Le point. sur... L essentiel. Guide de procédure GRH. Mot-clé : Fév N 2013/08

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1 Le point Fév N 2013/08 sur... Mot-clé : GRH Guide de procédure L essentiel n Avancement d échelon n Avancement de grade n Promotion interne n Notation ou entretien professionnel Rappel : Les dates des Commissions Administratives Paritaires seront indiquées sur le site Internet du CDG et le Clin d oeil Pôle Conseil en ressources humaines Parc Tertiaire Technopolis Rue Louis de Broglie, Bât. E CHANGÉ Tél. : Fax : Mail : cdg53@cdg53.fr

2 Tableau d avancement d échelon Rappel réglementaire : L avancement d échelon permet une progression salariale sans changer de grade ou de fonction. Chaque agent titulaire ou stagiaire est rémunéré en fonction d une échelle indiciaire sur laquelle il avance en fonction de l ancienneté détenue dans son grade. Chaque échelle comporte plusieurs échelons auxquels sont attachés un indice et deux durées d avancement : une maximum et une minimum. - L avancement d échelon à durée maximale est accordé de plein droit. - L avancement d échelon à durée minimale peut être accordé au fonctionnaire dont la valeur professionnelle le justifie et récompense un agent méritant dont le Maire ou le Président est satisfait de la façon de servir. - L avancement intermédiaire, entre la durée maximale et minimale, a été admis par la jurisprudence (Cne de ST GRATIEN, requête n du 31 juillet 1992). Une certaine cohérence, dictée par la simple logique, doit être observée entre la notation et l avancement d échelon. A ce propos, un arrêt du Conseil d Etat (11 mars 1992, ville d Angers, Madame ROUILLARD, requête n 89272) amène à considérer qu une appréciation élogieuse devait s accompagner d un avancement à durée minimale, faute de quoi il y aurait erreur manifeste d appréciation. La Commission Administrative Paritaire est compétente pour connaître tout litige résultant de l application des textes législatifs et réglementaires régissant l avancement d échelon. Renseignements pratiques : La collectivité : 1 vérifie l exactitude des informations contenues dans le tableau envoyé par courriel, corrige toute erreur, en couleur rouge. Si la dernière situation de l agent n est pas prise en compte, adresse copie de l arrêté correspondant au CDG pour mise à jour. 2 le Maire ou le Président se prononce sur la nature de l avancement à attribuer (minimum ou maximum), encadre, à l encre rouge, la date correspondante sur la ligne de chaque agent concerné, 3 retourne au CDG dès que possible le tableau daté et signé, (en garder une copie). Le CDG édite les modèles d arrêtés au vu de ce tableau, il ne pourrait les préparer dans le cas où le tableau ne lui serait pas retourné. N.B. : Le tableau n est pas édité pour les collectivités dont aucun agent ne pourra bénéficier d un avancement d échelon au cours de l année. Agents intercommunaux : transmettre un seul arrêté signé par l autorité territoriale auprès de laquelle l agent consacre la plus grande partie de son activité et faire signer les autres collectivités sur le même acte. Point sur n 2013/08 / p. 2

3 Tableau d avancement à l échelon spécial Rappel réglementaire : Le décret n du 23 avril 2012 relatif à l échelon spécial de la catégorie C de la fonction publique territoriale, applicable au 1 er mai 2012, ouvre aux fonctionnaires de catégorie C, classés en échelle 6, ne relevant pas de la filière technique, la possibilité d accéder à l échelon spécial doté de l indice brut 499 (indice majoré 430). Le nombre de fonctionnaires pouvant être promus à cet échelon spécial est déterminé par application d un taux à l effectif des agents remplissant les conditions pour être promus, fixé par l organe délibérant après avis du Comité Technique. L accès à l échelon spécial n est pas un avancement d échelon de droit commun. Il a lieu selon des modalités particulières. Cet avancement est facultatif dès 3 ans dans le 7 ème échelon dans l un des grades suivants : Adjoint administratif principal de 1 ère classe Adjoint d animation principal de 1 ère classe Adjoint du patrimoine principal de 1 ère classe Agent social principal de 1 ère classe Auxiliaire de soins principal de 1 ère classe Auxiliaire de puériculture principal de 1 ère classe ATSEM principal de 1 ère classe Garde champêtre chef principal Opérateur des APS principal Renseignements pratiques : La collectivité : 1 vérifie l exactitude des informations contenues dans le tableau d avancement à l échelon spécial, corrige toute erreur, en couleur rouge. Si la dernière situation de l agent n est pas prise en compte, adresse copie de l arrêté correspondant au CDG pour mise à jour. 2 saisit le Comité Technique (CT) afin de déterminer le taux d avancement pour chaque grade concerné, s il n a pas déjà été fixé, prend la délibération fixant les taux après avis favorable du CT (ne pas envoyer au contrôle de légalité). 3 raye en rouge le nom des agents pour lesquels l avancement à l échelon spécial n est pas sollicité, ajoute éventuellement le nom des agents ne figurant pas sur le tableau mais qui peuvent néanmoins bénéficier d un avancement. Pourront notamment être ajoutés les agents qui rempliront les conditions en cours d année (le tableau est établi à partir de la situation au 1 er janvier de l année). effectue un classement si plusieurs agents peuvent prétendre à un avancement sur le même échelon (l ordre établi devra être impérativement respecté lors des nominations), indique en rouge le n d ordre de classement, indique la date d avancement souhaitée dans l avant-dernière colonne, date, signe et transmet le tableau au moins 15 jours avant la date de la CAP au CDG, (après en avoir gardé une copie), pour être soumis à l avis de la commission. Point sur n 2013/08/ p. 3

4 Le Centre de gestion : 4 envoie le tableau «procès-verbal» à la collectivité, après avis de la CAP. La collectivité : 5 établit le tableau annuel d avancement à l échelon spécial définitif sous forme d arrêté et l adresse au CDG (ne pas envoyer au contrôle de légalité). Le Centre de gestion : 6 assure la publicité des tableaux. La collectivité : 7 prend les arrêtés d avancement, dans l ordre du tableau pour chaque grade (ne pas envoyer au contrôle de légalité). Agents intercommunaux : transmettre un seul arrêté signé par l autorité territoriale auprès de laquelle l agent consacre la plus grande partie de son activité et faire signer les autres collectivités sur le même acte. Point sur n 2013/08/ p. 4

5 Collectivité : REUNION DU CONSEIL MUNICIPAL EN DATE DU. Le Conseil municipal, Vu l article 78-1 de la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, modifié par la loi n du 12 mars 2012, Considérant l avis émis par le comité technique le.., Considérant qu il appartient au conseil municipal de déterminer le taux à appliquer sur l effectif des agents promouvables pour l avancement d échelon dans les cadres d emplois concernés, décide à l'unanimité : Article 1 : Fixation des taux Les taux d avancement à ces échelons spéciaux sont fixés selon le tableau ci-dessous : Grades concernés Ratio (%) (1) Observations Adjoint administratif principal de 1 ère classe Adjoint d animation principal de 1 ère classe Adjoint du patrimoine principal de 1 ère classe Agent social principal de 1 ère classe ATSEM principal de 1 ère classe Auxiliaire de puériculture principal de 1 ère classe Auxiliaire de soins principal de 1 ère classe Garde champêtre chef principal Opérateur principal des APS Article 2 : Evolution des taux Les taux ci-dessus pourront être modifiés, en tant que de besoin, par nouvelle délibération. (1) : 0 à 100. Article 3 : Exécution Le Maire ou (Président) est chargé de l'exécution de la présente délibération. Fait à, le Le Maire (Président), Point sur n 2013/08 / p. 5

6 Tableau d avancement de grade Renseignements pratiques : La collectivité : 1 vérifie le projet de tableau de proposition d avancement envoyé par courriel (si aucun agent ne peut bénéficier d un avancement au cours de l année, le tableau n a pas été édité). Voir conditions à remplir pour bénéficier d un avancement de grade sur notre site dans la rubrique «CAP > documents téléchargeables» en accès affiliés. saisit le Comité Technique (CT) afin de déterminer le taux de promotion, s il n a pas déjà été fixé. prend la délibération fixant les taux de promotion après avis favorable du CT (ne pas envoyer au contrôle de légalité). 2 examine la situation individuelle de tous les agents remplissant les conditions requises en fonction de leur mérite et recense les agents répondant aux conditions rappelées dans les tableaux ci-joints qu elle souhaite promouvoir compte tenu de leur valeur professionnelle. 3 raye en rouge le nom des agents pour lesquels l avancement de grade n est pas sollicité. ajoute éventuellement le nom des agents ne figurant pas sur le tableau mais qui peuvent néanmoins bénéficier d un avancement de grade. Pourront notamment être ajoutés les agents qui rempliront les conditions en cours d année (le tableau est établi à partir de la situation au 1 er janvier de l année). 4 effectue un classement si plusieurs agents peuvent prétendre à un avancement sur le même grade (l ordre établi devra être impérativement respecté lors des nominations). indique en rouge le n d ordre de classement, pour les agents d un même grade. 5 indique la date d avancement souhaitée dans l avant-dernière colonne. date, signe et transmet le tableau au moins 15 jours avant la date de la CAP au CDG, (après en avoir gardé une copie), pour être soumis à l avis de la commission. 6 l organe délibérant crée l emploi et inscrit les crédits correspondants au budget :. soit la collectivité a pris l habitude de créer des emplois avec indication des grades de référence : aucune délibération n est à prendre si le grade d avancement considéré y figure,. soit la collectivité crée les grades au coup par coup, dans ce cas une délibération est à prendre (modèle ci-joint).. la collectivité saisit le Comité Technique en cas de suppression de l ancien grade. Le Centre de gestion : 7 envoie le tableau «procès-verbal» à la collectivité, après avis de la CAP. La collectivité : 8 établit le tableau annuel d avancement de grade définitif sous forme d arrêté et l adresse au CDG (ne pas envoyer au contrôle de légalité). Le Centre de gestion : 9 assure la publicité des tableaux. La collectivité : 10 prend les arrêtés de nomination, dans l ordre du tableau pour chaque grade (ne pas envoyer au contrôle de légalité). N.B. : Pour les agents à temps non complet effectuant moins d un mi-temps de travail par semaine, l ancienneté de service à prendre en compte pour l avancement de grade est calculée en fonction du temps de service effectivement accompli, compte tenu du nombre d heures de service affecté à l emploi. Agents intercommunaux : Point sur n 2013/08/ p. 6 transmettre un seul arrêté signé par l autorité territoriale auprès de laquelle l agent consacre la plus grande partie de son activité et faire signer les autres collectivités sur le même acte.

7 Collectivité : Le Conseil municipal (Conseil d'administration), Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, en son article L , Vu la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et notamment l'article 34, Considérant le tableau des emplois adopté par le Conseil Municipal (d'administration) en date du, et après en avoir délibéré, décide : Article 1 : Objet Il est créé à compter du un emploi permanent à temps (in)complet à raison de (heures hebdomadaires) de (emploi). Cet emploi pourra être pourvu par un agent appartenant au grade de - (faire la liste des grades possibles) Article 2 : Budget prévu Les crédits nécessaires à la rémunération et aux charges sociales correspondant aux emplois et grades ainsi créés sont inscrits au budget de l exercice en cours, chapitre :. Article 3 : Effet La présente délibération prendra effet au. Article 4 : Exécution Le Maire (Président) et le Receveur municipal sont chargés, chacun pour ce qui le concerne, de l'exécution de la présente délibération, dont notamment les formalités de publicité, qui sera transmise au représentant de l'etat dans le département pour contrôle de légalité. Article 5 : Voies et délais de recours Le Maire (Président) certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte qui pourra faire l objet d un recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif de Nantes dans un délai de deux mois à compter de sa transmission au représentant de l Etat et de sa publication. Fait à, le Le Maire (Président), N.B. : Le tableau des emplois sera également à modifier après recrutement (filière, cadre d emplois, grade, effectif). Point sur n 2013/08 / p. 7

8 Date de délibération portant création ETAT des EMPLOIS et de l'effectif de la commune de. au 31 décembre 20.. Filière Catégorie Libellé fonction ou poste ou emploi Quotité de temps de travail EMPLOIS EFFECTIFS Libellé du ou des grades possibles pour ce poste IB début du grade le moins élévé IB fin du grade le plus élevé Grade de l'agent qui occupe le poste Son statut* Sa position Quotité de temps de travail 15/11/1999 Secrétaire de mairie 35 h adm A ou B Adjt admin 1ère cl., adjt admin ppal 2 ème cl. adjt admin ppal 1 ère cl., rédacteur 17/12/ /12/2004 Directeur général des services Ouvrier d'entretien polyvalent Adjoint admin 1 ère cl. 35 h adm A Secrétaire de mairie, attaché Secrétaire de mairie tit non tit art 3-2 activité 100% 35 h tech C Cadre d'emplois des adjoints techniques Adjoint tech 2 ème cl. tit activité 100% 14/04/1998 ATSEM 27 h 30 soc C Cadre d'emplois des ATSEM ATSEM de 1 ère cl. 12/01/2006 Comptable 17 h adm C Cadre d'emplois des adjoints administratifs Adjoint admin 2 ème cl. 13/12/2012 Informaticien 35 h tech A Ingénieur, ingénieur principal Ingénieur 04/12/2012 Animateur de centre de loisirs du 01/01/2013 au 31/03/2013 (emploi non permanent) 6 h anim C Cadre d'emplois des adjoints d'animation Adjoint d'animation de 2 ème cl. non tit art non tit art non tit art 3-2 non tit art 3 1 congé mater congé maladie 100% 100% activité 100% activité tps partiel 80% activité 100% Pour mémoire : les postes doivent être créés avant de recruter. Pas besoin d'avis du CT sauf si poste nouveau (modification de l'organigramme). La déclaration de vacance, avec ou sans offre de recrutement selon le cas, doit être faite avant le recrutement. Il faut laisser passer un délai d'au moins 3 semaines avant de recruter (laisser la publicité faire de l'effet). * Si non-titulaire, indiquer sous quel article l'agent est recruté (cf. Point sur n 12/09) : Art 3 1 : Accroissement temporaire d'activité Art 3 2 : Accroissement saisonnier d'activité Art 3-1 : Remplacement temporaire d'un fonctionnaire ou d'un agent contractuel Art 3-2 : Faire face à une vacance temporaire d'emploi dans l'attente du recrutement d'un fonctionnaire pour les besoins de continuité du service Art : Absence de cadre d'emplois de fonctionnaires susceptibles d'assurer les fonctions correspondantes Art : Lorsque les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient ET sous réserve qu'aucun fonctionnaire n'ait pu être recruté Art : Pourvoir un emploi de secrétaire de mairie d'une commune de moins de 1000 habitants Art : Pourvoir un emploi à temps non complet d'une commune de moins de 1000 habitants lorsque la quotité de temps de travail est inférieure à 50 % d'un temps complet Art : Pourvoir un emploi d'une commune de moins de 2000 habitants dont la création ou la suppression dépend de la décision d'une autorité qui s'impose à la collectivité en matière de création, de changement de périmètre ou de suppression d'un service public Les contrats conclus au titre de l'article 3-3 deviennent des CDI au bout de 6 ans, Point sur n 2013/08 / p. 8

9 Promotion interne Rappel réglementaire: La promotion interne est un mode de recrutement qui permet d'accéder à un cadre d'emplois de niveau supérieur. Elle se fonde sur le nombre de recrutements intervenus dans le grade ou le cadre d'emplois dans l'ensemble des collectivités affiliées au Centre de gestion. L'application de la règle des quotas prévue par les statuts particuliers est de 1 inscription pour 3 recrutements. Cette application ne permettant pas toujours d'inscrire plusieurs personnes, la Commission Administrative Paritaire se trouve dans l'obligation d'effectuer un choix parmi les candidatures présentées. Les modalités qui ont été mises en place par la commission sont basées sur un système mathématique à partir de critères qu elle a déterminés. Il est attribué, à chaque critère, un nombre de points modulé par un coefficient. Renseignements pratiques : La collectivité : 1 dès qu une promotion est possible et si la collectivité souhaite promouvoir l agent, retire un dossier d inscription sur le site Internet dans la rubrique "CAP > documents téléchargeables" en accès affiliés et le retourne signé au CDG (voir conditions à remplir pour bénéficier d'une promotion interne sur notre site). 2 l'organe délibérant crée l'emploi et inscrit les crédits correspondants au budget. La collectivité saisit le comité technique en cas de suppression de l ancien grade (à faire uniquement au moment de la titularisation dans le nouveau grade). Le Centre de gestion : 3 adresse à l autorité territoriale un courrier de réponse suite à la réunion de la CAP 4 assure la publicité de la liste d aptitude. La collectivité : 5 si son agent est inscrit sur la liste d aptitude, adresse une déclaration de vacance d emploi au CDG. 6 prend l arrêté de nomination. Point sur n 2013/08 / p. 9

10 Notation : la nécessaire implication du Maire ou du Président Nota : La loi n du 3 août 2009 permet aux collectivités de remplacer la notation traditionnelle par un entretien professionnel d évaluation pendant une période transitoire dans un premier temps. Si la collectivité souhaite passer à l entretien professionnel, le CDG 53 propose un guide et une fiche d entretien ci-après. Qui doit être noté? Les fonctionnaires titulaires et les agents non titulaires dont la durée hebdomadaire de travail est jugée suffisamment importante par l autorité territoriale. Les agents stagiaires ne sont pas notés. Comment noter? La notation est l occasion de faire le point sur une année de service. C est donc la façon de servir pendant cette seule période considérée qui fait l objet d une évaluation, donc en l occurrence l année N-1. La notation comprend une note chiffrée et une appréciation écrite. La note chiffrée : Critères de notation : Ils sont définis par les décrets portant statut particulier des cadres d emplois. Les notateurs sont invités à s en inspirer. Catégories A et B : aptitudes générales/ efficacité/ qualité d encadrement/ sens des relations humaines Catégorie C : connaissances professionnelles/ initiative, exécution, rapidité, finition/ sens du travail en commun et relations avec le public/ ponctualité et assiduité. Aucune pondération n est prévue par les textes pour accorder plus ou moins d importance à tel ou tel critère. L autorité territoriale peut définir son propre système de pondération en fonction des qualités qu elle désire valoriser. L appréciation écrite : L appréciation écrite est obligatoire. Elle constitue l aspect le plus important. En cas de litige ultérieur avec l agent, le poids qui y sera accordé sera très largement supérieur à celui de la note chiffrée, notamment en cas de procédure disciplinaire. Veillez à apporter une réponse aux vœux de l agent. L absence de réponse aux vœux de l agent, couramment constatée par la CAP, génère questions et incompréhension de l agent et est la cause de nombreuses saisines de la CAP qui pourraient être évitées. Apportez le plus grand soin à la rédaction de l appréciation écrite qui doit être rédigée clairement et sans ambiguïté. Veillez à motiver la baisse de la note par rapport à l année précédente. La rédaction de l'appréciation écrite doit permettre de comprendre les raisons de la diminution de la note. Ce point est important pour la CAP appelée à examiner une demande de révision, mais également nécessaire pour l'agent et ses relations futures avec l'autorité territoriale.. Tentez une médiation interne avec l agent avant la saisine de la CAP en cas de demande de révision de sa part. Cela s avérera très positif et de nature à résoudre les problèmes. Il a été observé par la CAP que des agents découvrent seulement au moment de la notation les reproches émis à leur encontre. Même si la notation est annuelle, il est certainement plus pertinent et bénéfique de rencontrer l agent dès le constat des difficultés. Point sur n 2013/08 / p.10

11 Renseignements pratiques : 1 La collectivité vérifie la situation administrative de l agent et lui remet sa fiche de notation. % En cas d erreur, rayer l information erronée, indiquer le correctif nécessaire en rouge et adresser au CDG les arrêtés correspondants. 2 L agent indique ses vœux relatifs à ses fonctions et sa carrière. Si l agent n a aucune remarque particulière à formuler, il devra indiquer «néant», dater et signer. L agent retourne ensuite sa fiche à la collectivité. 3 Le supérieur hiérarchique (s il y a lieu) et le Maire (ou Président) procèdent à la notation : réponse aux vœux et remarques exprimés par écrit par l agent, rédaction d une appréciation littérale sur sa façon de servir, attribution d une note chiffrée, indication de la nature du prochain avancement (maximum ou minimum) à ne pas omettre! harmonisation de l ensemble de la notation entre l autorité territoriale et le chef de service. Le verso de la fiche de notation est à remplir obligatoirement en cas de demande de révision de note. % La CAP n examinera que les fiches signées au recto et au verso par l agent et l autorité territoriale. 5 La collectivité photocopie la fiche de notation et classe l original dans le dossier de l agent, La copie est à adresser au Centre de gestion pour examen de la CAP. 6 La CAP se réunira au cours du 1 er semestre de l année pour l examen de la notation. % Seront systématiquement étudiées par la CAP les fiches sur lesquelles une demande de révision aura été formulée par l agent et celles dont la note accuse une diminution d au moins 2 points par rapport à l année précédente. 4 La collectivité transmet sa fiche à l agent qui atteste en avoir pris connaissance en la signant (dernier délai 3 semaines avant la réunion de la CAP). % Certains agents refusent de signer leur fiche. Il convient de leur indiquer qu ils doivent attester avoir pris connaissance de leur notation, qu ils soient d accord ou non sur le contenu. La signature prouve qu ils en ont pris connaissance et non qu ils en approuvent la substance. L agent peut demander une révision de ses note et appréciation auprès de l autorité territoriale (au moins 8 jours avant la date de réunion de la CAP). 7 Le Centre de gestion retourne la fiche comportant l avis émis sur la demande de révision à l autorité territoriale. 8 L autorité territoriale informe l agent de sa note définitive. 9 La collectivité classe la fiche de notation au dossier de l agent et adresse au Centre de gestion une copie comportant la signature de l agent après attribution de la notation définitive La copie de l ensemble des notations demeure au Centre de gestion. Dispositions particulières pour les agents à temps non complet employés par plusieurs collectivités dans le même grade Conformément au décret n du 20 mars 1991 modifié, l agent est noté par l autorité territoriale auprès de laquelle il consacre la plus grande partie de son activité (par celle qui l a recruté en premier en cas d égalité de temps de travail), après avis des autres autorités territoriales concernées. Une seule fiche de notation doit donc parvenir à la CAP. Point sur n 2013/08 / p. 11

12 Bien vouloir retourner le coupon ci-dessous afin de recevoir les fiches correspondant aux agents manquants. DEMANDE DE FICHE(S) DE NOTATION AGENTS NON-TITULAIRES A RETOURNER AU CDG COLLECTIVITE : Fiche(s) de notation souhaitée(s) pour : * (nom de l agent) (prénom) (grade) * (nom de l agent) (prénom) (grade) * (nom de l agent) (prénom) (grade) * (nom de l agent) (prénom) (grade) * Merci de joindre le(s) arrêté(s) ou contrat(s) de travail correspondant(s). Parc Tertiaire Technopolis Rue Louis de Broglie, Bât. E CHANGÉ Tél. : Fax : Mail : cdg53@cdg53.fr Fait à, le Le Maire, Le Président, Point sur n 2013/08 / p. 12

13 L entretien annuel professionnel : Références textes : Décret n du 29 juin 2010 portant application de l article 76-1 de la loi du 26 janvier 1984 Circulaire NOR IOCB C du 6 août 2010 relative à la mise en œuvre de l expérimentation de l entretien professionnel au sein des collectivités locales Attention : le Gouvernement présentera le bilan de l évaluation professionnelle dans la FPT au Parlement avant le 31 juillet A priori, l expérimentation va être reconduite pour les années 2013 et 2014 mais à ce jour aucun texte n a été publié. Dans l attente de précision, nous vous redonnons les informations liées à l expérimentation pour les années 2010 à Principe: La collectivité décide par délibération de mettre en place, à titre expérimental, pour les années 2011 et/ou 2012, l entretien professionnel annuel et vise les agents concernés (fonctionnaires soit dans leur totalité, soit par cadre d emplois ou emplois). Cette délibération doit, après avis du comité technique, préciser les critères retenus à partir desquels, la valeur professionnelle de l agent sera évaluée. Plusieurs possibilités : 1 La collectivité est rattachée au comité technique placé auprès du CDG 53 et reprend les familles de critères validées par celui-ci, le 27 mai 2011 : inutile de demander l avis du comité technique. 2 La collectivité est rattachée au comité technique placé auprès du CDG 53 et ne reprend pas les critères validés par celui-ci : la collectivité choisit ses critères et demande l avis du comité technique, avant de prendre sa délibération. 3 La collectivité a son propre comité technique : la collectivité retient ses critères et sollicite l avis de son comité technique avant de prendre la délibération (critères qui peuvent être identiques à ceux validés par le comité technique placé auprès du centre de gestion). Les membres du comité technique placé auprès du CDG, souhaiteraient qu il y ait une certaine homogénéité au niveau des collectivités du département en ce qui concerne les critères, étant donné que les comptes-rendus d entretien seront transmis aux membres de la CAP, pour les avancements de grade, les promotions internes Pré-requis la fiche de poste de l agent l organigramme plafond La détermination du N+1 de l agent La fiche d entretien professionnel annuel et le guide conseils La fiche critères Avant l entretien Convocation de l agent et préparation de l entretien L agent doit être convoqué 8 jours au moins avant la date prévue de l entretien. Il est important de joindre à la convocation, la fiche d entretien, le guide conseils, la fiche de poste et l organigramme plafond pour que l agent puisse se préparer à cet entretien. Le déroulement de l entretien (cf. fiche d entretien professionnel annuel CDG 53) Phase I Echanges sur l année écoulée - Auto appréciation de l agent, - Rappel des objectifs, - Bilan de l année écoulée. Phase II Orientation pour l année à venir - Négociation et fixation des objectifs en commun pour la période à venir, - Axes d amélioration et moyens à mettre en œuvre, - Besoins de formation. Phase III - Evolution professionnelle de l agent - Souhaits de l agent en termes de développement professionnel, de mobilité Phase IV Proposition d actualisation de la fiche de poste - Noter les points de la fiche de poste à revoir. Point sur n 2013/08 / p. 13

14 Phase V - Conclusion de l entretien - Appréciation générale du supérieur hiérarchique direct sur la valeur professionnelle de l agent, au regard des critères retenus par l organe délibérant, - Signature de l évaluateur, - Visa de l autorité territoriale et commentaires éventuels. Phase VI - Notification à l agent (dans les 10 jours suivant la date de l entretien) L agent a 10 jours pour retourner le compte-rendu signé à son supérieur hiérarchique direct. Versement du compte-rendu au dossier de l agent : Le compte-rendu et la fiche de poste sont versés au dossier administratif de l agent. Une copie du compte-rendu est adressée au CDG 53 - Pôle Conseil en ressources humaines / service Conseil statutaire et instances paritaires - seulement si le dossier doit passer en CAP. Phase VII et VIII Demande de révision éventuelle Notification du compte rendu à l agent (10 jours max. après l entretien) Demande de révision auprès de l autorité territoriale (15 jours francs après notification à l agent) Réponse de l autorité territoriale (dans les 15 jours après la demande de révision) Prise en compte de la demande de modification du compte rendu Demande de révision du compte rendu auprès de la CAP (dans les 15 jours francs après réception de la réponse de l autorité territoriale) Notification du compte rendu définitif Saisine de la CAP qui propose à l autorité territoriale la révision Décision de l autorité territoriale Notification de la décision à l agent En cas de contestation, l agent dispose d un délai de 2 mois à compter de la notification du compte rendu, pour déposer un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif de NANTES. Point sur n 2013/08 / p. 14

15 1. Adhésion aux objectifs 2. Adhésion des valeurs a. solidarité b. éthique c. développement soutenable (économie, propreté, tri) 3. Sens du travail en équipe 4. Informer a. transmettre b. partager c. former 5. Attention pointée a. qualité du service rendu (finition, sens du travail) b. langage c. attitude d. tenue e. horaires 6. Sens de l économie 7. Réactivité 8. Capacité à s investir dans des projets innovants 9. Respect des normes, procédures, gestion du temps 10. Respect des règles d hygiène et de sécurité a. équipement ad hoc b. sécurité des chantiers par rapport au public c. sécurité par rapport aux collègues d. procédures e. port de charges Métier 1. Maîtrise du métier (technique) 2. Professionnalisme 3. Efficacité 4. Capacité à exécuter 5. Capacité à se maintenir professionnellement a. se former b. s informer c. évoluer d. curiosité 6. Capacité à appréhender les dossiers des affaires traitées 7. Autonomie / Point sur n 2013/08 / p. 15

16 Capacités personnelles 1. Expression écrite, orale 2. Gestion du stress 3. Egalité d humeur 4. Maîtrise de soi 5. Adaptabilité 6. Ponctualité 7. Assiduité Capacités relationnelles 1. Capacité à se positionner dans l organisation 2. Capacité de rendre des comptes 3. Diplomatie 4. Souplesse relationnelle 5. Devoir de réserve 6. Loyauté Métier 1. Organiser, piloter 2. Repérer les potentiels individuels 3. Evaluer (n+1) 4. Evaluer les besoins 5. Optimiser les compétences 6. Mobiliser 7. Dialoguer : expliquer, communiquer, convaincre, négocier 8. Décider 9. Arbitrer, gérer les conflits Capacités relationnelles 10. Transmettre 11. Déléguer 12. Conseiller 13. Former 14. Animer 15. Proposer 16. Leadership 17. Entregent 1. Faire plus qu attendu, aller de l avant 2. Proposer 3. Initiative 4. Capacité à rechercher des solutions 5. Dynamisme 6. Anticiper 7. Créativité 8. Curiosité 9. Investissement 10. Veille 11. Attention 12. Vigilance Point sur n 2013/08 / p. 16

17 Point sur n 2013/08 / p. 17

18 Point sur n 2013/08 / p. 18

19 Collectivité de Le Conseil municipal (ou Conseil d Administration), Vu la loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, Vu la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et notamment ses articles 76-1, Vu le décret n du 29 juin 2010 portant application de l article 76-1 de la loi du 26 janvier 1984 susvisée, Vu la circulaire n IOCB C du 6 août 2010 relative à la mise en œuvre de l expérimentation de l entretien professionnel au sein des collectivités territoriales, Vu l avis du comité technique en date du, et après en avoir délibéré, décide : Article 1 : Objet L entretien professionnel sera institué, à titre expérimental, pour l année 2012, en lieu et place de la notation. Le fonctionnaire bénéficiera chaque année d un entretien professionnel qui donnera lieu à un compte rendu. Article 2 : Agents concernés Durant la période d expérimentation, cet entretien sera appliqué à l ensemble des fonctionnaires soumis, par leur statut, à la notation OU uniquement aux fonctionnaires relevant des cadres d emplois ou emplois ci-après désignés. La procédure de notation restera en vigueur pour les autres cadres d emplois. Article 3 : Convocation du fonctionnaire Le fonctionnaire est convoqué par son supérieur hiérarchique 8 jours au moins avant la date d entretien. La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l agent et d un exemplaire de la fiche d entretien professionnel servant de base au compte rendu. / Point sur n 2013/08/ p. 19

20 Article 4 : Entretien professionnel L entretien professionnel annuel est conduit par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire clairement identifié soit dans la fiche de poste de l agent soit par l organigramme. Il portera principalement sur : - la manière de servir du fonctionnaire, - les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d organisation et de fonctionnement du service dont il relève, - la détermination des objectifs assignés au fonctionnaire pour l année à venir et les perspectives d amélioration de ses résultats professionnels, - les acquis de son expérience professionnelle, - le cas échéant, ses capacités d encadrement, - les besoins de formation du fonctionnaire et les compétences qu il doit acquérir, - les perspectives d évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité. - (liste non exhaustive) Article 5 : Critères d évaluation Au terme de cet entretien, la valeur professionnelle du fonctionnaire sera appréciée sur la base de critères soumis à l avis préalable du comité technique. Ces critères sont fixés en fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées et du niveau de responsabilité. Ces critères d évaluation portent notamment sur : - l efficacité dans l emploi et la réalisation des objectifs, - les compétences professionnelles et techniques, - les qualités relationnelles, - la capacité d encadrement, ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur (liste non exhaustive) Article 6 : Compte rendu L entretien professionnel donnera lieu à un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique. Ce compte rendu comportera une appréciation générale, sans notation, traduisant la valeur professionnelle du fonctionnaire au regard des critères fixés. Ce compte rendu sera visé par l autorité territoriale qui le complètera, le cas échéant, de ses observations. Il sera notifié dans un délai maximum de 10 jours au fonctionnaire, qui pourra le compléter par ses observations sur la conduite de l entretien ou les différents sujets abordés, et devra le signer pour attester qu il en a pris connaissance, avant de le renvoyer à son supérieur hiérarchique direct dans un délai maximum de 10 jours. Ce compte rendu est versé au dossier du fonctionnaire, une copie est adressée au Centre de gestion dans les délais compatibles avec l organisation des Commissions Administratives Paritaires (CAP). / Point sur n 2013/08 / p. 20

21 Article 7 : Révision du compte rendu Le fonctionnaire peut initier une demande de révision du compte rendu auprès de l autorité territoriale dans un délai de 15 jours francs suivant la réception du compte rendu. L autorité territoriale dispose alors d un délai de 15 jours à compter de la demande du fonctionnaire pour lui notifier sa réponse. En cas de réponse défavorable de l autorité territoriale, le fonctionnaire peut, dans un délai de 15 jours, solliciter l avis de la CAP sur la révision du compte rendu de l entretien professionnel. Tous les éléments d informations utiles à la préparation de l avis des commissions seront communiqués. A réception de l avis de la CAP, l autorité territoriale communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l entretien professionnel. Article 8 : Tableau d avancement Les comptes rendus d entretiens professionnels font partie des éléments déterminants pour l examen de la valeur professionnelle du fonctionnaire lors de l établissement des tableaux annuels d avancement de grade. Article 9 : Bilan Un bilan annuel de cette expérimentation sera transmis au comité technique et transmis au Conseil Supérieur de la Fonction Publique Territoriale. Fait à, le Le Maire, (Le Président), Visa de la Préfecture : Délibération rendue exécutoire par publication et/ou notification à compter du /. /. Point sur n 2013/08 / p. 21

22 FICHE ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL AU TITRE DE L ANNEE Décret n du 29 juin 2010 La collectivité de a décidé de substituer l entretien professionnel à la notation. L entretien professionnel portera sur : - l appréciation des résultats professionnels obtenus, - la définition et redéfinition des missions à venir, - les souhaits d évolution professionnelle de l agent, - les compétences à acquérir et/ou à développer, - les besoins de formation, - la rédaction d une appréciation sur la valeur professionnelle de l agent, à partir de critères définis. C est un moment essentiel et privilégié où agent et responsable hiérarchique acceptent d échanger, de dialoguer, d écouter. Cela exige confiance et sincérité de part et d autre. L entretien est fait pour construire et non pour juger, c est un dialogue et non un interrogatoire. Un rendez-vous fixé au moins 8 jours à l avance, garantissant pour chacun des interlocuteurs un temps de préparation et de réflexion suffisant. Un entretien bien préparé prendra moins de temps. L entretien doit se passer dans un espace neutre et calme (évitez d être dérangé : téléphone, etc.) Le supérieur hiérarchique doit avoir une bonne connaissance de la collectivité et de sa culture, de son organisation, de ses métiers. 1. Rappelez les objectifs de l entretien professionnel annuel. 2. Evitez toute attitude défensive et agressive. 3. Précisez la durée de l entretien (entre 30 et 45 mn). 4. Informez de la prise de notes pour faciliter la restitution du compte-rendu. 5. Demandez préalablement à l agent s il a d éventuelles questions sur le contexte et les règles institutionnelles de cet entretien. 6. Se doter de la fiche de poste et de l organigramme. Ce document constituera le rapport d entretien communicable (CAP). Veillez à ce qu il ne rapporte pas d éléments concernant la vie privée de l agent. DATE DE L ENTRETIEN : / / AGENT NOM : Prénom : Date de naissance : / / Fonction : Service : Statut :... Catégorie : A B C DIF : Grade : Temps de travail : /35 ème - Annualisé Temps partiel (quotité : %) RESPONSABLE HIERARCHIQUE (n+1) NOM : Prénom : Fonction : Partie à compléter au cours de l'entretien 1 Point sur n 2013/08/ p. 22

23 PHASE I ECHANGES SUR L ANNEE ECOULEE Principales réalisations de l'agent sur l'année bilan de l'année écoulée rappel des objectifs négociés résultats obtenus analyse des activités Auto appréciation de l agent rappel des objectifs fixés - identification des points forts et des points à améliorer Besoins de formation exprimés par l agent Bilan de l évaluateur - faits significatifs - explications des écarts compétences à renforcer - détection de potentiels - manière de servir PHASE II ORIENTATIONS POUR L'ANNEE A VENIR A. Négociation et fixation en commun des objectifs pour la période à venir besoins de formation Indiquer les objectifs négociés Actions de formation B. Besoins éventuels en moyens (effectifs matériels protections) PHASE III EVOLUTION PROFESSIONNELLE SOUHAITEE PAR L'AGENT (DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL, MOBILITE ) PHASE IV PROPOSITION D'ACTUALISATION DE LA FICHE DE POSTE Noter les points de la fiche de poste à revoir (rajouts, modifications ) Fin de l entretien 2 Point sur n 2013/08 / p. 23

24 PHASE V CONCLUSION DE L'ENTRETIEN Partie à compléter à la fin ou après l'entretien Appréciation de la valeur professionnelle de l agent, au regard des critères retenus Atteinte des objectifs collectifs : Le / / Signature du supérieur hiérarchique Atteinte des objectifs individuels : Sens de l engagement au service de la collectivité : Visa et commentaires éventuels de l autorité territoriale Le / / Cachet et signature de l autorité territoriale PHASE VI NOTIFICATION A L'AGENT (maximum 10 jours après l'entretien) Le soussigné déclare avoir pris connaissance de la totalité du compte-rendu d entretien professionnel et des possibilités de demande de révision. Observations de l agent : Le / / Signature de l agent PHASE VII DEMANDE DE REVISION DU COMPTE-RENDU AUPRES DE L'AUTORITE TERRITORIALE (dans les 15 jours après la notification) Motifs Le / / Signature de l agent Réponse de l autorité territoriale (dans les 15 jours après réception de la demande) Le / / Cachet et signature de l autorité territoriale Le / / Signature de l agent PHASE VIII DEMANDE DE REVISION DU COMPTE-RENDU AUPRES DE LA CAP (dans les 15 jours francs après réception de la réponse de l'autorité territoriale) Vu en CAP du / / Observations éventuelles Eventuellement points révisés : Le / / Cachet et signature de l autorité territoriale Notifié le / / Signature de l agent En cas de contestation, l agent dispose d un délai de 2 mois à compter de la notification du présent compte-rendu d entretien professionnel, pour déposer un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif de Nantes. 3 Point sur n 2013/08 / p. 24

25 ENTRETIEN DE CARRIERE PERSPECTIVE TABLEAU AVANCEMENT NOM - Prénom de l agent : Fonction : Grade : Echelon : depuis le depuis le Possibilité d avancement d échelon : (précisez les dates) Minimum : / / Intermédiaire : / / Maximum : / / Possibilité(s) d avancement de grade et/ou de promotion interne liées à l agent lui-même : Evolution professionnelle souhaitée par l'agent Possibilités de la collectivité (réf. organigramme plafond) Avis sur la proposition de l actualisation de la fiche de poste Actions de formations prioritaires à mettre en place dans l année ou les suivantes d intégration : Compteur DIF au 01/01/ 20.. heures de professionnalisation : de perfectionnement : préparations concours et examen : autres : Appréciations de l autorité territoriale Proposition(s) d avancement Avancement d échelon : Ancienneté minimum Intermédiaire Ancienneté maximum Avancement de grade ou proposition au titre de la promotion interne : Le, Visa de l autorité territoriale, Création maquette, mise en page : LEB Communication - Mayenne 4 Point sur n 2013/08 / p. 25