assemblée générale annuelle du 11 octobre 2012

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Xavier Pinette
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1 Politique de subventions de l ADSEG En vigueur à partir du 27 Février 2012 Telle qu'adoptée par l'assemblée générale annuelle du 11 octobre 2012

2 Table des matières 1. Définitions Conditions générales d'admissibilité Montants accordés Processus d évaluation Documents requis...6

3 1. Définitions À moins d une disposition expresse contraire ou à moins que le contexte ne l exige autrement, dans les présents règlements : «Université» désigne l Université Laval. «Faculté» désigne la Faculté des Sciences et de Génie de l Université. «Association» désigne toute association d étudiants reconnue par l Université. «ADSEG» désigne l association des Diplômé-e-s en Sciences et en Génie. «Membre» désigne tout étudiant de 2 e ou 3 e cycle de la faculté qui a payé sa cotisation la session passée et qui n a pas, selon les modalités prévues au Règlement no 2, signifié son désir de se faire rembourser sa cotisation et de ne plus être membre. «Subvention» désigne tout montant d'argent attribué à une association ou à un autre organisme, situé sur le campus ou à l'extérieur de celui-ci, et qui répond à au moins un des buts de l ADSEG mentionnés à l article 4 de ses règlements généraux; «Politique» désigne tout au long du document, la politique de subventions de l ADSEG. «Année financière» l année financière de l ADSEG dont les dates initiale et finale sont spécifiées dans les règlements généraux (R.G.) de l ADSEG. La révision 2011 des R.G. nous indique du 1 er octobre jusqu au 30 septembre suivant. «Année universitaire» l année universitaire désigne une année académique à l université, c est-à-dire du 1 er septembre au 31 août suivant. «Personne ressource» désigne un employé de l Université, professeur ou professionnel, qui est en mesure de fournir des lettres d appui servant de preuve d intention. (Un directeur de programme ou de département est un professeur.) N.B.; Le genre masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte. 3

4 2. Conditions générales d'admissibilité Les conditions d admissibilité à la subvention pour activités sont les suivantes : 2.1. La personne qui fait une demande d aide financière doit être membre de l'adseg et n avoir jamais retiré sa cotisation. Dans le cas d'un groupe, les conditions mentionnées ci-dessus s appliquent à au moins un demandeur Une bonne proportion du publique cible de l activité doit être constituée de membre de l ADSEG ou l'activité doit faire la promotion de la Faculté des sciences et de génie. Le comité organisateur doit inclure au moins un membre Une candidature ne peut bénéficier de plus d une aide financière par année universitaire par activité L activité concernée doit être à but non lucratif et répondre à au moins un des buts de l ADSEG mentionnés à l article 4 du règlement 1 de la charte de l association Un formulaire de demande de subvention, disponible sur le site de l ADSEG, doit être rempli et déposé au moins soixante (60) jours avant l'activité, et au plus six (6) mois à l avance Les demandes déposées autrement qu à l aide du formulaire de demande de subvention d activité, ci-joint en annexe, ne seront pas traitées Toute demande d aide financière doit être accompagnée d'une preuve d intention de l'activité pour laquelle l'aide financière est demandée par une personne ressource Toute demande de subvention doit être accompagnée d'une prévision budgétaire pour l'activité à réaliser. On s attend également à un budget et bilan de l année précédente dans le cas d activité annuelle Toute demande d aide financière doit être accompagnée d'un numéro de téléphone, d une adresse courriel et d'une adresse de correspondance se limitant au territoire de la province de Québec Un bilan financier de l activité doit être remis au C.E. de l ADSEG dans les trente (30) jours suivant la fin de l activité. Ce bilan est obligatoire pour toutes considérations futures ainsi que le versement final de la subvention si cette dernière a été scindée en deux versements. Ce bilan financier est soumis pour évaluation au C.A., sur recommandation du C.E. 4

5 3. Montants accordés 3.1. Le montant de la subvention accordée varie en fonction du montant demandé, de l importance de l activité concernée et de la disponibilité des fonds Le montant maximal des subventions accordées est de cinq cents dollars (500$) pour une activité annuelle, et d au plus sept cents dollars (700$) pour une première réalisation de l activité. Le montant accordé l est par tranche de cinquante dollars. 4. Processus d évaluation 4.1. Le C.E. reçoit les demandes et vérifie l admissibilité de celles-ci Le C.A. évalue les demandes, sur recommandation du C.E Dans le cas d une subvention de deux cents cinquante dollars (250$) ou plus, le demandeur doit faire une présentation devant le C.A. C est suivi d une période de questions des membres du C.A. puis d une discussion en privé entre les membres du C.A. C est aux membres du C.A. qu il revient de prendre la décision finale d'approuver ou de rejeter la demande de subvention Le C.E. ou le C.A. peuvent refuser d octroyer une aide financière pour des motifs raisonnables L effort de financement (i.e. autres sources que l ADSEG) sera pris en compte dans l évaluation de la demande L existence d alternatives appropriées significativement plus économe pour les dépenses encourus présentés dans la demande pourra soulever des questions quant à la justification de telles dépenses. Ces dernières pourraient être considérées excessives et influencer la décision du C.A Un budget qui présente un profit significatif est un exemple de motif raisonnable. La raison d être de ces subventions étant entre autre d aider ceux qui ont des besoins financiers pour des activités à l intention des membres Si un membre du conseil d administration se trouve en conflit d intérêt lors de l examen d une demande, il doit en aviser les autres membres du conseil et doit s abstenir de voter sur cette demande Le C.A. peut décider de scinder en deux versements la subvention si elle est de plus de cinq cents (500) dollars. Le second versement a lieu après l analyse du bilan financier remis au C.A. tel que décrit à l article

6 5. Documents requis Le formulaire en annexe 1 dûment rempli, s il manque d espace, continuer sur une page que vous aurez ajoutée. La description ou le programme de l activité comprenant : Les objectifs de l événement; L équipe administrative (constitué en majorité par des membres de l ADSEG); Estimés de la participation d étudiants gradués; Activités prévus (conférences, etc.); Ressources nécessaires. Le budget et bilan de l année précédente, s il y a lieu; Le budget prévisionnel de l activité; Une lettre d appui provenant d une personne ressource; Un plan de visibilité, si la demande est de 150$ ou plus; Une mention de la participation financière de l ADSEG devrait tout de même être faite pour des montants inférieurs à 150$. 6. Procédure de changement de la politique 6.1. Tout changement aux montants de subvention mentionnés dans la politique peut être adopté en C.A Tout changement à la politique peut être adopté en C.A. 6

7 ADSEG Association des Diplômé-e-s en Sciences et Génie Université Laval, Pavillon Alexandre-Vachon 1045 avenue de la Médecine, Bureau 0053, Québec, Canada, G1V 0A6 Téléphone : ext Courriel : adseg@asso.ulaval.ca 7

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