Tandem Informatique Inc.

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1 DOCUMENT CORPORATIF RÉALISÉ PAR Tandem Informatique Inc. UNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES PERFORMANTE...1 CE QUI DIFFERENCIE TANDEM INFORMATIQUE INC...2 LES AVANTAGES DU LOGICIEL...3 COMMENT JUSTIFIER L ACHAT DE...4 UN LOGICIEL POLYVALENT OFFRANT UNE APPROCHE PAR MODULE...7 UNE GESTION SECURISEE DES INFORMATIONS...10 LES ETAPES DE L IMPLANTATION...11 GESTION DES PROCESSUS...12 SPECIFICATION TECHNIQUE...13 ANNEXE...15 Dernière révision : 27 avril 2006

2 Présentation TANDEM Informatique Inc. Une gestion des ressources humaines performante F ondée en 1986, Tandem Informatique Inc. est spécialisé dans la conception de logiciel en gestion des ressources humaines. Notre équipe se compose essentiellement de professionnels de l'informatique et de la gestion des ressources humaines reconnus pour leurs compétences et leur dynamisme. Notre gamme complète de services inclut la formation, l'assistance à l'implantation, la documentation, les personnalisations et plus encore. Tandem Informatique travaille en suivant trois (3) règles de développement : facilité d'utilisation, performance et souplesse. Simple d'utilisation, Tandem RH contribue à améliorer la performance de l'entreprise en maximisant les opérations quotidiennes et en structurant les diverses activités du service des ressources humaines. L utilisation de l outil Tandem RH vous aide à prendre les décisions stratégiques nécessaires en vue de retombées positives au niveau de la gestion de votre entreprise ( gestion des effectifs, contrôle des absences, planification des compétences, accès à une information homogène, etc.). Conscients que chaque entreprise possède un environnement de gestion unique, nous mettons à profit notre expérience dans l intégration de notre produit avec les autres systèmes de gestion de l entreprise (logiciel de finance, paie, horodateur etc.) Une approche personnalisée, un soutien à la clientèle constant, au-delà de la vente de notre produit, se retrouvent parmi les principes d affaires qui guident et supportent la mission de Tandem Informatique. 1

3 Avantages Tandem Ce qui différencie Tandem Informatique Inc. F orte de vingt (20) années d expérience en conception et implantation de logiciels de gestion des ressources humaines, Tandem Informatique a eu l'occasion de travailler en étroite collaboration avec des entreprises du secteur privé, manufacturier et public (villes) Tandem Informatique Inc. se différencie de la concurrence et consolide son succès par son attachement à des valeurs de transparence, de qualité du service, de qualité du produit, de personnalisation du produit : La transparence : Une politique des prix exempte de coûts cachés; Une analyse de besoin rapide; Des solutions adéquates. Qualité du service : Établissement de relations étroites avec ses clients et ses partenaires; Nombreuses formes de services (contrat de services, assistance téléphonique illimitée, lettre de diffusion, site Internet, documentations, mises à jour, FAQ); Implantation et paramétrage du logiciel personnalisé par des professionnels en ressources humaines (conseillers SIRH attaché à un client, analyse des politiques internes, des conventions collectives); Formations des usagers sur mesure (support pédagogique : manuel, cahier de bord). Rapport qualité/prix : Structure organisationnelle légère (taille d envergure humaine) permet une souplesse de gestion (réduction des coûts pour le client); Prise de décision rapide et toujours dans l intérêt du client. Personnalisation du produit : Développement continu; Collaboration pour la création de solutions personnalisées; Solution adaptée à la réalité du client (modules personnalisés, avis personnalisé, interfaces).

4 Avantages Logiciel Les avantages du logiciel L a grande valeur de Tandem RH est la plus value que notre logiciel donne à l information RH. L utilisation d une base de données évoluée permet l accumulation tout au long des années, d informations indispensables. Il devient facile pour les gestionnaires d avoir un regard passé, présent et futur sur la gestion des ressources humaines de l entreprise : Avantages du logiciel : Permet la gestion passée, présente et future de vos données. Conserve l historique de vos données indéfiniment. Utilisation du générateur de rapports spécialisé et totalement intégré; Accès rapide et facile à de nombreux rapports, avis, listes, statistiques, graphiques, diagrammes. Pas besoin d informaticiens pour faire vos rapports. Suppression des erreurs dues à la perte d information; Gain de temps. Gestion multipostes permettant le suivi de l information sur 5 postes (organisationnel, rémunération, ancienneté, mouvement interne, etc.) Ajustement de toute la terminologie à la culture de votre entreprise; Gain d apprentissage et d utilisation du logiciel. Accès simultané à la base de données (multi-usagers) dans plusieurs langues permettant de décentraliser la saisie, la consultation et la gestion ; Gain de temps. Regroupement des données relatives à l'employé, évitant la multiplication et l accumulation des documents papiers et la perte de données importantes. Élimination de la redondance de l'information dans les différents services; Gain dans l organisation des données. Intégration aux outils de Microsoft Office. Exportation et importation de différentes données vers différents systèmes (liste des interfaces disponible sur demande). 3

5 Comment justifier l achat de Question Procédures actuelles Coût actuel (Durée de la procédure * Salaire en date de l activité) Avantage Tandem Coût Tandem RH (Durée de la procédure dans Tandem * Salaire en date de l activité) * Temps calculer avec un utilisateur débutant Combien vous coûte la gestion quotidienne des dossiers d employés? Envoi de l information aux services concernés (Paye, Autres.) Mise à jour des données dans les différents logiciels de gestion (paye, horodateur) Mises à jour des données dans les multiples fichiers de gestion (chiffrier de la rémunération, de la loi 90, des assurances collectives, de la liste d ancienneté, etc.) Personne 1 Personne 2 Personne 3 Mise à jour automatique des données dans tous les modules du logiciel Communication des données par interfaces (paye, horodateur, etc., alimentée automatiquement) Exemple : Temps moyen pour effectuer le changement d adresse d un employé : 5 min * $ Combien vous coûte la consultation des dossiers d employés? Combien vous coûte la recherche d une information précise dans le dossier de vos employés? (ex : qui détient un DEC en informatique ) Traitement de la demande (appel) Recherche des informations dans les dossiers Compilation des données en rapport Acheminement du résultat Personne 1 Personne 2 Personne 3 Consultation rapide de la base de données par Générateur de rapports Compilation rapide des données selon les critères choisis Rapport créé une seule fois et réutilisable (tris des données modifiables, application de critères illimités) fonctionnalités permettent l'affichage et l'impression des résultats selon les spécifications du créateur du rapport (exportable en format Excel) Exemple : Temps moyen pour créer et générer la liste des employés avec l âge et l anniversaire par supérieur immédiat : 2 min * $

6 Combien vous coûte vos activités de rémunération? (augmentation massive de salaire, indexation, etc.) Calcul des augmentations dans la matrice salariale Mise à jour des salaires dans les multiples fichiers de gestion (dossier d employé, chiffrier de la loi 90, des assurances collectives, de la liste d ancienneté, etc.) Mise à jour des salaires dans le logiciel de paye Personne 1 Personne 2 Personne 3 Mise à jour massive des salaires rapide Indexation des échelles et échelons selon vos critères. Communication des données par interfaces (paye alimentée automatiquement) Exemple : Temps moyen pour effectuer l indexation des échelons 30 min * $ Exemple : Temps moyen pour effectuer une augmentation de salaire individuelle 5 min * $ Combien vous coûte la création d indicateurs de gestion? (ex : calcul du taux de roulement, calcul du taux d absentéisme, coût de formation, coût des assurances coll., etc.) Demande des gestionnaires (élaboration des besoins, explication des besoins auprès des RH. etc.) Recherche des informations auprès du service adéquat Compilation des données dans un rapport et acheminement du résultat Personne 1 Personne 2 Personne 3 Accès aux rapports préconçus (statistiques d absences, coût par couverture, etc.) Personnalisation de rapport selon vos besoins de gestion Exemple : Temps moyen pour générer le rapport des coûts des assurances collectives par couverture 2 min * $ Combien vous coûte le calcul du taux de roulement? Recherche du nombre d employé qui sont partis durant une période Recherche du nombre de personnes engagés durant la même période Recherche du nombre d employé total à la fin de la période Personne 1 Personne 2 Personne 3 Rapport préconçu du taux de roulement selon les critères de service, de supérieur immédiat. Exemple : Temps moyen pour générer le rapport du taux de roulement 2 min * $ 5

7 Combien vous coûte le calcul de l absentéisme et le calcul du coût de l absentéisme? Calcul des heures planifiées Calcul des heures d absentéisme Calcul du coût selon le salaire en date de l absence Compilation des données et création des rapports Personne 1 Personne 2 Personne 3 Fonctions permettant les calculs fournis dans le Générateur de rapports (heures planifiées, heures d absentéisme, coût selon le salaire en date de l absence) Exemple : Temps moyen pour créer et générer le rapport pour un employé 5 min * $ Combien vous coûte la planification des vacances Création d un calendrier Calcul des anciennetés Calcul des soldes Calcul des droits de vacances Personne 1 Personne 2 Personne 3 Calendrier préconçu avec projection des droits, calcul de l ancienneté à une date choisie, affichage du solde. Exemple : Temps moyen pour générer le calendrier pour un employé 1 min * $

8 Polyvalence Un logiciel polyvalent offrant une approche par module C hacun des modules et chacune des fonctions de Tandem RH ont été pensés en fonction des besoins des gestionnaires en ressources humaines. Tandem RH se sert de tables de références multi-langues, qui utilisent la terminologie propre à votre entreprise. Ces références permettent de standardiser les données qui seront saisies. Tandem RH permet d'accéder rapidement au dossier des employés. Il considère tous les aspects de la gestion des ressources humaines, du recrutement à la retraite en considérant les événements passés, présents et futurs. Ces informations sont regroupées sous plusieurs modules spécialisés : «Dossier de l'employé» : Renseignements personnels; Historiques des changements de salaire, de statut, d horaire, de poste, etc. Gestion des salaires par échelle et par échelon; Outil massif d augmentation salariale (indexation, augmentation de salaire et d échelon). Le poste est une entité indépendante avec historique : Historiques reliés au poste (transfert de service, de succursale, de centre de coût, restructuration, etc.); Gestion complète des effectifs, planification et évaluation des besoins, visualisation de la structure organisationnelle, gestion des changements d'état (comblé, vacant et aboli), budgétisation, etc.; Gestion multiposte. «Gestion du temps» regroupement des règles et procédures : Feuille de temps automatisée; Gestion des horaires (rotatifs, fixes ou par exception); Suivi de tous les motifs d absences, des heures supplémentaires et des congés fériés; Outil massif de calcul des droits de toutes banques existantes dans votre organisation; Calcul de l ancienneté générale, par titre d emploi, par service ou par affiliation, en heure, jour, semaine, mois et année/mois/jours; Outil massif de mise à jour des primes (prime de soir, de garde, forfaitaire, etc.). 7

9 «Formation» au-delà des exigences de la loi 90 : Les notions de programme, d'activité, de budget global et prévisionnel, d'évaluation des besoins, de compétences et d'activités; Gestion des différents coûts dont la loi 90; Suivi global des activités de formation des employés; Suivi individualisé des inscriptions aux activités de formation; Suivi des dates de fin de validité des formations; Suivi des heures de formation par groupe d emploi; Formulaire à remplir par l employeur (Emploi-Québec). «Gestion des compétences» au niveau de l'employé et du poste : Gestion des qualifications, des compétences, des diplômes; Lien avec la planification de main d œuvre et la relève. «Griefs» gestion efficace de vos conflits de travail : Gestion des griefs; Suivi des dates d audition, de décision, d appel, etc. «Santé et sécurité au travail» traitement des procédures liées aux accidents du travail. : Suivi des dossiers d accidents et des dates d échéances (selon l ADR); Suivi des coûts reliés aux événements; Répartition des blessures. «Candidatures externes» gestion informatisée de la dotation : Gestion de la banque des candidatures externes; Gestion du processus de sélection; L information saisie est transférable dans le dossier d'employé suite à une embauche; Outil de nettoyage des «CV» à détruire. «Évènements» suivi des évènements importants : Prêts de matériel à vos employés; Résultats de tests psychométriques; Restrictions diverses; Suivi des résultats médicaux. «Assurances collectives» complément du système de paye : Calcul automatique des primes selon vos régimes d assurance; Configuration à l aide de règles de mise à jour, selon l âge, le sexe, fumeur/nonfumeur, le type de couverture (individuel, familial, monoparental, couple), l intéressé (l employé, son conjoint, ses enfants); Capacité d optimiser les coûts selon vos règles (ordre de traitement); Répartition globale et/ou par couverture de la part employeur et de la part employé;

10 Rapport actuel et prévisionnel des coûts par employé, par compagnie et par couverture. «Statistiques et graphiques» Statistiques d entreprise, d absences; Représentation graphique de ces statistiques. «Avertissement» rappel quotidien des évènements datés : Il n'est pas nécessaire d'ouvrir Tandem RH pour être averti d'une tâche; Les courriels et les avertissements sont imprimables depuis votre application courriel; Les messages et tâches deviennent transférables temporairement en cas d'absence; Les messages et les avertissements concernent toutes les dates de la base de données; Les avertissements se configurent, avant, après ou à la date choisie. Interfaces Disponible pour la plupart des systèmes de paie, horodateurs et personnalisation pour tout autre système; Transfert des données pertinentes du dossier de l employé, de la gestion du temps, des assurances collectives, etc. «Générateur de rapports» extraire les informations : Convivial et entièrement intégré à Tandem RH; Autonomie des utilisateurs pour la conception et la consultation des rapports (sans informaticien); Accessibilité de toutes les données selon les profils de sécurité; Capacité d exporter les données vers d autres logiciels (chiffriers électroniques et traitements de texte). 9

11 Sécurité Une gestion sécurisée des informations L information est en effet un véritable capital. Le système d'information, de par ses nécessaires ouvertures vers l'extérieur, est une composante sensible aux enjeux de la sécurité et de la confidentialité. Tandem RH contient trois niveaux de sécurité. L administrateur désigné de Tandem RH peut configurer différents profils avec des droits d accès et un affichage restreint des champs confidentiels. Quatre types de restrictions sont possibles : «Accès en lecture» : Donne à l usager uniquement le droit de visionner l information. «Accès en écriture» : Donne à l usager le droit de visionner et d ajouter de l information. «Permission de détruire» : Donne à l usager le droit de visionner, d ajouter et de détruire de l information. «Pas d accès» : Ne donne pas à l usager le droit d accès à ce module. Tandem RH a configuré quatre profils par défaut avec les quatre restrictions d accès. Vous pourrez ainsi créer des règles d accès et de sécurité une seule fois, en fonction de vos règles de sécurité interne, puis les appliquer automatiquement. Il est aussi possible de restreindre l accessibilité des informations selon les informations relatives au poste (compagnie, services, groupe d emploi, etc.). Ceci limite le type d information disponible selon vos politiques de confidentialité des données. (par exemple un contremaître n aura accès qu aux données relatives à son équipe de travail). L utilisation de SQL (Base de données) permet l utilisation des règles de sécurité supplémentaire offerte par cette technologie. L équipe informatique de Tandem Informatique Inc. Supporte et assure la bonne communication entre la base de données et le logiciel.

12 Implantation Les étapes de l implantation L orsque la nécessité de d'implanter un système de gestion des ressources humaines fait jour, Tandem informatique est présente pour vous aider dans toutes les étapes du processus afin d effectuer votre migration en toute transparence et confiance. Les étapes de l implantation sont : Pré-implantation : Analyse des besoins et planification du processus; Récupération des données en provenance d une version antérieure ou d un autre système. Implantation : Analyse organisationnelle; Dossier de l employé; Rémunération; Gestion du temps; Sécurité; Acceptation de la mise en production; Conversion finale des données et migration en environnement de production. Formation des utilisateurs : Individuelle ou en groupe; Décentralisation de l information. Mise en place des interfaces de paie : Test et mise en production de la première paie. 11

13 Gestion des processus Gestion des processus L e schéma suivant décrit le circuit de validation et les tâches accomplies entre les différents acteurs du processus opérationnel de l application. Schéma de la «gestion des processus» («workflow»)

14 Spécification technique Spécification technique T andem RH est déployé sur une architecture Client/Serveur.. L application est installée sur le serveur. Une installation spécifique aux postes de travail permet d installer les librairies nécessaires à son bon fonctionnement. Spécification technique : Développé entièrement en C++. Tandem RH utilise une architecture n-tier à multiprocess et multi-thread; Le client Tandem RH regroupe une gamme de fonctionnalité de traitement et d automatisation RH performante; Conçu en plusieurs couches et regroupé en plusieurs programmes indépendants, Tandem RH se veut une application facilitant sa distribution au sein de l entreprise; Tandem RH optimise les instructions SQL pour réduire au minimum le flux de données reçues; Communication par le pilote ODBC; Utilisation des automations de Microsoft Office 2000; Multi -Cache à distance; Supporte Active Directory. Sécurité La sécurité est basée sur une gestion des mots de passe pour l accès aux différents modules; Tous les modules indépendants ou non sont intégrés à la sécurité. Protection des données Vos données sont stockées dans une base de données gérée par un serveur SQL (Microsoft SQL server 2000) ; Ce serveur performant comporte sa propre sécurité et peut gérer de multiple base de données. 13

15 Architecture Configuration Langage Couche Langue Usager Client/Serveur Système d exploitation Fonctionne sans support de Tandem Communication Minimum C++ N-Tier Multi-langue 2 langues modifiables Multi-Usager Oui Windows 2000 Professionnel ou XP Active directory Windows 98 SE Windows NT 4.0 SP 4+ Pilote ODBC TCP/IP Outil Microsoft Word 2000 Microsoft Excel 2000 Microsoft Outlook 2000 Acrobat Reader 5.0 Chargement/Exportation DBF CSV Excel Texte ASCII Texte binaire Poste de travail Configuration Minimum Recommandé Processeur Pentium 4 Pentium ghz Mémoire RAM 256 Mo 512 Mo Carte graphique 1024 X X 768 et plus Espace disque 30 Mo 50 Mo Pilote ODBC ODBC Système d exploitation Windows 2000 Professionnel Windows 2000 Professionnel ou XP Outil Microsoft Word 2000 Microsoft Excel 2000 Microsoft Outlook 2000 Acrobat Reader 5.0 ou XP Microsoft Word 2000 Microsoft Excel 2000 Microsoft Outlook 2000 Acrobat Reader 5.0 ou plus récent SQL Server 2000 Edition Standard Configuration Minimum Recommandé Mémoire RAM 1 Go 2 Go et plus Espace disque 1 Go 2 Go Système d exploitation Windows 2000 Server + Windows 2000 Server +

16 Annexe Annexe Coordonnées 1079, chemin de Chambly, bureau 200 Longueuil (Québec) J4H 3M7 Tél. (450) Sans frais Site web Courriel info@tandemrh.com Équipe Informatique et développement : 5 Ressources humaines (formation et implantation) : 3 Vente : 2 Administration : 1 15