Journées Méditéranéenne du Logiciel Libre

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1 Gestion de projet Journées Méditéranéenne du Logiciel Libre Flavien Bossiaux Quentin Cornevin Anthony Soulier Michel Vedrine Benjamin Vella

2 Table des matières I Introduction 2 II Les directives 3 II.1 La réunion II.2 Les tâches a réaliser II.3 Les rôles de chacun III Déroulement des JM2L 5 III.1 Lycéens III.2 JM2L IV Difficultés rencontrées 7 IV.1 Humain IV.2 Organisationnelle IV.3 Technique V Conclusion 9 1

3 Chapitre I Introduction Les journées méditerranéennes du logiciel libre (JM2L) se déroule depuis 7 ans, à Polytech Nice- Sophia. Cet évènement a pour but de présenter au public de tout niveau le monde et les innovations du logiciel libre (de droits), par des conférences, ateliers et stands tenus par des professionnels et passionnées venant du bassin méditerranéen, et se déroule sur 2 jours. Ces JM2L ont été créées par Linux-Azur, association regroupant les passionnées et les utilisateurs de Linux, et par extension du libre. Nous allons vous présenter le déroulement de ce projet, en commençant par les directives que nous avons du suivre, à partir de la réunion de présentation et de la répartition des rôles dans le groupe, puis nous continuerons avec le déroulement des JM2L, d une part avec la partie Lycéenne de l évènement, puis avec les journées en elles-mêmes. Enfin, nous parcourrons les difficultés que nous avons rencontrées tout au long du projet, avant de conclure. 2

4 Chapitre II Les directives II.1 La réunion Compte-Rendu de réunion Nous avons eu une réunion le 03 Octobre 2012 concernant la préparation et le déroulement des journées JM2L.Durant cette réunion, nous avons vu d une part ce que nous avions à faire pour gérer la partie lycéenne de l événement, et d autre part la journée ouverte à tout le public. Il s est avéré que pour la partie lycée, nous devions contacter un étudiant lycéen membre de «Linux Azur», qui pourrait nous mettre en contact avec le proviseur. De plus, nous devons faire de la communication, de la publicité, auprès du lycée et de Polytech, ainsi que gérer la réservation des salles, des intervenants (étudiants de Polytech majoritairement), des activités, la distribution de goodies, et la restauration. Pour les journées ouvertes au public, plusieurs sujets ont été abordés : d abord le déroulement des 2 jours, ensuite les conférences, les salles et les équipements, l enregistrement audio et vidéo des différents événements, et le fléchage. Ainsi, le vendredi matin serait consacré à la préparation des salles réservées, dans la journée les conférences seraient plutôt accessible pour les étudiants de Polytech, tandis que le samedi serait accès sur divers publics. Il y aurait donc 4 salles de conférence occupées de 10h à 19h, et nous avons pour mission de trouver un moyen efficace de les enregistrer, avec un budget ne dépassant pas 1000e. Pour les conférences, 4 salles sont nécessaires. Il faut à cela rajouter 1 salle servant de loge pour les intervenants, 1 salle sécurisée pour le MAO (Musique Assistée par Ordinateur), une autre pour vestiaire, une pour l install party (Installation et réparation, d OS ou logiciels libres). A celles-ci doivent se rajouter plusieurs salles pour les ateliers pratiques, et l espace nourriture, ainsi qu une installation de tables et de chaises pour les divers stands. Nous devons donc organiser, préparer et réserver pour toutes ces activités. A côté de ça, et avant les JM2L, il nous faudra installer sur des clés USB fournies par Linux Azur un OS (libre) et le configurer de façon à avoir une distribution fonctionnelle et similaire sur tous les PC, notamment pour les ateliers. Aussi, il nous faudra flécher Sophia Antipolis pour que les gens parviennent jusqu à l école, mais aussi à l intérieur de l école pour que personne ne se perde en cherchant une salle. D autre part, cette année, nous ne occuperons pas de la communication pour l événement «principal» (mais nous nous occuperons de celle de la journée lycée), ni de la nourriture, et nous ne gérerons pas le logement et le déplacement des conférenciers. 3

5 II.2 Les tâches a réaliser Les différentes tâches ont prioncipalement été discutées lors de la réunion du 3 octobre avec un des responsables Linux Azur et Christophe Desclaux. Le travail était divisé en deux parties distinctes : la partie lycée et la partie JM2L, bien que plusieurs tâches conernaient les deux parties. Les tâches spécifiques à la partie lycée étaient de contacter un lycéen membre de «Linux Azur», qui pourrait nous mettre en contact avec le proviseur, de faire de la communication, de la publicité, trouver des intervenants (étudiants de Polytech majoritairement), des activités, la distribution de goodies, et la restauration qui comprends petit déjeuner le matin et tickets pour le restaurant universitaire le midi. En ce qui concerne les JM2L, nous nous sommes chargés de trouver des caméras pour filmer toutes les conférences et de poser un fléchage aussi bien en intérieur qu en extérieur. A côté de ça, et avant les JM2L, nous devions installer sur des clés USB fournies par Polytech un Linux pour les ateliers pratiques. Et surtout il fallait reserver des salles de conférences, des salles de TP, une salle de loge/détente, etc. En revanche, cette année, nous ne nous occupions pas de la communication pour l événement «principal», ni de la nourriture lors des JM2L, et le logement et le déplacement des conférenciers seront gérés par Linux Azur. II.3 Les rôles de chacun Le projet étant composé de deux parties assez distinct nous avons scindé l équipe en deux. Flavien s occupant de l organisation de la partie lycéenne avec l aide de Benjamin qui à également eu la tâche de trouver les caméras. Michel a eu la tache de créer les quarante clés USB (tester différentes distributions Linux, et sur différents poste de l Ecole). Anthony a dû reserver les salles pour les JM2L et la journée lycéenne. Et Quentin a eu a faire le fléchage menant à l Ecole, la distribution de flyers dans les commerces proche de l Ecole. Chaque membre de l équipe était présent les 3 jours pour assurer le bon déroulement de l événement. 4

6 Chapitre III Déroulement des JM2L Cette année encore et pour la 7ème édition, les Journées Méditerranéennes du Logiciel Libre, ont été organisées dans l enceinte de l école polytechnique universitaire de Sophia Antipolis. Les JM2L ont eu lieu sur trois jours, la première journée étant consacrée au Lycéen venus pour l occasion et les deux jours suivants consacrées aux intervenants venus de toutes la France. III.1 Lycéens Les JM2L débutent, comme tous les ans, par une journée consacrée aux lycéens. C est ainsi que notre école accueillit le jeudi 22 novembre 32 volontaires du lycée de Valbonne, le lycée Simone Veil venus pour en savoir plus sur le logiciel libre, l informatique, mais aussi notre école. Nous nous étions donnés rendez-vous à 8h pour accueillir les lycéens à 8h30. Nous avons perdus du temps à chercher les lycéens, venus par leur propres moyens, qui s étaient égarés aux lucioles ou sur le campus des Templiers. La réunion d accueil et de présentation de polytech, initialement prévue de 8h30 à 9h30 s est vue décalée de 9h à 10h. Pendant la présentation, une partie de l équipe a commencé mettre en place les salles destinées à accueillir les ateliers pendant qu une autre partie se chargeait de récupérer les tickets repas des lycéens et de préparer les goodies à distribuer aux lycéens. Nous avons distribués les tickets repas en échange d une taille de tshirt à la sortie de la conférence animée par Mme. Hugues sur Polytech. Le groupe de lycéen a donc été séparé en deux groupes, un groupe intéressé par Polytech,, et voulant discuter avec nous pour avoir une idée plus précise de leur projet d orientation, et un autre groupe plus désireux de faire de l informatique. De 10h à 10h15, nous avons offert le petit-déjeuner aux lycéens, et avons profité de cette pause pour accueillir M. Requena, venus animé un des deux ateliers. De 10h15 à 12h15 s est déroulé en parallèle deux ateliers. Le premier animé par un intervenant extérieur, Mr.Requena, était une initiation à l utilisation de Blender, un logiciel de modélisation 3D, libre évidemment. Il accueillait les élèves étant les plus intéressés par Polytech. En parallèle, un autre atelier, animé par nos soins, accueillait les élèves venus pour l informatique. Nous leur avons alors proposé un atelier de Système, afin de les faire manipuler un peu sous un système UNIX, en particulier sous ubuntu dans notre cas. Nous avons donc été très présents dans cette salle afin de répondre également à des questions d orientation. De 12H15 à 13h30, les lycéens ont déjeuné au restaurant universitaire. 5

7 Initialement de 13h30 à 15h30, une conférence animée par la présidente de Linux-Azur, Mme Fritière, présentait l association, le logiciel libre, l événement JM2L. Les élèves s agitant devant une conférence un peu trop longue, nous avons préférés abrégé celle-ci, elle s est donc terminée à 14h30. Nous avons fait une pause jusqu à 15h, pendant laquelle une partie de l équipe se chargeait de la logistique de la journée du lendemain, une autre partie d encadrer les lycéens en dehors des salles, et la dernière partie de distribuer les goodies à la fin de la conférence. Nous en avons profité pour terminer les restes du petit-déjeuner. De 15h30 à 17h30, les deux groupes d ateliers ont assistés à l atelier qu ils n avaient pas eus la matinée. Nous avons donc renforcé notre présence dans la salle accueillant les élèves voulant en savoir plus sur Polytech. A la fin de la journée, nous avons rangés les salles. III.2 JM2L Le lendemain matin même commençait la préparations des stands pour les différents intervenants venus de toutes la France. Toute l équipe du staff bougeait dans tous les sens, il fallait flécher aussi bien l intérieur que l extérieur du bâtiments, préparés les différentes salles et enfin préparer le matériel nécessaire aux enregistrements. Tout devait être prêt pour le début de l après-midi. La journée du vendredi s est conclus avec un colloquium, sur les logiciels libres, pour les SI3 et MAM3 présenté par Frédéric Couchet. Le samedi fut la seule journée entière consacrée au présentations et stands pour logiciels libres de tout genre. Ces trois jours consacrées au JM2L ont conté au final plus de 40 participants, pour 39 présentations et une vingtaine de stands. Toutes ses personnes ont été aiguillé à travers une quinzaine de salle dont le Hall, ou se déroulait tous les stands. 6

8 Chapitre IV Difficultés rencontrées IV.1 Humain Un des premiers problèmes rencontrés fut que notre contact lycéen fournit par Linux Azur a décidé de ne pas s en occuper cette année à cause du baccalauréat notamment. IV.2 Organisationnelle Nous n avions pas de vrai chef de projet, chacun étant sur des tâches attribuées par affinité. D où les quelques difficultés à coordonner le projet. Notre projet était à cheval sur les vacances de la toussaint, époque de l année où les lycées et la plupart des bureaux sont fermés. S en est suivi de longs moments de doutes et de remise en cause par Linux Azur de notre travail, mais la situation s est débloqué rapidement, après quelques mails. Une des plus grosses difficultées rencontrées fut la réservation des salles. En effet lors de la première réunion avec l association, M. Desclaux nous a communiqué l adresse mail permettant de prendre contact avec la personne chargée d effectuer les réservations mais tout nos s sont restés sans réponse. Suite à cet échec nous avons pris contact avec M. Stromboni, qui nous a répondu que l on avait un liste de salles trop élevé pour qu il puisse le faire. Il nous a donc conseillé de demander avec M. Beikbaghban. Malgré la bonne volonté de M. Beikbaghban, celui-ci n a pas pu nous le faire car il n avait plus les droit sur le logiciel. Par la suite un autre problème est apparu, le conseil régional ayant une réunion le jour des JM2L, l amphithéatre des 300 places nécessaires pour le colloquium, n était alors plus libre. Il a donc fallu trouver une autre salle assez grande. Finalement la réservation des salles c est faite grâce à M. Stromboni qui a bien voulu nous le faire voyant que l on restait sans réponse de l EDT. Un aspect qui peut paraître un détail mais qui était loin de l être c est le fait que nous étions dans trois groupes différents, d où quelques soucis d organisation notamment pour se voir en groupe. De même à cause d une erreur de communication de la part de Linux-Azur nous a empêché de récupérer les goodies pour les lycéens jusqu au tout dernier moment (quelques heures avant). 7

9 IV.3 Technique Linux-Azur qui change d avis une semaine avant l évènement pour les caméras, ce ne sera plus à acheter mais à louer. Au final, on a du faire le tour de la région pur récupérer des caméras chez des particuliers. Avec plus de 100km au compteur, une après midi a démarcher, ce fut une petite source de stress 3 jours avant l évènement. Ce qui mène a un dernier problème : les caméras étant toutes différentes, on a eu de gros soucis pour récupérer les videos car la connectique était à chaque fois différente et/ou incompatible avec nos machines. 8

10 Chapitre V Conclusion En conclusion, l événement JM2L, organisé par Linux-Azur avec l aide de Polytech a donc duré 3 jours complets, de l ouverture du jeudi 22 novembre par les lycéens, au samedi 24 novembre au grand public en passant par le vendredi 23 novembre, plus destiné aux étudiants. Notre école s est vue arpentée par une 40aine de lycéens, et pas moins de 260 visiteurs selon l association. Les quelques retours que nous avons eu ont tous été positifs, ici un mail de la présidente de l association : Coucou le staff Polytech et JM2L, Juste pour vous donner un retour d info, de nos amis de Montpellier, gentil comme tout : Par contre applause ici, nous avons été plusieurs fois abordés par le staff, pour nous demander si tout allez bien, et ça, c est vraiment appréciable, nous n étions pas livrés à notre sort. Salutations ensoleillées, Les lycéens ont également été globalement satisfaits et certains sont même revenus le week-end. Les résultats obtenus sont donc conforme aux résultats espérés. Nous avons appris durant ce projet que travailler à plusieurs, et notamment à 5, en collaboration avec une association, des gens de l extérieur, avec des horaires, et des styles de vie différent est très compliquée si on veut travailler efficacement. La communication prends donc une part très importante dans le bon déroulement du projet. Nous avons également remarqué que les imprévus sont beaucoup plus nombreux que ce que l on imagine, et que les régler consomme un temps considérable. Il a été toutefois très agréable de conseiller, de discuter avec les visiteurs comme avec les intervenants ou les lycéens, le tout étant dans une bonne ambiance générale. Nous déplorerons tout de même un vol de clé USB. Nous ne saurons conseiller à l équipe Polytech chargée d organiser les JM2L 2013 que de commencer très tôt, car l événement étant fin novembre, et se déroulant sur 3 jours, l investissement nécessaire a la bonne marche du projet est conséquent, d autant plus que les vacances de la Toussaint ralentissent également la bonne marche du projet, notamment avec les lycées. La gestion des imprévus est particulièrement chronophage. Un partenariat avec le lycée de Valbonne a été envisagé afin d éviter les démarches récurrentes tous les ans, et les rendre plus responsable de l événement, notamment au niveau de la communication envers les lycéens, qui nous a fait un peu défaut. Nous avons vécu ce projet comme un sprint, court et intense, fatiguant mais vraiment gratifiant. Cela nous permet de sortir du cadre scientifique de nos études, et de donner un sens à ce que l on fait, a apporter une dimension concrète et utile, et bien que la tâche nous effrayait au début, une bonne organisation nous a permis d obtenir les résultats que nous étions en charge d obtenir. 9