Lascom AEC 2012 Guide Première Connexion

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1 Lascom AEC 2012 Guide Première Connexion Réf : Date : 07/02/2013 Client: Société du Grand Paris

2 SOMMAIRE 1 PARAMETRAGE DE LA CONNEXION IE Paramétrage du site de confiance Paramétrage du niveau de sécurité pour Windows XP SP Paramétrage de la registry pour Windows XP SP2 4 2 PREMIERS CLICS DANS L APPLICATION Connexion Changer le mot de passe initial Messages d erreurs à la connexion 7 3 ACCEDER A LA DOCUMENTATION LASCOM AEC Documentation GED Liste des fiches disponibles dans la GED Comment rechercher un document? 10 2 /11

3 1 PARAMETRAGE DE LA CONNEXION IE 1.1 Paramétrage du site de confiance Ajoutez le site client ( 1. dans les sites de confiance d internet explorer. Cette opération devra être faite pour chaque profil utilisateur Paramétrage du niveau de sécurité pour Windows XP SP2 Afin de pouvoir visualiser sur le poste les fichiers au travers d IE. Ce paramétrage est à faire pour chaque profil. Cliquez: «Autoriser le contenu actif à s exécuter dans les fichiers de la zone Ordinateur». 3 /11

4 1.1.2 Paramétrage de la registry pour Windows XP SP2 REMARQUE pour les clients sous XP SP2, il faut autoriser IE à ouvrir les fichiers en local (commande window.open). Pour cela, vous pouvez demander à votre administrateur réseau d utiliser les stratégies de groupes (gpedit.msc), ou vous pouvez sur chaque poste modifier la base de registre de la façon suivante : Nature de la clé Clé de registre Valeur Allow less privilege zone to navigate to My Computer zone. 0 enabled, 1 prompt, 3 disabled Possibilité de naviguer depuis une zone jusqu à la zone Ordinateur : 0 - activé 1 - interroge l utilisateur 3 - désactivé Feature_Zone_Elevation registry key. This key prevents non-user initiated navigation between a page in one zone to a page in a higher security zone. Cette clé empêche la navigation entre une page dans une zone à une page dans une zone de sécurité plus élevé. HKEY_CURRENT_USER \Software \Microsoft \Windows \CurrentVersion\ Internet Settings \Zones \0 \2101 HKEY_LOCAL_MACHINE\ SOFTWARE \Microsoft \Internet Explorer \Main \FeatureControl \FEATURE_ZONE_ELEVATION \iexplorer.exe dword: dword: Cliquer sur le lien ci-contre pour exécuter ces modifications de registre : REMARQUE pour les clients sous Windows NT4, il y a un problème lié aux URL longues. C est un problème référencé par Microsoft ( et il est résolu par la version 4.71 (ou plus) de Shell32.dll. Le problème concerne les notifications par mail. Exemple : lorsqu un utilisateur est assigné à un paquet, un mail est envoyé avec un lien sur l application pour afficher directement le paquet après la connexion). Les contrôles ActiveX ne s installent pas sur les postes Windows 2000 ou Windows XP dont l utilisateur ne fait pas partie du groupe administrateur ou utilisateurs avec pouvoir (fonctionnement Microsoft). Ces droits sont nécessaires pour télécharger les ActiveX (lesquels peuvent donc être téléchargés sous le compte de l administrateur du poste plutôt que sous le compte du client). Un setup d installation des actives X est disponible (Lascom PLMClientComponents.msi) si pour des raisons de sécurité vous ne pouvez donner les droits à vos utilisateurs. Pour plus d'informations, consulter la base de connaissance Microsoft à l'adresse suivante : On peut s assurer que cette opération a fonctionné correctement en se connectant au site Lascom AEC via IE : 4 /11

5 2 PREMIERS CLICS DANS L APPLICATION 2.1 Connexion MODE OPERATOIRE LASCOM AEC Se connecter à l application ETAPE DESCRIPTION ILLUSTRATION Se connecter à l application Connectez votre ordinateur à internet en utilisant le navigateur Internet Explorer utilisé par la Société du Grand Paris. Renseignez l adresse URL du serveur qui héberge votre application. ou Sélectionnez-la dans vos favoris, si vous l avez déjà ajoutée. (L'adresse sera du type : asp La boîte de connexion s affiche Rentrez votre nom ou code et votre mot de passe. Choisissez la langue. Cliquez sur «Connexion». Un message d attente à la connexion s affiche Une fois que vous êtes connecté à votre application, la page d accueil s affiche. La sortie de l application se fait en haut à droite de l écran de votre application. Se déconnecter de l application En cliquant sur le lien de l utilisateur connecté, une liste déroulante s affiche Faites votre choix dans la boîte de dialogue qui s est affichée. Oui : permet de sortir de l application. Non : permet de rester dans l application. Important : ne pas fermer la page en utilisant l icône Windows sinon votre session reste toujours active. (consommation de licence) 5 /11

6 2.2 Changer le mot de passe initial MODE OPERATOIRE LASCOM AEC Première connexion : Changement mot de passe ETAPE DESCRIPTION ILLUSTRATION Changer le mot de passe initial Important : Pensez à changer votre mot de passe lors de votre première connexion à l application Lascom AEC Votre code Utilisateur et votre mot de passe ont été défini par l Administrateur du système. Une fois connecté, la première étape consiste à changer votre mot de passe par sécurité. Pour se faire en haut à droite de l écran de votre application, cliquez sur le lien de l utilisateur connecté Une liste déroulante s affiche : Cliquez sur «Options». Sélectionnez «Profil Utilisateur». dans la section «Changement de mot de passe». Saisissez votre mot de passe actuel, Saisissez votre nouveau mot de passe, Confirmer votre nouveau mot de passe. Cliquez sur le bouton Un message vous informe que le mot de passe a bien été pris en compte. En haut à droite de la fenêtre des options : Cliquez sur. 6 /11

7 2.3 Messages d erreurs à la connexion MODE OPERATOIRE LASCOM AEC Première connexion : Messages Erreurs ETAPE DESCRIPTION ILLUSTRATION Messages d erreurs Possibles La boîte de connexion s affiche Rentrez votre code utilisateur et votre mot de passe. Si ce message apparait : Cela veut dire que l'utilisateur UTEST_DPA n'est pas déclaré dans la base, ou qu'il n'appartient pas aux groupes ayant accès aux systèmes définis sur le serveur applicatif Lascom AEC. Veuillez prendre contact avec votre administrateur Lascom AEC. =============================== Après avoir Cliquez sur «Connexion» Si ce message apparait, cela veut dire que vous ne vous êtes pas déconnecté correctement. (voir ci-dessous : Se déconnecter) Cliquez sur OUI pour accéder à l application =============================== Après avoir Cliquez sur «Connexion» Si ce message apparait, cela veut dire qu'il n'y a pas de licence associée à votre login sur le serveur applicatif Lascom AEC. Veuillez prendre alors contact avec votre correspondant technique Lascom. 7 /11

8 3 ACCEDER A LA DOCUMENTATION LASCOM AEC Documentation GED Un emplacement spécifique a été prévu dans l application Lascom AEC afin de retrouver facilement de l aide avec les documentations formation et autres. REMARQUE L Administrateur ou une personne avec les droits requis peut créer de nouvelles fiches avec des fichiers associés et les déposer dans l application. Ces documents sont disponibles dans votre application Lascom AEC à partir de filtres publics. Les principales fiches qui vous aideront à réussir votre première connexion sont dans la liste suivante. 8 /11

9 3.2 Liste des fiches disponibles dans la GED FONCTION DESCRIPTION 1 Acquitter une demande de diffusion Visualiser et gérer les diffusions qui vous sont assignés. 2 Acquitter une demande de validation Visualiser et gérer les validations qui vous sont assignés. 3 Commentaires Permet d ajouter directement un ou plusieurs commentaires sur la fiche du document sélectionné. 4 Confidentialité Permet limiter la visibilité des documents en fonction du niveau d habilitation des utilisateurs. Permet de créer : Pièces graphiques (plans, cartes, ), Pièces écrites (rapport, compte rendu, ) Reportage 5 Créer un document / Fichiers associés photos (photos, vidéo, ) et associer fichiers. 6 Créer un dossier et sa structure Permet de créer des dossiers documentaires et son arborescence. 7 Créer un filtre de recherche Permet d enregistrer le résultat de votre recherche. Permet de créer une copie à partir de n importe quel 8 Créer une copie de document document. 9 Critères de recherches Définir les critères de recherche. 10 Diffuser un document 11 Montée en version d un document Envoyer un document avec ou sans fichiers associés à un certain nombre de destinataires pour leurs informations Permet de créer une nouvelle version du document avec montée d indice. 12 Navigation dans Lascom AEC Description de l écran Lascom AEC. 13 Page d Accueil Regrouper tous les raccourcis nécessaires pour le travail au quotidien. 14 Première connexion Se connecter à l application / Modifier le mot de Passe. 15 Recherche Easy Search 16 Recherche par navigation Rechercher indépendamment de la structure des données en saisissant un une expression. Permet d accéder aux documents par navigation dans des arborescences ou «vues» virtuelles configurées en fonction du besoin de l utilisateur. 17 Rechercher un document Permet de rechercher un document dans l application. 18 Rendre visible Permet aux émetteurs de donner à des groupes émetteurs (des entités de la SGP, des équipes externes qui travaillent sur un marché, un partenaire comme le STIF ou la RATP, etc.) l accès en lecture au document. 19 Télécharger fichier associé Permet de télécharger un fichier associé à un document. 20 Validation automatique Permet de valider soi-même. 21 Validation simple Permet d envoyer à plusieurs destinataires des documents pour validation avec ou sans fichiers associés. 9 /11

10 3.3 Comment rechercher un document? A partir de votre d accueil, un raccourci sur la Documentation GED est disponible : Permet d accéder à la liste des fiches fonctionnelles. Permet d accéder à la liste de toute la documentation GED disponible. A partir de la liste du résultat de la recherche, cliquez directement sur l icône à côté d un document afin de visualiser le contenu : L aperçu du fichier sélectionné s affiche. 10 /11

11 1. Cliquez sur le bouton impression si besoin A partir de la classification, il vous sera également possible d accéder à la documentation GED : 2. Sélectionnez la famille «Documentation GED», Les mêmes filtres de recherches sont à votre disposition : 11 /11